Интересную трансформацию проходит традиционный workflow…

История вопроса
Многие, если не сказать все, «первые» СЭД не имели «редактора» workflow как такового. Сначала появился «стандартный список согласующих», потом уж графический редактор. Причина проста – был спрос на «бизнес-процессы», и BPM, как представляется, хорошо «пристегивался» к СЭД.

Если помните, некоторые строили весь свой маркетинг на конструкции – «мы есть делопроизводство + workflow». Посмотрите архивы Docflow, например, за 2006 год – примерно в 50% названий докладов встречается словосочетание «бизнес-процесс».

Кстати тогда термин workflow и «редактор схем» как-то объединились в умах. И если сейчас клиенту сказать «наш workflow», то он представит себе именно редактор графа, а не тип ПО или «поток работ» как управленческую концепцию.

Апогея эта история достигла в попытках интеграции с CASE-инструментами, например, ARIS или Business Studio. Идея то светлая – бизнес-аналитик проектирует процесс, а потом раз – и все работает. Ну и еще данные статистики обратно отдает.

Текущий день
Часто ли вы сейчас слышите про workflow в СЭД? Не часто... На недавнем Docflow словосочетание «бизнес-процесс» в названии докладов встречается лишь один раз! Может просто это так банально, у всех есть – чего об этом говорить? Может и так... Но есть еще одна причина – очень часто он не востребован.

Есть мнение, что на «делопроизводство» и «договора» приходится порядка 75% выручки вендоров и интеграторов. Посмотрим, нужен ли там workflow?

В делопроизводстве мы имеем несколько задач: рассмотрение входящего документа (1-4 участника), исполнение резолюций (вообще не процесс, а рекурсивная функция) и еще по мелочи. Редактор и мощный workflow-движок как бы и не нужен.

Но в договорах то точно нужен, скажете обыватель. Увы... В классическом виде и там не особо надо. Процесс согласования договоров, в подавляющем числе случаев, описывается матрицей, где измерениями является «вид договора», «юр. лицо. инициатор», может быть еще сумма контракта. И вот для каждой комбинации указывается список согласующих, утверждающий и т.д. В итоге консультанты используют редактор workflow весьма своеобразно, скорее не как редактор графического языка бизнес-процессов, а как визуальный конструктор алгоритма.

Утверждать, что wokrflow совсем бесполезен нельзя, но стало понятно, что его роль была переоценена и раздута маркетингом. В применении к СЭД, конечно.

Что грядет?
Примечательной новой вехой для меня стало появление инструментария, который позволяет описать согласование без графического отображения бизнес-процесса. Все тем же старым способом – просто списком согласующих объединенных в этапы. Сейчас в виде готового продукта, который активно продвигается, я это вижу у одного вендора, но у других подобные решения повсеместно применяются на проектах. Просто это проще, быстрее и гибче.

Такие дела. Увы.

[Репост]

Выставка DOCFLOW 2014 уже прошла, но вопросы, которые обсуждались, еще долго будут у всех на слуху. Редакция ECM-Journal побеседовала на тему актуальных направлений развития рынка с представителями ведущих компаний-поставщиков ECM-решений в России.

Вадим Ипатов, заместитель генерального директора компании «ИнтерТраст» по развитию бизнеса

Сегодня очень многие говорят о том, что те основные идеи и инструменты, которые годами разрабатывались в рамках систем управления контентом и систем управления документами, фактически, достигли некоторого предела своего развития. Требуется, в первую очередь, переиспользовать готовые наработанные подходы, методы и инструменты в интересах бизнеса. Процесс документирования происходит параллельно с бизнес-процессами. Основная тенденция, основной тренд – адаптивный кейс-менеджмент, который позволяет объединить коммуницирующих друг с другом сотрудников в рамках процессов, документы, которые появляются в ходе работы.  Необходимы инструменты, позволяющие быстро находить, создавать, редактировать документы, делиться ими – это позволит достичь бизнес-результата. Кроме того, те «следы», что остаются в процессе работы: выполненные задания, созданные документы, привлекаемые эксперты, – все это служит основой для наработки лучших практик, анализа деятельности организации, накопления опыта решения бизнес-задач.

