• Business Unit Director support:
  • Manage effectively and optimize BU Director agenda and daily activities by:
  • Anticipating participation in key events/meetings
  • Contacting key meeting stake-holders to evaluate BU Director’s needed attendance
  • Planning and organizing:
    • Russia BLT/SLT meetings and confcalls
    • Customer, Partner, Press & Government meetings/calls
    • Subsidiary internal meetings/events, LiveMeetings
    • Interviews (internal & external) with HR and recruiting agencies
  • Best accommodating day-to-day meeting requests and evaluating priorities, importance, urgency, etc.
  • Ensuring all necessary details are available to BU Director (travel, location, conf call, briefings, etc.)
  • Arranging travel
  • Own expense reports for BU Director and BU Lead Team
• Event Organisation (BU Lead Team meetings, BU All-hands meetings, team-buildings, social events, strategic planning sessions and other):
  • Own the organization of all business events by:
    • Selecting right venue in light of event characteristics (participants, time & purpose)
    • Evaluating the need of outside resources (events agency, temporary person)
    • Proposing and monitoring event budget
    • Managing the logistics (invitation, registration, catering, AV, meeting room setup)
    • Ensuring onsite support
    • Ensuring meeting materials requested are provide
  • Participate in meeting content preparation by:
    • Reviewing and proposing a meeting agenda
    • Ensuring speakers availability and attendance
    • Ensuring that slide decks are finalized on time:
      • Verify coherence of slides
      • Escalate incoherence in logical flow & duplications
      • Template harmonization
    • Keeping notes
  • Ensure continuous improvement of events organization by providing post-mortem analysis to meeting owner:
    • Evaluation form/survey consolidation
    • Seeking oral feedback
    • Review meeting results with vendors (hotel, agency, etc.)
• Budget management
  • Manage operating expenses budget and compliance by:
    • Verifying budget allocation against request where possible
    • Raising POs for each approved expense
    • Escalating over budget or non budgeted expenses to principal manager
    • Participate in operating budget planning for the next fiscal year
  • Ensure smooth invoicing process:
    • Reviewing open POs and if necessary following up with vendors/manager.
• Coordination & Communication:
  • Use own business judgment to flag content overlaps or inadequate sequence of meetings.
  • Ensure rigorous follow-up on all projects and requests
  • Centralize information (org charts, planning memos, presentations, events calendar, etc.)
  • Use appropriate tools and means to dispatch information (server, email, web, STS, etc.)
  • Create great admin team-work by:
  • Proactively sharing key information, best practices, issues, etc.
  • Ensuring a quality back-up support
  • Initiating and obtaining consensus and support on common projects
• Other responsibilities:
  • Executive visits: agenda and logistics of executives visiting  Russia from Corporate HQ and CEEHQ
  • Maintaining of BU calendar and portal
  • Support in orchestrating BU ROB events, scorecard management, MYR preparation
  • Initiate and drive positive team spirit (birthdays, cultural events, team buildings)
  • BU visibility in the sub (BU section on infoweb)
  • BU internal portal management (documents filing, archiving, structuring)
  • BU facilities management (shared and fixed desks allocation)
  • Equipment procurement for BU employees
  • Support for BU operations (events calendar, support in budget management, marketing events and other activities)

Success Criteria:

• Recognized as a key player in the good team communication and coordination
• Organize meetings & events that are recognized to be “best in class”
• Accurate and optimized BU Director agenda
• Team Spirit

Qualifications Recommended:

• University degree from recognized institution
• 2+ years experience in AA/Secretary position in international business environment
• Project management skills
• Knowledge of Microsoft Windows and Microsoft Office products (advanced user)
• Strong communication and presentation skills
• Strong skills in handling business correspondence and filing
• Russian  to be a native language
• Fluency in English is mandatory (both written and oral)

Обязанности:

• Организация рабочего времени руководителя (планирование календаря);
• Работа с корреспонденцией и предварительный контроль документов;
• Организация встреч и совещаний, прием/проводы гостей;
• Организация командировок;
• Ведение реестра поручений, контроль исполнения поручений руководителей;
• Заказ офисных принадлежностей для руководителей;
• Сопровождение телефонных вызовов в период занятости/отсутствия руководителя (лей);
• Ведение календаря праздников, подготовка поздравлений  и приобретение подарков.

Требования:

• Высшее образование;
• Опыт работы в качестве помощника руководителя, либо опыт работы экономистом в банковской сфере и наличие компетенций секретаря, либо выпускник ВУЗа; (экономической или технической направленности) с хорошими навыками письменной речи;
• Хорошая дикция при разговоре по телефону;
• Коммуникабельность;
• Навыки работы с MS Office, LOTUS, навыки подготовки презентаций;
• Навыки работы с оргтехникой: факс, ксерокс, сканер, принтер;
• Кандидат, хорошо владеющий навыками подготовки презентаций или обработки в Excel  больших объемов информации, получит преимущество.

