Отправляет email-рассылки с помощью сервиса Sendsay

Всё о документообороте

Рассылка закрыта

Вы можете найти рассылки сходной тематики в Каталоге рассылок.

←   Январь 2015   →
 1
 2
 3
 4
 5
 6
 7
 8
08.01.2015
13:33:59
20:30:47
 9
09.01.2015
18:32:36
22:32:31
10
11
12
13
14
14.01.2015
12:35:13
13:03:54
15
16
17
18
19
20
21
22
23
23.01.2015
14:31:33
20:30:47
24
25
26
27
28
28.01.2015
16:02:38
20:32:02
29
30
31
Автор
Mikou

Статистика

750 подписчиков
+1 за неделю
←   Все выпуски   →

Запись блога "Сценарии работы с мультимедиа контентом в ECM" от Артём Обухов


Все о документообороте

Сайт рассылки
 



Запись блога "Сценарии работы с мультимедиа контентом в ECM" от Артём Обухов
2015-01-08 12:12 Артём Обухов

Близится новый год, а это значит, что в скором времени появится множество видеороликов и фотографий с корпоративных мероприятий – это изображения, аудио и видео файлы, которые наверняка захочется занести в свою ECM-систему под тегом «Наш корпоратив. Новый год 30-12-2015».

Управление мультимедиа контентом – это одна из задач ECM-систем. Но что подразумевается под управлением? Каковы реальные сценарии работы с мультимедиа данными?

Собрав немного статистики и опросив людей, мы составили перечь возможных сценариев:

  1. Организация альбомов с корпоративных мероприятий:
    • Массовая загрузка большого числа мультимедиа файлов.
    • Организация удобного доступа и просмотра – создание неких play-листов.
  2. Создание медиатеки компании:
    • Возможность занесения мультимедиа файлов любым сотрудником, в том числе файлов большого размера: записи презентаций, учебное видео, рекламные скринкасты и т.п.
    • Удобный поиск и навигация по материалам на основе тегов.
    • Возможность просмотра материалов стандартными средствами, в независимости от того, в каком формате они были занесены в систему. Автоматическая конвертация между форматами.
    • Обсуждение материалов - комментирование и рецензирование.
  3. Поддержка версионности и механизмов согласования, в том числе с внешним заказчиком, для официальных медиа-документов компании. К таким документам относятся: логотипы, бренд-буки, официальные видео, фото руководства, фото продукции и т.п.
  4. Хранение мультимедиа данных в большом объеме. Например, автоматическая загрузка в систему видеозаписей с камер наблюдения и навигация по ним.
  5. Автоматизация работ с маркетинговыми материалами в крупной компании, к ним относятся: ресайты, интерфейсы (иконки, экраны), web-слайды, визитки, анимированные баннеры, подарочная продукция, видеоролики и т.п.
    • Версионность, удобное согласование и рецензирование, с возможностью просмотра изменений между версиями.
    • Возможность работы с удаленными или не имеющими доступа к ECM-системе сотрудниками. Работа с фрилансерсами.

Перечисленные сценарии универсальны для большинства средних и крупных организаций, не зависят от отрасли. Если есть сценарии, которые я не упомянул – добро пожаловать в комментарии, обсудим.



Запись блога "Как избавиться от бумажного хвоста?" от Карина Кассис
2015-01-08 13:09 Карина Кассис

Переход на обмен электронными документами – процесс длительный и поэтапный. Говоря «длительный», имею ввиду, что подключение к оператору ЭДО сегодня не избавит вас от всей бумаги завтра. Крупные компании давно сдают отчетность в электронном виде, внедрили систему внутреннего документооборота, интегрировали ее с учетной системой, попробовали EDI, подключились к оператору ЭДО, а бумага все равно осталась и по-прежнему давит полки в бесконечных архивных коридорах. В чем же дело?!

Откуда хвост растет?!

Согласитесь, нельзя годами создавать бумажные документы, а потом в один миг избавиться от них. Да и никто к этому не готов. Ни бизнес, доверяющий бумаге, ни государство.

Одними из первых бумажный «хвост» заметили компании, предоставляющие услуги физическим лицам. Представьте на секунду, сколько договоров заключает, например, провайдер интернет-услуг за все время своей работы?! Вы, как потребитель, может, и не храните договор, а он просто обязан это делать в течение всего срока предоставления услуги. Переход на электронные документы не избавит от хвоста, и он будет тянуться из года в год.

Варианты избавления от хвоста

Нельзя сказать, что задача нерешаемая, можно, например, сделать скан-копии этих документов, организовать электронный архив, бумажные оригиналы уничтожить. Вопрос лишь в том, у кого рука поднимется? Бумага пользуется большим доверием, нежели электронные документы. Тут же придется задуматься, что будет и что делать, если скан потеряется, а оригинала нет. Думаю, для таких ситуаций понадобятся некие критерии оценки важности содержания документа. Слышали о чем-нибудь подобном? Я нет.

Пожалуй, есть еще вариант. Договоры, например, можно перезаключить, т.е. пересоздать документы заново в электронном виде, а бумажные выкинуть. Но тут тоже есть вопросы. Переделать таким образом все документы, точно не получится. Зачастую, документация подтверждает совершение каких-то фактов, переиграть прошлое звучит заманчиво, конечно, но нереально.

***

С точки зрения нормативки, сплошной пробел. Единственный закон, регулирующий вопросы хранения, Федеральный закон от 22.10.2004 N 125, до сих пор не принимает во внимание, что оригиналы могут быть электронными…

А что вы думаете на этот счет? Поделитесь своими мыслями.
 



 
 
С пожеланиями успехов,
Михаил Кузьмин
  
В избранное