Среди тенденций развития области стоит выделить социальные коммуникации, которые позволяют организовывать горизонтальное взаимодействие сотрудников в рамках их собственной бизнес-деятельности и сохранять «следы» взаимодействий в системе документооборота теми средствами и способами, с применением тех политик, что специфичны для данной организации. 

Василий Бабинцев, директор по маркетингу компании DIRECTUM

За последние годы стало заметно, что многие компании перешли в осознание понятия «управление информацией и контентом», и сейчас уходят от классического делопроизводства к задачам управления контентом в целом. Это такие задачи бизнеса, как работа с договорными и финансовыми документами, согласование счетов, межкорпоративное взаимодействие, управление большими данными.

Часть технологий перешли из состояния маркетингового шума в практическое применение, о них уже не принято много говорить – надо работать. Например, межкорпоративный обмен – перспективное направление, но об этом много не говорят, здесь уже работают. Так же и от обсуждения процессов Enterprise 2.0 и социализации переходят к конкретной реализации, например, решения по геймификации (игрофикации) и вовлечению.

Владимир Баласанян, председатель совета директоров компании «ЭОС»

Ранее документы в большинстве своем выпускались в бумажном виде. Что это означает? Мы распечатывали наши электронные документы, пересылали, сканировали и превращали вновь в электронный вид. Переход к полноценному электронному документообороту является огромным стимулом для развития информационных систем.

В ближайшее время должны и будут решаться две проблемы: выпуск юридически значимых электронных документов и их архивное хранение. На мой взгляд, это те проблемы, которые будут решены в скором времени и которые откроют «второе дыхание» рынку электронного документооборота.

Александр Родионов, директор департамента систем управления документами компании ЛАНИТ

Главным игроком рынка информационных технологий и систем электронного документооборота, в частности, в России является государство. Если говорить о реальном направлении развития, то в первую очередь это реализация инициатив государства. А именно: сплошное покрытие федеральных органов исполнительной власти системами электронного документооборота, внедрение средств электронной подписи для придания юридической значимости, объединение разрозненных систем электронного документооборота в органах власти в единую систему.

Среди остальных тенденций, о них уже много говорилось, имеют место мобильные устройства, внедрение социальных элементов и упрощение. Отмечу, это те тенденции, которые идут от поставщиков. Главный посыл дает рынок.

В продолжение темы круглого стола «Управление электронными документами и информацией. Передовое образование» мы публикуем тезисы выступления Галины Александровны Серовой – профессора, кандидата технических наук, старшего научного сотрудника кафедры автоматизированных систем Историко-архивного института Российского государственного гуманитарного университета (РГГУ).

Каково сейчас состояние вузовского образования по управлению электронным контентом? Какие методы и программы преподавания основ ЭД используются? Как стимулировать вузы обмениваться опытом?

Как отмечается  в Государственной программе РФ «Информационное общество (2011-2020 годы)» ( см.п.1, стр. 10): «Сегодня  обучение в вузах  осуществляется, в основном, по старым методикам. В результате,  из высших учебных заведений страны зачастую выходят специалисты, не владеющие современными информационными технологиями…». Незнание базовых навыков и непонимание возможности использования современных информационных технологий  будет, естественно, препятствовать развитию в России информационного общества. Для преодоления этого препятствия Федеральные государственные образовательные стандарты среднего и высшего профессионального образования третьего поколения  кардинальным образом изменили ориентиры отечественной системы образования. Была поставлена задача внедрение современной компьютерной техники и средств передачи  информации, что, в свою очередь приведет к новому качественному процессу организации учебного процесса.

