На вопросы ответил директор по маркетингу компании DIRECTUM Василий Бабинцев.

В чем заключается его специфика, структура, текущие тенденции Российского рынка систем электронного документооборота?

Рынок переходит к этапу настоящего взросления. Эксперты и вендоры формируют в профессиональном сообществе пул знаний об ECM, учат и пропагандируют в среде основных потребителей, обеспечивают понимание потребностей. На рынке присутствует около полутора десятков ECM-решений, но доминируют нескольких ключевых игроков, которые должны приложить максимум усилий для передачи накопленных знаний широкому кругу интересующихся людей.

Тенденциями, как в России, так и на Западе, становятся идеи социализации и геймификации, облачных технологий, мобильных решений, работы с большими данными. Может, пока потребность во всех новинках не так остро ощущается российскими заказчиками (зрелость отечественного и западного ECM-рынков разная), тем не менее, движение в этих направлениях уже идет. Часть трендов воплощается в жизнь, часть рассматривается в отдаленной перспективе. Задача же вендоров-визионеров – очерчивать горизонты развития потребителей.

Кроме того, непосредственно российской тенденцией становится сегодня активное присутствие на ECM-рынке государства, как крупного заказчика и как регулятора.

Необходимо ли разделять рынок СЭД и ЕСМ или они все больше сливаются?

СЭД – это корпоративная информационная система, построенная на базе ECM-платформы (или на платформе, использующей принципы ECM), настроенная под потребности предприятия и вобравшая в себя часть необходимого для компании-потребителя функционала. СЭД является «штучным продуктом», внедренном на конкретном предприятии. Если касаться ECM, то это не столько система управления контентом, сколько целая область знаний, концепция управления информацией и ведения бизнеса.

Поэтому разделять рынок с позиции двух разных понятий с практической точки зрения очень сложно. Однако ведущие игроки рынка позиционируют свои системы именно как ECM-продукты, и здесь, в круге лидеров, сравнение решений становится уже логичным и оправданным.

В чем по вашему мнению причины сохранения смешанного документооборота?

Как бы нам ни хотелось, бумажный документооборот не может сейчас быть полностью вытеснен электронным документооборотом как по объективным, так и по субъективным причинам. К объективным относится законодательство, которое до сих пор обязывает хранить ряд документов в бумажном виде (например, связанные с кадрами). Среди субъективных причин работы с бумажными документами самая основная – психологическая – это привычка. Сложно перескочить на «новые электронные рельсы», когда большую часть сознательной жизни ты работал с бумагой. И воспитание аудитории, распространение знаний в сфере ECM очень важно для минимизации влияния субъективных причин.

Такая работа проводится, и оценка ее результатов потребует определенного времени. Законодательство уже меняется, следуя за технологическими веяниями. В 2011 году был актуализирован Федеральный Закон «Об электронной подписи», появился приказ Минфина «Об утверждении порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи». В рамках Федеральной программы происходит развитие СМЭВ, предоставление госуслуг в электронном виде.

Развитие есть, пусть пока не такое быстрое, как хотелось бы. Здесь важна динамика изменений, курс на повышение общей прозрачности, открытости, понятности новых принципов работы.

Есть ли преимущества у отечественных платформ и систем на их основе по сравнению с западными разработчиками?

Основные преимущества – понимание отечественными вендорами потребностей российского бизнеса, наличие нужного базового функционала, возможности гибкой настройки платформ и при этом относительно низкие цены внедрения, содержания и развития наших систем.

Внедрение ECM-системы требует от компании-потребителя перестройки и оптимизации бизнес-процессов, и это болезненный процесс. Отечественные решения позволяют действовать плавно, с учетом специфики ведения бизнеса, зрелости сотрудников, приоритетов. Прикладная разработка и адаптация системы на российской платформе проходит быстрее и обходится дешевле, чем в случае с «затачиванием» под конкретные бизнес-цели западного продукта.

Говоря об изменениях сценариев использования системы заказчиками, что бы вы отметили в первую очередь?

Конечно, это выход СЭД за пределы только внутрифирменного документооборота. Теми или иными элементами ECM-инфраструктуры пользуются практически все офисные работники. Также система позволяет обращаться к корпоративному контенту вне офиса и выстраивать сквозное межкорпоративное взаимодействие.

Появляется спрос на мобильные решения, на специальные наработки по социализации и геймификации. Тренды, особенно заметные на Западе, и в нашей стране постепенно созревают и выкристаллизовываются. Заказчикам важно, чтобы система была простой и понятной в использовании, давала возможность быстро обучиться и включиться в бизнес-процесс с самого старта работы. Отсюда и повышенные требования к интерфейсу, который должен быть с одной стороны простым, а с другой – подстраиваемым к выполняемым функциям разных сотрудников.

Также важно, чтобы система обеспечивала возможность быстрого наращивания мощности, предоставляла механизмы интеграции с другими корпоративными системами (ERP, CPM, CRM, BPM и т.д.) и даже обмена данными с другими компаниями.

Все большее вовлечение сотрудников к работе в системе автоматически порождает увеличение и усложнение сценариев работы с ECM-окружением, поэтому у крупных заказчиков формируется потребность в адаптивном кейс-менеджменте, именно применительно к инструментарию ECM.

Для участия в каких бизнес-процессах, по вашей практике, происходит внедрение мобильных решений?

Мобильные ECM-решения востребованы разными профилями сотрудников.

Например, топ-менеджерами. Основные задачи, которые руководители решаются за счет мобильного доступа к корпоративной информации, – это просмотр, согласование и утверждение документов, активное чтение, ознакомление с отчетами. Такие функции удобно выполнять, например, с планшета в специализированном интерфейсе.

