• Возраст 28-37 лет
• Высшее образование
• знание английского языка
• Обязательно !!! опыт работы офис-менеджером (секретарем-референтом )
• Желательно опыт организаторской работы
• Презентабельная внешность, организованность, ответственность, знание делового этикета

Обязанности:

• Выполнение поручений руководителя
• Быстро решать поставленные задачи
• Умение вести протоколы совещаний
• Отслеживание выполнения заданий, согласно протоколов
• Отслеживание вовремя сделанных отчетов
• Бронирование билетов/отелей
• Быть всегда в зоне досягаемости
• Входящие/исходящие звонки, входящая/исходящая корреспонденция
• Заказ канцелярских товаров
• Полное обеспечение жизнедеятельности офиса

Условия:

• Офис находится в м-не Уручье

Moscow School of Management SKOLKOVO is founded by 17 major investors - Russian and foreign companies, as well as individuals - who have combined their efforts to establish an innovative management school that intends to compete worldwide with the leading international business schools. The School has a strong focus on business and leadership in the emerging markets as well as emphasizing innovation and entrepreneurship as core values in everything we do. Across all our activities, we aim to develop unique leaders who have the confidence and skills to operate in dynamically developing and sometimes uncertain environments. As a School, we offer the full range of MBA, EMBA and Executive Education programmes.

For more information about the School, please visit our website: www.skolkovo.ru.

The position – Administrative Assistant to FTMBA department
 

Responsibilities

• Assists MBA Director in scheduling meeting, business trips, etc;
• Completes expense reports, coordinates reimbursement process, etc;
• Coordinates payment process and contract signing process;
• Prepares documents and reimbursements for business trips of the team;
• Supports the marketing activities and other events;
• Collects application documentation from the applicants through constant and service-minded communications with applicants;
• Schedules of all assessment events:
  
  • for students (attendance to group events and individual interviews)
  • time of the Dean, Department directors, professors’ individual interviews with applicants and \ or attending other assessment events as assessors;
• Liaises with PA’s of the Founders to schedule their group interviews with selected applicants’ group;
• Prepares all materials (demonstration materials, handouts, visualities) for assessment and internal trainings (assessors’ training, interviewers training);
• Schedules the individual feed-back sessions and individual career counseling sessions;
• Ensures that full package of application docs is collected for each applicant within the announced deadlines;
• Ensures that all relevant data on admissions processes and applicants is at the Banner d/base and is accurate and up to date;
• Ensures the relevant amount of assessment raw materials available at all time (electronic units for tests and questionnaires, templates for assessment, stationary, role plays books…);
• Ensures the flexible and service minded scheduling (including fast reaction to the constantly changing situations).
• Provides outstanding customer service to prospective students, both in person and on the telephone;
• Performs all data entry into admission Database, including entry of new students’ intakes, collecting & tracking of all application documents;
• Prepares admission files for all applicants. Communicate status of applicants;
• Creates reports from the database on admission progression, assists in the preparation of statistics;
• Coordinates the mentoring process for students, schedules meetings with mentors, and prepares all necessary materials.

THE Person

Education/Certification

• Bachelor’s Degree from a leading Russian university.
• Not less than 2 years of professional experience in administrative sphere;
• Ideally, professional experience with a leading multinational company;
• Excellent interpersonal and diplomatic skills;
• Accuracy, attention to details and strong organizational skills;
• Excellent written and spoken English; superb writing skills;
• Advanced PC user;
• Flexibility to work in a multicultural environment;
• Initiative and ability to work independently taking primary responsibility as well as participating in the work of the team. 

Location: 

• 1st  km of Skolkovo highway, Odintsovsky District, Moscow Region. Skolkovo shuttle buses are available from Yugo-Zapadnaya and Slavyansky Bulvar metro stations; public transportation is available from Park Pobedy and Slavyansky Bulvar stations.

