Отправляет email-рассылки с помощью сервиса Sendsay

Всё о документообороте

Рассылка закрыта

Вы можете найти рассылки сходной тематики в Каталоге рассылок.

←   Январь 2015   →
 1
 2
 3
 4
 5
 6
 7
 8
08.01.2015
13:33:59
20:30:47
 9
09.01.2015
18:32:36
22:32:31
10
11
12
13
14
14.01.2015
12:35:13
13:03:54
15
16
17
18
19
20
21
22
23
23.01.2015
14:31:33
20:30:47
24
25
26
27
28
28.01.2015
16:02:38
20:32:02
29
30
31
Автор
Mikou

Статистика

750 подписчиков
+1 за неделю
←   Все выпуски   →

Запись блога "Проблемы переноса бумажного ДО в СЭД" от Евгений Синельщиков


Все о документообороте

Сайт рассылки
 



Запись блога "Проблемы переноса бумажного ДО в СЭД" от Евгений Синельщиков
2015-01-12 09:08 Евгений Синельщиков

Периодически, наша команда по внедрению, сталкивается с проблемами переноса бумажного ДО в СЭД. В основном, эти проблемы связаны с существующей в организации традицией работы с бумажными документами, отсутствием возможности перенести документы "как есть" и авторитетным мнением заказчика по этому поводу. К традициям работы с документами можно отнести:

  1. Шаблон оформления документа должен строго соответствовать бумажному варианту;
  2. Перечень сотрудников, визирующих документ "плавает" в зависимости от ЦУ руководства на планерках;
  3. Часть сотрудников, визирующих документ не являются участниками ЭДО;
  4. Маршрут движения документа выходит за рамки реализуемого БП;
  5. Сроки согласования документа определяются на уровне сотрудников, согласующих документ (нет регламента);
  6. Сверх нормативная загруженность ответственных сотрудников, задачами, не относящихся к их основным функциональным обязанностям;

Проблема переноса бумажного документа "как есть" в ЭДО:

  1. Оформление документа не регламентировано нормативными документами. Отсутствует единый шаблон.
  2. С точки зрения автоматизации формирования и обработки документа, создание электронной копии и приведение к единому стандарту компании, приводит к переосмыслению назначения документа, а иногда к созданию совершенного нового документа внутри СЭД;
  3. Стремление заказчика получить на выходе СЭД идентичный бумажному документ, содержащий все записи согласующих сторон БП, приводит к потери функциональности документа;
  4. Для лиц, не являющихся участниками СЭД, но сохраняющих право на согласования документов, необходимо обеспечить вывод из СЭД документа, идентичного бумажном для визирования с последующим вводом результатов его работы в СЭД. Это приводит к появлению избыточных операций и дополнительной нагрузки для отдельных групп сотрудников по выводы/вводу информации в СЭД.

Перечисленные выше проблемы в совокупности с авторитарным мнением заказчика о процессе внедрение могут создать ситуацию, когда каждый переводимый бумажный документ в ЭДО необходимо прорабатывать и согласовывать с заказчиком практически в ручном режиме. Т.е. приходится разбивать документ на блоки, расписывая структуру, маршруты и их функции (рис.1).

 

 

 

 

Рис.1 Анализ бумажного документа для переноса в СЭД с учетом маршрута исполнения БП

Как видно из рис. 1, документ был разбит на блоки, с описание функциональных особенностей взаимодействия СЭД и участников БП. Такая схема позволила сильно упростить взаимодействие с заказчиком и сократить время, необходимое для перевода бумажного ДО в СЭД.



Статья "Интервью с В.Бабинцевым "Альтернативные ИТ-решения и подходы как способ удержания роста ИТ-затрат и защиты бизнеса"" от Василий Бабинцев
2015-01-27 13:59 Василий Бабинцев

Василий Бабинцев, директор по маркетингу, Directum Российский ИТ-рынок оказался под влиянием серьезных негативных факторов. Из-за девальвации рубля и ограничений в работе ряда западных ИТ-поставщиков с отдельными категориями заказчиков отечественным организациям приходится менять приоритеты при решении стоящих перед ними ИТ-задач и самым серьезным образом изучать ИТ-продукты и подходы, которые являются альтернативными по отношению к тем, что использовались традиционно. Редакция PC Week подготовила ряд вопросов к вендорам, их ответы задали тон обзора «Есть ли у российских организаций ИТ-альтернатива?». Сегодня мы представляем вам ответы Василия Бабинцева, директора по маркетингу DIRECTUM.

 

Как вы оцениваете влияние санкций на российскую ИТ-отрасль? В чем вы видите основные риски для заказчиков в сложившихся условиях?

Наибольшее влияние санкции оказали на тех заказчиков, прибыль которых напрямую зависит от импорта/экспорта товаров и услуг. В сложившейся ситуации они вынуждены искать новые источники дохода, новые рынки. Заморозка ими в такие периоды долгосрочных инвестиционных проектов и вынужденная корректировка ИТ-бюджетов, безусловно, влияют и на планы по развитию.

Риск заказчиков в таких условиях связан с упущенными возможностями. Общей приостановки курса на повышение эффективности работы при автоматизации внутренних процессов до выстраивания прозрачности бизнес-процессов в масштабах всей компании.

Возврат их к «директивному» управлению позволит быть эффективными в краткосрочной перспективе, но может сыграть в минус при возврате к периоду роста. Поэтому очень важно научиться выдерживать баланс.

