Просматривая обсуждения в социальных сетях на тему «что же ждут организаторы и вендоры от профильных конференций по тематике ECM» (от Стаса Макарова, Андрея Колесова и Виктора Золотова), стал задавать себе вопрос, а не забываем ли мы собственно про посетителей, про их ожидания?

Для них стенды, тренды, «пленарка» и аналитика (уже поднадоевшие завсегдатаям) – это «услада для ушей» и непременный атрибут любой конференции. Собственно эта «красивая обертка» и позволяет обосновать для себя, да и руководства, необходимость участия («посмотрю что новенького есть»).

При этом основной целью посещения является все же, как мне кажется, поиск решения по автоматизации своих прикладных задач. И желательно без громадных перестроек внутри компании, и уже тем более революций. Благо мучительный переход на новый уровень взаимодействия (от бумажного к электронному документообороту) был ими пройден совсем недавно.

Если же посмотреть на цели вендоров, то они в чем-то даже схожи с посетителями. Их задача показать свои наработки и свое видение сценариев развития и расширения горизонтов использования ECM-системы:

1. На базовом уровне – решение очевидных, уже ставших инфраструктурными задач:

• Хранение и управление электронными документами;
• Автоматизация бизнес-процессов в рамках ОРД и делопроизводства;
• Согласование договорной документации.

2. Далее задеть тему развития электронного взаимодействия на корпоративном уровне:

• Функциональный уровень: ввод образов и распознавание, обслуживание долговременных и архивных хранилищ, сложные бизнес-процессы и кейсы, интеграция с КИС, мобильная работа
• Прикладной уровень: работа с договорными, финансовыми и учетными документами, ведение тендеров, СМК, обращения граждан, проектная деятельность, кредитный конвейер (и другие прикладные отраслевые задачи)

3. Обозначить готовые к внедрению, но еще не массовые, тренды вовлечения и межкорпоративного взаимодействия:

• Юридически значимый обмен, сквозные процессы внутри родственных структур, общение с регуляторами
• Коллективная работа с контентом, свободные рабочие группы, ленты событий и подписка, игрофикация, консьюмеризация и новый уровень юзабилити, интеграция с пользовательскими приложениями

4. Показать будущее кроссотраслевых трендов:

• Облачные вычисления (модели *aaS, гибридные и частные облака), eDiscovery, BYOA и BYOS, BigData, In-memory Computing, Data Mining, Pervasive Computing, Complex Event Processing, и т.д.

При этом ожидания вендоров и клиентов не «космические», все задачи надо решать постепенно. И, если заказчик находится на базовом уровне автоматизации, очевидно, что с ним будет достаточно сложно обсуждать практическое применение BigData. Да и не надо.

И в общем виде тренд на развитие задач ECM и около-ECM заметен. Специально просмотрел программу DOCFLOW c 2008 по 2014 год. Тенденция содержания докладов от «вендор внедрил электронный документооборот в компании NNN» до решения прикладных точечных задач - тендеры, работа с таможней, финансовый архив – видна. В ряде случаев заказчики идут дальше и рассказывают о межкорпоративном взаимодействии, совместно с вендорами рассуждают о переходе на поддержку облачных технологий, социализации, мобильности. Обстоятельно, по делу и, что важно, в наших реалиях. И пусть этот процесс пока не идет семимильными шагами, всему свое время. Время для обдумывания и принятия решения, ведь за каждой новинкой стоит большая организационная и психологическая работа клиента с собой, коллективом, компанией в целом.

Поэтому и конференции, на которых есть возможность обсудить горизонты развитие своей СЭД, – нужны.  Вендорам – чтобы представить новинки и получить обратную связь от потребителя как найти практические пути адаптации новых технологий в бизнес-среду заказчика. Клиенту – чтобы решиться на очередной шаг в развитии своей компании. И главный выход здесь в желании услышать друг друга. На круглых столах, докладах, стендах.

