Отправляет email-рассылки с помощью сервиса Sendsay

Всё о документообороте

Рассылка закрыта

Вы можете найти рассылки сходной тематики в Каталоге рассылок.

←   Январь 2015   →
 1
 2
 3
 4
 5
 6
 7
 8
08.01.2015
13:33:59
20:30:47
 9
09.01.2015
18:32:36
22:32:31
10
11
12
13
14
14.01.2015
12:35:13
13:03:54
15
16
17
18
19
20
21
22
23
23.01.2015
14:31:33
20:30:47
24
25
26
27
28
28.01.2015
16:02:38
20:32:02
29
30
31
Автор
Mikou

Статистика

750 подписчиков
+1 за неделю
←   Все выпуски   →

Статья "Обмен электронными документами: вопросы взаимопонимания. Круглый стол. Часть 3. Взгляд РОСЭУ" от Павел Овчинников


Все о документообороте

Сайт рассылки
 



Статья "Обмен электронными документами: вопросы взаимопонимания. Круглый стол. Часть 3. Взгляд РОСЭУ" от Павел Овчинников
2014-12-26 12:09 Павел Овчинников

В предыдущих выпусках круглого стола мы познакомились с мнениями непосредственных участников рынка обмена электронными документами о ситуации в отрасли и нюансах взаимодействия. В заключительном же выпуске мы узнаем, какое мнение складывается при взгляде со стороны. Мы передаем слово Анатолию Миклашевичу, исполнительному директору некоммерческого партнерства «Разработчики и операторы систем электронных услуг» (НП «РОСЭУ»). Год назад он уже давал комментарии о ситуации с роумингом на рынке ЭДО, с того момента принципиальных изменений мы не наблюдаем: примеров успешного использования межоператорского взаимодействия по-прежнему удручающе мало, а на различных очных мероприятиях (например, «Без бумаги к 2020») аудитория уже начинает на повышенных тонах требовать у операторов ответа на вопрос «где роуминг?».

Вместе с Анатолием мы пытаемся разобраться, в чем причина тормозов, и достаточно ли операторы активно взаимодействуют с точки зрения НП «РОСЭУ».

Насколько активно операторы участвуют в стандартизации отрасли обмена электронными документами? С какими инициативами они выступают, какие из них успешно прошли? Каких инициатив вы ждете?

Операторы документооборота (ЭДО), в общем-то, участвуют в процессах его стандартизации. В основном это выражается в поправках, которые они высказывают на инициативы регулятора. Своих успешно завершенных инициатив, кроме Технологии (регламента) роуминга, пока нет. Хотя нерешенных задач в этой области вполне достаточно.

Тема, которая пока остро не стоит, но рано или поздно возникнет – унификация форм и форматов электронных документов, которыми массово будут обмениваться участники ЭДО. Требуется определить сначала перечень наиболее часто используемых бизнесом документов (кроме тех, формализацию которых взяла на себя ФНС), проанализировать их отличие по отраслям и разработать их электронные форматы.

Серьезная тема – хранение электронных документов. Как с бумажным документом – открыл папку лет через пять и используй, а с электронным документом требуются свои процедуры, которые несколько сложнее. Возможно, есть необходимость в специальных депозитариях для хранения электронных документов.

Возможно, есть необходимость в специальных депозитариях для хранения электронных документов.

Как вы считаете, в чём реальная причина отсутствия широкого распространения роуминга? Как может регулятор отрасли ускорить развитие роуминга? Нужно ли вообще регулятору вмешиваться в этот процесс?

Самым ожидаемым ответом мог бы быть такой: «Виноваты операторы». Он имеет под собой некоторые основания, но, думаю, это не совсем так. Скорее, здесь есть целый «букет» больших и маленьких причин.

Для старта роуминга операторы должны взаимно увязать свои системы ЭДО, найти консенсус между собой в финансовых вопросах обмена и других. И, как ни странно, помочь им в этом могут их же клиенты. Если хотя бы пара достаточно весомых компаний потребуют от своих операторов обеспечить им роуминг, то сомневаюсь, что такую просьбу проигнорируют. И подобный практический опыт есть уже в СКБ «Контур» и «КОРУС консалтинг СНГ».

Для перехода на ЭДО и конечный пользователь также должен перестроить свою работу и свой софт. Многие компании в этом вопросе заняли выжидательную политику, ведь «обязаловки» пока нет. Кроме того, переход на новые технологии влечет за собой и определенные дополнительные затраты.

