Отправляет email-рассылки с помощью сервиса Sendsay

Всё о документообороте

Рассылка закрыта

Вы можете найти рассылки сходной тематики в Каталоге рассылок.

←   Ноябрь 2014   →
 1
 2
 3
 4
 5
05.11.2014
15:02:08
16:02:08
 6
 7
07.11.2014
18:34:23
22:07:46
 8
 9
10
11
12
12.11.2014
02:02:08
18:32:14
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
26.11.2014
15:35:11
19:01:13
27
28
28.11.2014
11:37:22
22:35:28
29
30
Автор
Mikou

Статистика

750 подписчиков
+1 за неделю
←   Все выпуски   →

Запись блога "Лист согласования НПА и стереотипы" от Дмитрий Старков


Все о документообороте

Сайт рассылки
 



Запись блога "Лист согласования НПА и стереотипы" от Дмитрий Старков
2014-11-13 11:22 Дмитрий Старков

В комментариях к блогу Госсектор и частные организации: стереотипы мешают увидеть возможности 
Вадим Малых привел отличный пример - прямо таки "кейс", как сейчас модно говорить. Давайте совместно попытаемся совместно и без ярлыков разобраться в этом стереотипе, "поняв причины их возникновения, их роль и значение в существующей деловой культуре организации, последствия от их изменения и способность (да и желание) людей эти перемены пережить".

Итак, в чем роль "листа согласования НПА" и с чем связано устоявшееся ограничение на бесконтрольное "разлашение" листа согласования и на основании этого понять, является ли данное требование (в частности к ECM-системе) разумным и обоснованным или это "архаика", которую необходимо изменить?

Допустим, нормативно-правовой акт это "распоряжение Губернатора" (в Постановления Правительства пока влезать не будем - там сложнее). Данный акт издается главой региона единолично. В принципе, мало что мешает ему самостоятельно подготовить и подписать такое распоряжение вообще без каких либо согласований (Б.Н. Ельцин чуть ли не на танке подписал Указ "О незаконности действий ГКЧП"). Впервые столкнувшись с автоматизацией данного процесса я для себя проводил аналогии с приказами в коммерческих организациях. Да, готовят проекты приказов структуры, а не сам директор; да, проект проходит разоличные согласования, кто то из согласующих даже против выступить может, но итоговое решение за директором (не смотря ни на какие мнения согласующих) и с момента подписания приказа ответственность тоже на нем - кто готовил, согласовывал, поддерживал или противился - дело десятое. Приказ издан на принципах единоначалия и выражает управленческое решение руководителя и после этого события кто был за, а кто - против, какие мнения высказывались в ходе его подготовки - уже роли не играет. С согласованием НПА в госструктурах ситуация иная.

Мало того, что порядок и согласования НПА утверждается регламентом Правительства области и обязателен к исполнению всеми чиновниками. Роль согласования НПА в госвласти - делегирование и даже, частично снятие ответственности с Губернатора. Если изданный НПА будет нарушать федеральное законодательство, то кто будет отвечать? Не Губернатор, которые его подписал, а (например) правовое управление, которое его согласовало. Если НПА (классика - выделение земли, передача госсобственности) станет элементом уголовного дела о коррупции на кого дело возбудят? Не на губернатора, а на согласовавший этот документ департамент имущества (на его главу или зама - смотря чья подпись в листе согласования стоит).

При принятии "непопулярных" решений - лист согласования это эдакий элемент "круговой поруки". Т.е. колоссальное значение имеет не только факт подписи губернатора под таким документом, но и круг лиц, согласившихся, одобривших и поддержавших такое решение. Вспомните фильм "любовь с привилегиями" - подпись К.Г. Кожемякина под документом об аресте отца его жены:

"Подпись свою там видел? Ну и что? Там сам Маленков. И кроме моей сколько подписей. Ты ведь знаешь, как это делалось? Решалось все наверху и все эти подписи не имели уже никакого значения.

– Ну, наверное, все-таки имели, раз их собирали.