Знания и навыки:

• высшее образование(гуманитарное, экономическое);
• опыт работы на аналогичной должности от 3-х лет в крупных компаниях ;
• навыки ведения переговоров с украинскими и иностранными партнерами;
• знание языков: Английский (разговорный);Русский, Украинский (деловая, грамотная речь).
• владение ПК: MS Office (пользователь)

Обязанности:

• ассистирование первому лицу компании,
• сопровождение руководителя на переговорах, встречах, ведение протоколов совещаний подготовка необходимой документарной базы для проведения встреч, совещаний, переговоров;
• переписка и общение от имени руководителя с иностранными партнерами;
• организация приема иностранных делегаций, организация и проведение корпоративных мероприятий;
• координация взаимодействия руководства компании со структурными подразделениями; контроль выполнения приказов и распоряжений руководителя, подразделениями и другими представительствами компании;
• перевод документов (договоров, спецификаций, коммерческих предложений и прочее с/на анг/укр./рус.); ведение и  перевод деловых переговоров;
• организация рабочего дня, командировок руководителя (Украина, Европа, США);
• написание статей в СМИ, аналитическая отчетность и подготовка презентаций, написание речей;
• полная административная поддержка руководителя, выполнение личных поручений (представление интересов руководителя в посольствах, получение Виз, бронирование билетов, финансовая отчетность(электронные переводы)  и т.д.).
• обеспечение жизнедеятельности офиса(закупка канцтоваров и хозяйственных товаров и т.д.).

Для вновь открытого офиса компании требуется Секретарь/Помощник руководителя (пока единственный секретарь в офисе, так что обязанности офис-менеджера тоже на нем).

Обязанности:

• Прием и распределение звонков;
• Ведение деловой переписки;
• Организация встреч и переговоров;
• Регистрация входящей и исходящей документации;
• Организация приема посетителей;
• Осуществление технической помощи руководителям (копирование, печать, сканирование);
• Ведение телефонной и информационной базы;
• Организация командировок руководителя;
• Планирование рабочего дня руководителя.
• Организация и котроль работы офиса.
• Заказ канцелярии.

Требования:

• Образование: высшее профессиональное,
• Владение английским языком.
• Опыт работы: от 2-х лет.
• Хорошие навыки работы с офисными программами (Word, Excel, Outlook).
• Должен знать и уметь использовать в работе:
• правила ведения делопроизводства;
• стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации, методы оформления, обработки и хранения документов;
• знание делового этикета, правила делового общения, ведение телефонных переговоров;
• правила работы с оргтехникой (ксерокс, факс, принтер);
• Личные качества:
  • навыки работы с большим объемом информации в условиях многозадачности;
  • стрессоустойчивость, коммуникабельность;
  • организованность, ответственность, внимательность и аккуратность;
  • активность и позитивность.

Условия:

• Оформление в соответствии с  Трудовым кодексом РФ;
• Офис рядом с м. Павелецкая в шаговой доступности (10 минут)
• Режим работы: 5/2 с 9-00 до 18-00 (возможен ненормированный рабочий день)

В отделе продаж недвижимого имущества открыта вакансия Администратор отдела.

Основные обязанности:

• Ведение базы недвижимого имущества в установленной форме.
• Взаимодействие с менеджерами отдела по сбору информации и подготовке документации.
• Ведение сайта компании: обновление, изменение информации.
• Работа со СМИ по вопросу размещения рекламы, получения документов, продление размещения.
• Ведение реестра презентаций. Помощь в их подготовке. Редактирование по мере необходимости.
• Делопроизводство, ведение документооборота Отдела продаж недвижимого имущества, внутренней отчетности отдела.
• Ведение договоров с клиентами и поставщиками отдела, оформление и регистрация актов, договоров.
• Участие в организации мероприятий отдела.
• Знание базы объектов и ответственных менеджеров. Координация входящих звонков.
• Контроль исполнения распоряжений руководства.
• Протоколирование совещаний с последующим контролем.
• Организация встреч, совещаний, телефонных переговоров и переписки.
• Организация работы офиса (канцтовары, вода, координация курьера, фотографа).

