Вопрос от читателя журнала «Современные технологии делопроизводства и документооборота»: Что такое управление жизненным циклом контента?

Ответ: В общем виде жизненный цикл контента можно представить такой схемой

Рис. 1

В течение времени информация проходит разные стадии, что отражает понятие жизненного цикла (ЖЦ): то есть сначала происходит создание информации, она находится в активном использовании определенный период времени, затем она пассивно хранится какое-то время, затем, возможно, архивируется, повторно используется и далее снова хранится в архиве, или происходит ее уничтожение. Для разного типа контента можно рассматривать более детально стадии жизненного цикла. Например, для официальных документов можно выделить стадии: «Создание», «Согласование», «Подписание», «Регистрация» и т.д., для счетов-факутр – будет специфическая стадия «Оплата».

Скорость доступа к данным на разных стадиях жизненного цикла, стоимость хранения может быть разной, например, скорость получения и стоимость хранения архивных данных – меньше, что экономит средства компании.

Таким образом, управление жизненным циклом можно рассматривать как сопровождение контента при переходе из одной стадии в другую, помощь в присвоении реквизитов, символизирующих переход, и оптимизации расходов на его хранение с учетом ценности, актуальности для бизнеса. Оценить, качественно ли осуществляется управление ЖЦ контента в компании, возможно за счет оценки скорости и эффективности прохождения документов по стадиям ЖЦ. В общем случае за решение таких задач отвечают ILM-решения (Information Lifecycle Management). Но на текущий момент многие информационные системы класса ECM имеют собственные средства для обеспечения качественного управления жизненным циклом хранящегося в них контента.

Чтобы раскрыть данный вопрос, давайте разберемся, что такое жизненный цикл контента на примере инициативного письма.

Жизненный цикл инициативного письма начинается с момента его создания. Перед исполнителем стоит задача подготовить проект документа. В большинстве случаев подготовка проекта документа начинается с его создания. В ECM-системе можно определить правила создания таких документов, например, создание инициативного письма из готового шаблона. В этот момент у письма появляются такие реквизиты, как дата создания, приложение-редактор и автор.

Как только мы подготовили письмо, отправляем его на рецензирование, согласование и утверждение. С помощью ECM-системы на этом этапе так же можно задать свои правила согласования инициативного письма: количество итераций, необходимый список согласующий, возможность создания новых версий и т.д. В случае наличия удаленных подразделений компании ECM-система позволяет обеспечить сквозной процесс согласования инициативного письма с помощью различных механизмов, например – репликации.

После утверждения документ попадает на регистрацию, где получает следующий набор реквизитов: регистрационный номер и дату регистрации. Таким образом, на каждом этапе ЖЦ у документа появляется свой уникальный набор реквизитов, который подтверждает переход документа из одной стадии в другую.

Получив ответ на инициативное письмо, мы подшиваем документ в дело. Кстати, на этом этапе документу также присваиваются реквизиты: номер дела, если он не был присвоен раньше, и дата списания документа в дело. На данном этапе ЖЦ ECM-система контролирует и помогает организовать процессы передачи документов в архив и уничтожения документов по истечении срока их хранения.

Кроме того, на любом этапе работы с документом ECM-система обеспечивает его защиту за счет наличия механизмов разграничения прав доступа, использования электронной подписи, ведения истории работы с документом, возможности восстановления документа в случае сбоя в работе системы.

Возможность автоматического переноса (миграции) части документов по определенным правилам (политикам) на более дешевые носители позволяет выстроить экономически оправданную систему хранения электронной информации в зависимости от ее важности для бизнеса.

Управлять жизненным циклом контента – это значит выстроить целесообразную политику работы с определенным типом контента и далее иметь возможность оперативно, в любой момент, скорректировать или оптимизировать порядок работы в соответствии с нуждами компании.

На сегодняшний день количество хранящейся в Мировой паутине информации с трудом поддается исчислению. Однако есть люди, которые в том или ином виде пытаются перенести экзобайты данных на бумагу. «Рбк. Стиль» выбрал самые интересные проекты, цель которых – в буквальном смысле «распечатать интернет».

