Отправляет email-рассылки с помощью сервиса Sendsay

Всё о документообороте

Рассылка закрыта

Вы можете найти рассылки сходной тематики в Каталоге рассылок.

←   Ноябрь 2014   →
 1
 2
 3
 4
 5
05.11.2014
15:02:08
16:02:08
 6
 7
07.11.2014
18:34:23
22:07:46
 8
 9
10
11
12
12.11.2014
02:02:08
18:32:14
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
26.11.2014
15:35:11
19:01:13
27
28
28.11.2014
11:37:22
22:35:28
29
30
Автор
Mikou

Статистика

750 подписчиков
+1 за неделю
←   Все выпуски   →

СЭД на высшем уровне: правительство Республики Хакасия проводит заседания без бумажных документов


Все о документообороте

Сайт рассылки
 



СЭД на высшем уровне: правительство Республики Хакасия проводит заседания без бумажных документов
2014-11-11 12:06
Говорить о том, что электронный документооборот внедрен в организации можно только тогда, когда СЭД используется на всех уровнях управления – от рядовых исполнителей до высшего руководства. В больших территориально-распределенных структурах, таких как администрация региона, процесс внедрения обычно занимает несколько лет, – и вовсе не по причине технических проблем. Больше всего времени требуют организационные изменения и привыкание людей к новым способам взаимодействия. В значительной мере способствует успеху проекта непосредственное участие руководителей: если они сами работают в системе, то число сомневающихся в необходимости электронного документооборота резко идет на убыль.
В Республике Хакасия электронным документооборотом охвачены все органы власти, начиная от правительства и заканчивая администрациями муниципальных образований. На базе системы «ДЕЛО», в Хакасии был создан межведомственный электронный документооборот между правительством и министерствами. Благодаря использованию единой платформы автоматизации и ЭЦП, органы исполнительной власти Хакасии вплотную подошли к возможности перехода к безбумажному обмену юридически значимыми документами. Важно отметить, что для всех членов Правительства Республики Хакасия организованы кабинеты в СЭД «ДЕЛО», в которых они работают как самостоятельно, так и через помощников/секретарей.

Небольшая справка о проекте
·         2001 – Начало внедрения системы «ДЕЛО» в Республике Хакасия (РХ).
·         Поставщик – «КС-Консалтинг», партнер ЭОС в Сибири и на Дальнем Востоке. Работы по внедрению – отдел информатизации Аппарата Правительства РХ.
·         Первый этап – автоматизация аппарата Правительства РХ, 23 пользователя.
·         2007 – Начало работы в СЭД министерств и ведомств.
·         2009 – Создание единой СЭД, общая база документов.
·         В системе 900 пользователей, плюс 200 рабочих мест в муниципальных образованиях. Участниками СЭД являются все должностные лица - вплоть до министров и заместителей главы Республики.
·         2010 — использование ЭЦП.

За двадцать лет существования рынка СЭД электронный документооборот стал вполне привычной технологией, используемой в управленческой практике, поэтому вряд ли стоит подробно рассказывать о процедурах регистрации входящих и исходящих документов, маршрутах согласования и т. д. и т. п.

Интереснее остановиться на моментах, которые не привлекали столь широкого внимания публики. В силу исторических причин, «электронизация» документооборота начиналась с обеспечения потребностей вертикали власти – то есть, с задач оперативного управления, что весьма подробно освещалось в прессе и в презентациях. Но не стоит забывать, что есть еще коллегиальные органы власти, у которых имеется своя специфика – вот об этом и поговорим подробнее на примере Правительства Республики Хакасия.

Так инициатива по проведению заседаний правительства республики без использования бумажных документов исходившая от Государственного комитета по информатизации и новым технологиям Республики Хакасия, с 2009 года была реализована в реальный инструмент формирования повесток. Согласование проектов постановлений Правительства РХ в электронном виде началось в 2010 году.

Автоматизация работы коллегиальных органов власти: есть нюансы

Оперативное управление по сути представляет собой поток задач, инициируемых либо внешними событиями (поступление входящего), либо уведомлениями системы (наступление контрольного срока, согласование документа, отчет исполнителя и др.) Руководитель должен реагировать на эти события и умело управлять ресурсами организации (или своего подразделения), чтобы выполнить все задачи.

Работа коллегиальных органов имеет ряд существенных отличий, которые надо учитывать при автоматизации:

• Наличие предопределенного графика заседаний;
• Заранее утвержденная повестка и комплект материалов;
• Заочное согласование и принятие решений;
• И в обязательном порядке: личное участие руководителей.

Функционирование системы следует рассматривать в трех режимах: подготовки заседания, проведения заседания и оформления результатов.

