Выездные налоговые проверки для бухгалтеров – тема очень тонкая. Каждый раз, когда заходит речь о визите инспекторов на предприятия, многие рефлекторно начинают вспоминать, а все ли в порядке у них с документами. Если с бумагами все довольно ясно, к ним уже давно привыкли, то с электронными документами вопросов достаточно много. В этом случае бухгалтеров интересует, как поведет себя инспектор, когда узнает, что в организации электронный документооборот, будет ли он требовать доступ к системе, заставлять распечатывать копии. В этой статье я постараюсь вам рассказать о том, чего ждать бухгалтеру от выездных налоговых проверок (далее – ВНП) в организации, где используют ЭДО.

Разберем основные вопросы.

Отличаются ли правила проверки электронных документов от бумажных?

Нормативно-правовых актов, регулирующих порядок проведения ВНП налогоплательщиков,  которые используют в работе ЭДО с контрагентами, на данный момент нет. Подтверждает этот факт и ответ от ФНС, который мы недавно получили по данному вопросу.

А это значит, что в данной ситуации работают правила для бумажных документов, указанные в письме ФНС России от 25.07.2013 № АС-4-2/13622@ «О рекомендациях по проведению выездных налоговых проверок».

Проверка каждого отдельного учетного документа включает в себя:

●   формальную проверку, состоящую в визуальном изучении документа с точки зрения наличия в нем всех необходимых реквизитов, а также соблюдения правил его оформления, установленных действующим законодательством для соответствующих документов;

●   арифметическую проверку, в ходе которой контролируется правильность подсчетов количественных (суммовых) показателей в первичных документах, учетных регистрах и отчетных формах (как правило, осуществляется выборочным методом);

●   правовую проверку, в процессе которой устанавливается соответствие документа действующему на момент совершения операции законодательству;

●   проверку достоверности сведений, в процессе которой проверяется соответствие сведений о содержании фактов хозяйственной жизни, приведенных в первичных учетных документах, фактически имевшим место обстоятельствам (произведенным хозяйственным операциям).

Вышеуказанные правила применимы и для проверки электронных документов в случае, если проверяемая организация сама предоставит технические средства для доступа к документам.

Программное обеспечение

На вопрос, кто должен предоставлять технические средства для просмотра электронных документов, мы ответили: сам проверяемый налогоплательщик. Понятно, что для этого как минимум нужен компьютер, а какое программное обеспечение должно быть на нем установлено?

Во-первых, это средство для просмотра формализованных и неформализованных документов, использующихся в компании.

С неформализованными документами все более-менее ясно. Как правило, это документы в таких распространенных форматах, как .DOC(X), .XLS, .PDF, .JPG, .TIFF и т.д. Для их просмотра существует множество программ, которые, скорее всего уже установлены на компьютере.

Но как просматривать формализованные документы? Или документы, формат которых законодательно не закреплен, но в организации используют .XML?

Конкретных требований к тому, как и с помощью каких средств должны просматриваться формализованные документы при ВНП, нет, поэтому предлагаю порассуждать о вариантах.

1. Первый вариант, который приходит в голову – показать документы в той системе, с которой работает организация, например, 1С, DIRECTUM, SAP и т.д. Еще лучше, если система сможет показать информацию об электронной подписи. Но захочет ли организация давать доступ проверяющему инспектору к своей учетной системе? Я  думаю, что большинство ответит «нет». Однако появившаяся недавно практика горизонтального мониторинга доказывает, что такое возможно. Кроме того, на наш вопрос ФНС ответила, что пунктом 8 Плана мероприятий по мобилизации доходов бюджетов бюджетной системы РФ, утвержденного Председателем Правительства РФ Д. А. Медведевым 07.05.2013 № 2468п-П13, предусмотрено установление на законодательном уровне процедуры доступа налоговых органов к учетным системам налогоплательщика, ведение которых осуществляется в электронном виде, взамен процедур ознакомления с оригиналами документов и истребования документов.
2. Еще один доступный вариант – показать документы в системе оператора электронного документооборота. При этом надо понимать, что инспектор может просмотреть и другие документы, отправленные через оператора ЭДО.  Чтобы избежать этого, можно предложить оператору создать функцию просмотра определенных документов третьими лицами, тем более, сами провайдеры активно идут навстречу пожеланиям клиентов. Вариантов реализации такого просмотра очень много: от отправки ссылки на документ до отдельного кабинета с документами, доступ к которым разрешил пользователь.
3. Следующий вариант – переконвертировать .XML-файл в более доступный формат (например, .PDF).  Проверить электронную подпись в данном случае, конечно, не получится, но, может быть, проверяющему инспектору и этого будет достаточно.