– Да, собирали. Но если бы я не завизировал, в следующий раз меня бы уже завизировали."

Госуправление всегда балансирует между единоначалием (вертикалью власти) и коллегиальностью при принятии решений. Вот хорошо это или плохо - вопрос выходящий за пределы ECM.

Таким образом, в современных реалиях необходимость наличия листа согласования НПА (скрепленная "живыми" подписями, а в идеале вообще не чернилами, а кровью согласующих) и хранения этого листа согласования "вечно", как минимум не меньше чем самого НПА, более чем обоснованное требование. И изменить этот "стереотип", возможно, только если будет проведена коренная реформа госуправления.

 

Теперь по второй части кейса:

Лист согласования это не только перечень согласующих лиц. В максимальном случае - это целый "букет" мнений, позиций, препирательств, заключений, которыми обрастает НПА в процессе согласования. И предоставлять эту информацию "потребителю" НПА действительно не всегда разумно. Аналогия с врачебным консилиумом: есть тяжело больной человек, несколько врачей обсуждают, спорят, предлагают и отбрасывают различные варианты лечения. Но до больного доносится только итог. А Если на него вывалить весь массив информации он увидит, что и сами врачи отнюдь не единодушны в назначенном лечении, что у некоторых есть сомнения в правильности предписанных таблеток и процедур. Как больной поступит? Продолжит ли он доверять таким врачам? Будет ли неукоснительно исполнять все предписания? Или пойдет на консультацию другим, продолжит множить противоречивые рекомендации, запутается сам, прервет лечение, будет метаться и все в конце концов закончится не очень радостно?

Таким образом, для исполнителя принятый НПА должен трактоваться как итоговая, выверенная форма, которая прошла все инстанции и экспертизы. И при выполнении такого указа он не должен мучиться сомнениями (Минфин не согласовал, так что денег могут не найти, ГПУ считает что это не соответствует федеральному законодательству, а коллеги из другого министерства вообще считают, что актуальность распоряжение потеряет через 2 месяца). Может, такая информация и была бы полезна "креативному" исполнителю, но любой средней руки чиновник в лучшем случае займет тогда позицию "не торопись выполнять приказ - жди пока отменят". И на пользу исполнения такого распоряжения это не пойдет. При работе с уже принятым НПА нужен сам НПА в его действующей редакции, а не те редакции, проекты, мнения, которые высказывались при его подготовке.

Кроме того, госструктуры у нас в принципе очень дозировано подходят к "разглашению" информации, если, по их мнению, затребовавшему она не нужна (даже если в ней нет ничего секретного или компрометирующего). И никакой 8-ФЗ это исправить не в силах. А лист согласования именно к такой "лишней" информации относится. В причинах этого стереотипа мне разобраться сложнее.

 



Запись блога "Искать как Google" от Эллен Ван Акен
2014-11-13 11:35 Эллен Ван Акен

От переводчика:

В своем блоге специалист службы поддержки SharePoint, Эллен Ван Акен, опубликовала письмо, в котором пишет об отличии поиска в корпоративной системе от поиска в интернете. Поскольку данная тема сейчас активно обсуждается, мы решили опубликовать перевод этого письма в несколько сокращенном виде.

Уважаемый коллега,

благодарю вас за отзыв о нашем поисковом сервисе.

Как я поняла, вы хотите, чтобы работа нашего поисковика «больше напоминала поиск в Google».
Я бы хотела объяснить вам некоторые различия между Google и корпоративным поисковым сервисом SharePoint. Это не разрешит проблему сразу же, но поможет вам лучше разобраться в ней и принять верное решение.

1. Высокая позиция – кропотливая работа

Оптимизация для поисковых систем (Search Engine Optimization) – это работа по организации сайтов и контента на них таким образом, чтобы они легко находились в интернете по определенным запросам. Любой интернет-разработчик, который подходит к процессу создания сайта серьезно, прилагает усилия, уделяет достаточное время и вкладывает значительные денежные средства, чтобы повысить позицию своего ресурса в выдающем списке поиска.
При создании контента, он(а) обязательно учитывает такую характеристику материала как «находимость» – добавляет ключевые слова, метаданные, использует заголовки и подзаголовки, добавляет описания к картинкам (не будем сильно углубляться в тему).