Высшее образование — это процессы и деятельность вуза, направленные на подготовку специалистов в той или иной области на основе передачи обучающимся определенной совокупности знаний (теоретических, практических) для реализации профессиональной деятельности. Перед высшем образованием ставятся определенные цели, оно должно соответствовать установленным стандартам и нормам и необходимыми качественным условиями (образовательные программы, материально-техническое обеспечение, кадры  и т.д.). То есть качество образования складывается из качества условий, качества процесса, что это приводит и к качеству результатов.

Российский государственный гуманитарный университет (РГГУ) – ведущий вуз  в стране, который  отвечает за  подготовку специалистов в области документоведения – использует как, традиционные методы обучения (лекции, семинары и самостоятельное обучение), так и современные методы обучения, использующие информационные технологий и компьютерные средства (системы мультимедиа с разнообразной аудиовизуальной информации (видеофильма, текста, звука, графики, анимации, слайдов, осуществляется проверка знаний через компьютерное тестирование).

В настоящее время РГГУ имеет договорные отношения  с ведущими компаниями  по разработке  систем ЭД, которые на безвозмездной основе  устанавливают версии  своих разработок (ЭОС, DIRECTUM, АиТ и др.). Поэтому студенты имеют возможность увидеть системы, но для более глубокого изучения этих систем необходима помощь компаний. В чем она может выражаться: например, приглашать студентов  для прохождения практики или организовывать для студентов занятия-семинары в своих учебных центрах (как, например, организовала компания КонсультантПлюс).

Если говорить об обмене опытом, то нужно сказать, что мы и сейчас обменивается опытом со своими коллегами: это стажировки преподавателей, приезжающих на кафедру, участие в  учебно-методическом объединении (УМО). Стимулировать вузы обмениваться опытом возможно можно за счет выделения в смете расходов средств для организации этого вида деятельности. Можно рассмотреть еще один вариант – использование нового раздела в газете (журнале, сайте), в котором  описывать новые подходы, идеи  и т.д.

В чем вы видите основные проблемы развития вузовского образования?

Две области, на которые сегодня надо обратить внимание — это постоянное повышение квалификации  профессорско-преподавательского состава и способы активного вовлечения студентов в процессе обучения.

Преподаватели вуза   разрабатывает полную документацию  (программы, пособия и т.д.)  по курсам (что само по себе является  важной и трудоемкой задачей), эта документация должна постоянно обновляться. Для обновления программ в постоянно изменяющейся области как информационные технологии и управление контентом, требуются специалисты высокого уровня, которые могут участвовать в процессе повышения квалификации, такие специалисты могут формироваться из числа высококвалифицированных сотрудников вуза. Содержание занятий по повышению квалификации профессорско-преподавательского состава должны включать вопросы по новым методам преподавания, подходам  по составлению учебных программ,  о принципах обеспечения качества обучения и т.д.

Считаю что необходимо повышать статус Совета учебно-методических объединений вузов по образованию (УМО). Привлечь УМО к разработке проектов федеральных государственных образовательных программ и примерных учебных планов, разработке  предложений по  структуре   и содержанию  образовательных программ.

Теперь коснемся проблемы вовлечения студентов – студенты не имеют практических навыков. Какой есть выход?

В настоящее время  организации в большинстве своем не принимают студентов на практику и это конечно влияет на качество обучения. Какой может быть выход

1. Привлекать организации и заключать  договора  с ними для организации  проведения практики для студентов;

2. Организовывать практику в рамках института (вуза). Например, проводить обработку документов для ввода в автоматизированную систему.

Сегодня уже затрагивали вопросы соблюдения требования качественных условий обучения. У вузов, особенно гуманитарных, часто существуют технические проблемы по сопровождению программных продуктов, которые используются как учебные стенды. Какие есть выходы?