Комментирует использование СЭД в процессе подготовки и проведения заседаний Правительства Евгений Викторович Палецкий, начальник отдела разработки и внедрения проектов Аппарата Правительства Республики Хакасия.

До заседания: формирование повестки и материалов

Участникам заседания нужно заранее ознакомиться с материалами по вопросам, которые будут обсуждаться. Хорошо если вопрос ясен, пакет документов подготовлен заблаговременно, распечатан и разослан всем членам правительства. Но бумажная форма документов имеет свои недостатки, которые начинают проявляться в случае большого объема информации и ее изменчивости. Например, когда идет обсуждение бюджета, его параметры могут многократно меняться еще до вынесения на заседание. Да и объем обычно получается громадный. Каждый раз распечатывать полный комплект и рассылать всем участникам не только накладно, но и физически тяжело. Небольшие изменения в огромных документах человек может и не заметить.

Поэтому в Правительстве РХ принято, что в бумажном виде рассылка материалов к заседанию не допускается, ознакомление с материалами возможно только в электронном виде. Формирование повестки дня заседания Правительства также происходит в электронном виде при помощи СЭД. По готовности пакета документов, они размещаются в СЭД, а также на дополнительном информационном ресурсе для удобства участников заседания. При размещении всего пакета материалов (повестки, проектов постановлений, заключений, пояснительных записок) на информационном ресурсе в информационно-телекоммуникационной сети Правительства участники заседаний могут ознакомиться с ними за 5 календарных дней до заседания.

Во время заседания: использование СЭД в индивидуальном режиме

Материалы к заседанию не распечатываются, а используются в электронном виде. Во время выступления докладчика на экране проектора и вспомогательных видеопанелях транслируется пояснительная записка к проекту постановления или иные дополнительные материалы. Каждый член Правительства Республики Хакасия может самостоятельно на своем рабочем месте ознакомиться с материалам к проекту постановления независимо от выступления.

Члены правительства непосредственно в ходе заседания могут пользоваться доступом к повесткам в электронном виде на своих рабочих местах, чтобы просматривать документы к текущему заседанию или находить нужную информацию. Доступ к системе возможен только в защищенной сети правительства. В силу технологических особенностей доступ возможен лишь с ноутбуков/нетбуков, мобильные устройства для этой цели пока не могут использоваться.

После заседания: контроль поручений и доступность материалов

По окончании заседания перечень поручений формируется в электронном виде, чтобы ускорить процессы взаимодействия. Поручения, данные во время заседания Правительства Республики Хакасия для исполнения, формируются в единый перечень. Каждое поручение контролируется отдельно.

Пакеты документов прошедших заседаний доступны на информационном ресурсе в информационно-телекоммуникационной сети правительства в архивном разделе.

Заочное принятие решений позволяет сократить количество заседаний

Кроме традиционных процедур согласования с последующим вынесением на заседания Правительства РХ, Регламент предусматривает такую форму принятия нормативных документов, как принятие опросным методом. Проект в данном случае размещается в СЭД и отправляется всем членам Правительства РХ. Так как Правительство заседает только два раза в месяц, внедрение механизмов электронного согласования позволило существенно сократить сроки принятия нормативных актов.

Работать без бумаги стало быстрее и удобнее

В Правительстве РХ отмечают, что возможность обработки повесток заседаний в электроном виде, и исключение из обращения бумажного массива сопутствующих материалов повысило удобство и эффективность работы с этими документами, а также значительно снизило нагрузку на персонал.

Существенно упростились процессы согласования проектов постановлений, распоряжений, приказов и иных нормативных правовых документов, разрабатываемых исполнительными органами государственной власти Республики Хакасия.

Кроме правительства, в электронном виде работают и другие коллегиальные органы – рабочие группы, комиссии, комитеты. Проекты повесток их заседаний распространяются среди участников в электронном виде (через СЭД, по электронной почте или через информационный ресурс сети Правительства), таким же образом происходит обработка протоколов.

Говоря о планах развития системы, Евгений Палецкий отметил, что «технически мы подошли к порогу перехода на юридически значимый (ЮЗ) электронный документооборот, для этого нужно только раздать всем пользователям ЭЦП. Однако для перехода к ЮЗ документообороту еще очень много предстоит сделать на организационном уровне – внести изменения в действующие и выпустить новые документы, регламенты и инструкции.

Текущих возможностей системы на сегодня нам хватает и есть даже некоторой задел, который еще предстоит реализовать и донести до пользователей.


 



 
 
С пожеланиями успехов,
Михаил Кузьмин
  
В избранное