На прошлой неделе состоялся DCOFLOW 2014, где темой одного из круглых столов был «Юридически-значимый документооборот», в котором я участвовал в качестве эксперта. Приведу вам основные  выводы данного круглого стола.

Очень важно, что именно формат круглого стола позволяет собрать представителей разных сторон и в открытой дискуссии высказаться, поспорить на глазах многих заказчиков. Спасибо площадке DOCFLOW за предоставленную возможность.

Вначале круглого стола завязалась небольшая дискуссия про терминологию (что такое «юридическая значимость», «юридическая сила» и т.п.) и про какой же документооборот пойдёт речь. В итоге, сошлись на том, что обсуждать будем документооборот по сделкам между организациями (договора, первичные бухгалтерские документы, счета-фактуры и др.), т.к. это основной документопоток между коммерческими организациями и в рамках круглого стола будем использовать компромиссное понятие «обмен электронными документами» (далее - ОЭД).

Целью круглого стола было определить (с точки зрения заказчика):

1.   Какие действия нужны для перехода на ОЭД по сделкам?

2.   С какими сложностями придётся столкнуться?

3.   Возможные решения и идеи.

Рассмотрим, к каким результатам мы пришли за отведённое время.

Какие действия нужны для перехода на ОЭД по сделкам?

По мнению экспертов и участников круглого стола необходимы следующие действия (в порядке убывания важности):

1.   Собрать рабочую группу, в которую должны войти представители различных подразделений компании. Без группы трудно сделать дальнейшие шаги и принять верные решения.

2.   Определить перечень документов для перевода в электронный вид:

2.1.  С точки зрения экономической эффективности.

2.2.  С точки зрения соответствия законодательству.

2.3.  С точки зрения бизнес смысла (бизнес-процессов).

3.   Изучить и выбрать технологии и решения (выбор оператора для ОЭД, интеграция с информационными системами заказчика, получение сертификата электронной подписи (далее – ЭП)).

4.   Провести анализ бизнес-процессов информационного взаимодействия между организациями (компания и её контрагенты) – с точки зрения заказчика это очень важно.

И другие необходимые действия (порядок важности не определяли):

●    Решить вопросы по обеспечению архивного хранения электронных документов (далее – ЭД).

●    Разработать внутренние регламенты, локальные нормативно-правовые акты по работе с ЭД.

●    Подготовить проекты соглашений об ОЭД с контрагентами (если это требуется).

●    Подготовить инструменты и системы для обработки ЭД в бизнес-процессах (доступ к ЭД, подписание ЭД, их оперативное хранение, поиск, маршрутизация и прочее).

С какими сложностями придётся столкнуться?

По мнению участников круглого стола сложности будут следующими (в порядке убывания важности):

1.   Отсутствие роуминга между операторами.

2.   Низкая мотивация контрагентов к подключению и началу обмена ЭД.

3.   Неготовность компании к изменению своих бизнес-процессов.

4.   Не определены требования по обработке и архивному хранению ЭД.

И другие сложности и вопросы (порядок важности не определяли):

●    Необходимость заниматься подготовкой данных к переводу в электронный вид в учётных и других системах.

●    Не достаточно определены требования к форматам ЭД и правила работы с ними.

●    Отсутствие судебной практики.

●    Срок действия сертификата ЭП 1 год. Как проверить ЭП через N лет? С помощью каких программно-технических средств доказать/проверить целостность и достоверность ЭД через N лет?

Возможные решения и идеи

По мнению экспертов и участников круглого стола, возможные решения сложностей могут быть следующие (в скобках мои комментарии):

1.   Сложность – отсутствие роуминга между операторами.

Решения и идеи:

●    Делать роуминг (операторы уже сейчас делают продуктивный  роуминг, есть пример продуктивного роуминга, и в этом году их станет больше).

●    Работать с несколькими операторами одновременно (компания для обмена ЭД с контрагентами подключается сразу к нескольким операторам).

●    Требовать от оператора роуминг! (Компания заказчик может обратиться к оператору со своей конкретной потребностью роуминга, многие операторы только этого и ждут).

●    Дождаться пока останутся 2-3 оператора, тогда они договорятся (но тогда может вырасти стоимость трафика, т.к. конкуренции станет меньше).

