Отправляет email-рассылки с помощью сервиса Sendsay

Всё о документообороте

Рассылка закрыта

Вы можете найти рассылки сходной тематики в Каталоге рассылок.

←   Ноябрь 2014   →
 1
 2
 3
 4
 5
05.11.2014
15:02:08
16:02:08
 6
 7
07.11.2014
18:34:23
22:07:46
 8
 9
10
11
12
12.11.2014
02:02:08
18:32:14
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
26.11.2014
15:35:11
19:01:13
27
28
28.11.2014
11:37:22
22:35:28
29
30
Автор
Mikou

Статистика

750 подписчиков
+1 за неделю
←   Все выпуски   →

СЭД "ДЕЛО" в Забайкальском крае: единая система дает большую эффективность


Все о документообороте

Сайт рассылки
 



СЭД "ДЕЛО" в Забайкальском крае: единая система дает большую эффективность
2014-11-17 14:00

Автоматизация документооборота – одно из ключевых направлений региональной информатизации, поскольку внедрение СЭД повышает прозрачность и эффективность работы государственного аппарата. Максимальная отдача возникает, когда единая СЭД пронизывает все уровни управления, от аппарата Губернатора до муниципальных образований, обеспечивая доставку документов в электронном виде и сквозной контроль исполнения.

При этом надо понимать, что такие системы не создаются враз, по мановению руки, а строятся постепенно, вместе с развитием информационно-коммуникационной инфраструктуры, модернизацией законодательства в части работы с электронными документами и изменению отношения людей к СЭД. Именно так и происходило в Забайкальском крае – одном из самых молодых субъектов федерации.

Забайкальский край – субъект Российской Федерации, расположенный в восточном Забайкалье. Входит в состав Сибирского федерального округа.
Образован 1 марта 2008 года в результате объединения Читинской области и Агинского Бурятского АО.

Путь к электронному документообороту

Сегодня можно сказать, что в большинстве регионов переход к электронному документообороту произошел, поскольку СЭД дошли до муниципального уровня. Оглянувшись назад, мы увидим, что путь от бумаги к "цифре" занял десять лет, от первых внедрений СЭД в управлениях делами и канцеляриях в органах региональной власти до подключения администраций городских и сельских поселений. В этом смысле ситуация в Забайкальском крае показательна, но не уникальна – примерно такими же темпами шла региональная информатизация по всей России. Внедрение в Забайкальском крае СЭД "ДЕЛО" началось в 2004 году с двадцати рабочих мест, а сегодня в системе работает более тысячи человек.

Сразу расставим точки над "И": десять лет назад СЭД (в т.ч. ДЕЛО) уже могли поддерживать работу большого количества пользователей в распределенной среде, а их функциональные возможности позволяли организовать работу без использования бумажных документов. Конечно, сейчас системы стали мощнее, интеллектуальнее, удобнее и функционально богаче. Но – подчеркиваю – технически можно было полностью автоматизировать документооборот и в начале нулевых годов. Что же мешало?

Документооборот – не техническая, а социальная система. Во главе угла здесь не сервера, базы данных, сканеры, принтеры и программы, вовсе нет. Главное в документообороте – это взаимодействие людей, их привычки, реальные и мнимые опасения, уровень компьютерной грамотности, и доверие к ИТ в принципе. Вот как раз этого десять лет назад и не было! Люди элементарно были не готовы к переменам.

Поэтому нельзя было просто закупить сразу много лицензий и приказать всем работать в СЭД. Требовалось время, чтобы это произошло эволюционным путем, без резких потрясений.

Основные вехи развития СЭД в Забайкальском крае

Год

Кол-во пользователей

Комментарий

2004

20

Первыми пользователями «ДЕЛА» стали специалисты Управления делами Администрации Читинской области, Комитета инвестиционной политики и развития инфраструктуры Читинской области, Комитета по управлению государственным имуществом Читинской области.

2010

400

Принято распоряжение Правительства Забайкальского края о вводе в эксплуатацию государственной информационной системы Забайкальского края «Электронный документооборот в исполнительных органах государственной власти Забайкальского края» на базе «Дело» (далее – СЭД).

