• планирование рабочего дня руководителя, самостоятельное формирование повестки, организация   личных  и деловых встреч руководителя; координация работы персонального водителя;
• time-менеджмент встреч  и поездок руководителя, координация перемещений руководителя по Москве;
• travel поддержка (оформление виз, составление плана поездки,  трансфер, бронирование а/б, отелей, контроль обеспечения руководителя всем необходимым в гостинице);
• сопровождение в командировках, на  переговорах: подготовка документов, организация мероприятий, ведение протоколов рабочих встреч;
• организация и протоколирование совещаний и видеоконференций, координация и контроль выполнения поручений исполнителями;
• информационная поддержка руководителя;
• документационное обеспечение;
• деловая переписка, в т.ч. на английском языке;
• выполнение личных поручений (заказ ресторанов для встреч, поздравление  партнеров и т.п.).

Требования:

• опыт  аналогичной работы от 3-х лет
• высшее образование
• fluent English
• знание основ делопроизводства, делового этикета, грамотная устная и письменная речь;
• опыт работы с политическими/государственными деятелями будет преимуществом;
• способность работать на опережение: предвосхищать потребности руководителя;
• способность самостоятельно принимать взвешенные ответственные решения,
• умение решать нестандартные задачи в сжатые сроки;
• стрессоустойчивость, способность качественно выполнять широкий круг обязанностей, умение адаптироваться к быстроменяющимся условиям деловой среды;
• готовность к ненормированному рабочему дню и частым командировкам;
• интеллигентность, порядочность, дипломатичность, ответственность;
• ориентация на долгосрочное сотрудничество.

Условия:

• достойный уровень зарплаты;
• динамичная и интересная  работа;
• корпоративный телефон и мобильная связь;
• место работы - Центр Международной Торговли.

Обязанности:

• Работа с аутсорсинговыми компаниями: подготовка первичных документов и ведение учета (квартальный контроль);
• IT обслуживание, почтовая и экспедиторская службы, интернет, арендодатель, аренда склада, уборка и тех обслуживание офиса, 1С; хостинги и т. п.;
• Товарный-складской учет;
• Учет рабочего времени;
• 1С 8 версия: создание товарных документов, взаиморасчеты с клиентами, подготовка отчетов, проверка правильности проведения документов другими пользователями, редактирование печатных форм;
• CRM Microsoft Dynamics: обработка клиентской информации, почтовые рассылки.
• Контроль входящей и исходящей корреспонденции (почта, курьеры);
• Закупка канцелярии и хозтоваров;
• Учет и организация обслуживание оргтехники, компьютеров, телефонов;
• Администрирование веб-сайта.

Требования:

• Бухгалтерское-финансовое образование
• Опыт в аналогичной должности – от 3-х лет
• Английский на уровне чтения со словарем
• 1С, MS Office, CRM
• Продвинутый пользователь ПК
• Знакомство с технологиями удаленного пользования программами, почтой и т. п.
• Умение пользоваться оргтехникой
• Системное мышление, работа с цифрами, таблицами,
• Склонность к оптимизации и поиску решений.
• Желательно - мужчина.
• Нечастая смена мест работы.

Условия:

• Оформление по ТК РФ.
• м. Кропоткинская.
• Зарплата - обсуждается с успешным кандидатом.

Localisation:

Moscow, South

About our client:

International retail company

Job description:

Our client is looking for a person, who will be responsible for:
- Manager's schedule planning;
- Meetings organization and record-keeping;
- Travel support;
- Presentations and reports preparation;
Who we are looking for:

- Experience on the similar position from 1 year;
- Fluent English is a must;
- Dynamic, open and reliable personality;
- Structured, responsible and attentive to details personality;

About our client:

Investment company

Job description:

Our client is looking for a person, who will suit the position of personal assistant responsible for:

• Calls coordination;
• Travel support for the manager;
• Reports and presentations preparation;
• Dealing with private tasks;

Who we are looking for:

Our client is looking for responsible, active and communicative person, meeting the following requirements:

• Experience in assistance more than 1 year;
• Higher education is a must;
• Smart, business- and result-oriented personality;
• Presentable personality;

В Группу Компаний "Мир книги"-лидер каталожного бизнеса приглашается Помощник  генерального директора

Должностные обязанности:

