Отправляет email-рассылки с помощью сервиса Sendsay

Всё о документообороте

Рассылка закрыта

Вы можете найти рассылки сходной тематики в Каталоге рассылок.

←   Март 2014   →
 1
 2
 3
 4
 5
 6
06.03.2014
16:02:21
18:31:42
 7
 8
 9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
19.03.2014
10:31:28
16:02:00
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
Автор
Mikou

Статистика

750 подписчиков
+1 за неделю
←   Все выпуски   →

Intelligent Business Operations - новое воплощение BPM


Все о документообороте

Сайт рассылки
 



Intelligent Business Operations – новое воплощение BPM
2014-02-11 16:19

Комбинирование известных вещей часто дает новое качество, это один из основных приемов изобретательской деятельности. Что будет, если совместить BPM и аналитику?

Ответ, лежащий на поверхности — более продвинутая система отчетов, связь с KPI (о чем часто говорят, но редко делают), дашборды и аналитические панели для руководителей, чтобы они могли окинуть одним взглядом все процессы на вверенном им предприятии. Только это все анализ пост-фактум, когда что-то уже произошло. Конкретному исполнителю от такой аналитики ни жарко, ни холодно.

Есть еще один вариант совместного использования этих технологий — Process Mining или еще говорят Process Intelligence, когда средствами аналитической системы из логов разных бизнес-приложений, из статистики выполнения экземпляров процессов, вытаскивают информацию о реальных маршрутах, которую затем используют при моделировании «правильных» процессов. Это как сначала дать людям протоптать тропинки по газонам, а потом их заасфальтировать вместо того, чтобы придумывать абстрактную планировку. Хороший метод, но с одним минусом — это анализ вчерашней информации в интересах завтрашнего дня. В одних областях, где процессы постоянны, это работает. В других, где царит изменчивость и неопределенность — не очень.


IBO – аналитика внутри бизнес-процесса

Бизнесу сегодня нужна аналитика в реальном времени, это позволяет более гибко и динамично реагировать на требования рынка. Поэтому (как прогнозирует Gartner), аналитические инструменты и средства поддержки принятия решений будут встраиваться непосредственно в транзакционные и учетные системы. Это немедленно повлияет на стиль работы, потому что сотрудники смогут принимать решения быстрее и лучше в контексте конкретной ситуации и станут добиваться больших результатов.

Чтобы соответствовать тренду IBO, Intelligent Business Operations, системы управления бизнес-процессами, BPMS, должны будут трансформироваться в iBPMS – интеллектуальные BPMS. Речь идет не только о встраивании BI в BPM; разумеется, не обойтись без социальности и мобильности, эти технологии тоже нужны – чтобы дать бизнес-системам возможность реагировать на события внешней среды более гибко, разумно и адаптивно. (Уже практически по Дарвину.)

Например, поставщик питания на спортивном мероприятии (хоть на Олимпиаде), используя iBPMS может давать более интеллектуальную обратную связь болельщикам, основываясь на real-time анализе запасов провизии на одной торговой точке по сравнению с другой и оперативно перенаправлять посетителей туда, где очередь короче.


IBO и Big Data

Маркетологи своего не упустят: где бы ни сказали слово про аналитику, они тут же приплетут и Большие данные. Не вижу такой уж острой необходимости говорить именно о Big Data в данном контексте – повысить разумность ведения бизнеса можно и при помощи более простых аналитических инструментов. Просто нужные цифры должны быстро появляться в нужном месте.

IBO – это изменение модели доставки аналитики в бизнес-процесс, а не ее количества. Больше данных не всегда значит лучший анализ и принятие лучших решений. (Но там, где Big Data реально нужны — welcome!)

Основная цель IBO – не анализ сам по себе, а лучшее удовлетворение запросов клиентов. Грубо говоря, чтобы клиентов перестали посылать –


«Наша система так не может, извините»

Больше всего бесит клиентов ответ, что «наша система так не позволяет», когда клиент просит какую-то совсем простую вещь — немного изменить заказ, уточнить время доставки, оплатить разными платежными инструментами. Любое отклонение от жесткой схемы способно вызвать панику и паралич воли у обслуживающего персонала и даже у менеджеров. Все несуразности и неудобства бизнес-процесса в итоге ложатся на клиента. Но это же неправильно!