Во-вторых, нужны средства для проверки электронной подписи. То есть на рабочем месте должны быть средство криптографической защиты информации и средство, с помощью которого можно просмотреть информацию о подписи. Это могут быть следующие средства:

●   система, в которой документы хранятся, если она позволяет показывать сведения об ЭП документа;

●   специализированное ПО, например, КриптоАРМ. Минус подобных систем в том, что их надо настраивать;

●   самый простой вариант – веб-клиент оператора ЭДО, поскольку не требует отдельной установки и настройки.

Как быть с электронными документами?

В рамках проверки в организации может проводиться выемка документов. Как производить изъятие бумажных документов понятно. Но как быть с электронными? Складывается ощущение, что по отношению к электронным документам понятие «выемка» это пережиток прошлого. Тем не менее, это понятие существует, и правил проведения выемки по отношению к электронным документам нет. Скорее всего, будет использоваться Порядок направления требования о предоставлении документов (информации) и порядок представления документов (информации) по требованию налогового органа в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи, утвержденный Приказом ФНС России от 17.02.2011 № ММВ-7-2/168@. Менее вероятный вариант, на мой взгляд, это передача документов на каком-либо носителе вроде флэш-карты или диска.

В завершение можно сказать, что четких ответов в законодательстве на вопрос «как же будет проводиться выездная налоговая проверка в организации с ЭДО» нет. Возможно, с развитием электронного взаимодействия между ФНС и налогоплательщиками, процедура выездной налоговой проверки по отношению к электронным документам будет менее актуальной, а сама проверка сведется к просмотру документов в базах данных. Немалая часть предложений по процедуре проведения ВНП будет лежать на самой ФНС, а также на операторах ЭДО и самих налогоплательщиках. А сейчас, пока нет законодательной опоры, организациям остается методом проб и ошибок выяснять, как показывать проверяющим электронные документы.

Если вы используете ЭДО с контрагентами, и у вас уже были реальные случаи ВНП, пишите свои мнения и примеры из жизни, будет очень интересно узнать, как решаются рассмотренные вопросы на практике!

Елена Дмитриева, руководитель проектов внедрения DIRECTUM ответила на вопросы для тематического обзора PCWeek, приуроченного к конференции «Экосистема ЕСМ: от платформенного вендора до корпоративного заказчика».

Что можно назвать “крупным ECM-проектом"? По каким критериями можно оценивать размер такого проекта (общая стоимость, сроки внедрения, число пользователей, объемы документов, число решаемых задач и пр.)?

Безусловно, перечисленные критерии характеризуют проект. Однако, в качестве основных критериев стоит выделить – масштабность компании-клиента и сложность решаемых задач. К масштабности клиента можно отнести такие факторы, как количество автоматизируемых пользователей и наличие удаленных подразделений, филиалов у организации. Но также надо понимать, что можно автоматизировать большое количество процессов и все они будут однотипными, а можно реализовывать нетиповые решения. Поэтому сложность решений – весомый фактор даже, если внедрение идет в небольших компаниях. И другой пример, когда сочетается и масштабность, и сложность – если компания включает территориально-удаленные подразделения, задачи документооборота которого выходят за пределы одного предприятия. Так, некоторые процессы могут идти в подразделениях, а на утверждение отправляться в головную организацию, а некоторые, наоборот, определяться в главной организации и исполняться в филиалах. Эта специфика учитывается в процессах, а если она еще дополняется реализацией нетиповых решений, с проработкой новых механизмов – вот такой проект действительно можно назвать крупным.

В чем особенности реализации ECM-проектов по сравнению с СЭД-проектами (с одной стороны) и по сравнению с ИТ-проектами вообще (с другой стороны)?

Чтобы понять, в чем особенность реализации ЕСМ и СЭД-проектов стоит задуматься, что мы понимаем под СЭД? Это корпоративная информационная система, которая строится на базе ЕСМ-системы и настраивается уже под потребности и нужды конкретной компании. Так получается, что на практике СЭД-проект становится частным случаем ЕСМ-проекта. Таким образом, разделять с практической точки зрения такие проекты очень сложно. Что касается особенностей реализации ЕСМ и ИТ-проектов сказать однозначно нельзя. Можно отметить, что уровень решаемых задач таких проектов будет разный, при этом этапы технологии внедрения останутся неизменными.

Как можно оценить уровень зрелости и готовности российских заказчиков к внедрению ЕСМ?

