Отправляет email-рассылки с помощью сервиса Sendsay

Персональный ассистент: лучшие вакансии от HeadHunter

Рассылка закрыта

При закрытии подписчики были переданы в рассылку "Планирование карьеры" на которую и рекомендуем вам подписаться.

Вы можете найти рассылки сходной тематики в Каталоге рассылок.

←   Май 2011   →
 1
 2
 3
 4
 5
05.05.2011
02:30:34
22:30:27
 6
 7
 8
 9
09.05.2011
19:30:22
21:30:44
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
Автор
HeadHunter

Статистика

0 подписчиков
0 за неделю
←   Все выпуски   →

Руководитель отдела ДОУ


Руководитель отдела ДОУ
2011-05-10 04:38

Вакансия компании: ДОМОЦЕНТР, Холдинговая компания
Создана:
Регион: Новосибирск
Требуемый опыт работы:
Предполагаемый уровень месячного дохода: не указан

РУКОВОДИТЕЛЬ ОТДЕЛА ДОКУМЕНТАЦИОННО-ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ


Организация и руководство документационно-информационной деятельностью  Компании на высоком уровне.


ФУНКЦИИ ОТДЕЛА:

 

Организация, сопровождение и координирование бизнес-деятельности топ-менеджмента Компании:

  • Планирование, координация и ведение рабочего графика  руководства: организация внешних и внутренних встреч, телефонных переговоров, собеседований; ведение и корректирование рабочего календаря руководства. Обеспечение входящих и исходящих звонков руководства, организация многосторонних звонков через конференц-видео-скайп  связь.
  • Отслеживание поступления документов, корреспонденции и печатных изданий для руководства, своевременная их передача. Контроль и координация получения и отправки входящей и исходящей корреспонденции руководства (документы, письма, факсы, письма по электронной почте). Учет и распределение поступающей информации, касающейся руководства, своевременная передача документов, сообщений и информации руководству (письменно и/или устно). Контроль сохранности документов в приемной руководства.
  • Ведение делопроизводства руководства, организация хранения документов, их сдача в архив. Осуществление технической помощи руководству: копирование, печать, сканирование, отправка по почте и пр. Составление и редактирование проектов деловых писем для руководства. Ведение телефонной и информационной базы руководства (контакты, дни рождения клиентов, партнеров).
  • Организация приема посетителей руководства: предложение гостям руководства напитков и закусок, ведение расписания  переговорных комнат, заказ  пропусков и сопровождение посетителей, отслеживание состояния переговорных комнат до и после приема клиентов (чистота, отсутствие лишних документов, грязной посуды, наличие канцелярских принадлежностей и их функциональность, наличие напитков и посуды). Координация работы водителей руководства (координация маршрутов, оповещение водителей о выходе руководства из здания, координация замещения водителей). Выполнение координационных мероприятий, направленных на согласование деятельности различных подразделений в организации.
  • Организация поездок для руководства  компании: заказ авиабилетов, визовое обеспечение, бронирование гостиниц в России и за границей, организация  служебных и личных выездов: приобретение авиа и ж/д билетов, заказ помещений для проведения встреч/переговоров/конференций/тренингов, организация трансфертов, VIP-обслуживания в аэропортах, культурно-массовых и протокольных мероприятий, подготовка и реализация программ встреч и переговоров руководства, организация приезда иностранных партнеров и клиентов, оформление приглашений на въезд в РФ. Полное сопровождение командировки руководства от оформления до сдачи авансового отчета.
  • Закупка продуктов для кофе-пауз руководства компании, основанная на личных предпочтения топ-менеджеров  (чай, кофе, конфеты, фрукты, бутерброды…) организация  кофе-пауз руководства: приготовление и подача напитков по желанию, предложение к ним конфет/фруктов/бутербродов и иных продуктов, уборка посуды.

Организация, ведение и координация документационно-информационной деятельности в Компании

  • Внедрение системы электронного документооборота и  контроля исполнения документов: выбор оптимальной системы электронного документооборота с учетом бизнес-потребностей Компании, написание технических заданий, сопровождение внедрения, корректировка и изменение системы, взаимодействие с партнерами и ИТ подразделением по обеспечению работоспособности и функциональности системы. 
  • Разработка всей архитектуры нормативной и локально-методической базы документационного обеспечения Компании. Организация ведения баз данных  документов, порядка  их централизованного учета, перемещения, ознакомления и хранения.
  • Разработка процедуры согласования и подписания распорядительных документов, организация работы по составлению номенклатур дел подразделений и сводной номенклатуры, осуществление методического  руководства подразделений, в т.ч.  филиалов, по составлению номенклатур дел и составлению описей дел, по ведению делопроизводства,  участие в формирование документов дела и передаче документов на хранение в архив.
  • Ознакомление персонала Компании с распорядительными и иными документами посредством электронного уведомления, сбора личных подписей. Организация обучения персонала по оформлению и требованиям, предъявляемым к внутренним и внешним документам.
  • Организация системы деловой и протокольной переписки с партнерами и клиентами Компании. Обеспечение качественного и достоверного перевода документации с/на иностранного языка (английский/французский/немецкий). 
  • Подготовка протоколов с собраний/совещаний/рабочих групп руководства: сбор материалов, подготовка повестки дня, оповещение участников, ведение протокольной записи, подготовка проектов решений, согласование формулировок решений, организация электронного согласования, оформление протоколов, подготовка и рассылок выписок/копий протоколов, организация визирования, подписание и размещение протоколов в базе, оформление принятых решений, доведение решений до исполнителей.
  • Проверка и оформления документов, представляемых на заверение печатью, проставление соответствующих печатей и штампов, их ответственное хранение.

Организация, ведение и координация административно-хозяйственной деятельности в Компании

  • Выбор поставщика услуг отдела протокола, заключение договоров, их согласование и подписание внутри Компании, контроль выполнения услуг, оплата и оформление необходимых документов. Организация и сопровождение взаимоотношений с поставщиками услуг: авиакомпании, такси, турфирмы, предприятия питания, гостиницы, тренинговые компании и пр.
  • Организация корпоративных/образовательных/тренинговых мероприятий (аренда зала, заказ блюд для праздника, организация кофе-пауз, закупка продуктов для кофе-пауз, трансферт участников, украшение зала, сопровождение всех договорных отношений по корпоративному мероприятию)
  • Обеспечение деятельности чайной комнаты в Компании.

52 000 актуальных вакансий от hh.ru
Мы работаем, чтобы вы работали!

Пульс рынка труда / Успешное резюме / Планета HR
В избранное