С мая 2011 года система введена в эксплуатацию – пользователи все исполнительные органы государственной власти Забайкальского края (Правительство, Министерства, Департаменты, Службы и Инспекции).

2012

900

(600 ДЕЛО
и 300 ДЕЛО-Веб)

К СЭД подключены органы местного самоуправления муниципальных районов (ОМСУ МР) – по 1 клиентскому месту.

2013-2014

1355

(619 ДЕЛО
и 736 ДЕЛО-Веб)

К СЭД подключены администрации 253 городских и сельских поселений Забайкальского края (по 1 клиентскому месту),
в ОМСУ МР количество клиентских мест увеличено до 3-х.
ИОГВ подключают к СЭД подведомственные учреждения (ГУ, КГУ).

Губернаторский контроль

По сути СЭД – это учетная система, которая позволяет навести порядок в работе с документами и наладить операционное управление, в чем-то аналогично системе управления ресурсами на промышленном предприятии. Поэтому о результатах внедрения СЭД можно судить по тому, как в организации действует контроль исполнения поручений.

Контрольное управление Губернатора Забайкальского края работает в СЭД "ДЕЛО" с 2011 года. Непосредственно контролем с использованием СЭД занимаются пять сотрудников управления. Они отслеживают общее количество поручений, стоящих на контроле по факту выполнения. Важной составляющей контроля, которой уделяется особое внимание, является заполнение отчета исполнителями (краткое содержание отчета и прикрепленные файлы). То есть, ведется контроль исполнения в содержательной части, не просто галочки в системе.

Смотрят в контрольном управлении и общие статистические показатели – сколько поручений выполнено в первоначально установленный срок, сколько с нарушением срока, по скольким поручениям информация не представлена. Это позволяет судить об уровне исполнительской дисциплины подразделений и отдельных сотрудников или руководителей.

Цифры и факты (по состоянию на ноябрь 2014 года)

На текущий момент в СЭД "ДЕЛО" контролируется исполнение 5119 поручений Губернатора Забайкальского края, из них выполнено 3913 поручений (76% от общего количества). В первоначально установленные сроки выполнено 2873 (73%) поручения, не представленных документов нет, на рассмотрении у руководства находится 90 документов, срок исполнения остальных – 1070 документов не подошел.

Иначе говоря, на одного сотрудника контрольного управления приходится около тысячи поручений. Едва ли такая эффективность могла бы быть достигнута без помощи СЭД!

В бизнесе сейчас стала популярна тема общих центров обслуживания, когда в рамках холдинга сервисные подразделения выносят в отдельную структуру, начиная с обработки первичных документов для бухгалтерии. В госуправлении такой функцией можно считать контроль исполнения – вместо того, чтобы организовывать контрольные отделы в каждом подразделении, можно получать точные и актуальные данные из Контрольного управления. Разумеется, этот механизм может работать эффективно только если вся информация о документах и поручениях заносится в СЭД.

Отчет по исполнению поручений Губернатора ежемесячно рассылается в исполнительные органы государственной власти и в органы местного самоуправления Забайкальского края для рассмотрения и принятия мер и для устранения нарушений, допущенных исполнителями, а также поощрения, либо привлечения к дисциплинарной ответственности тех или иных сотрудников.

В течение двух лет продолжается контроль исполнения резолюций Губернатора со статусом «особый контроль», который осуществляется только в электронном виде. Эта форма работы позволяет обеспечить прямую связь Губернатора с исполнителями и максимально сократить сроки исполнения данных им указаний и поручений.

В настоящее время Контрольным управлением прорабатывается вопрос использования такой формы контроля за исполнением Федеральных законов, протоколов из аппарата полномочного представителя Президента РФ и главного федерального инспектора по Забайкальскому краю.

Избавиться от бумаги не так-то просто

СЭД используется для поддержки смешанного электронно-бумажного документооборота, потому что пользователи, особенно высокого ранга, еще не готовы совсем отказаться от бумаги.

Тем не менее в Забайкальском крае отмечают, что общее количество бумажных документов сократилось, однако, подготовка и подписание финальных версий исходящих, организационно-распорядительных и нормативно-правовых документов происходит в традиционном виде, на бумаге.