Использовать облачные технологии. Использование облака позволяет экономить на приобретении, поддержки, модернизации программного обеспечения и оборудования. Удаленный доступ к данным в облаке позволяет работать пользователю из любого места, где есть доступ в Интернет и браузер. Доступность – достоинство облачных технологий. Просто заходишь на сервис и пользуешься его услугой. Все это, несомненно, большие преимущества для вузов.

Как сделать процесс обучения интересным?

Современные студенты очень изменились... они оснащены планшетами, смартфонами, им сейчас интересно  работать и обучаться с использованием  современных информационных технологий.

Надо вовлекать студентов в процесс обучения, используя привычные им технологии и методы групповой работы, который позволяют студентам ощущать себя частью коллектива.

Как пример использования технологий в системе образования  можно назвать электронные  дневники и журналы, личные кабинеты для преподавателей и студентов, тестирование,  лабораторные комплексы, электронные библиотеки и другое. Это также тематические форумы, где можно обмениваться информацией, это и  поиск информации.

Как известно, технология обучения – это способ реализации содержания обучения, предусмотренного учебными программами. Основные методические  инновации в процессе обучения связаны  сегодня с применением интерактивного метода обучения. Интерактивный метод означает «взаимодействовать, находиться в режиме беседы, диалога». Суть  интерактивного обучения состоит в том, чтобы в учебный процесс были включены все студенты.

В статье журнала «Делопроизводство» №2, я рассказываю о построении правильного процесса обучения,  взаимодействия между преподавателем и студентом, в результате которого происходит передача информации, оценка усвоения знаний, консультирование, обсуждение. В моем примере это происходит с использованием облачного файл-хостинга и сервиса OneDrive. С помощью OneDrive можно получать доступ к любым файлам с устройств, которыми преподаватель и студенты пользуются постоянно.

Кроме того, студенты сегодня хотят обучаться на основе междисциплинарного подхода, изучать блоки и модули, не входящие в программу факультетов, для своего личного развития. Это можно и нужно учитывать, предлагая им такую практическую дисциплину как «Основы электронного документооборота» на факультативное обучение.

Что нового

Рассуждая в общем и беспредметно, вспоминаешь, что новые решения появляются на растущем или трансформирующемся рынке. Что-то фундаментально меняется, появляется спрос, который рождает предложение.

В 90-е компьютеры стали доступны для бизнеса, а бумага никуда не исчезла. Этот факт породил спрос на СЭД, а спрос породил предложение.

Смотрю на текущие версии лидеров рынка СЭД и с любопытством сравниваю их с версиями из первой половины 2000-х. В голове есть числа – более 10 лет, сотни тысяч часов разработки... Но что появилось нового с точки зрения функций? Хм...

 Что-то появлялось в рамках СЭД/ECM и угасало, не найдя спроса. Некоторые крупные игроки «щупали» западный рынок и тоже как-то без прорыва…

Да еще и кризис подошел, бюджеты не растут, тут уж не до игр.

Условные направления развития

Вендоры в целом и отдельные группы внутри вендоров стали четче позиционироваться по тому, как жить дальше, в каком направлении двигаться. Таких направлений не так много, но они пересекаются.

Направление 1. Надо зарабатывать.

В последнее время речь часто заходит об электронной подписи (ЭП) в облаке. В основном, эту тему обсуждают IT-специалисты. Однако с развитием сервисов электронного документооборота (ЭДО), в тему облачной ЭП стали втягиваться и специалисты-предметники – бухгалтеры, секретари, аудиторы и другие.

Поясню, облачная электронная подпись подразумевает, что ваш закрытый ключ ЭП хранится на сервере удостоверяющего центра, и подписание документов происходит там же. Сопровождается это заключением соответствующих договоров и доверенностей, а фактическое подтверждение личности подписанта происходит, как правило, с использованием авторизации по SMS.