Условия работы:

• Оформление по ТК РФ;
• Уровень заработной платы обсуждается с успешным кандидатом индивидуально;
• Ближайшее метро – Новослободская, Менделеевская;
• График работы: В соответствии с графиком работы руководителя.

Требования:

• Девушка, от 20 лет
• Законченное высшее образование, или студентка последних курсов
• Опыт работы секретарем как плюс
• Доброжелательность, оперативность, клиентоориентированность
• Английский язык - собеседование на английском.

Обязанности:

• Работа с VIP-клиентами Банка
• Прием / фильтрация / распределение телефонных звонков
• Предоставление клиентам первичной информации о продуктах Банка
• Оформление разовых, временных пропусков
• Контроль за чистотой в переговорных комнатах
• Контроль за наличием необходимых канцелярских товаров в переговорных комнатах
• Бронирование переговорных комнат во внутренней системе бронирования
• Сканирование, копирование документов
• Выполнение административных поручений руководства и сотрудников Банка 

Условия:

• Работа в центре Москвы
• График 2/2 или 5/2, по договоренности
• Оформление по ТК РФ, ДМС после испытательного срока.
• Заработная плата 34 500 на руки (оклад 40000).

• Ведение дневника руководителя,
  
• Организация встреч,
  
• Подготовка материалов для СМИ,
  
• Протоколирование совещаний,
  
• Контроль исполнения поручений,
  
• Осуществление переписки руководителя,
  
• Документооборот и др.

• Опыт работы помощником руководителя от 1 года,
  
• Знание английского языка приветствуется.

В компании Optima Consulting (Группа компаний ОПТИМА) - одной из ведущих российских консалтинговых компаний, предоставляющей широкий спектр услуг в области управленческого консалтинга и внедрения информационных систем открыта вакансия Ассистента руководителя (к экспату). 

Обязанности:

·         Планирование рабочего дня руководителя: организация встреч, организация и подготовка совещаний и переговоров, прием посетителей, ведение календаря.

·         Организация командировок: билетно-визовая поддержка, бронирование гостиниц, билетов, такси т.д.

·         Контроль исполнения поручений руководителя,  исполнение индивидуальных задач,  поиск и анализ необходимой информации, обеспечение жизнедеятельности приемной, непосредственное взаимодействие с партнерами и заказчиками.

·         Систематизация и ведение документооборота, составление и учет первичных бухгалтерских документов, ведение деловой переписки, работа в 1С.

Требования:

·         Свободное владение английским языком.

·         Высшее образование.

·         Интеллигентность, тактичность, высокий уровень общения.

·         Внимательность к деталям. 

Условия:

·         Оформление согласно ТК РФ.

·         Официальный доход 40 000 рублей до налогообложения.

·         ДМС.

·         Мобильная связь.

·         Ст.м. Киевская

Responsibilities:

• Handle a wide range of office management and administrative support for respective managers;
• Be responsible for calendar management and travel arrangement to coordinate a variety of meetings and corporate events:
• Support of in-house and off site meetings (internal, external, staff etc)
• Conference calls, Webex conferences, Telepresence meetings set up
• Travel arrangements including accomodation and transportation support and  document preparation, when necessary
• Administration of business documentation
• Managing invoices/requests flow ( supporting of issue and processing of Protocols, Addendums and invoices)
• Proving required documents preparation
• Preparation and processing of various reports when necessary
• Assist in preparation of Powerpoint and other presentation materials
• Interactions with courier services
• General secretarial duties, including typing & mailing
• Perform other ad hoc duties
• The responsibilities associated with this position are not limited to the above description and may be modified at any time by the Company

Requirements:

• Higher education (business administration, economical are preferable)
• Experience in international companies
• Understanding of related area(s)
• Excellent communication skills and fluent (written & spoken) in English
• Effectively manage multiple priorities and tight deadlines
• Demonstrated ability to work with cross-functional teams
• Customer oriented and change process mindset
• Self – motivated
• Computer proficiency

Сompensation package:

• Social benefits
• Medical insurance
• Competitive remuneration

Требования:

•  Высшее образование;
•  Высокий уровень владения английским языком - обязательно.
•  Приятная внешность - деловой стиль;
•  Желание работать в сфере консалтинга;

Условия работы:

•  Полный рабочий день;
•  Официальное трудоустройство согласно КЗоТ;
•  Возможность карьерного роста и развития внутри компании;
•  Офис - улица Дмитриевская;
•  График работы с 10-00 до 20-00.

Обязанности:

• Ответы на звонки клиентов;
• Организация закупки канцтоваров, расходных материалов и пр;
• Помощь в корреспонденции на английском языке, помощь в переводах;
• Бронирование отелей, заказ билетов;
• Организация командировок;
• Выполнение текущих поручений, связанных с деятельностью компании.

Ждем ваши резюме - просьба к резюме прилагать фото.

Обязанности:

• прием телефонных звонков, работа с входящей и исходящей документацией;
• выполнение поручений руководителя;
• контроль исполнения задач;
• контроль работы подразделения.