Согласен, что продажи «в лоб» на пестрых выставках уже не работают – рынок ECM стал умнее. Но и роль конференций как способа общения еще далеко не раскрыта.

Я не раз с любопытством отмечал, что современное представление документа для рядового человека – это некое отражение бумажного документа. Пергамент…

Родной рынок СЭД, несомненно, придерживается концепции просвещённого консерватизма – яростно отстаивая традиции, корни и истоки, он все же аккуратно старается не стать экспонатом краеведческого музея.

Бумага стала электронной, радуется русский рынок… И делает все мыслимое и немыслимое чтобы электронный документ выглядел как бумажный. До глубины души меня впечатлил пассаж из недавней ура-реляции лидера СЭД братии… Процитирую: «Скевоморфизм – новое слово в электронном документообороте». Это сильно… это по-нашему.

И все наши СЭД/ECM управляют имитацией бумаги. А некоторые так и вовсе бумагой. Не хорошо…
Есть, конечно, электронные таблицы, аудио-видео материалы… но это все сильно за скобками в СЭД.

А ведь содержимое (документы), в теории важнее сосуда (СЭД). Какое будущего у содержимого? Или содержимое становится и системой?
Ответа прямого нет, но давече вышла прелюбопытнейшая новость – спустя 54 года разработки выпущено ПО Xanadu.

Xanadu
Интересные задачи Xanadu – создать глобальную систему документов, с возможностью встраивания в тела информации из других документов любого формата, как замена гипертекста.



Приведу некоторые правила Xanadu с переводом (в Wiki и на сайте проекта есть полный список):

1. Каждый сервер Xanadu уникальным образом безопасно идентифицируется.
2. Каждый сервер Xanadu может управляться независимо, либо внутри сети.
3. Каждый пользователь уникальным образом безопасно идентифицируется.
4. Каждый документ может состоять из любого количества частей, каждая из которых может быть данными любого типа.
5. Каждый документ может содержать ссылки любого типа, включая виртуальные копии ("включения") любого другого документа в системе, доступного владельцу.
6. Ссылки видимы и по ним можно проследовать из любой конечной точки.
7. Разрешение ссылаться на документ явно предоставляется актом публикации.
8. Каждый документ может содержать механизм вознаграждения автора с любой степенью подробности для обеспечения выплаты по частичному чтению документа, в том числе и для ("включений") любой части документа.
9. Каждый документ уникальным образом безопасно идентифицируется.
10. Каждый документ может иметь защиту для контроля доступа.
11. Каждый документ может быть найден быстро, храниться и скачиваться без знания пользователем физического положения документа.
12. Протокол коммуникации клиент-сервер Xanadu - открыто опубликованый стандарт.

Пример: http://xanadu.com/xanademos/MoeJusteOrigins.html.


Что это дает пользователям СЭД:

1. Независимость от вендоров. Документ обрабатывает/хранит тот, кому вы доверите и легко можете сменить провайдера.
2. Сразу решение проблем внешнего документооборота (между компаниями, людьми и государством).
3. Лучшее управление интеллектуальной собственностью.
4. Новый уровень сетевой таксономии с поддержкой версий, прав на связи и т.д. А сеть в таких масштабах – лучший вид таксономии.
5. Слом в представлении «что такое документ» как унитарного объекта. В целом более подходящий для цифровой эпохи способ представления информации.

Это не первая и не последняя такая попытка… но крайне примечательная.

А что же мы?
Сможем? Не побоимся не догонять запад, а прозревая горизонты завоевать время?
Или ну его, мы же нравственная супердержава, нам важнее хоть и просвещённый, но консерватизм…

[Репост]

В прошлых главах мы с вами уже познакомились с такими вопросами, как подключение к оператору электронного документооборота (ЭДО), применение электронной подписи и работа с электронными бухгалтерскими документами. В этом выпуске серии статей «Бухгалтер и электронный документ» рассмотрим подробнее процедуры проведения камеральной и выездной налоговой проверок, если в компании электронный или смешанный (бумажный и электронный) документооборот.