• Полная административная поддержка руководителя
• Организация и планирование рабочего дня
• Организация встреч, совещаний, поездок
• Ведение документооборота
• Деловая переписка на русском и английском языке

  
  

Требования к кандидату:

• Женщина от 22 до 30 лет
• Законченное высшее образование
• Знание английского языка на разговорном уровне!
• Опыт работы с первыми лицами компании от 1 года
• Умение вести переговоры – телефонные и личные
• Знание основ делопроизводства
• Устная и письменная грамотность

  
  

Условия работы:

• График работы 5/2 (с 09.00 до 18.00)
• Стабильная официальная заработная плата
• Оформление по ТК РФ
• Офис: м. Авиамоторная

Обязанности:

• Функционал офис-менеджера:
  
  • прием и распределение телефонных звонков;
  • прием и обработка входящей и исходящей корреспонденции;
  • составление приказов, доверенностей, заявок, извещений, запросов, писем, различных документов;
  • обеспечение необходимыми канцелярскими принадлежностями;
  • организация приема посетителей;
  • сканирование, ксерокопирование документов (сканер, копир, брошюратор, плоттер);
  • организация курьерской доставки.
• Функционал помощника руководителя:
  
  • ведение деловой переписки руководителя;
  • выполнение поручений руководителя;
  • контроль исполнения сотрудниками распоряжений, приказов и указаний руководителя;
  • планирование рабочего времени руководителя (встречи, звонки);
  • организация совещаний (оповещение участников, подготовка повестки дня, ведение протокола, контроль исполнения решений);
  • поиск, систематизация и анализ информации;
  • подготовка отчетов.

Требования:

• Опыт работы от 3 лет (желательно в строительных компаниях).
• Опыт работы помощником руководителя от 2 лет обязателен.

          В международной компании www.studio-moderna.com открыта вакансия Секретарь:

                                   Готовы рассмотреть без опыта работы!!!

Обязанности: 

·         Выполнение поручений Генерального директора

·         Взаимодействие с Генеральным Директором и Руководителями подразделений

·         Прием и распределение телефонных звонков, факсов

·         Составление писем, запросов, ответ на корреспонденцию

·         Работа с оргтехникой, встреча гостей, заказ канцелярских товаров

·         Визовая поддержка, заказ авиабилетов, гостиниц

Требования:

·         Гражданство РФ

·         Женщина, возраст от 22 до 35 лет

·         Знание ПК на уровне пользователя

·         Опыт работы в данной сфере приветствуется

·         Английский язык - базовые знания

·         Грамотная речь, соблюдение норм делового этикета, доброжелательный стиль в общении с коллегами и клиентами

·         Встреча посетителей с улыбкой!

Условия: 

·         График 5/2 ( с 9 до 17 или с 10 до 18)

·         Оформление по ТК РФ, оплата отпуска, больничных листов

·         Заработная плата: 28 740 тысяч рублей

·         Офис: м. Кантемировская ( 5-7 минут пешком от метро)

Обязанности:

• Сбор и консолидация отчетов о статусе проекта
• Мониторинг статуса проектных работ (в т.ч. Плана управления рисками, плана контроля качества)
• Обновление планов-графиков
• Архивирование и контроль проектной документации
• Мониторинг выполнения контрактных обязательств; управление платежной документацией и платежами по контракту
• Помощь в организации встреч и совещаний по проектам (в т.ч. подготовка раздаточных материалов, протоколирование)
• Помощь в организации командировок
• Контроль подготовки проектной отчетности, помощь при необходимости

Требования:

• Отличное знание английского языка (желательно лингвистическое образование)
• Начальный уровень подготовки в области проектного управления
• Базовые знания инструментов проектного управления
• Аналитические способности
• Развитое логическое мышление
• Навык тщательного систематического планирования
• Внимание к деталям

Условия:

• Расположение м. Волгоградский проспект, 7 мин на корпоративном транспорте
• Оформление в соответствии с ТК РФ
• Белая заработная плата
• Соц. пакет
• Работа в профессиональном коллективе
• Отличная возможность профессионального роста

Юридическое лицо, входящее в состав холдинга, приглашает на работу Секретаря-делопроизводителя (в единственном лице).  Сфера деятельности предприятия: организация транспортного обслуживания грузов в портах,  морской и речной фрахт, агентирование и ряд других , общехозяйственная деятельность. Количество сотрудников в юридическом лице около 80 (включая 2 филиала и 2 обособленных подразделения), головной офис 20 человек.