Ситуация за последний год сильно не поменялась. Однако руководители российских компаний все больше приходят к пониманию важности внедрения ЕСМ-системы. Компании подготовлены к таким проектам как технически, так и психологически. Заказчики уже знают, решение каких задач хотят реализовать посредством внедрения системы. Но при этом, есть и сдерживающий фактор. Это отсутствие единого двигателя – в небольшой компании достаточно и одного такого человека, для крупной компании в одиночку не справиться, нужна целенаправленная команда с четким пониманием и отстаиванием позиций. Также стоит отметить, что российские заказчики стали больше доверять российским продуктам, а не иностранным, как было еще несколько лет назад. Российский заказчик обращает внимание не только на производителя, но и на используемые технологии, качество самого продукта и услуг по внедрению, опыт участников проекта со стороны исполнителя, запрашивают отзывы по уже реализованным подобным проектам.

Какие специфические трудности возникают при реализации ECM-проектов? Как они преодолеваются?

Несмотря на то, что каждый проект индивидуален, их реализацию мы проводим по выработанной технологии внедрения, и некоторые моменты уже заранее предсказуемы. Например, возникают трудности в организации рабочей команды со стороны Заказчика, затем надо перебороть нежелание пользователей менять свои привычки и работать в системе. Это организационные моменты.

Кроме них есть достаточно специфические для ЕСМ-проектов моменты – это четкое понимание рамок системы. Если с границами ERP-системы все понятно – занесли данные, составили, посчитали бюджет, то с границами ECM-системы не все так прозрачно. Здесь нет четких границ, где заканчивается ECM-система, а начинается уже ERP, CPM или какая-либо другая система. Поскольку четких границ нет, то и желания у Заказчика в процессе реализации проекта растут, и зачастую ECM-система превращается в масштабный проект.

Как влияют нормативные требования госрегуляторов на реализацию ЕСМ-проектов?

Развитие законодательства, разработка и утверждение распоряжений, приказов Правительства РФ, Министерства финансов и других ведомств ведет к установлению большего понимания и массовому внедрению ЕСМ-проектов.

Более того, инициатива со стороны законодательства, направленная на перевод основных государственных и муниципальных услуг в электронный вид, развития системы межведомственного электронного взаимодействия, автоматизации работы госслужащих, внедрения СЭД, безусловно, играет решающую роль, можно сказать, главную роль в реализации ЕСМ-проектов. Поэтому и заказчики, и государство, как законодатель проявляют себя очень активно.

Какие компоненты ЕСМ-системы и услуги со стороны внедренческой компании являются наиболее востребованными у российских корпоративных заказчиков?

Как говорилось в 3 вопросе, российский заказчик обращает внимание на производителя, на используемые технологии, качество самого продукта и услуг по внедрению, опыт участников проекта со стороны исполнителя, запрашивают отзывы по уже реализованным подобным проектам. Соответственно, исполнитель должен соответствовать и обеспечивать заявленные о себе факты.

Классические задачи, которые хочет решить каждая компания – это автоматизация делопроизводства, управление договорными процессами, согласование счетов на оплату. Многие компании понимают необходимость в оптимизации процессов по управлению совещаниями и заседаниями, созданию финансового архива. Развитие законодательства повлияло на желание заказчиков решить такую актуальную задачу, как автоматизация работы с первичными учетными документами в электронном виде. Если говорить о заказчиках – государственных органах, то наиболее востребованными являются решения по обращению граждан и организаций, межведомственному взаимодействию.

Кроме этого, для российского заказчика важно, чтобы была создана комфортная работа пользователей. Это не только удобный интерфейс программного продукта, простота работы, независимо от месторасположения сотрудников, но и консалтинг, который должен учесть специфику бизнес-процессов компании.

Об электронном документообороте говорят часто и много, но ориентироваться в большом количестве новых терминов сложно, а еще сложнее понять, как все это работает. Серия статей «Бухгалтер и электронный документ» разработана специально для того, чтобы на доступном языке рассказать об этом виде взаимодействия все, что нужно знать бухгалтеру. Как начать обмен? Как работать с первичкой и сдавать отчетность в электронном виде? На эти и другие вопросы вы найдете ответ в наших выпусках.   

В первой главе мы расскажем о том, как перейти на электронное взаимодействие с контрагентами, и что нужно, чтобы начать обмен.

Взгляд сверху: нужны ли перемены?

Ведение бухгалтерского учета неразрывно связано с оформлением различной документации. Десятки лет оттачивались схемы бумажного документооборота, но сегодня на смену бумажным документам приходят электронные.