Теоретически, можно сократить использование бумажных документов законодательными и нормативными актами регионального уровня, но требуется совместная проработка данного вопроса ключевыми органами исполнительной власти, регулирующих документооборот. А это процесс объективно небыстрый.

Заманить руководителей в СЭД!

Губернатор и заместители лично не работают в СЭД, делегируя свои функции помощникам и секретарям. Время руководителя слишком дорого, чтоб тратить его на рутинные действия в системе, которые приходится выполнять каждому пользователю вне зависимости от ранга. Это объективный факт, с которым приходится считаться.

Если спуститься на уровень ниже, до руководители ИОГВ и их заместителей, то здесь наблюдается соотношение 50/50 – половина из них уже работает в СЭД. Есть поручение губернатора, чтобы к 1 января 2015 года в СЭД работали 100% руководителей любых структурных подразделений.

Личный пример руководителя имеет огромный мотивирующий эффект – даже у самых консервативно настроенных сотрудников не остается аргументов против работы в СЭД. Поэтому разработчики прикладывают максимум усилий, чтобы сделать работу руководителей максимально удобной и эффективной, возлагая надежду на планшеты и мобильные приложения. В Забайкальском крае пока изучают возможности мобильных приложений ЭОС.

МЭДО ускоряет движение документов

Забайкальский край стал вторым регионом в Сибирском федеральном округе, подключенным к МЭДО после Новосибирской области, где находится офис представителя Президента РФ. Департаментом информатизации и связи края (ДИС) реализована возможность пересылки документов на федеральный уровень посредством СЭД по защищенным каналам связи с гарантированной доставкой. Благодаря МЭДО, время пересылки документа из СЭД ИОГВ до адресата на федеральном уровне либо в другом регионе составляет несколько секунд.

Под взаимодействием СЭД в МЭДО понимается обмен электронными сообщениями, в том числе, электронными документами и уведомлениями – информацией о ходе рассмотрения и исполнения документов. В отличие от электронной почты, такая схема позволяет отслеживать не только отправку и получение документов, но и ход их обработки в органе власти – адресате документа.

ДЛЯ СПРАВКИ

МЭДО – федеральная информационная система, предназначенная для организации взаимодействия систем электронного документооборота участников межведомственного электронного документооборота.

Участниками МЭДО являются Администрация Президента РФ, Аппарат Правительства РФ, федеральные органы исполнительной власти, органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации, а также иные государственные органы. Количество участников МЭДО постепенно увеличивается.

Цель создания МЭДО – повышение эффективности управления в органах государственной власти за счет сокращения времени прохождения документов между организациями и ведомствами, минимизации затрат на обработку и отправку документов, мониторинга исполнения поручений.

Полезный опыт, который можно перенять

При сегодняшнем уровне развития инфраструктуры процесс перехода к электронному документообороту уже не займет десяти лет, систему можно развернуть в более короткие сроки. Но по-прежнему, проектам по внедрению СЭД требуется методологическое и организационное обеспечение, и здесь как раз может пригодиться опыт, полученный Забайкальским краем, тем более что заказчик готов им делиться – в крае в мае 2014 года прошла очередная межрегиональная конференция «Технологии и тенденции развития электронного взаимодействия: региональные СЭД, межведомственный электронный документооборот (МЭДО) и оказание государственных услуг», организатором которой стало Правительство Забайкальского края при поддержке компании ЭОС.

Резюмируя достижения и опыт, приобретенный в ходе внедрения СЭД в органах власти региона, можно сказать следующее:


  • Автоматизируемые процессы должны быть сквозными, пронизывать все уровни управления, от Губернатора до муниципалитетов.

  • Придется вносить изменения в регламенты и в другие нормативные документы.

  • Крайне важно, чтобы руководители лично работали в СЭД.

  • Реализация контрольных функций может стать драйвером проекта.

  • Интеграция с МЭДО – обязательно!

  • Нельзя недооценивать человеческий фактор: пользователей нужно обучать и разъяснять им преимущества электронного документооборота по сравнению с бумажным. Одними приказами проблему не решить.
 



 
 
С пожеланиями успехов,
Михаил Кузьмин
  
В избранное