Отправляет email-рассылки с помощью сервиса Sendsay

Всё о документообороте

Рассылка закрыта

Вы можете найти рассылки сходной тематики в Каталоге рассылок.

←   Март 2014   →
 1
 2
 3
 4
 5
 6
06.03.2014
16:02:21
18:31:42
 7
 8
 9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
19.03.2014
10:31:28
16:02:00
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
Автор
Mikou

Статистика

750 подписчиков
+1 за неделю
←   Все выпуски   →

Запись блога "Виртуальные ассистенты" от Артём Обухов


Все о документообороте

Сайт рассылки
 



Запись блога "Виртуальные ассистенты" от Артём Обухов
2014-03-31 17:39 Артём Обухов

Идея виртуальных ассистентов не является новой. Ещё в далеком 1997 году компания Microsoft выпустила свой очередной текстовый процессор Word 97, в котором появилась небезызвестная Скрепка.

С тех пор создано множество различных виртуальных помощников, особую популярность они нашли  среди мобильных платформ. Самыми видными решениями являются: Google Now для Android, Siri для iOS и грядущая Cortana для Windows Phone. Каждое решение представляет собой карманного советчика со встроенной вопросно-ответной системой, поддерживающей ввод на естественном языке. Помимо ответов на вопросы, например «как проехать до Кремля», ассистенты накапливают информацию о вас и ваших предпочтениях и в нужный момент могут выдать полезную подсказку, например, предложить забронировать билеты на ожидаемый вами фильм в ближайшем кинотеатре.

Интересно, можно ли найти реальные и полезные сценарии использования виртуальных ассистентов в ECM-системах? Современная СЭД хранит множество полезных знаний о пользователе (история работы с документами, сотрудниками, записями), а так же о бизнес процессах организации. Вся эта информация может быть применена умным помощником.

Ниже представлен перечень задач, для решения которых может быть применен виртуальный  ассистент:

1.Поиск сотрудника и связанных с ним документов. Например: «Покажи, с каким документами вчера работал », «Мне нужны все заявления сотрудника » или «Какие договоры я вчера не успел заключить?»

2.Всплывающие напоминания с возможными вариантами действий. Например: «Срок поручения (workitem) истекает через 10 минут. Сообщить инициатору о задержке выполнения?» или «У вас встреча с через 30 минут по адресу . С учетом пробок, вам нужно выехать через 10 минут. Проложить маршрут?».

3.Помощь в выполнении определенных типовых действий согласно процессам внутри организации. Например: «Оформи мне отгул на завтра», «Сообщи в службу поддержки: у меня сломалось кресло», «Где мне взять командировочный лист?»

4.Предоставление отчетов и статистической информации. Например: «Какие документы я чаще всего просматривал в этом месяце?», «Какие поручения мне нужно сегодня выполнить?» или «Покажи отчет по текущему выполнению плана ».

Определенно, виртуальный ассистент с подобными возможностями выглядел бы весьма привлекательно в ECM-системе. Но очевидно, что для его реализации потребуется серьёзная исследовательская работы, а так же множество часов разработки.  Как вы думаете, единственная ли это причина отсутствия таких решений на рынке современных СЭД?



Статья "Отсканированный документ хорош вовремя: как справиться с бумажной волокитой, заполняя налоговую декларацию" от Сабин Холочер
2014-03-31 17:49 Сабин Холочер

Близится конец налогового года: в это время, как правило, труднее всего приходится бухгалтерам и руководителям ИП. Согласно Федеральному закону от 28.06.2013 №134-Ф3, с 2014 года все плательщики НДС теперь переходят на сдачу деклараций в электронном виде. Но во время заполнения налоговой декларации вокруг нее возникают целые ворохи самых разнообразных бумаг: чеки, счета, билеты на поезд, инвойсы и квитанции.

Именно это становится «головной болью» бухгалтеров и часто побуждает людей отказываться от индивидуальной предпринимательской деятельности.

Считается, что заполнение «бумажек» — это одна из сложнейших задач повседневной деловой жизни. В последнее время мы привыкли решать любую проблему простым щелчком мыши или движением пальца по сенсорному экрану, поэтому работа с материальными документами превратилась для многих в непосильное испытание.

Однако на рынке существует целый ряд технологических решений, которые решают проблемы работы с бумажной документацией. Например:

·       Офисная техника: сканеры, факсы и др. Однако для многих из использование этой техники – давно не новинка. В отличие от следующего пункта.

·       Полезное ПО для сканирования. Оно способно перевести документ в цифровой формат и отправить его в виртуальное хранилище, из которого документ при необходимости можно будет быстро извлечь.

·       Полезное ПО для распознавания текстов. Отсканированный документ можно легко перевести из формата фотографии в формат текста – одним нажатием кнопки. Такие файлы будут поддерживать поиск.

·       Облачные технологии. Благодаря им вы сможете пользоваться этими документами с любого компьютера, даже не находясь в офисе.

027.jpg

Сканер ScanSnap iX500 от Fujitsu поражает легкостью управления «в одно нажатие» и интуитивно понятными, быстрыми рабочими процессами (Источник: PFU Imaging Solutions)

Использование этих технологий крайне важно для лиц, заполняющих налоговые декларации и предприятий в целом. А вам больше не придется кропотливо разбирать кипы квитанций, накопившихся за несколько недель!

Интересный факт: затруднения с документацией не только влекут за собой неудобства и стресс, но и понижают рентабельность бизнеса!

Экономичность цифровых систем хранения файлов рассматривается в исследовании, опубликованном Fujitsu совместно с AIIM (Ассоциацией управления информацией и изображениями) (http://www.aiim.org/) — «Сканируйте больше, печатайте меньше — большая выгода для малого предприятия» (http://www.fujitsu.com/downloads/COMP/fel/scanners/documents/whitepapers/scan-more-print-less-eng.pdf).

AIIM, глобальное сообщество экспертов в области информации, полагает, что на составление одного бумажного документа у небольшого предприятия в Великобритании уходит примерно 13 фунтов. Потеря или неправильное заполнение документов приводит к дальнейшему росту издержек — по подсчетам AIIM, каждый утерянный документ обходится предприятию в среднем в 80 фунтов. Ассоциация ARMA International (http://www.arma.org/), некоммерческое объединение экспертов в информационной сфере, в свою очередь, указывает на то, что среднестатистическое предприятие в Великобритании неправильно заполняет около 20% документов.

PFU_Steuererklaerung_2.jpg

Чеки, счета, билеты и квитанции: Fujitsu ScanSnap переводит документы в цифровой формат за считанные секунды. (Источник: PFU Imaging Solutions)

Таким образом, предприятие может терять огромные деньги из-за плохо организованного документооборота. А затраты на внедрение в компании технологий сканирования и обработки документов, напротив, окупаются очень быстро. Исследования, проведенные Fujitsu в области окупаемости технологий обработки изображений, показывают, что только один сканер способен помочь небольшому предприятию в Великобритании сэкономить до 1030 фунтов в год.

Сейчас, в конце налогового года, вложения в эффективную обработку печатных документов смогут повлиять на быстроту и качество сдачи декларации. А если вы будете применять эти технологии в течение всего календарного года, вы избавите себя от затрат и стресса во время заполнения следующей налоговой декларации.

Сабин Холочер — специалист по маркетингу в регионе EMEA и представитель компании PFU Imaging Solutions Europe Ltd.

Смотрите ролик о том, как сэкономить время при заполнении налоговой декларации: http://youtu.be/tZOHY4nTvtg (или на Facebook).

 
 



 
 
С пожеланиями успехов,
Михаил Кузьмин
  
В избранное