Удаленный доступ в систему может потребоваться также рядовым специалистам, часто бывающим в командировках или работающим вне офиса, которым нужно пользоваться всем функционалом ECM, то есть не только просматривать, но и редактировать документы, стартовать и выполнять задачи, работать со справочникам и иными сущностями. Им оптимально использовать ноутбук как основной гаджет. На ноутбуке удобно использовать «тонкий» веб-клиент с поддержкой основных сценариев работы и без потери мобильности.

Стоит всегда помнить и взвешивать причины, побуждающие сотрудников работать удаленно, и применять адекватные технологии, максимально отвечающие потребностям, удерживая себя от гонки за «маркетинговыми фишками».

Какие рекомендации вы бы дали представителям предприятий на ближайшее будущее?

В нашей долгосрочной стратегии Extra ECM мы проводим развитие наших решений по четырем основным направлениям, которые считаем наиболее инновационными, и в то же время целесообразными и востребованными. Именно на эти направления мы рекомендуем обратить внимание клиентам. Межкорпоративное взаимодействие и обмен юридически-значимыми документами (Extra Corporation), развитие вариантов доступа к системе и интеграционных механизмов (Extra Access), расширение спектра решаемых бизнес-задач за пределами классического делопроизводства (Extra Business Task), упрощение работы пользователей, социализация и геймификация (Extra User). А также мы уделяем особое внимание развитию ECM-платформы (Platform), работая над масштабируемостью, удаленной работой и интеграционными механизмами.

О том, как выстроить стратегию управления информацией (EIM) на предприятии в современных условиях я говорил на недавно прошедшем вебинаре DOCFLOW. Мы разбирали вопросы:

∙           выбора правильного пути развития корпоративной автоматизации в сложном окружении;

∙           определения взвешенных критериев подсчета эффекта в рамках конкретных систем и на уровне их взаимодействия;

∙           совмещения целей развития единой ИТ-инфраструктуры, решения стратегических задач бизнеса и вовлечения сотрудников.

Запись вебинара уже можно скачать.

Спасибо за интервью.

От редакции: мы не могли не разместить этот выразительный пост. Пятнично-масленничное веселье и предвкушение весны, видимо действуют. Чего и вам желаем! :) Мнение редакции может не совпадать с мнением автора. Лексика, орфография и пунктуация автора ibigdan сохранены. Впечатлительным советуем не читать и не смотреть. Пост не является рекламным.

Недавно ВЦИОМ (Всероссийский центр изучения общественного мнения) по заказу компании Fellowes провел исследование о работе сотрудников компаний с конфиденциальными документами. Результаты получились презанятнейшие:

… 75% сотрудников крайне безответственно относятся к работе с документами и со спокойной душой отправляют в мусорную корзину бумаги, содержащие конфиденциальную информацию. Среди документов, которые россияне ежедневно выбрасывают, не уничтожая должным образом, – как рабочие документы (договоры, счета, распечатанные электронные письма, бюджеты и планы), так и личные бумаги, содержащие персональные данные (выписки с банковских счетов, копии паспорта, медицинские справки и многое другое). Если такие документы попадут в чужие руки, они способны вызвать сложности самого разного характера – от раскрытия коммерческой тайны до распространения личной информации, которая не предназначалась для окружающих.

Источник.

Интересно, что по федеральному закону (№152-ФЗ «О персональных данных»), отгребать за неправильное уничтожение документов и утечку личных данных сотрудников должен в первую очередь работодатель.

Короче, непорядок, господа. Надо что-то делать. Чтобы ни одна бумажка не попала в чужие руки. И поэтому – объявляем конкурс на звание лучшего уничтожителя потенциально опасных бумаг.

Конкурсант №1 – ласковый ручной козел Епифан:

ссылка на ютуб

Достоинства: ласковый, теплокровный, пушистый. Преданно смотрит в глаза, поедая копию паспорта, и еще более преданно – догоняясь зарплатной ведомостью. Самого Епифана можно съесть на новогоднем корпоративе, а вместо него купить Евстахия – и так каждый год.

Недостатки: животное. Причем очень громкое животное. А еще он гадит мимо унитаза. Хотя это все мужики так делают.

Конкурсантка №2 – милая меланхоличная Марисса:

ссылка на ютуб

Достоинства: милая, умеет не только жевать бумагу, но может и поговорить душевно.

Недостатки: когда-нибудь вырастет. Простую бумагу есть перестанет, начнет требовать деньгами.

Конкурсант №3 – безымянный американский гражданин:

ссылка на ютуб

Достоинства: находчивый, быстро жует.

Недостатки: блин, ну же, ну он же грабитель же!

Конкурсанты №4 – ниндзя-черепашки:

Достоинтва: быстро измельчат не только всю бумагу в офисе, но также ваше начальство, сотрудников и уборщицу. Ту самую, которая позарилась на секретную информацию в вашей мусорке.

Недостатки: их не существует. В смысле черепашек. Ну, в реальном мире.

Конкурсант №5 – заклятый враг черепашек, Shredder. Shredder Fellowes:

ссылка на ютуб

Достоинства: «вжик», – сказала пила, «ого», – сказали мужики. Измельчает все что угодно, причем не хуже черепашек-ниндзя. Жрет электричество, а потому не гадит. Существует в реальности.

Недостатки: у вас его все еще нет.

Голосовалку мы даже ставить не будем, ведь победитель конкурса и без нее понятен. (Для сомневающихся: это шредер. Да-да, не козел и не безымянный гражданин, а именно шредер, и именно Fellowes. Как на видео, короче :)