Таким образом, результатами поиска можно немного… манипулировать.
Изменилось ли ваше представление о ценности того самого контента, который выдает Google?

Здесь же, внутри вашей корпоративной сети, пользователи просто бросают документы в папку и пользуются поисковиком, чтобы найти именно то, что им нужно. Качество результатов поиска напрямую зависит от качества контента, помещенного в папку. Другими словами, вложили мусор – его и получите.
Я и раньше говорила об этом в своей статье SharePoint не для вас, он для ваших коллег.

Ваши коллеги должны сделать контент легко «находимым»! Если вы ищете документ с названием «Бюджет маркетинга молочных напитков 2014», а никто так и не указал группу продуктов, департамент или год где-нибудь в заглавии, реквизитах, описании или метаданных, найти нужный документ среди кучи других «Бюджет»-ных может оказаться очень непросто.

2. Корпоративные свалки сети

В большинстве корпоративных сетей хранится как действующий, так и архивный контент. Бывает, что хранение архивного контента является осознанным решением. А еще бывает, что о контенте просто забыли или оставили «на всякий случай». Если владелец сайта сознательно не удаляет устаревший контент, или не прекращает его индексацию в поиске, поисковик выдаст на ваш запрос в том числе и все эти древности.

3. Специалисты по поисковым системам – не роскошь?

Я слышала, что такие компании как Google нанимают сотни людей для разработки, тестирования и настройки алгоритмов показа в первую очередь качественного оригинального контента.

Вы знаете, скольких специалистов большинство организаций нанимают для настройки корпоративного поиска? Людей, которые отслеживают общие поисковые запросы и их результаты, пытаются сопоставить контент с запросом и могут сформулировать наиболее подходящие варианты запросов для ценного контента? Можете считать себя счастливчиком, если у вас есть хотя бы один такой специалист. В большинстве случаев, эта функция осуществляется в качестве сопутствующей обязанности, если ей вообще отведено место в должностной инструкции.

4. В корпоративной сети и поиск не тот

Вы можете не знать этого, но в интернете вас, как правило, устраивает все, что хоть немного отвечает вашему запросу. В корпоративной же сети вы ищете какую-то конкретную информацию.
Критерии и ожидания у вас совсем другие. Фолькер Грюнауэр хорошо объясняет это в своей статье.

Ну… И что бы ВЫ сделали, чтобы оптимизировать корпоративный поиск?

Вы имеете полное право ожидать от корпоративного поискового сервиса некой магической безупречности, однако, я боюсь, что более реалистичным решением будет немного снизить планку ваших ожиданий. Я надеюсь, у меня получилось объяснить, почему. Если вы жаждете справедливости, можете обвинить своих коллег в пренебрежении вашей потребностью в наделении контента «находимостью» и в превращении корпоративной сети в свалку документов.
Я допускаю, что теперь, когда вы лучше осведомлены, вы, будучи владельцем контента, не станете повторять ошибок своих коллег.

Вот пара советов о том, как сделать контент наиболее «находимым».

Формулируйте названия и заголовки «со смыслом», указывайте реквизиты документа, добавляйте метаданные.
Марк Моррелл выпустил хорошую серию «Стандартов Публикаций» (“Publishing Standards”). Они могут оказаться вам весьма полезны.

Удалите устаревший контент из вашей корпоративной сети или хотя бы из поиска.
Ранее я писала тематические статьи о весенней уборке корпоративной сети и ведении корпоративного хозяйства, возможно, вам они помогут.

С уважением,

Менеджер вашей корпоративной сети.

 

Перевод: Злата Заболотских.
 



 
 
С пожеланиями успехов,
Михаил Кузьмин
  
В избранное