Требования:

• женщина, 22-35 лет, высшее образование;
• уверенный пользователь ПК;
• опыт работы помощником руководителя от 1 года;
• знание делового этикета, правил делового общения;
• обязательно знание татарского языка;
• ответственность, стрессоустойчивость, исполнительность, пунктуальность, оперативность.

Требования:

- Высшее образование;

- Высокий уровень владения английским языком;

- Приятная внешность - деловой стиль;

- Гражданство - Россия, Украина, Беларусь, Казахстан;

Условия работы:

- Полный рабочий день;

- Официальное трудоустройство согласно КТ РФ;

- Возможность карьерного роста и развития внутри компании;

- Офис в центре города, от м. Бауманская 4 мин. ходьбы;

Обязанности:

- ответы на звонки клиентов;

- организация закупки канцтоваров, расходных материалов и пр;

- помощь в корреспонденции на английском языке, помощь в переводах;

- бронирование отелей, заказ билетов;

- организация командировок;

- выполнение текущих поручений, связанных с деятельностью компании.

Ждем ваши резюме - просьба к резюме прилагать фото.

Обязанности:

• подготовка и протоколирование совещаний (стенография, скоропись);
• подготовка протокола совещания, согласование его проекта с участниками и представление его на подпись руководителю;
• рассылка протокола участникам совещания сотрудникам, сферу деятельности которых затрагивает решение;
• оформление поручения или решения отдельным документом и направление его исполнителям.

Требования:

• высшее образование (предпочтительно: техническое);
• наличие опыта протоколирования совещаний (от года);
• уверенный пользователь ПК (MS Office);
• динамичность, понимание бизнес-процессов и общая эрудиция, способность к запоминанию и воспроизведению информации в деталях.

Условия:

• работа в крупной стабильной компании с узнаваемым брендом;
• возможность обучения и карьерного роста;
• официальное оформление согласно ТК РФ, полный социальный пакет (включая ДМС и корпоративную пенсионную программу).
 

Обязанности:

• ведение делопроизводства в полном объеме
• ведение переписки и телефонных переговоров
• проведение переговоров с потенциальными партнерами и первыми лицами компаний и учреждений
• административная работа офиса

Требования:

• женщина, 25– 35 лет
• высшее образование
• опыт работы в аналогичной должности от 1 лет
• знание ПК  - уверенный пользователь
• грамотная устная и письменная речь
• приятная внешность
• личностно-деловые качества: ответственность, пунктуальность, внимательность, высокая работоспособность, уверенность в своих силах, нацеленность на результат

Секретарь юридической компании (администратор офиса).

Обязанности:

• Прием телефонных звонков и сообщений, прием, регистрация факсимильных сообщений.
• Организация телефонных переговоров сотрудников компании с клиентами и контрагентами.
• Сопровождение переговорного процесса (бронирование переговорной комнаты), встреча и сопровождение гостей, приготовление кофе (чая), поддержание порядка в переговорной.
• Координация работы курьера (составление плана поездок, отслеживание исполнения поручений).
• Сопровождение документооборота (учет вх/исх. корреспонденции, приказов, договоров).
• Ведение бумажного и электронного архива (распределение электронных и бумажных файлов по проектам), сканирование документов.
• Ведение базы контактов (обновление, внесение новой информации, поиск информации по запросу), организация рассылки открыток, писем и т.д.
• Ведение договорной работы с клиентами (заполнение по заданию юриста форм типовых договоров, актов, счетов), сопровождение процесса подписания документов (направление контрагенту, отслеживание подписания).
• Работа с библиотекой (учет книг, периодической печати), ведение  реестра выданных книг и журналов, периодическая инвентаризация.
• Сопровождение бесперебойной работы офиса (заказ канцелярских товаров и расходных материалов, хранение и выдача расходных материалов).
• Работа с оргтехникой (компьютер, сканер, мини атс).
• Сопровождение кухни (заказ воды, необходимых продуктов (чай, кофе, сахар).
• Организация делопроизводства: составление сопроводительных писем, актов приема-передачи документов, описи переданных документов, доверенностей.
• Организация учета рабочего времени помощников юристов и курьера.
•  Бронирование гостиниц и билетов.

Требования:

• Собранность, коммуникабельность,  самоорганизация.
• Знание английского языка приветствуется.
• Желание учиться и обучаемость.
• Умение работать с компьютером на уровне пользователя.
• Хорошее знание русского языка.
• Отсутствие вредной привычки КУРЕНИЕ! (в течение рабочего дня)
• Быстрая реакция, возможность делать несколько дел одновременно
• Предпочтение отдается кандидатам с профильным образованием

Условия:

• Полный рабочий день  с фиксированным графиком (с 09 до 18).
• Молодой коллектив, офис в центре (50 м от метро).
• Заработная плата по результатам собеседования.
• Полугодовая и годовая премия по результатам труда.
• Социальный пакет (медицинская страховка и страхование от несчастного случая). 
• Карьерный рост по юридической специальности не предполагается.