Можно ожидать, что в нынешней экономической ситуации заказчики будут вынуждены сокращать ИТ-бюджеты. В связи с этим какие задачи будут стоять наиболее остро перед ИТ-службами предприятий и организаций?

Предприятия уже замораживают крупные проекты, сузился их горизонт планирования.

Естественно, речь не идет об абсолютном отказе от инвестиций в собственное развитие. Оценивается, в первую очередь, принесет ли автоматизация реальную экономическую выгоду в краткосрочной и среднесрочной перспективе. Если таковая предвидится, то, конечно, ИТ-проекты стартуют.

В рамках переговоров мы встречаемся с задачами снижения дебиторской задолженности, с переходом на безбумажный легитимный обмен с контрагентами. Заказчикам важно оптимизировать затраты на управление финансовой и договорной документацией, обеспечении ее оптимального хранения.

Если рассматривать смежные для ECM задачи, то коснутся они в большей степени финансового менеджмента – это интеграция с системами управления бюджетами, финансового планирования.

От собственных ИТ-служб заказчики уже требуют самостоятельности при администрировании и внедрении систем. Важным становится выделение собственных бизнес-аналитиков, которые знают внутренние процессы и готовы их быстро актуализировать и оптимизировать, обучать и консультировать пользователей. И тем самым снижать стоимость ИТ-проектов.

Можно также ожидать, что заказчики активнее будут рассматривать облачные технологии, чтобы снизить большие стартовые затраты на технику и ПО. Для middle-сектора – это интересный и экономически выгодный вариант. Хотя для крупных предприятий вопрос хранения данных в облаке до сих пор остается открытым, особенно если речь идет о финансовом контенте.

Видите ли вы сегодня для своих заказчиков реальные возможности для обеспечения необходимой ИТ-поддержки бизнеса меньшими силами и средствами? Каким образом это может быть достигнуто?

Безусловно такие возможности есть. Отмечу, что компания DIRECTUM изначально ориентирована на максимальное вовлечение персонала заказчика в проект автоматизации. Мы обучаем и привлекаем к процессу внедрения топ-менеджмент, предметных и ИТ-специалистов, разрабатываем инструкции и передаем методики. Всегда открыты к обсуждению вопросов оптимизации затрат клиентов на обучение (замена индивидуальных курсов на массовые семинары), консультации (переход в онлайн) и т.д.

Если говорить непосредственно о стоимости поставки системы, то DIRECTUM предлагает различные варианты поставки системы: Lite, Standard и Enterprise – в зависимости от объема и сложности задач бизнеса. Доступна аренда системы, то есть за небольшую стоимость (12% за 3 месяца) заказчик получает полноценную систему и оценивает ее применимость на собственных процессах. Для текущих клиентов доступна поквартальная оплата абонемента на новые версии системы.

Разработан целый набор бизнес-решений, автоматизирующих точечные прикладные задачи: договорные и финансовые, кадровые, проектные, тендерные, межкорпоративного взаимодействия и т.д. С просчетом экономической выгоды (соответствующие программные компоненты включены в базовую поставку системы).

Уже более 5 лет мы активно развиваем сообщества: профильный портал ECM-Journal.ru, где все желающие смогут найти актуальную информацию о развитии ECM-рынка, и DIRECTUM Club, площадку для обмена опытом и ответа на вопросы по работе, разработке и поддержке системы DIRECTUM. Работают ресурсы абсолютно бесплатно, ежемесячно собирают аудиторию в несколько тысяч уникальных посетителей.

Прошедший год показал, что и ведущие разработчики проприетарного ПО все активнее участвуют в СПО-проектах. Какую, по-вашему, роль в решении стоящих перед российскими предприятиями ИТ-задач может сыграть СПО?

Да, такая тенденция отмечается. Это выбор вендора, какую бизнес-модель использовать, как реализовать свои наработки и опыт. В том числе это и выбор их заказчиков.

Стоит только заметить, что в стоимости корпоративного проекта, как правило, большая часть затрат ложится на услуги внедрения. Любой крупной компании потребуется «подгонка» программного обеспечения под свои бизнес-процессы. Обойтись без услуг консультантов и разработчиков будет невозможно. Сможет ли заказчик найти в своем регионе необходимое количество специалистов или будет вынужден работать с одной компанией-интегратором, и сколько будут стоит ее услуги, в том числе и по дальнейшему развитию и обновлению СПО-проекта – решать и считать уже клиенту. Вероятно, эти ограничения и играют немаловажную роль в малом текущем распространении таких проектов.

Если же рассматривать рынок СПО с точки зрения окружения ECM-инфраструктуры, то вариантов для получения реального эффекта будет больше. Например, заказчик может использовать бесплатные заменители офисных программ и электронной почты, мессенджеров. А также бесплатно распространяемые облегченные версии ряда проприетарных продуктов, например, для организации внутреннего портала.

Каким образом, по-вашему, российское государство может (или должно) помочь в разрешении обозначившихся на российском ИТ-рынке проблем?

Государство – один из ведущих игроков на рынке заказчиков корпоративного ПО с масштабами в сотни тысяч автоматизируемых рабочих мест. Уже сегодня им вырабатываются меры по увеличению количества проектов, реализованных на базе решений отечественных разработчиков.

Поддержание текущей активности в освоении электронного документооборота и ведения начатых проектов позволит оставаться «в строю» разработчикам, которые уже вовлечены в работу. И это достаточное усилие, оно даст положительный толчок развитию российского ИТ-рынка.
 



 
 
С пожеланиями успехов,
Михаил Кузьмин
  
В избранное