Требования:

• Высшее образование.
• Ответственность, организаторские навыки, способность работать с большими объемами данных.
• Желание и умение внимательно работать с цифрами и отчетами.
• Владение английским языком.
• Знание ПК - опытный пользователь: MS Office (Excel и PowerPoint- обязательно), знание офисной техники.

Условия:

• Офис центр: м.Павелецкая, шаговая доступность 15 минут.
• Пятидневная рабочая неделя 9-18, возможен ненормированный рабочий день.
• Трудоустройство в соответствии с ТК РФ.
• Дружный, активный коллектив.
• Отличные возможности для профессионального и личностного развития.

Обязанности:

• Административная поддержка:
  
  • Выполнение задач, поставленных руководством и непосредственным руководителем;
  • Планирование, координация и ведение рабочего графика  руководства;
  • Учет и распределение поступающей информации, в том числе документов, корреспонденции и печатных изданий для руководства, своевременная их передача;
  • Обеспечение входящих и исходящих звонков руководства;
  • Осуществление технической помощи руководству;
  • Ведение телефонной и информационной базы руководства (контакты, дни рождения клиентов);
  • Организация приема посетителей руководства;
  • Составление и редактирование деловых писем для руководства;
  • Контроль сохранности документов в приемной руководства, соблюдение конфиденциальности входящей и исходящей информации;
  • Организация поездок и командировок руководства (осуществление визовой поддержки, бронирования гостиниц, организация трансфера, программы поездок и т.п.)
• Аналитическая поддержка:
  
  • Мониторинг деятельности потенциальных клиентов и основных конкурентов, создание и обновление баз данных;
  • Обеспечение информации о текущем состоянии отрасли, новых событиях, изменениях, основных индикаторах рынка, макроэкономических показателях;
  • Предварительная оценка привлекательности проектов, предлагаемых к рассмотрению;
  • Участие в подготовке ежегодных стратегических обзоров;
  • Отслеживание статуса текущих проектов компании.
  • Проведение дополнительных исследований по запросу руководителя

Требования:

• Образование и профессиональный опыт:
  
  • Высшее образование (предпочтение: маркетинг);
  • Опыт работы на аналогичной позиции от 2 лет в крупных корпорациях;
  • Свободное владение английским языком (устный и письменный).
• Необходимые знания и навыки:
  
  • Знание делового этикета, правил делового общения, ведения телефонных переговоров;
  • Уверенное пользование ПК и оргтехники;
  • Умение вести деловую переписку на русском и английском языках;
  • Владение правильной речью и письмом;
  • Соответствующий профессиональный имидж;
  • Презентабельная внешность;
  • Дипломатичность, умение проявлять осторожность и осмотрительность в конфиденциальных вопросах;
  • Умение находить взаимопонимание с руководством, коллегами, клиентами;

Условия:

• Оформление в полном соответствии с ТК РФ;
• ДМС после испытательного срока;
• Компенсация мобильной связи;
• Уровень заработной платы обсуждается с успешным кандидатом;
• Офис: м.Динамо.

Обязанности: 

•  согласование и контроль календаря и графика встреч руководителя;
•  организует и контролирует исполнение плана встреч;
•  организует совещания с участием руководителя, готовит повестку, документы, ведет протокол;
•  организует и контролирует корреспонденцию руководителя;
•  контролирует движение документов и поручений исходящих от руководителя;
•  обеспечивает консульскую поддержку и организацию поездок и командировок руководителя, включая встречи руководителя на выезде.

• отличное знание английского языка,
• внимательность к мелочам,
• аккуратность,
• ответственность,
• коммуникабельность,
• отличное знание программ MS Office.

Условия:

• официальное трудоустройство,
• все гарантии, предусмотренные трудовым законодательством.