Основные обязанности:

• Прием и распределение входящих звонков
• Ведение делопроизводства, документооборота
• Информационная координация
• Прием посетителей
• Организация встреч, совещаний, в том числе протоколирование совещаний
• Контроль исполнения поручений и решений
• Документационное обслуживание руководителя
• Обеспечение жезнедеятельности офиса (заказ канцтоваров и т.д.)
• Travel-support сотрудников

Требования:

• Наличие высшего образования
• Опыт работы на должности секретаря-делопроизводителя/офис-менеджера/административного менеджера/помощника руководителя от 3 лет
• Английский язык (знание основ - базовый уровень)
• Знание основ делопроизводства, навыки деловой переписки и протоколирования
• Уверенный пользователь ПК (MS Office), владение офисной техникой, мини-АТС
• Грамотная устная и письменная речь, аккуратность, исполнительность, доброжелательность, способность к обучению, ответственность, коммуникабельность, пунктуальность
• Отсутствие вредных привычек

Условия:

• Место работы: м. Добрынинская / Октябрьская,
• Рабочее время: с 9 до 18, пятидневка,
• Трудоустройство в соответствии с требованиями ТК РФ
• Официальная заработная плата

Представительство крупной иностранной компании приглашает на работу офис-менеджера:

Обязанности:

• Полная административная поддержка деятельности офиса.
• Размещение заказов на продукцию компании;
• Информирование клиентов об осуществлении отгрузок;
• Ведение деловой  переписки;
• Телефонные переговоры с иностранными партнерами;
• Координация внутренних и внешних информационных потоков;
• Перевод деловой корреспонденции.

Требования:

• Женщина, 25 - 35 лет.
• Высшее образование( желательно техническое).
• Обязателен опыт работы в иностранной компании от 2 лет.
• Уровень английского языка - advanced.
• Грамотная речь, знание делового этикета
• Пунктуальность, аккуратность, исполнительность;
• Умение работать в режиме многозадачности.

Условия:

• График работы - пятидневная рабочая неделя, 9.00 - 18.00,
• Официальное оформление и заработная плата, социальные гарантии.
• Испытательный срок 3 месяца.
• Уровень дохода обсуждается индивидуально.

Крупная Российская компания в связи с открытием вакантной должности, приглашает на долгосрочное сотрудничество Секретаря генерального директора.
 

Условия:

• Оформление согласно ТК РФ. Социальные гарантии: отпуск 28 календарных дней, добровольное медицинское страхование, корпоративная мобильная связь.
• Заработная плата от 60000 рублей + регулярные квартальные премии.
• График работы с 08.30. до 18.00. (понедельник/пятница).
• Комфортабельный офис, удобная территориальная доступность.
• Место расположения компании станция метро Комсомольская (шаговая доступность).
   

Обязанности:

• Прием телефонных звонков, ведение делопроизводства (регистрация, контроль, распоряжения и указания).
• Ведение деловой корреспонденции, организация деловых поездок.
• Встреча посетителей генерального директора, выполнение личных поручений.
   

Требования:

• Женщина от 25 до 40 лет. Постоянная регистрация Москва/Московская область. Высшее образование. Опыт работы Помощником руководителя, Секретарем первых лиц компании от 3-х лет. Уверенный пользователь ПК. Владение английским языком на уровне телефонных звонков.
• Знание делового этикета, презентабельный внешний вид. Ответственный подход к работе, исполнительность, аккуратность.

Онлайн-мегамаркет №1 в России приглашает в свою команду Секретаря на ресепшн.

Задачи:

• прием и распределение звонков и корреспонденции, отправка исходящей корреспонденции
• приём посетителей
• своевременный заказ канцтоваров, визитных карточек, и т.п.
• бронирование переговорных комнат
• копирование, сканирование, брошюрование
• оформление запросов на командировки, бронирование билетов, гостиниц
• бронирование такси

Требования:

• высшее образование,
• опыт работы от 1 года на похожих позициях
• отличные коммуникационные навыки,
• позитивный настрой
• пользователь MS Office (Outlook, Excel, Word),
• организаторские способности, способность работать в условиях сжатых временных сроков,
• целеустремленность,
• умение работать в команде.