Необходимость использования облачной ЭП бухгалтером зависит от того, в каком режиме он работает. Если вы часто находитесь вне офиса или, например, работаете в компании, которая оказывает услуги по бухучету (аутсорсинг бухгалтерии), то облачная ЭП поможет вам подписывать документы из любого места. При этом не понадобится устанавливать никакого дополнительного программного обеспечения. Однако, несмотря на простоту использования, не все компании готовы использовать эту возможность.

Чтобы вы смогли сами выбрать, нужна вам облачная электронная подпись или нет, рассмотрим все «за» и «против» её использования. А также подумаем, кому может действительно пригодиться такая подпись. Кстати, в данной статье мы будем говорить только об усиленной квалифицированной электронной подписи (далее – УКЭП).

За

Облачная электронная подпись дешевле обычной. В основном это связано с тем, что вам не нужно приобретать средство криптографической защиты информации (СКЗИ) и токен (флэшка с сертификатом). Как правило, с учетом их приобретения, цена на сертификат взлетает в 2-2.5 раза.

Удобство и простота использования. Для работы с облачной электронной подписью не нужно устанавливать как сам сертификат электронной подписи, так и специальные средства для работы с ней. Это значит, что вы не будете тратить время на то, чтобы разобраться, как всё это работает.

Мобильность. На данный момент распространенных и бесплатных решений для использования не облачной электронной подписи на мобильных устройствах ещё нет. В этом плане огромным плюсом облачной электронной подписи является то, что работать с ней можно с любого компьютера, планшета, смартфона, где есть интернет.

Против

Физически документ подписываете не вы. Нужно понимать, что в случае облачной электронной подписи закрытая часть ключа, которая является конфиденциальной и должна принадлежать только вам, будет находиться на сервере удостоверяющего центра. Конечно, это будет оформлено документально, а сами серверы надежно защищены. Но здесь всё зависит от требований компании к безопасности и от политики, связанной с подписанием документов. Если вам важно, чтобы документы подписывали сами владельцы закрытых ключей, то облачная электронная подпись вам не подойдет. В данной ситуации только вам решать, насколько вы доверяете УЦ и серверам, на которых хранятся закрытые ключи.

Вы можете использовать облачную ЭП только в тех сервисах, с которыми есть интеграция программного обеспечения удостоверяющего центра. Это тоже связано с тем, что в случае облачной ЭП закрытый ключ хранится на сервере УЦ. Для того, чтобы нужный вам сервис мог использовать такой закрытый ключ ЭП для подписания, ему нужно уметь отправлять запрос на формирование электронной подписи на сервер УЦ. Понятно, что на данный момент сервисов много, и все они не смогут предусмотреть интеграцию с программным обеспечением УЦ. Получается, что облачную ЭП вам придется использовать только с определенными сервисами. Для работы с другими сервисами придется покупать другой сертификат ЭП, и нет гарантий, что эти сервисы будут поддерживать какую-либо облачную электронную подпись.

И что же?

Облачная электронная подпись – это удобный, мобильный и простой инструмент, но не самый гибкий. А с точки зрения надежности, возможно, хранить закрытый ключ на защищенном сервере будет лучше, чем на токене в ящике стола.

Кому же действительно нужна электронная подпись? В первую очередь, тем, кто часто работает не из своего кабинета в офисе. Например, юристы и аудиторы, которые часто выезжают к клиентам. Или руководители и директоры, которым важно подписывать документы в любом месте. Для них облачная электронная подпись станет незаменимым помощником в работе.

Также, очень много зависит от политики компании. Если организация двигается в сторону облачных технологий, например, в части хранения документов, использования сервисов для внутреннего и внешнего документооборота, то и электронные подписи, скорее всего, тоже будут облачными. В остальном, бухгалтерам, делопроизводителям и другим сотрудникам, которые обычно при работе не покидают свой кабинет, облачная электронная подпись не нужна. Им можно приобрести закрытый ключ ЭП и сертификат ЭП в обычном режиме, на носителе, который можно использовать в большинстве сервисов для обмена с контрагентами и государственными учреждениями.