Все мы люди, и каждый из нас, хоть раз в жизни, допускал ошибки. Работая с огромными объемами информации, большими числами, кипами бумаг, внимание человека притупляется, и никакие современные системы, сервисы и технологии не гарантируют недопущения досадной ошибки, которая может привести к неприятным последствиям. Любой бухгалтер знает об этом не понаслышке.

Не секрет, что оформление бухгалтерских документов должно соответствовать требованиям действующего законодательства, при этом внесение исправлений в документы также подчиняется определенным правилам. На практике, работая с бумажными документами, гораздо проще уничтожить некорректный оригинал и оформить вместо него новый, нежели вносить поправки. Отследить это практически невозможно. Тем более что такой механизм исправления документов вполне себя оправдывает. Пытаясь правильно внести коррективы, можно допустить новые ошибки. Такой риск не приемлем.

Что изменилось с переходом на электронные документы?

Исправляем договор

В зависимости от характера неточности, внести исправления в бумажный договор можно несколькими способами:

●   составить новый документ, уничтожив предыдущую версию договора;

●   внести исправления в текст договора от руки;

●   составить дополнительное соглашение к договору;

●   составить протокол разногласий.

Все перечисленные варианты работают не зависимо от того, подписали вы документ со своей стороны или нет, и, тем более, они не зависят от способа доставки: почта или курьер.

В отличие от бумаги, обмен электронными договорами имеет ряд особенностей.

Предположим, вы составили электронный договор, подписали его электронной подписью и отправили контрагенту по электронной почте. Но контрагент выразил несогласие по некоторым пунктам договора, что можно сделать?! Как и раньше, просто выбрать один из возможных вариантов:

1. Составить новый оригинал документа в электронном виде, аннулировав предыдущую версию, подписать документ электронной подписью и повторно отправить контрагенту по электронке.
2. Составить дополнительное соглашение к договору в электронном виде.
3. Составить электронный протокол разногласий и подписать договор с учетом данного протокола.

Поправить документ «от руки», т.е. просто внести изменения в имеющийся и отправить его повторно, не получится, так как документ был подписан электронной подписью, основной задачей которой является гарантия целостности и неизменности документа.

Рассмотрим другой кейс. Вы составили электронный договор, подписали электронной подписью и отправили через оператора электронного документооборота. В этом случае выбор варианта исправления договора будет ограничен возможностями сервиса, которым вы пользуетесь. Если все три варианта вам доступны, то выбор остается за вами.

Узнайте подробнее о функциональности сервиса у вашего оператора.

Какой способ доставки выбрать, электронную почту или сервис обмена оператора электронного документооборота также зависит от ваших предпочтений, никаких законодательных ограничений тут нет.

Напоминаем, возможность составления договора в электронном виде закреплена в Гражданском кодексе России (ст. 160 и 434).

Исправляем первичный документ

Исправление первичного документа – отдельная противоречивая история. Порядок исправления ошибок в бумажных первичных документах установлен в Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном Минфином СССР 29.07.1983 N 105 и действующем на сегодняшний момент в части, не противоречащей Федеральному закону от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Вместе с этим Минфин России считает, что в первичные учетные документы (за исключением кассовых и банковских документов) вносить изменения можно только по согласованию с участниками хозяйственной операции, что должно быть подтверждено их подписями с указанием даты внесения исправлений (Письмо от 25.01.2012 № 07‑02‑06/9).

Многие эксперты считают иначе. Для уточнения данных в первичке, к ней необходимо составить акт по форме N ТОРГ-2 (или N ТОРГ-3), а затем в первоначальной накладной сделать отметку об актировании.

Вновь, отталкиваясь от того, что применимо на бумаге, имеем несколько вариантов исправления электронной первички:

1. Составление нового электронного оригинала с параллельным аннулированием неправильного варианта.
2. Составление акта об установленном расхождении в любой удобной для вас форме.
3. Составление дополнительных первичных документов, например, в случае избыточной поставки товаров.

Учитывая нюансы транспорта для обмена электронными документами, описанные в части про договоры, выбираем электронную почту или сервис оператора.

Исправляем счет-фактуру

Казалось бы, исправление счетов-фактур должно вызывать меньше всего вопросов, так как для них жестко определен порядок. На практике все наоборот. Внести исправления в счет-фактуру можно двумя способами: составить корректировочный или исправленный счет-фактуру. Это справедливо и для документов в электронном виде. Именно тут и появляются вопросы, какой документ, когда правильно выставить. Для легкого восприятия представим варианты с помощью схемы:

На основании п. 1.3. разд. Порядка обмена электронными счетами-фактурами, утвержденного Приказом Минфина РФ N 50н, выставить и получить электронный счет-фактуру можно исключительно через оператора электронного документооборота. Все крупные сервисы, в том числе и Synerdocs, позволяют беспрепятственно работать как с корректировками, так и исправлениями.