Представление электронных документов в ходе камеральной налоговой проверки

В конце каждого отчетного периода, как известно, организации представляют в налоговую инспекцию декларации и другие документы, на основе которых и проводится камеральная налоговая проверка. В рамках камеральной проверки налоговый орган может направить в организацию требование о представлении некоторого комплекта документов.

На сегодняшний день существует два варианта представления налоговой отчетности: бумажный и электронный. Если ваша компания ведет свой документооборот исключительно в бумажном виде, то весь процесс – от получения требования до представления документов в налоговую – происходит «по старинке». Другое дело, если у вас неоднородный архив – часть документов в электронном виде, а часть в бумажном. Нужно ли распечатывать электронные документы, перед тем как отправить в ФНС?

 Как представлять документы в ФНС зависит от того, в каком виде пришло требование. Если требование пришло по почте, то электронные документы выгружаются из учетной системы или сервиса обмена, распечатываются, заверяются подписью и печатью. В том случае, если требование пришло через оператора ЭДО (провайдера электронного документооборота), то:

1. Бумажные документы сканируются и переводятся в форматы .TIF или .JPG. В эти же форматы переводятся все электронные документы, кроме тех, что создавались по форматам ФНС.
2. Электронные документы в утвержденных ФНС XML-форматах просто выгружаются из учетной системы или из системы оператора электронного документооборота.

Далее формируется опись, и к ней прикрепляются все необходимые документы. Весь пакет подписывается квалифицированной электронной подписью и отправляется непосредственно в налоговую инспекцию через оператора ЭДО, с помощью которого сдается отчетность в ФНС.

Представление электронных документов в ходе выездной налоговой проверки

Сразу стоит отметить, на сегодняшний день не существуют каких-либо особых нормативно правовых актов, которые регулируют порядок проведения выездных налоговых проверок (ВНП) в организациях с электронным документооборотом. Поэтому налогоплательщикам следует ориентироваться на НПА, которые применяются для бумажного документооборота. Согласно письму ФНС от 25.07.13 № АС-4-2/13622@ «О рекомендациях по проведению выездных налоговых проверок» проверка документа предполагает:

1. Визуальное изучение документа на предмет наличия всех необходимых реквизитов.
2. Оценку правильности подсчетов и всех суммовых показателей в первичных документах, учетных регистрах и отчетных формах.
3. Правовую проверку документов на соответствие нормам законодательства.
4. Проверку достоверности предоставляемых сведений о произведенных хозяйственных операциях.

Если в организации электронный или смешанный документооборот, то налоговому инспектору должны быть представлены программные и технические средства для проведения процедуры налоговой проверки. Что это значит?

В ходе ВНП налогоплательщику следует предоставить инспектору компьютер, на котором должны быть установлены в первую очередь средства просмотра документов. Для просмотра неформализованных документов в форматах .DOC(X), .XLS, .PDF, .JPG, .TIFF используются вполне привычные и распространенные программы. Но, например,  электронные счета-фактуры имеют формат .XML, каким образом просматривать их?

Налогоплательщик может показать документы прямо в информационной или учетной системе, с которой непосредственно работает. 

Просмотр документа в веб-клиенте оператора ЭДО

Другой вариант – сохранить XML-документ в формате .PDF, однако в этом случае невозможно проверить электронную подпись. В таком случае, можно предоставить XML-файл с электронной подписью и непосредственно PDF. Это позволит проверить электронную подпись, соответствие документа форматам ФНС, наличие необходимых реквизитов и правильность подсчетов.

И, наконец, можно  показать документы в системе оператора ЭДО. Но первый и последний варианты чреваты тем, что инспектор может получить доступ к другим документам.

Кроме того, на компьютере или ноутбуке, предоставленном инспектору должно быть установлено средство криптографической защиты информации (СКЗИ) и средство просмотра информации об электронной подписи. Это может быть специализированное ПО, информационная или учетная система налогоплательщика или система оператора ЭДО, в том числе и веб-клиент.