Концепция IBO предлагает смотреть на мир по другому, не так, как прежде – «у нас есть инструкции и мы по ним работаем, а там трава не расти». Новый подход гласит, что в мире происходят различные события и мы должны быть готовы быстро проанализировать ситуацию и адекватно на нее отреагировать.

IBO (и iBPMS) — это снижение жесткости систем. Иначе говоря, мы имеем подход Agile, хорошо знакомый разработчикам, применительно к бизнесу. Если мы можем создавать очень сложные системы, пользуясь этой методологией, почему бы не расширить ее на обслуживание клиентов?


Разница в одну букву, но это серьезно

Старые BPMS, заточенные под жесткие схемы работы, не позволят вам реализовать новые гибкие, умные, адаптивные процессы. С 2012 года Gartner выпускает отдельный Магический квадрат по iBPMS, и это уже признак того, что рынок новую концепцию принял – есть, что анализировать. :)

Причем, iBPMS четко дистанцируется от просто BPMS – Gartner предупреждает, что их даже не надо сравнивать.



В заключение – как концепция IBO влияет на ECM


  • Придется изменить модель метаданных: сейчас она больше ориентирована на учет (комплаенс), а придется развернуть ее на аналитику. Иначе любой BI окажется беспомощным — все-таки документы приходится искать по их атрибутам, а не по тексту.


  • Поток данных возрастет, поэтому станут востребованы средства автоматической классификации, категоризации и создания таксономий.


  • Контент рулит! Или еще раз о юзабилити – людям нужны документы, а не регистрационные карточки из канцелярии. Поставщики СЭД (те, которые еще не стали ECM) упрямо норовят показать пользователю сначала карточку, а уж потом после пары таинственных пассов можно добраться до содержания. Сначала важное (содержание), потом справочные данные (карточка).


В общем и целом ECM тоже должны трансформироваться чтобы вписаться в новую динамичную концепцию IBO. Причем технически проблем особых нет – платформы сегодня достаточно гибкие, не то что наши мозги:) Тормозить процесс будет только консервативность мышления.







PDF на все случаи жизни
2014-02-17 12:56

Большинством пользователей PDF воспринимается как удобный формат для просмотра документов, не более того, поэтому в СЭД должно быть встроено средство просмотра – этим все функциональные требования в отношении работы с PDF-файлами ограничиваются.

Еще принято считать, что PDF – это нередактируемый формат, поэтому в нем можно сохранять и распространять финальные версии документов. Данное заблуждение укоренилось со времен, когда формат был закрытым и для создания PDF-документов нужно было покупать полную версию Adobe Acrobat, а для просмотра был доступен только Arcobat Reader. Это уже давно не так: наберите в поиске “PDF editor” – и вы удивитесь разнообразию средств создания и редактирования PDF, в том числе open source.

Но не спешите бить тревогу и срочно искать замену PDF: этот формат обладает гораздо большим потенциалом для различных сценариев использования в документообороте, чем вы привыкли думать.


PDF в контексте СЭД/ECM

Для применения PDF в СЭД могут быть интересны следующие его возможности:


  • Многослойность: в один файл, в разные слои помещается сканированный образ документа и распознанный текст, причем каждый фрагмент текста, каждое слово сохраняет привязку к координатам в графическом слое. Это позволяет использовать полнотекстовый поиск – на самом деле поиск происходит в тексте, а на экране пользователь видит сканированный образ с подсвеченными термами из запроса.


  • Аннотирование и комментирование: при согласовании документов всем участникам рассылается не Word'овый файл, а PDF, в котором они могут оставлять свои замечания, можно также в разных слоях, чтобы не видеть замечаний друг друга (если это необходимо). Учитывая распространенность iOS-устройств, ноутбуков и планшетов, особенно среди руководителей, это гораздо удобнее.