Посмотрим на сложившуюся ситуацию сверху: многие компании частично или полностью автоматизируют свои внутренние бизнес-процессы за счет внедрения информационных систем. Но функционирование организации не ограничивается внутренними процессами, необходимо взаимодействовать и с контрагентами.

Например, после совершения хозяйственной операции бухгалтер составляет в своей учетной системе акт выполненных работ, распечатывает и отправляет почтой или с курьером. Контрагент, получив акт, сканирует его и заносит в информационную систему, если таковая имеется. Затем бухгалтер «ручками» делает проводку в учетной системе, и в обязательном порядке сохраняет бумажный оригинал. Удобно?

Ситуация парадоксальна: внутренние процессы оптимизированы, а внешние – нет, при этом именно внешние отлаженные процессы ведут к реальной минимизации затрат как материальных, так и временных. Доставка бумажных документов отнимает драгоценные дни и недели, в то время как электронные документы передаются в течение нескольких минут.

Способы обмена электронными документами

Итак, вы решили начать обмен электронными документами. Каким образом будет выстраиваться электронное взаимодействие, контрагенты решают самостоятельно. Выделяются два основных вида обмена:    

·         Обмен с контрагентом напрямую можно начать, заключив предварительно соглашение, в котором детально прописывается порядок и условия обмена. Если оба контрагента используют усиленную квалифицированную электронную подпись, то соглашение можно не заключать, соответственно, при других видах электронной подписи соглашение необходимо. Очевидное преимущество данного варианта – не нужно платить операторам за передачу документов, можно воспользоваться обычной электронной почтой. Но далеко не все документы можно пересылать напрямую контрагенту. 

·         Другой вариант – обмен через оператора электронного документооборота счетами-фактурами (оператор ЭДО СФ). Данный способ лучше хотя бы потому, что вы один раз подключаетесь к сети оператора, присоединяетесь к регламенту обмена и работаете в сервисе. Операторы ЭДО СФ обладают технологическими, кадровыми и правовыми возможностями для обеспечения легитимного обмена любыми электронными документами, и, самое главное, счетами-фактурами.

Нас часто спрашивают, для чего нужен оператор, если можно обмениваться напрямую. Первое, и самое важное, то, что при обмене электронными документами напрямую, то есть без участия оператора, вы не сможете обмениваться электронными счетами-фактурами. Согласно Приказу Минфина РФ №50н обмен электронными счетами-фактурами (ЭСФ) должен производиться через оператора ЭДО СФ, так как при необходимости оператор может подтвердить факт выставления или получения  ЭСФ и иных документов.

      Карина Кассис,

    аналитик Synerdocs

Три простых шага к ЭДО

Обмен электронными документами через оператора ЭДО СФ – наиболее приемлемый вариант, поэтому рассмотрим его подробнее. Для того чтобы начать работу в сервисе обмена вам нужно:

·         подключиться  к оператору;

·         приобрести сертификат электронной подписи и средства криптографической защиты (СКЗИ);

·         подключить контрагентов (если есть необходимость) с помощью оператора

Большинство организационных вопросов операторы ЭДО СФ берут на себя. Обеспечивать комфортную работу пользователям – их основная задача.

Подключение к оператору

В первую очередь, свяжитесь с оператором, обговорите стоимость и сроки подключения. Приступая к обмену, требуется подписать соглашение с оператором, часто данную процедуру называют присоединением к регламенту.

Регламент представляет собой документ, где детально прописаны принципы работы, задачи сервиса и правовые аспекты.

Приобретение сертификата электронной подписи и средств криптографической защиты

Получить сертификат электронной подписи можно в любом аккредитованном Минкомсвязи РФ Удостоверяющем центре (Перечень аккредитованных УЦ). Часто операторы ЭДО СФ сами являются УЦ или предоставляют услуги по получению сертификатов через своих партнеров.

Согласно Федеральному закону N63 «Об электронной подписи» сертификат электронной подписи, используемый фирмой (юридическим лицом), также идентифицирует конкретное физическое лицо, но действующее от имени фирмы на основании Устава или доверенности. Разумеется, передавать другим лицам сертификаты нельзя. Вы же не можете поручить кому-то ставить ваш автограф на документах.   

    Карина Кассис,

аналитик Synerdocs

Электронная подпись (ЭП) представляет собой некоторую последовательность символов, которая присоединяется к документу. Существует три вида подписей: простая, усиленная неквалифицированная, усиленная квалифицированная.

Согласно ФЗ № 63 «Об электронной подписи» электронный документ, подписанный простой или усиленной неквалифицированной ЭП, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью.