Так, каким же образом удобнее всего предоставить налоговому инспектору доступ к документам?

Вместо заключения

Электронный документооборот в компаниях – уже далеко не редкость на сегодняшний день. Все большее количество организаций сталкиваются с электронными требованиями о представлении документов в налоговую инспекцию. Среди главных плюсов электронного представления документов стоит выделить упрощение и сокращение времени на формирование комплекта истребуемых документов, а также сокращение времени самой проверки со стороны налоговой инспекции. Да, все это применительно к камеральной налоговой проверке. Практика проведения выездной налоговой проверки  при ЭДО в организации сегодня крайне мала,  и хорошо, скажут бухгалтеры. Законодательная основа для процедуры проведения ВНП только создается, поэтому прислушивайтесь к рекомендациям экспертов. И пусть ВНП обойдет вас стороной.

В следующей главе

В пятой главе «Бухгалтер и электронный документ» мы ответим на вопросы о хранении электронных документов: специфика хранения, важные требования к электронным архивам и, конечно, обеспечение юридической силы.

С текстом законопроекта, вносящего изменения можно ознакомиться на сайте Госдумы РФ.

Суть поправок:

• Вводится понятие субоператора персональных данных, который сможет проводить обработку по поручению оператора без получения отдельных согласий субъектов;
• Появляется возможность дистанционной подачи согласия на обработку персональных данных с использованием электронных средств, которые позволят оператору идентифицировать конкретное лицо;
• Ограничивается право госорганов обрабатывать персональные данные без согласия субъекта только целями предоставления конкретной услуги;
• Разрешается трансграничная передача персональных данных, если условия договора или регламент оператора обеспечивают им адекватную защиту;
• Изменяется определение биометрических персональных данных: устанавливается, что биометрическими являются те персональные данные, которые используются либо могут использовать для идентификации лица при автоматической обработке;
• Вводится разграничивающая норма - персональные данные в составе иных конфиденциальных сведений должны обрабатываться по требованиям специального законодательства (кроме случаев, когда специальное законодательство не устанавливает требований к обработке);
• Устанавливается, что защита персональных данных в государственных информационных системах осуществляется в соответствии с требованиями Правительства РФ и иных органов, а в частных информационных системах - на основе международных или национальных стандартов по информационной безопасности.

В целом наблюдается положительная тенденция развития законодательства в области защиты персональных данных уже на основе правоприменительной практики. Исключаются некоторые разночтения (уточняется определение «биометрические данные») и явные недоработки текущей версии закона (разрешен дистанционный сбор согласий на обработку персональных данных). 

Законы и законопроекты

Нотариусы получили право работать с электронными оригиналами

6 мая текущего года вступил в силу Приказ Минюста России от 16.04.2014 N 78 «Об утверждении Правил нотариального делопроизводства». Теперь нотариусы вправе создавать оригиналы документов в электронном виде и подтверждать их юридическую силу с помощью усиленной квалифицированной электронной подписи. Также при получении электронных документов, подписанных ЭП, нотариус будет проверять ее подлинность

Разрешено оформление договоров отдельных видов страхования в электронном виде

Федеральный закон № 149-ФЗ от от 4 июня 2014 года вносит изменения в закон и законодательные акты об организации страхового дела и предоставляет возможность использовать электронные документы и осуществлять электронный обмен документами между страхователем и страховщиком. При этом официальный сайт страховщика может использоваться в качестве информационной системы, обеспечивающей обмен информацией в электронной форме между страхователем и страховщиком.

В Госдуму РФ внесен законопроект с поправками к ФЗ "Об электронной подписи"

В Госдуму РФ внесен законопроект № 502497-6 с поправками в Федеральный закон «Об электронной подписи» (далее - Закон) в части повышения эффективности электронного документооборота при информационном взаимодействии налогоплательщиков с налоговыми органами.