На сегодняшний день количество хранящейся в Мировой паутине информации с трудом поддается исчислению. Однако есть люди, которые в том или ином виде пытаются перенести экзобайты данных на бумагу. О них и пойдет речь.

«Попытки "распечатать" интернетне являются ни искусством, ни креативом. Это бесполезная трата времени и ресурсов. Пожалуйста, найдите себе какое-нибудь более полезное занятие».

«Бумажный» барон

Подобных комментариев под петицией на сайте change.org набралось прилично. Эта петиция — ответ на проект одного американского поэта по фамилии Голдсмит, который решил с помощью миллионов пользователей Сети распечатать едва ли не всю хранящуюся в интернете информацию. Многие осуждают его, выражают недоумение и попросту смеются.

Тем не менее сторонников у Голдсмита тоже нашлось немало. За все время существования проекта ему прислали уже около десяти тонн бумаги — и это только начало. Таким своеобразным образом американец хочет сделать Мировую паутину материальной, показать, насколько она обширна и какие гигантские объемы информации в ней хранятся. Идея, конечно, фантастическая, утопическая. Какие бы цели ни преследовал Голдсмит (а он говорил о том, что «напечатанный интернет» является еще более свободным, чем тот, что у нас есть, ведь для доступа к информации не нужны ни пароли, ни аккаунты — все доступно всем и сразу), на осуществление его мечты потребуются астрономические ресурсы: тысячи тонн листов, тысячи часов времени, миллионы потраченных долларов и т. д. Да и верится в реализацию этой затеи с трудом. Тем не менее самым интересным является тот факт, что люди охотно во всем этом участвуют. Люди печатают и отправляют по почте миллионы веб-страниц, начиная от страничек в поисковиках и заканчивая порносайтами.

Как ни странно, мексиканец не один в своих начинаниях. Компании, в буквальном смысле распечатывающие интернет, уже существуют. И даже получают с этого доход.

Альбом на память

MySocialBook, Yearbound, Egobook, Social Memories, JotJournal, YearlyLeaf — все эти фирмы занимаются по сути одним и тем же. Они предлагают клиентам персонализированные бумажные альбомы, созданные на основе их профилей в Facebook. В них можно запечатлеть избранные фотографии, статусы и заметки, когда-либо появлявшиеся на страничке в этой социальной сети. Различаются лишь сами альбомы и их оформление.

Tweetbook и TweetBookz делают альбом из твитов в Twitter, а Prinstagram — снимков из Instagram.

Это может прозвучать необоснованно грубо, но все эти фирмы в каком-то смысле зарабатывают на страхах человека. В эпоху, когда традиционные фотоальбомы и дневники ушли в прошлое, а весь контент обычно заливают в Cеть, волей-неволей боишься того, что в случае сбоя в работе интернет-сети (параноидальный вариант — энергетический кризис, наиболее вероятный — обыкновенное падение серверов сайтов) он попросту исчезнет. Фотографии в Instagram, длинные записи из LiveJournal канут в Лету за доли секунды, и можно ли их будет когда-либо восстановить, с уверенностью не скажет никто.

В этом случае «распечатанные соцсети» кажутся единственным выходом. За не самую большую плату можно получить красивый фотоальбом, который можно хранить в надежном месте, показать друзьям, далеким от цифровых технологий родственникам (бабушки и дедушки), да и просто поставить его в доме на полку.

Миллион страниц

В 2001 году Джимми Уэйлс и Ларри Сэнгер запустили Wikipedia, ресурс, который в конце концов превратится в один из самых масштабных интернет-проектов за всю историю существования Мировой паутины. Титаническая энциклопедия, проповедующая открытый подход и непредвзятость, несмотря на свои существенные недостатки (вроде недостоверности некоторых фактов, «войны правок» и постоянных «набегов» рекламных отделов некоторых фирм), является в каком-то смысле воплощением мощи интернета. Более 33 млн статей во всех разделах и гигантская пользовательская база (согласно alexa.com это шестой по посещаемости сайт в мире) сделали Wikipedia одним из важнейших ресурсов в Сети. Многие ставят образовательные функции сайта под сомнение, называют его «некорректным и безответственным исследовательским инструментом», но тем не менее ни одна современная энциклопедия не может даже близко сравниться с количеством хранящейся в ней информации.

