Отправляет email-рассылки с помощью сервиса Sendsay

Всё о документообороте

Рассылка закрыта

Вы можете найти рассылки сходной тематики в Каталоге рассылок.

←   Ноябрь 2014   →
 1
 2
 3
 4
 5
05.11.2014
15:02:08
16:02:08
 6
 7
07.11.2014
18:34:23
22:07:46
 8
 9
10
11
12
12.11.2014
02:02:08
18:32:14
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
26.11.2014
15:35:11
19:01:13
27
28
28.11.2014
11:37:22
22:35:28
29
30
Автор
Mikou

Статистика

750 подписчиков
+1 за неделю
←   Все выпуски   →

EDSIGN: Как сделать электронную подпись удобной и наглядной


Все о документообороте

Сайт рассылки
 



EDSIGN: Как сделать электронную подпись удобной и наглядной
2014-11-07 17:34

Ни одна конференция по СЭД не проходит без того, чтобы обсудить вопросы использования электронной подписи. "Осенний документооборот" не стал исключением – ибо без электронной подписи построить настоящий электронный документооборот едва ли возможно. Дело не только в юридической значимости, важно обеспечить еще доверие к системе, а также удобство работы. Именно на эти аспекты сделан упор в решении EDSIGN, которое позволяет работать с электронной подписью (ЭП) в привычной для пользователя среде и легко вписывается в автоматизированные бизнес-процессы. Но обо всем по порядку –  рассказывает Дмитрий Матвеев, ведущий специалист управления маркетинга ЭОС

Немного истории

Давайте обратимся к истории: первый закон об электронной подписи был принят в России в 2002 году (1-ФЗ от 10.01.2002 "Об электронной цифровой подписи"). Несмотря на все его несовершенство, это был важный шаг на пути к переводу бизнес-процессов в электронный вид. Ведь ЭП используется не только в электронном документообороте, есть множество других, может быть даже боле важных задач – дистанционное банковское обслуживание, биржевая торговля, электронные торги в госзакупках, сдача отчетности в ФНС и фонды и т.д.

И надо сказать, многие их этих задач были успешно решены. Сегодня мало кто носит в банк платежные поручения на бумаге, с середины 2014 года ФНС больше не принимает отчеты по НДС ни в бумажном виде, ни на флешках, только с электронной подписью через специализированную систему. Очень сильно повлияли на распространение ЭЦП электронные торги. С каждым годом использование ЭП увеличивается и ожидается, что в 2015 году уже 15 млн. пользователей будут применять электронную подпись.

Новый Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи", принятый три года назад заметно изменил правила игры, введя электронные подписи разных уровней – простая, квалифицированная и усиленная квалифицированная. Но все эти новшества задели скорее специалистов по ИБ и разработчиков, но никак не обычных бизнес-пользователей. Большинство реализованных сценариев с использованием электронной подписи относится к подтверждению различных транзакций, фактически к подтверждению действий пользователя в системе, которые могут иметь последствия во внешнем мире – подписание платежного поручения, например.

Электронный документооборот и электронная подпись

Попытки внедрить электронную подпись в документооборот пока нельзя признать успешными, поскольку массовым это явление еще не стало. Люди все еще предпочитают подписывать документы на бумаге, и этому есть два объяснения. Во-первых, сила традиций и привычки; во-вторых – несовершенство и неудобность предлагаемых способов использования электронной подписи. (Прошу заметить: законодательство из числа "тормозов прогресса" можно исключить. Осталось очень мало видов документов, которые закон обязывает подписывать на бумаге.)

Проблема в том, что большинство хорошо отработанных сценариев использования электронной подписи ориентировано на транзакционные задачи, где от пользователя требуется лишь подтвердить свое окончательное решение. Например, выставить заявку на электронной торговой площадке. В этом случае подписывается весь пакет документов, бывает, что в заархивированном виде, одним файлом.

При автоматизации документооборота приходится решать другие задачи. Здесь документ может многократно передаваться между участниками бизнес-процесса и при этом с ним выполняются различные действия, требующие внесения изменений с удостоверением кто и когда это изменение сделал. То есть, в отличие от банковской платежки, любой организационно-распорядительный или нормативный документ в процессе подготовки остается "живым".

Возьмем самый простой пример – исходящее письмо. Сначала напомним, как это происходит в бумажном виде. Давайте оставим за скобками процесс согласования и будем считать, что текст уже готов. Тогда документ распечатывается на бланке и его подписывает руководитель. Затем письмо передается на регистрацию, где ему присваивается номер и проставляется дата, что, как правило, вписывается вручную. Одного взгляда на документ достаточно, чтобы понять, кем он подписан и когда зарегистрирован.

И это еще самый простой пример! В случае с договорами подписей будет как минимум две и точно также нужна регистрация.

Теперь попробуем переложить эту историю в электронный вид. Допустим, документ поступает на подпись руководителю через СЭД. А что дальше? Если руководитель подпишет файл своей электронной подписью, то потом нельзя будет вписать номер и дату, не нарушив ее целостность. (И не забываем, что целостность карточки документа в СЭД тоже надо обеспечить.) Кроме того, пользователю надо показать, что документ подписан и зарегистрирован, не требуя от него слишком сложных действий.

В 2009 году компания ЭОС, поняв проблематику рынка, стала предпринимать шаги в этом направлении.  Было придумано хорошее решение – система EDSIGN, которое позволяет работать с электронной подписью быстро, просто и удобно.

EDSIGN – электронная подпись, понятная для пользователей

Посмотрим, как же работает EDSIGN. Все действия пользователя выполняются в удобной среде Word и Excel, где можно создавать электронные подписи на электронных документах. Причем, соблюдая в дальнейшем определенный алгоритм, в документы можно вносить дополнительную информацию после подписания, не нарушая целостность первой ЭП.

Допустим, документ подписал руководитель и его нужно зарегистрировать. Какие действия следует выполнить?

·         Сначала настраивается шаблон документа, в котором определяются поля, заполняемые в разное время разными сотрудниками – основной текст, регистрационный номер, дата и другие, если нужно.

·         Электронный документ создается по данному шаблону.

·         Документа поступает к руководителю, который подписывает его своей ЭП.

Что же происходит в этот момент? Происходит следующее: в документе появляется информация о подписавшем и факсимиле подписи. Таким образом мы визуализируем подпись. Когда кто-то такой документ получит, он уже сможет сразу увидеть – ага, подпись есть! И при необходимости проверить ее действительность (об этом ниже).

·         Далее документ попадает на регистрацию. Регистратор, получив подписанный руководителем документ, вносит необходимую информацию в соответствующие поля и после этого документ подписывает своей электронной подписью, чтобы подтвердить выполненные действия.

Подпись регистратора в документе не отображается, но при необходимости можно посмотреть все электронные подписи, это довольно просто.

·         После того, как документ подписан, его можно отправить адресату, разослать на ознакомление, опубликовать на портале – по электронной почте или посредством СЭД

Документ EDSIGN хранится в формате присоединенной электронной подписи. Данный формат обеспечивает хранение исходного текста документа и всех его электронных подписей в одном файле. Если продолжить аналогию с бумажным документом, то это будет соответствовать тому, что вместе прошиты все страницы документа и что все они скреплены каждой из электронных подписей документа.
 



 
 
С пожеланиями успехов,
Михаил Кузьмин
  
В избранное