Сведения о владельцах КЭП занесут в ЕСИА

Весной 2014 года Президент России В. Путин подписал Закон, который внес изменения в 19 нормативных актов. Одним из важных нововведений является то, что при получении квалифицированной электронной подписи (КЭП), сведения об ее получателе будут заноситься в Единую систему идентификации и аутентификации (ЕСИА). ЕСИА – это база данных граждан, которые зарегистрированы на Едином портале госуслуг.

Подписан Федеральный закон об упрощении налогового учета

20 апреля 2014 года Президент России В. В. Путин подписал Федеральный закон № 81, который внес изменения в Налоговый кодекс РФ. Поправки направлены на сближение бухгалтерского и налогового учетов. Важным изменением является то, что плательщики НДС освобождаются от обязанности вести журнал полученных и выставленных счетов-фактур. Также появилась возможность подписывать счета-фактуры лицом, уполномоченным доверенностью от имени индивидуального предпринимателя.

В Госдуму внесен законопроект о налоговом консультировании

В июне в Госдуму РФ был внесен проект закона о налоговом консультировании. В соответствии с проектом налоговое консультирование включает в себя консультирование по вопросам применения налогового законодательства.

Декларации по НДС

Дата представления декларации по НДС будет изменена

Изменения направлены на сокращение документооборота между контрагентами, а также на улучшение финансового положения налогоплательщиков за счет ускорения вычетов НДС.

За представление декларации на бумаге штраф 200 рублей

Специалисты налоговой службы сообщили, что за представление бумажной декларации по НДС вместо электронной инспекторы вправе наложить штраф по статье 119.1 Налогового кодекса РФ в размере 200 рублей.

ФНС напоминает о том, кто вправе представить декларацию по НДС на бумаге

Специалисты налоговой службы в письме от 04.04.2014 N ГД-4-3/6132@ напомнили, что за первый квартал 2014 года декларации по НДС необходимо представить в электронной форме по установленному формату. Представить декларацию на бумаге имеют право только налоговые агенты, не являющиеся налогоплательщиками НДС, а также освобожденные от исполнения обязанностей налогоплательщика НДС, связанных с исчислением и уплатой налога, согласно статьям 145 и 145.1 Налогового кодекса.

Счета-фактуры

Срок выставления счета-фактуры будет увеличен

В мае в Государственную Думу России был направлен законопроект N 522135-6 «О внесении изменений в главу 21 части второй Налогового кодекса РФ». Поправки нацелены на совершенствование администрирования налога на добавленную стоимость.

О выставлении счета-фактуры физическим лицам

В письме от 01.04.2014 N 03-07-09/14382 специалисты Минфина России сообщили, что продавец вправе не выставлять счет-фактуру физическому лицу, если тот приобрел товар (услугу) за наличный расчет.

ФНС

Новый сервис от ФНС России

На официальном сайте налоговой службы появился новый сервис под названием «Информационные стенды». Сервис позволяет получать информацию, которую размещают территориальные налоговые органы на своих информационных стендах, в режиме онлайн.

Налоговый орган вправе направить бумажное требование на представление документов при ЭДО

В письме от 17.02.2014 г. N ЕД-4-2/2553 специалисты ФНС России разъясняли свою позицию по вопросу направления требования и порядка представления документов по требованию в электронном виде.

ФНС РФ напоминает о досудебном обжаловании налоговых споров

ФНС России на своем сайте напомнила налогоплательщикам, что согласно Федеральному закону от 02.07.2013 N 153 все налоговые споры подлежат обязательному досудебному урегулированию в вышестоящем налоговом органе.

Больше новостей законодательства по этим темам вы можете прочитать на Synerdocs.ru.

Клиенты часто обращаются с просьбой помочь в решении их задач, в первую очередь, таких как повышение прозрачности, контроля и управляемости совместной работы за счет автоматизации. При этом часто по-разному называется то, что нужно сделать прозрачным и управляемым – задачи, проекты, процессы, документооборот и др. В этой статье я попробую показать отличия между этим видами совместной деятельности, и рассказать какие продукты автоматизации больше подходят для каждого из них. Надеюсь, станет понятнее, что и как автоматизировать, и как лучше ориентироваться на рынке решений для автоматизации совместной работы. А также как клиентам и компаниям, предлагающим свои услуги автоматизации операционной и проектной деятельности, лучше понимать друг друга.