  • PDF-книга: некоторые приложения умеют компоновать отдельные документов (любых форматов) в один файл, снабжая его титульным листом, оглавлением и сплошной нумерацией. Это востребовано, например, при подготовке к совещаниям — повестка и материалы по всем вопросам легче рассылать на ознакомление в виде одного файла. Также один файл проще печатать, когда людям нужна бумажная копия.


  • PDF-формы: вне конкуренции, когда требуется собрать данные от заявителей или клиентов. В отличие от банальных HTML-форм, когда вся ранее введенная информация пропадает при сбое, даже не до конца заполненную PDF-форму можно сохранить и вернуться к ней позже, когда данные у вас будут все необходимые данные. В действии эту технологию можно видеть, например, на сайте визового центра Великобритании.


Чтение документов — отнюдь не тривиальная задача

С документами, содержащими два-три листа проблем нет, их все равно как читать — в простом текстовом формате, в виде скана, в Word'е, в PDF. Другое дело, когда в документе 50, 100, 300 страниц. За один раз столько не прочитать, человек вынужден останавливаться.

Читая книгу (в бумаге или на iPad), мы обычно делаем закладки — чтобы вернуться к интересующему месту. Почему же не сделать эту функцию для пользователей СЭД? С PDF-документами это сделать достаточно легко, нужно только захотеть.


Для архивного хранения — только PDF/A

Разумеется, PDF по-прежнему хорош для архивного хранения, но в этом случае нужно использовать PDF/A, подмножество стандарта PDF, из которого исключены все возможности, которые привносят динамику и переменчивость, совершенно излишнюю для архива. Это касается javaScript, шифрования, встраивания аудио-видео контента и ряда других «активных» функций.

Поэтому будьте внимательны: не всякий документ с расширением PDF можно принимать в архив!

Для справки: PDF/A — cтандарт ISO 19005-1:2005 (2005 г.), базируется на PDF версии 1.4. Для интересующихся — см. здесь более подробно: PDF/A in a Nutshell 2.0 (PDF for long-term archiving): http://www.pdfa.org/wp-content/uploads/2013/04/PDFA_in_a_Nutshell_21.pdf

PDF-рендиции документов

Рендиции (Renditions) — это представления документа в формате, отличном от оригинального, но с полным соответствием по содержанию. Чаще всего для создания рендиций применяют формат PDF или HTML.

Это нужно для публикации документов из СЭД на корпоративном портале или официальном сайте организации. Следует признать, что PDF гораздо удобнее: его можно просматривать, скачивать и сохранять, что с HTML далеко не всегда получается и не все это умеют.

При этом вы можете не менять привычный процесс разработки и согласования документа, на сайт или портал пойдет только его финальная версия, которая может быть автоматически преобразована в PDF.


Выводы: PDF и СЭД

Итак, мы имеем чрезвычайно богатый возможностями формат, к тому же еще и открытый. Творчески его используя, можно дать пользователям гораздо более высокий уровень сервиса даже в простых повседневных операциях, таких как чтение. И можно придумать много новых сервисов.

Не торопитесь изобретать велосипед: PDF стал общественным достоянием более 5 лет назад. За это время появилось огромное количество разработок, в том числе СПО – поищите хорошенько, может быть писать ничего не придется.

Чтобы увидеть эти новые возможности, нужно прежде всего пересмотреть свои взгляды на СЭД: это не система учета документов, это система работы с документами – не с их атрибутами, с контентом.





Взросление отрасли информационных технологий - вывод исследования PwC
2014-03-06 13:00
По результатам нового обзора «MoneyTreeTM*: Навигатор венчурного рынка», подготовленного Центром технологий и инноваций PwC и РВК, сделаны выводы о взрослении отрасли ИТ в России: растет профессионализм участников рынка и, как следствие, требования к качеству проработки проектов. Инвесторы тщательнее подходят к отбору компаний для инвестирования, и стремясь снизить свои риски, вкладывают меньшие суммы средств на каждом из этапов финансирования. Для получения инвестиций компаниям теперь даже на самых ранних этапах развития необходимо иметь проверенную рынком бизнес-модель, опытную команду и провалидированный рынком продукт.
Подробнее о результатах исследования здесь.
 



 
 
С пожеланиями успехов,
Михаил Кузьмин
  
В избранное