Так что нет ничего убедительного в том, что попытки превратить Wikipedia из электронной энциклопедии в традиционную, бумажную, уже были.

В 2009 году художник Роб Мэттьюс распечатал около 5000 страниц с различными статьями из Wiki и сшил их в книгу с твердым переплетом. Сделал он это, правда, лишь для того, чтобы показать несостоятельность подобной затеи.

Тем не менее спустя несколько лет с того момента команда разработчиков из PediaPress создала и выложила в открытый доступ специальную программу, с помощью которой можно распечатать и превратить в книгу любые материалы из Wikipedia. Более того, они поставили перед собой необычную цель — напечатать вообще все имеющиеся на тот момент статьи английской Wiki. По их подсчетам, для этого понадобится 1000 книг, по 1200 страниц в каждой. Последняя страница имела бы номер 1 193 014.

Цель была слишком масштабной, чтобы маленькая компания смогла осуществить ее в одиночку, поэтому PediaPress решила прибегнуть к помощи краудфандинговой платформы Indiegogo. Разработчики хотели собрать $50 000. Однако кампания успехом не увенчалась: она завершилась в апреле 2014 года, и собрано было всего лишь $12 530.

Судя по описанию проекта на Indiegogo, создатели, подобно Голдсмиту, хотели лишь визуализировать весь объем информации, хранящейся в Wikipedia. Так что в каком-то смысле можно назвать все это арт-проектом. Книги, кстати, выглядели очень красиво.

Сам себе журналист

Что бы было, если бы каждый мог напечатать свою собственную газету?

На самом деле эту идею легко воплотить в жизнь, более того, она в некотором роде уже реализована в интернете. Пользователи социальных сетей могут в пару щелчков мыши подписаться на информационные паблики, новостные аккаунты в Twitter и Facebook и получать в своей ленте только ту информацию, которая им интересна больше всего. Другими словами они сами формируют новостной поток под себя.

В этом кроется одно из главных отличий интернета как источника информации от традиционных — прессы, радио или телевидения. Пользователь может самостоятельно отбирать нужный контент, а не потреблять составленный для него кем-то другим.

Интернет так и не убил ни журналы, ни газеты, несмотря на многолетние разговоры о том, что печать в скором времени отправится в утиль. Люди идут в прессу за серьезными, аналитическими материалами, которых в интернете не так много. К тому же читать что-то объемное гораздо приятнее на бумаге, она попросту для этого лучше приспособлена, чем дисплей смартфона или экран монитора. К тому же, по статистике, интернет-пользователи не очень любят лонгриды, предпочитая им короткие и цепляющие заметки.

Именно поэтому британский стартап Newspaper Club создал сервис PaperLater. С его помощью можно помечать к прочтению приглянувшиеся материалы, а затем печатать их в виде газеты. Эту газету пришлют читателю по почте через три дня после оформления заявки. Сервис платный, и в связи с этим возникает разумный вопрос: зачем вообще отдавать за это деньги, потом довольно долго ждать, если можно самостоятельно распечатывать материалы на принтере?

Как ни странно, подкупает внешний вид. Каждая газета оформлена по всем правилам — с оглавлением, фотографиями; все статьи разбиты по разделам, у каждой есть заголовок, дата — в общем, все так, как и должно быть в качественной прессе.

Конечно, сравнивать самопальные газеты с каким-нибудь New York Times не стоит — уровень не тот. Тем не менее PaperLater предоставляет интересную возможность читать интернет-материалы офлайн, да еще испытывать при этом удовольствие от чтения материальной, классической прессы. Пока что, правда, сервис доступен только в Британии и только тем, у кого есть специальное приглашение.

По словам создателей, пока что реакция первых пользователей очень положительная, так что вряд ли они бросят попытки «напечатать интернет».