Условия:

• заработная плата (определяется по результатам собеседования);
• социальный пакет;
• оформление по ТК РФ;
• график работы с 9 до 18, пятница до 17;
• место работы - м. Сокол.

В компанию L'OREAL, лидирующую косметическую международною группу, требуется секретарь на ресепшен, который будет ЛИЦОМ всей АКАДЕМИИ СТИЛИСТОВ L'OREAL.
С вами каждый день будут работать стилисты!

ВАКАНСИЯ СРОЧНАЯ!

Обязанности:

• прием звонков
• встреча посетителей
• работа с документами
• прием и отправка почты
• работа с АТС

Требования:

• от 19 лет
• желателен опыт работы на административной должности от 2х месяцев
• английский язык на уровне beginner и выше
• длинные красивые волосы
• модельная внешность (обязательно!)

Условия:

• полный рабочий день 9.00-18.00
• оформление по ТК РФ
• офис в центре (м. Октябрьская)

Обязанности:

• введение документооборота (подготовка доверенностей, договоров, счетов),
• консультация по телефону,
• контроль отгрузок,
• отчетность.

Требования:

• возраст  до 27 лет,
• высшее образование (можно неоконченное),
• знание офисных программ Windows, грамотная речь, внимательность, аккуратность.

Условия:

• время работы с 8 до 17 с понедельника по пятницу (суббота и воскресение выходные).
• место работы: в офисе, ул.Клары Цеткин (речной техникум).
• зарплата: оклад + квартальная премия.

Western production company is looking for Team Assistant

Overall job purpose:

• Efficiently support to the Project members (around 10 persons) on all administrative questions and provide required assistance.  Assist on translations (English/Russian)

Responsibilities:

• Personal assistance and support to Project members on all admin issues;
• Entries in calendar (meetings/ interviews/ business trips), tracking the schedules, meetings organization, including - location and catering choice, distribution list/checking availability of key invitees and pass/car entry arrangements for the office;
• Business trips organization, including tickets booking, taxi arrangements, hotels reservation;
• Taking care about registration to be done in Russia for expatriates;
• Visas obtaining for trips to abroad if required;
• Expense reports preparation/monitoring the reimbursement process in case of personal expenses done for business reason;
• Working with suppliers providing administrative services in order to provide required assistance;
• Assist the costs controllers as needed on Invoices processing in ERP-system, tracking the payment procedure, monitoring status of payment, taking care about accounting documents to be provided on time;
• Ensure paperwork (forms to fill in for insurance, accounts, copies or scans) and keep up to date the Project archives;
• Preparation & organization of corporate events leaded by Project team;
• Providing support to all guests coming to Project meetings, Lafarge employees or suppliers (including visa support for foreigners, agenda preparation, hotel arrangement, taxi, guide program, ensure communication flow);
• Translation on request/ booking of restaurants/ further support like organizing of lunches/ flowers/ presents;
• Distribute documentation to the different team members, follow document approval process to get required signature with the organization.

Requirements:

• Higher education, Economical background
• Minimum of 1 years working experience in an office environment;
• Good oral and written communication skills;
• Office organizational skills;
• Knowledge of ERP-systems;
• Experience with office software and Microsoft package;
• English: intermediate level and above, experienced translator English/Russian

Personal skills:

• Solving problems mindset, proactive attitude and communication, attention to details, high level of reliability and of efficiency;

Conditions:

• Mobility: job may need to travel to Kaluga region, rarely

Руководителю отдела распространения рекламы и отдела подбора персонала требуется ассистент.

Обязанности:

• выполнение поручений руководителя отдела;
• ведение базы данных (Access);
• издание отчетов по результатам работы отдела;
• диспетчеризация работы промоутеров;
• контроль сроков исполнения договоров;
• взаимодействие с другими отделами.
   

Требования:

• женщина;
• возраст: 18-23;
• внимательность, аккуратность;
• ответственность;
• умение работать с большим объемом информации;
• грамотная речь;
• желание работать и расти.

Условия:

• Работа в офисе 5/2 с 9.30 до 18.30;
• оклад: 20 000 руб. + премия по результатам работ (до 5 000 руб.);
• Оформление по ТК РФ;
• Молодой коллектив;
• Поддержка на всех этапах работы.