●    В ходе планирования выбирать операторов, исходя из возможностей оператора подключить  контрагентов вашей компании (но всё равно, найдётся какая-то доля ваших контрагентов, которые подключены к другому оператору, по сравнению с большинством ваших контрагентов).

●    Будущее за отраслевыми операторами? (Процесс постепенного фокусирования операторов на определённых отраслях идёт уже сейчас).

2.   Сложность - низкая мотивация контрагентов к подключению и началу обмена ЭД.

Решения и идеи:

●    Работать над мотивацией контрагентов в связке «заказчик-оператор» (т.е. совместными скоординированными действиями заказчика и оператора мотивировать контрагентов).

●    Должно стать модным.

●    Кнут – заставлять (есть компании заказчики, которые могут фактически заставить своих контрагентов перейти на ОЭД; сейчас это очень эффективно на практике).

●    Пряник (скидки, бонусы как со стороны операторов для абонентов, так и со стороны компании заказчика для своих контрагентов).

●    Удобство решений операторов (создание операторами таких продуктов, которыми намного удобнее пользоваться, по сравнению с бумажным документооборотом).

●    Лёгкость подключения к оператору.

3.   Сложность - не определены требования по обработке и архивному хранению ЭД. (В общем случае – какая-то область ОЭД сейчас не определена законодательно).

Решения и идеи:

●    Совершенствовать законодательную базу (активнее представителям операторов и заказчиков участвовать в различных рабочих группах по подготовке НПА, лоббировать свои интересы для принятия соответствующих НПА).

●    Работать по соглашению сторон (нормы и правила не определённые в законодательстве можно прописать в соглашении между абонентом и оператором или между контрагентами в 2-х сторонних соглашениях).

●    В 2014 году будет разработан НПА по хранению ЭД.

●    Ответственность несёт УЦ и/или оператор (ответственность, правила поддержки, обязательства сторон прописаны, например, в регламенте оператора и договоре оператора с абонентом).

Вопросы в ходе круглого стола были рассмотрены очень сжато и тезисно, время и формат требовали этого. Если вы хотите углубиться в тему, то рекомендую вам почитать соответствующие статьи на ecm-j и послушать запись свежего вебинара про ЭП.

Помочь в организации электронного документооборота сегодня готовы специалисты различных коммерческих компаний. Это и операторы ЭДО, и специализированные операторы связи, и EDI-провайдеры и т. д. Количество нормативных актов, регулирующих область электронного взаимодействия, растет день ото дня. Проанализировать все просто не хватает времени. Резко сменить привычный уклад жизни согласно новым требованиям может не каждый. Складывается ощущение, что ФНС ставит палки в колеса развития бизнеса налогоплательщиков НДС. А что, если взглянуть на это с другой стороны?!

Без резких движений

Начало 2014 года. Согласно изменениям, внесенным ст. 12 Федерального закона от 28.06.2013 N 134, все налогоплательщики НДС обязаны отчитаться за первый квартал 2014 года в электронном виде. Новость действительно неожиданная, если не знать некоторых «исторических подробностей».

Возможность представлять электронную отчетность в налоговую службу появилась у российских налогоплательщиков еще в 2000 году. Спустя 14 лет она стала обязательной. 14 лет – это много или мало, чтобы организовать работу по-новому? На мой взгляд, достаточно. За этот срок можно найти подходящего оператора и даже не один раз его сменить.

Напоминаем, одно из последних информационных писем ФНС от 04.04.2014 N ГД-4-3/6132@ разъясняет, кто имеет право представлять декларации на бумаге.

Теперь плавно проведем параллель с электронными счетами-фактурами. Возможность выставлять счета-фактуры по ТКС появилась весной 2012 года, когда Приказом ФНС от 05.03.2012 N ММВ-7-6/138@ были утверждены соответствующие форматы. Прошло 2 года. Признайтесь, вы уже попробовали работать с электронными счетами-фактурами? Кто знает, спустя сколько лет на этот раз, возможность станет обязанностью?!

Не теряйте время зря, пробуйте, выбирайте, находите плюсы и работайте с удовольствием. Надо отметить, что в нашей стране нововведения, касающиеся электронного взаимодействия, не бывают спонтанными и неожиданными – и это хорошо.

Забудьте про штрафы

Не секрет, что российское законодательство не предусматривает штрафных санкций за ошибки при работе с электронной первичкой. А вот наказания за ошибки в бумаге только ужесточаются.

