Отправляет email-рассылки с помощью сервиса Sendsay

Всё о документообороте

  Все выпуски  

Запись блога "Подсказки в workflow" от Артём Обухов


Все о документообороте

Сайт рассылки
 



Запись блога "Подсказки в workflow" от Артём Обухов
2014-03-24 16:10 Артём Обухов

Привнесение интеллектуальности в программное обеспечение является ключевым направлением в IT-индустрии, и ECM не исключение. Но нужна ли эта интеллектуальность в мире формальностей и предопределенных бизнес-процессов?

Какого рода интеллект необходим ECM-системе, и какие полезные «фишки» можно применить при работе с workflow?

От приложений, с которыми мы работает, мы ждем помощи, подсказок, которые бы облегчили рутинные действия или помогли бы принять решения. Яркий пример такого помощника - это планировщик в Microsoft Outlook. На основе занятости других сотрудников он формирует линейчатую диаграмму и помогает пользователю выбрать самое удобное время для собрания.

Ещё одним примером применения подсказок является функция Quick Steps всё в том же Outlook. Quick Steps позволяет одним кликом применить несколько действий к вашим почтовым сообщениям. Например, переложить их в определенную папку или перенаправить вашему менеджеру.

Попробуем сформировать схожие механизмы применимые к workflow в ECM-системах.

Примеры возможных подсказок:

1.На основе информации о высокой текущей загрузке сотрудника, посоветовать пользователю - выбрать другого исполнителя для своего поручения (назначения, задания –  workitem).

2.Напомнить пользователю о том, что рабочий день подходит к концу и нецелесообразно выставлять конечный срок для поручения текущим днем.

3.Выдавать пользователю напоминание о том, что он остался последним, кто не выполнил поручение.

4.Если инициатором поручения выставлен длительный срок, то предложить пользователю создать напоминание, чтобы не забыть о его наличии.

5.Во время ввода темы поручения предложить пользователю выбрать из ранее созданных, с автоматическим заполнением некоторых параметров, например, маршрута или срока.

6.Если пользователь работает удаленно, а для выполнения поручения требуется личное присутствие, то сообщить об этом.

7.На основе состояния жизненного цикла и типа электронного документа связанного с поручением, автоматически заполнить маршрут и выдать права на документ заинтересованным людям.

Но не стоит забывать и о трудностях, с которыми можно столкнуться на пути реализации подсказок в ECM:

1.Трудность реализации из-за объемности вычислений, отсутствия необходимых технологий или сведений. Например, нет инструментов объективной оценки загрузки сотрудника.

2.Некоторые, на первый взгляд, удачные пути применения подсказок могут оказаться не эффективными из-за отсутствия реального упрощения работы. Они будут лишь отвлекать, раздражать пользователя.

Если у вас есть примеры подсказок, которые были бы полезны в общем случае в workflow ECM-систем, предлагаю писать в комментариях. Нужны ли они? Достаточно ли у нас средств для их реализации? Предлагаю обсудить это в одном из следующих постов.


 



 
 
С пожеланиями успехов,
Михаил Кузьмин
 

В избранное