Когда исправление важно

Не всегда уничтожение бумажного или аннулирование электронного документа закрывает все потребности в ситуациях внесения исправлений в документацию. Например, в случае подписания многостороннего договора гораздо быстрее будет составить и подписать протокол разногласий, нежели каждый раз формировать новый документ и отправлять его на согласование всем участникам сделки.

Часто в бизнес-отношениях требуется иметь под рукой всю историю изменения документации, в этом случае внесение поправок с соблюдением всех требований законодательства будет очень кстати.

Еще один кейс – это исправление фактур. Электронный счет-фактуру нельзя выставить задним числом, а это значит, что, отправив документ в течение установленного пятидневного срока, успеть обнаружить в нем неточности и сформировать новый, аннулировав при этом старый, можно просто не успеть. В этом случае однозначно следует воспользоваться корректировками и исправлениями.

***

С появлением различных сервисов трудно сказать, что процессы исправления документов стали значительно проще. Быстрее – да, а вот с простотой трудно согласиться. Скорее всего, связано это с тем, что внешний электронный документооборот еще не стал нашей полезной привычкой, и мы продолжаем пользоваться правилами работы с бумагой. Учитывая, что у каждого вида документа свои особенности работы с ним, порой, действительно, аннулировать неправильный документ и составить новый гораздо проще, легче и понятнее, чем соблюдать все правила внесения поправок в него. А что думаете вы?

В последнее время на российском ИТ-рынке набирает популярность модель «программное обеспечение как услуга» (SaaS), которую активно внедряют компании, желающие диверсифицировать свой бизнес или предоставить новую услугу клиентам. Предположим, вы — страховая компания, которая решила сделать удобную систему онлайн-оплаты для своих клиентов, совмещённую с колл-центром. В этом случае существует три пути: купить коробочный продукт у крупного вендора, разработать решение самостоятельно и воспользоваться предложением провайдера облачных услуг.

Коробочный продукт могут себе позволить только очень крупные компании, у которых в распоряжении не только большие бюджеты, но и собственные ЦОДы либо серверы в колокейшен-центре. Разработка собственного решения может оказаться дешевле в стратегическом разрезе, но это будет долгострой, который может вылиться в очередной загубленный проект. Именно поэтому «программное обеспечение как услуга» (то есть облачный продукт) может стать выходом.

Внешний электронный документооборот (ЭДО) — это тоже услуга, которая представляет собой программный продукт по модели SaaS. Только нюанс в том, что потребитель услуги ЭДО легко может стать и провайдером ЭДО. Услуга просто встраивается в сервис компании, в личный кабинет клиента к платёжной системе и колл-центру. В данном случае новый сервис позволит клиентам компании мгновенно и гарантированно передавать электронные документы не только провайдеру услуги, но и друг другу с обеспечением их юридической значимости.

Использование сервиса ЭДО для документооборота со своими контрагентами является формой аутсорсинга. Почему такая модель работы выгодна и удобна, мы попросили рассказать Ивана Агапова, руководителя группы аналитики и внедрения Synerdocs:

«Применение модели «программное обеспечение как услуга» значительно снижает капитальные затраты клиента. Это позволяет опробовать сервис в работе и решить, использовать его далее или нет. И если компания откажется от использования сервиса, её потери будут минимальны.

Кроме того, SaaS позволяет легко и быстро изменять объём использования программного продукта и платить соответственно объёму.

Облака хороши тем, что скорость внедрения, как правило, высока — а значит, и запустить новый продукт для клиентов можно очень быстро. Как форма аутсорсинга это позволяет компании не тратить драгоценное время на изучение новой предметной области и освоение новых технологий, а заниматься своим бизнесом.

Например, в случае банка или страховой компании SaaS — это подключаемая система, которая содержит в себе все необходимое для развёртывания новой услуги для клиентов в кратчайшие сроки».