Усиленная квалифицированная подпись на электронном документе является аналогом собственноручной подписи и печати на бумажном документе. ФНС признает юридическую силу только тех документов, которые подписаны квалифицированной подписью.

Средство криптографической защиты информации (СКЗИ) – это специальная программа, которая шифрует и расшифровывает передаваемую информацию. СКЗИ в сервисах обмена необходимо для создания и проверки электронной подписи. Лицензию на право использования можно приобрести  с помощью оператора.

Подключение контрагентов

Определенно, обмениваться электронными документами вы сможете только с теми контрагентами, которые уже подключены к сервису обмена. Аналогично с социальными сетями: не имеет смысла регистрироваться, если там нет друзей. Однако вслед за вашей компанией на эксперимент могут пойти и остальные. Бывают такие ситуации, когда контрагентам нужна лишь дополнительная мотивация, льготный или бесплатный доступ на какое-то время. Все вопросы вам поможет решить оператор ЭДО СФ, так как сам заинтересован в качественной поддержке своих пользователей и подключении новых абонентов. 

Неважно, услугами какого оператора ЭДО СФ пользуется контрагент – вы можете быть подключены к одному оператору, а контрагент – к другому. Сегодня ряд ведущих операторов, развивают и апробируют технологию роуминга. Пока технология находится на этапе разработки, вы можете воспользоваться другими вариантами организации взаимодействия с контрагентами.

Первый вариант – работа с несколькими операторами. Участникам обмена никто не запрещает пользоваться услугами нескольких операторов ЭДО. Вы сами можете подключиться к нескольким операторам, либо предложить данный способ работы контрагенту, если это уместно, конечно. 

Если вы с контрагентом подключены к разным сервисам, и не желаете по каким-либо причинам пользоваться услугами нескольких операторов электронного документооборота, то обратите внимание на второй вариант – вы можете обратиться к вашим операторам с предложением о налаживании обмена между собой.

Вместо заключения

Подведем небольшой итог: что нужно вам, как бухгалтеру, знать о том, как приступить к обмену  электронными документами с контрагентами? Во-первых, юридическую силу документу обеспечивает усиленная квалифицированная ЭП. Во-вторых, оператор ЭДО СФ гарантирует быструю доставку и целостность электронного документа. В-третьих, для того чтобы начать обмен через оператора достаточно присоединиться к регламенту, а также приобрести сертификат электронной подписи и средство криптографической защиты. Решение остальных вопросов фактически ложится «на плечи» операторов.

В следующем выпуске

Во второй главе «Бухгалтер и электронный документ» вы узнаете, где еще можно использовать ЭП, как отличить все три ЭП друг от друга. Мы подробнее рассмотрим механизм подписания, выясним, какой электронный документ признается юридически сильным. Также вы узнаете, где и как хранить электронные документы с сохранением их юридической силы.

Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии опубликовало новый терминологический ГОСТ, заменивший ГОСТ Р 51141-98.

ГОСТ Р 7.0.8.-2013 разработан Федеральным бюджетным учреждением «Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела» (ВНИИДАД) Федерального агентства. Введен в действие Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17 октября 2013 года.

В стандарте реализованы нормы Федеральных законов от 27 июля 2006 г. №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», от 22 октября 2004 г. №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Введение (выдержки)

Установленные в стандарте термины расположены в систематизированном порядке, отражающем терминологическую систему понятий в области делопроизводства и архивного дела. Для каждого понятия установлен один стандартизированный термин.

Приведенные определения можно при необходимости изменять, вводя в них производные признаки, раскрывающие значения используемых в них терминов, указывая объекты, входящие в объем определяемого понятия. Изменения не должны нарушать объем и содержание понятий, определенных в данном стандарте.

Область применения

Настоящий стандарт устанавливает термины и определения основных понятий, используемых в области делопроизводства и архивного дела. Термины, установленные настоящим стандартом рекомендуются для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу, входящих в сферу действия работ по стандартизации и (или) использующих результаты этих работ.

Содержание

Кроме уже указанных разделов, в основной части стандарт содержит нормативные ссылки. Термины и определения в стандарте разделены на следующие категории:

1.     Общие понятия

2.     Делопроизводство

2.1. Документирование

2.2. Организация работы с документами

3.     Архивное дело

3.1. Хранение и учет архивных документов

3.2. Комплектование архива

3.3. Информационная деятельность архива

В завершении текста стандарта приведен алфавитный указатель терминов.

Ознакомьтесь с полным текстом стандарта.