Работая с бумагой, есть все шансы потерять многие часы на ксерокопировании документов, например, во время проведения камеральной проверки, и увеличить в разы расходы своей компании. Согласно п. 3 ст. 93 части первой Налогового кодекса РФ истребованные документы необходимо представить в течение 10 дней со дня получения соответствующего требования. А на основании п. 1 ст. 126 части первой Налогового кодекса РФ непредставление в установленный срок истребованных документов влечет за собой взыскание штрафа в размере 200 рублей за каждый непредставленный документ. Количество документов, интересующих инспектора, может достигать сотни. Подготовить за 10 дней заверенные копии документов и составить описи, конечно, можно, но тратить на это драгоценное время, когда можно сделать все за несколько часов – роскошь в наши дни.

Напоминаем, порядок истребования электронных документов утвержден Приказом ФНС РФ от 17.02.2011 N ММВ-7-2/168@. Представление документов осуществляется в установленных ФНС форматах согласно Приказу ФНС РФ от 29.06.2012 N ММВ-7-6/465@. Если инспектор по каким-то причинам не может просмотреть ваши электронные документы, тогда вы имеете право представить их на бумаге, даже, если уже не укладываетесь в установленный срок. И снова плюс в нашу пользу.

Прислушивайтесь к рекомендациям

В нашей с вами совместной работе по автоматизации обмена счетами-фактурами важно не воспринимать изменения законодательства в штыки, а прислушиваться и правильно использовать в работе.

Например, для счетов-фактур формат .xml является обязательным, а вот для товарных накладных и актов выполненных работ – рекомендуемым. Конечно, можно придумать множество аргументов, что работать с накладной в xml неудобно. Но согласитесь, лучше сейчас приучить себя работать с форматами, которые рекомендует налоговая. Во-первых, это позволит вам беспрепятственно представлять ваши документы во время проверок, во-вторых, если формат перейдет в раздел обязательных, вы будете готовы к этому. Можно еще придумать и в-третьих, и в четвертых, но обойдемся пока самым очевидным.

Напоминаем, рекомендуемый формат xml для накладных и актов утвержден Приказом ФНС РФ от 21.02.2012 N ММВ-7-6/172@.

Получайте дополнительные возможности

В борьбе с компаниями-однодневками вам опять поможет ФНС России и ее доверенные операторы ЭДО. Обращаем внимание, список операторов ЭДО, включенных в Сеть доверия ФНС можно найти на официальном сайте службы.

Существует несколько способов проверки контрагентов. Один из самых распространенных – с помощью сервиса на сайте ФНС. Один из новых – проверить работает ли ваш контрагент с оператором документооборота. Подключаясь к оператору, компания явно говорит, что у нее серьезные намерения. Фирмы-однодневки с малой долей вероятности станут тратить время и силы на организацию электронного документооборота, регистрироваться в сервисах обмена. И этим можно смело пользоваться. Чтобы узнать, например, является ли ваш контрагент абонентом сервиса Synerdocs, вам достаточно на адрес электронной почты support@synerdocs.ru направить список, интересующих вас компаний. Специалисты технической поддержки незамедлительно сообщат вам, кто из них уже работает через Synerdocs.

Узнавайте у ваших операторов, что еще они могут вам предложить, кроме услуг передачи документов.

Еще больше общения!

Общаясь с оператором ЭДО, услугами которого вы пользуетесь, не забывайте поддерживать разговор и с налоговой. Сегодня ФНС благосклонно относится к компаниям, которые переходят на работу с электронными документами. Рассылает разъяснительные письма, отвечает на запросы, консультирует. Так, например, специалисты службы активно призывают к совместной разработке новых документов, которые впоследствии могут стать электронными. Это далеко не единственный случай, когда ФНС выносила вопрос на обсуждение с налогоплательщиками.

Если у вас есть вопросы по сдаче электронной отчетности, есть сомнения, что инспектор не увидит ваш электронный документ – звоните, обращайтесь, спрашивайте. Налоговая служба так же, как и мы с вами, заинтересована в развитии электронного документооборота.

***

И как говорится в известной поговорке «Не умеешь - научим. Не хочешь – заставим», давайте учиться вместе и сейчас, чтобы однажды, спустя десять, а то и меньше лет, нас не заставили.

Будьте участником событий, а не их наблюдателем!