Внутреннюю деятельность любой организации можно разделить на 2 больших вида: операционная и проектная. Операционная деятельность направлена на поддержку работы организации на заданном уровне. Часть организаций занимается операционной деятельностью как внешней, т.е. это их бизнес – оказывать услуги по ведению операционной деятельности другим организациям – аутсорсинг бухучета, ИТ-поддержки, подбора персонала и т.д. Проектная деятельность направлена на изменения в компании – оптимизацию операционной деятельности, создание новых направлений/филиалов/продуктов и т.д. Также как и операционная, проектная деятельность у организации может быть её бизнесом – внедрение ИТ-систем, консалтинг, строительство и т.д.

Сотрудники, участвующие в этих видах деятельности, работают совместно для достижения запланированных результатов. Эффективная организация совместной работы позволяет существенно снизить затраты, повысить лояльность внутренних и внешних клиентов за счет постоянного качества, предсказуемости результатов и прозрачности оказываемых услуг, а в итоге прибыль и капитализацию компании.

Чтобы эффективнее управлять совместной работой, стоит разобраться, что это такое, из чего она состоит. Здесь я рассмотрю не предметную область совместной работы – она уникальна в каждом случае, – а посмотрю в разрезе видов работы, видов деятельности. Из этих видов, как из кубиков, можно составить именно Ваше решение для совместной работы.

Самая простейшая составляющая в деятельности – это задача. У задачи как минимум есть такие свойства, как срок исполнения, исполнитель, дата создания, создатель.

Задачи существуют как отдельно – и тогда их еще можно назвать поручениями, так и в рамках проектной и операционной деятельности. Можно сказать, это базовый элемент совместной деятельности.

Отдельные задачи (поручения) есть в любой организации, и в транснациональных корпорациях, и в микро-компаниях. Они ставятся руководством и коллегами друг другу, партнерам, подрядчикам, внештатникам. Ставятся по почте, телефону, на встречах, в чатах. Ставятся и…забываются. Как постановщиком, так и исполнителем – теряется сама задача, или её суть, или срок, или детали, или все вместе. В итоге людям приходится тратить много усилий, чтобы найти информацию. Цель автоматизации – поставил задачу и забыл, но она при этом не потерялась, а более того, вся связанная информация хранится в ней: краткая суть: название, описание, срок, исполнитель, история изменений, обсуждения (а не разбросаны по почтовым ящикам), файлы, статус, дата завершения, результат. Задачи могут быть связаны с клиентом, проектом, совещанием и др.

Задачи могут разбиваться на подзадачи, когда необходимо делегировать все или часть полномочий. Кроме исполнителя и постановщика у задач могут быть наблюдатели – эксперты в вопросе, сотрудники, заинтересованные в результате, или те, кто должен быть в курсе изменений по задаче.

К специализированным решениям для управления задачами можно отнести Megaplan, Bitrix24, Papirus. Эти решения подходят для небольших компаний или как временное решение для отделов крупных компаний, до внедрения корпоративных систем управления совместной работой. Они удобны тем, что включают множество функций, необходимых небольшим компаниям – и оформление первичной документации, и мини-CRM, позволяя им сэкономить на приобретении специализированных решений; не требуют сложной настройки, и поэтому в них не заложено достаточной гибкости – это коробочные продукты. У средних и крупных компаний, а также некоторых небольших компаний, больше специфических требований, которые не могут быть удовлетворены коробочными продуктами.

Как особый подкласс задач можно выделить встречи: совещания, планерки, комитеты, собрания, вебинары, конференц-звонки. Особенность их в несколько другой терминологии (названии свойств) относительно обычной задачи:

●   Тема – название задачи;

●   Вопросы – описание задачи;

●   Участники – в терминах задачи это могут быть Наблюдатели;

●   Результаты/решения и  поручения(задачи) по итогам – фактически подзадачи;

●   Место встречи;

●   Время с…по… .