Что касается регулятора, то он, по-моему, должен вмешиваться. Минфин и ФНС в данном случае проявили свою заинтересованность в развитии ЭДО, внеся в приказ об обмене ЭСФ требование к операторам ЭДО обязательности обеспечения роуминга.

Достаточно ли эффективно выстраивается ваше взаимодействие с операторами обмена при решении технологических вопросов, разработке процедур или форматов? Есть ли проблемы в этом взаимодействии?

Что касается технологических вопросов и процедур, с операторами они решаются достаточно легко. За них отвечают конкретные специалисты компаний-операторов, которые заинтересованы в конечном результате.

Разработка форматов электронных документов – также вполне посильная задача. Гораздо сложнее определиться с самими документами – их списком, содержанием, нюансами использования. Требуются конечные пользователи этих документов, компании, которые будут непосредственно ими пользоваться. Но так как специалисты компаний разобщены между собой, единства в достижении целей нет. Поэтому часто слышны возгласы: «Нам проще сделать это самим!». Следовательно, рождается множество «стандартов нашего подъезда».

Разработка форматов электронных документов – также вполне посильная задача. Гораздо сложнее определиться с самими документами – их списком, содержанием, нюансами использования.

 

Каких изменений в отрасли вы ожидаете в 2015 году?

Актуальным было бы принятие закона «Об электронном документе или электронном документообороте». В нем могли бы быть решены многие нерешенные вопросы отрасли, а может, и всей нашей электронной жизнедеятельности.

Ну и, наконец, пора массово обмениваться документами в роуминге. Для этого каждый должен сделать первый или последующий шаг.

Актуальным было бы принятие закона «Об электронном документе или электронном документообороте». В нем могли бы быть решены многие нерешенные вопросы отрасли, а может, и всей нашей электронной жизнедеятельности.



Запись блога "Проблемы переноса бумажного ДО в СЭД" от Евгений Синельщиков
2015-01-12 10:08 Евгений Синельщиков

Периодически, наша команда по внедрению, сталкивается с проблемами переноса бумажного ДО в СЭД. В основном, эти проблемы связаны с существующей в организации традицией работы с бумажными документами, отсутствием возможности перенести документы "как есть" и авторитетным мнением заказчика по этому поводу. К традициям работы с документами можно отнести:

  1. Шаблон оформления документа должен строго соответствовать бумажному варианту;
  2. Перечень сотрудников, визирующих документ "плавает" в зависимости от ЦУ руководства на планерках;
  3. Часть сотрудников, визирующих документ не являются участниками ЭДО;
  4. Маршрут движения документа выходит за рамки реализуемого БП;
  5. Сроки согласования документа определяются на уровне сотрудников, согласующих документ (нет регламента);
  6. Сверх нормативная загруженность ответственных сотрудников, задачами, не относящихся к их основным функциональным обязанностям;

Проблема переноса бумажного документа "как есть" в ЭДО:

  1. Оформление документа не регламентировано нормативными документами. Отсутствует единый шаблон.
  2. С точки зрения автоматизации формирования и обработки документа, создание электронной копии и приведение к единому стандарту компании, приводит к переосмыслению назначения документа, а иногда к созданию совершенного нового документа внутри СЭД;
  3. Стремление заказчика получить на выходе СЭД идентичный бумажному документ, содержащий все записи согласующих сторон БП, приводит к потери функциональности документа;
  4. Для лиц, не являющихся участниками СЭД, но сохраняющих право на согласования документов, необходимо обеспечить вывод из СЭД документа, идентичного бумажном для визирования с последующим вводом результатов его работы в СЭД. Это приводит к появлению избыточных операций и дополнительной нагрузки для отдельных групп сотрудников по выводы/вводу информации в СЭД.

Перечисленные выше проблемы в совокупности с авторитарным мнением заказчика о процессе внедрение могут создать ситуацию, когда каждый переводимый бумажный документ в ЭДО необходимо прорабатывать и согласовывать с заказчиком практически в ручном режиме. Т.е. приходится разбивать документ на блоки, расписывая структуру, маршруты и их функции (рис.1).

Рис.1 Анализ бумажного документа для переноса в СЭД с учетом маршрута исполнения БП

Как видно из рис. 1, документ был разбит на блоки, с описание функциональных особенностей взаимодействия СЭД и участников БП. Такая схема позволила сильно упростить взаимодействие с заказчиком и сократить время, необходимое для перевода бумажного ДО в СЭД. 
 



 
 
С пожеланиями успехов,
Михаил Кузьмин
  
В избранное