Отправляет email-рассылки с помощью сервиса Sendsay

Всё о документообороте

Рассылка закрыта

Вы можете найти рассылки сходной тематики в Каталоге рассылок.

←   Ноябрь 2014   →
 1
 2
 3
 4
 5
05.11.2014
15:02:08
16:02:08
 6
 7
07.11.2014
18:34:23
22:07:46
 8
 9
10
11
12
12.11.2014
02:02:08
18:32:14
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
26.11.2014
15:35:11
19:01:13
27
28
28.11.2014
11:37:22
22:35:28
29
30
Автор
Mikou

Статистика

750 подписчиков
+1 за неделю
←   Все выпуски   →

Запись блога "Гипотеза: пользователи не находят нужную информацию с первого раза" от Артём Обухов


Все о документообороте

Сайт рассылки
 



Запись блога "Гипотеза: пользователи не находят нужную информацию с первого раза" от Артём Обухов
2014-10-31 09:17 Артём Обухов

В ходе обсуждения различных поисковых механизмов у нас появилась простая, но от этого не менее интересная гипотеза. Её смысл заключается в том, что зачастую при поиске человек не находит нужную информацию с первого раза, осуществляется как минимум несколько итераций с различными параметрами.

Если есть гипотеза, то нужно доказать её истинность или ложность. Беглый опрос людей никаких конкретных результатов не дал. Кто-то утверждает, что он человек-google и способ найти любой нужный документ с первого раза, а кто-то подтверждает гипотезу и говорит, что часто приходится по несколько раз осуществлять поиск для нахождения желаемого документа.

Далее мы решили собрать статистические данные одной из систем по всем осуществленным поискам всех пользователей за месяц. Основные статистические выкладки представлены ниже.

Статистика в целом подтверждает нашу гипотезу. Действительно, примерно 47% всех поисков являются цепочками в среднем из 3 связанных запросов. Получается, что примерно 31% (2/3 от повторных запросов) всего времени затраченного на поиск, как человеком, так и машиной, является малорезультативным, не приносящим ожидаемого результата. Все это выглядит как хорошая стартовая точка для оптимизации системы, тем более что, конечно же, методы и технологии имеются, т.к. современные поисковые интернет-системы уже давно сравнительно успешно решают задачу результативности поиска.

На ум приходит два направления работ по оптимизации:

  • Ускорение времени выполнения поисковых запросов. Это позволит сэкономить время пользователя на ожидание и увеличит общий комфорт от работы с системой.
  • Разработка новых удобных пользовательских интерфейсов, пересмотр принципов организации поиска. Пользователь должен иметь возможность легко и быстро менять условия поиска, комфортно осуществлять навигацию по найденной информации, а также получать подсказки и первые результаты уже в процессе ввода запроса.

Что характерно, целью в обоих случаях не является увеличение доли запросов, по которым система выдает ожидаемый результат с первой попытки, с 53% до, скажем, 80-90%. Целью является создание такого инструмента поиска, который бы позволил пользователю эффективнее строить и обрабатывать выборки без негативного влияния на производительность системы.

Для решения задач из первого направления следует рассматривать возможность применения новых технологий, в их числе, новые способы хранения данных, подключение новых поисковых движков, позволяющих существенно ускорить поиск. Во втором направлении стоит обдумать возможность реализации принципов фасетного поиска, отказаться от синхронного атрибутивного поиска, перевести всё на real-time рельсы, применить различные интерактивные элементы управления, например слайдеры, облака объектов и т.п., а так же применить инструменты коррекции ошибок, вывод подсказок при вводе запроса и выдачу результатов в процессе его ввода.

 



Запись блога "Здравствуй, далёкий друг!" от Игорь Салтыков
2014-10-31 09:24 Игорь Салтыков

Не всегда непосредственные участники бизнес-процесса работают в одной организации. Клиенты, аутсорсеры, партнёры, контрагенты, подрядчики – круг «внешних коллег» широк, и необходимость тесного общения и обмена материалами с ними возникает очень часто. При этом взаимодействие носит деловой характер, и информация о нём явно должна находить отражение в системах документооборота компании.

Традиционная технология общеизвестна – «скидываете по электронке» партнёру документы, получаете от него исправленные, попутно по делу и не очень ведёте с ним переписку. Схема часто используемая и для многих привычная, но очень уж ненадёжная с точки зрения безопасности, да ещё и совершенно оторванная от системы. То есть все прелести СЭД тут просто не работают – ни истории, ни поиска, ни отчётности, ни контроля.

С облачными сервисами картинка становится веселей. Например, можно связать папку в системе и расшаренную папку в дропбоксе и отслеживать активность на уровне файлов и даже вести переписку где-нибудь тут же, в текстовом файле. Но в такой схеме неизбежны конфликты версий, а принцип «кто последний – тот и папа» хорош не в этом случае.

Документы можно поместить и в какой-нибудь облачный офис, а в системе оставить только ссылки. Доступ откуда попало, поддержка кучи платформ, совместное редактирование и даже ссылка на актуальную версию документа под руками, но вопросов всё равно масса – и с безопасностью как обычно, и переписка где-то в стороне, и новый документ снаружи не добавишь.

Самое удобное - пустить удалённого коллегу в свою систему. Но нельзя забывать, что внешний пользователь заметно отличается от обычного – и права ему надо порезать основательно, и позаботиться, чтобы он случайно не получил какие-нибудь внутренние рассылки, даже те, которые «для всех». И главное – ему для доступа нужен какой-то интерфейс. Десктопного клиента отметаем сразу в силу его привязанности к определённой операционной системе и необходимости устанавливать, но и менее требовательный к платформе веб-клиент, скорей всего, будет нуждаться в существенной доработке.

Если ваша переписка носит жёстко официальный характер, то логично воспользоваться сервисами обмена электронными документами. И в интегрированном с вашей СЭД варианте такой сервис будет гораздо удобней, чем сам по себе.

Если не очень заморачиваться с удобством и безопасностью и стараться оставаться вне сложных и многоэтапных согласований, то можно найти приемлемые и крайне бюджетные решения, например, использовать закрытые группы в соцсетях – и обсуждение ведёшь, и документами обмениваешься, и свежих котиков лайкаешь. Можно даже попробовать написать воркфлоу на ifttt. Но использовать такую схему следует только чётко осознавая все риски.

Вариантов много, но как всегда – одновременно дешёво, удобно и надёжно не получается.
 



 
 
С пожеланиями успехов,
Михаил Кузьмин
  
В избранное