Процессы (бизнес-процессы, рабочие процессы, workflow) – повторяющаяся последовательность задач. Процессы могут ветвиться самым причудливым образом, иметь условные переходы. Для описания бизнес-процессов используют специальные нотации – методологии описания процессов. Цель объединения задач в процессы – повысить качество и скорость их исполнения, при этом минимизировав затраты. Классика – документооборот, кредитный конвейер, техническая поддержка, всевозможные заявки – отпуска, премии, командировки, закупки, оплаты, оформление пропусков, парковки, гарантийный ремонт, доступы, материальные ценности и многое другое. Для контроля и достижения целей используют различные ключевые показатели (KPI) – время обработки на каждом этапе (выполнения задачи).

Документооборот – это подкласс бизнес-процессов, выделенный в отдельный вид, поскольку имеет свою специфику в автоматизации – обработку большого количества однообразных электронных и бумажных документов и, как следствие, наличие функций ЭЦП, штрих/QR-кодирование, встроенное или интегрированное сканирование для автоматизации массовых операций.

В чем отличие от проектов (см.ниже):

●   постоянные участники(команда);

●   постоянная последовательность задач и отсутствие менеджера проектов;

●   постоянный повторяющийся результат.

Специализированные решения – Comindware Tracker, IBM BPM, Oracle BPM, BonitaSoft, ProcessMaker, BizAgi, ELMA, K2, Nintex.

Проекты – уникальный набор последовательных и параллельных задач, ограниченный конечной целью, датой, бюджетом, требованиями и ресурсами. Задачи в проектах, помимо описанных выше свойств у отдельных задач, чаще всего содержат время (в часах, днях, неделях) их выполнения с датой начала и датой окончания, а не просто конечную дату. Поэтому для визуализации задач проекта в календаре применяют Диаграмму Ганта. Характерные отличительные особенности проектной деятельности от описанного выше управления с помощью задач и процессов следующие:

●   наличие или необходимость менеджера(ов) проекта(ов);

●   уникальная команда;

●   конкуренция за время участников команды в проектах;

●   уникальная цель.

Примеры проектной деятельности – реорганизация  компании, строительство коттеджа, внедрение CRM, создание нового продукта, услуги, товара и т.д.

Специализированные решения управления проектами – Comindware Project, Primavera, MS Project, Wrike. Такие решение стоит применять, если компания занимается проектной деятельностью – проектные институты, ИТ-интеграторы, консалтинговые компании, медиа-компании. Либо если внутри компании постоянно происходят изменения, в которые вовлечены десятки людей. Тогда в компаниях появляются проектные подразделения, часто их называют «проектные офисы». Их основная функция – профессиональное управление проектами в любой области, которая необходима в компании. Проектные офисы вооружаются специальными знаниями – методологиями и подходами к управлению проектами, которые помогают поддерживать приемлемый для предприятия уровень качества проектов. Некоторые самые известные методологии и подходы, применяемы в РФ – PMBoK, Prince2, Agile (Scrum). В любом случае необходимость управлять проектами возникает, когда для участия в проектах привлекаются дефицитные дорогие специалисты и ресурсы – программисты, эксперты, дизайнеры, артисты и т.д., либо, когда самих проектов, участников проектов и ресурсов много – десятки, сотни и тысячи.

Многие продукты автоматизации кроме узко-специального функционала предоставляют еще дополнительные возможности, например, управление задачами расширяется до управления проектами. Такие системы чаще всего непрофессионально решают дополнительные задачи, но позволяют клиентам какое-то время использовать эти функции без приобретения отдельных профессиональных продуктов.

Конечно, каждая ситуация уникальна, но надеюсь данная классификация поможет лучше понимать что Вам необходимо для повышения эффективности и управляемости совместной работы сотрудников.

Удачных внедрений!