Вернёмся к примеру со страховой компанией, желающей разработать систему оплаты и колл-центр. В этом случае она может подключить облачный биллинг, где данные клиентов будут храниться внутри компании, но обрабатываться — в облаке. Таким образом, снимается вопрос безопасности и доверия провайдеру: даже если система оплаты потерпит фиаско, информация о клиентах не будет потеряна и не попадёт в руки третьих лиц. С колл-центром ещё проще: клиент получит облачную АТС, которая будет автоматически распределять звонки между менеджерами по продажам, исходя из данных CRM. Данные о клиентах также могут обрабатываться в локальной базе данных, доступ к которой и получает облачный софт, управляющий работой колл-центра.

Выгоды для клиентов в данном случае очевидны: они получают быстрый и качественный сервис, не несут капитальных затрат, а лишь вносят арендную плату за сервис, получают всестороннюю поддержку и, если необходимо, кастомизацию сервиса под собственные нужды. Минусы не столь значительны и основаны на том, что рынок ещё не вполне созрел, не получил необходимую информацию об облаках. Уже середина 2014 года, и говорить о недоверии к облакам можно лишь с иронией. Тем не менее, многие компании предпочитают коробочные продукты, в то время как вендоры, напротив, избавляются от проприетарных решений.

Иван Агапов считает, что среди сильных сторон этого относительно нового для российских клиентов вида аутсорсинга услуг можно отметить следующие:

●   можно быстро воспользоваться новым сервисом и предоставить его клиентам;

●   ваша компания не отвлекается на непрофильные задачи, а занимается основным бизнесом;

●   сервис развивается и не требует вашего постоянного участия в его развитии;

●   сервис оплачивается по потребности: есть некоторая периодическая оплата, не требуется изымать из оборота компании значительные средства для капитальных затрат;

●   оплата сервиса прозрачна; нет дополнительных платежей, связанных с покупкой оборудования;

●   вы получаете сервис профессионального уровня.

Минусы, тем не менее, тоже имеют место. Они касаются в основном облачной природы сервиса:

●   вы не можете полностью контролировать получаемые вами услуги;

●   ваши возможности по влиянию на развитие сервиса ограничены;

●   есть риск того, что сервис прекратит работу;

●   возможности кастомизации сервиса под компанию ограничены;

●   об условиях сотрудничества и технической поддержки сервиса необходимо договориться заранее и прописать их детально в договоре, но не все клиенты понимают, что необходимо прописывать.

Но если с клиентской точки зрения все понятно, то есть, бизнес будет покупать «услугу как сервис», то остаётся вопрос, насколько эта модель приживётся на российском рынке с точки зрения вендоров. Будут ли они продавать такой вид облачных услуг? Ответ на этот вопрос даёт сам рынок — точнее, структура спроса.

Сейчас на российский рынок вышло множество западных поставщиков облачных услуг, которые стали конкурировать с крупными российскими, коих пока немного. Для серьёзного облачного предложения нам пока не хватает инфраструктуры и достаточно крупных маркетинговых бюджетов, располагать которыми могут лишь системообразующие бизнесы облачного рынка — хостинг и телеком. А западные поставщики не могут напрямую выходить на средний и малый бизнес, который ещё в 2013 году стал основным покупателем такого рода услуг.

Реселлеры, конечно, не развивают рынок и не образовывают его, поскольку не хотят брать на себя риски, связанные с перепродажей услуг. Они боятся, что, набрав базу клиентов с их помощью, вендор попросту переманит покупателей на свою сторону. Поэтому для реселлеров интересна модель white label — когда поставщик поставляет свою услугу без привязки к бренду, предлагая продавцу только продукт.

Однако, по словам Ивана Агапова, задачи у поставщиков и реселлеров общие. И для развития рынка они должны работать сообща. Это предполагает:

●   создание качественных и востребованных программных продуктов, продаваемых по модели SaaS;

●   разработку выгод для клиентов, с понятной бизнесу ценностью; определённые усилия в продвижении услуги и образовательной деятельности на рынке;

●   расширение предложения SaaS для среднего и малого бизнеса, так как для СМБ важно получить понятный сервис быстро и недорого (в то же время крупному бизнесу необходимо предлагать создание «частного облака»);

●   работать над быстрым стартом начала использования продуктов SaaS, чтобы клиент мог быстро подключиться и начать работать;

●   улучшение «климата» по передаче непрофильных бизнес-процессов компании на аутсорсинг; демонстрацию успешных примеров компаний и преимуществ, которые они получили, перейдя на аутсорсинг и использование SaaS.

Так или иначе, перспективы у рынка «услуги как сервиса» есть, поскольку объём рынка постоянно растёт, а клиентам в любом случае необходимы качественные и быстрые облачные услуги — как альтернатива коробочным продуктам, которые знаменуют собой вчерашний день.