Комментарий Максима Кайнера, аналитка DIRECTUM.

Блог Криса Пентаго «Why Small Businesses Should (and will) Flock To Cloud» слишком американский, специфический. Кто-то спросит, зачем его переводить на русский?

Да чтобы очертить горизонты, показать, что в США эксперт AIIM оценивает IaaS-модель (покупку мощностей в распределенных дата-центрах) реальной и выгодной даже для малого бизнеса. В России мы к этому можем прийти – Запад диктует моду. Поэтому нелишне задуматься о плюсах таких облачных предложений, когда бывает нужно иметь своего сисадмина для администрирования систем, развернутых на базе IaaS.

Итак… Почему малый бизнес должен (и будет) переходить на  облачные решения

Большинство малых предприятий для ведения бизнеса выбирают облачные решения, чаще всего Software as a Service (программное обеспечение как услуга). Как правило, они используют платформу Outlook для отправки e-mail сообщений, Basecamp – для управления проектами, а  вопросы, касающиеся заказчиков, регулируют через веб-сервис Contractually.

Данная схема, безусловно, очень удобна и позволяет экономить время и деньги, но существуют и другие решения, созданные специально для малого бизнеса.

Сегодня многие малые предприятия начинают использовать такую модель облачных вычислений, как IaaS (Infrastructure as a Service – инфраструктура как услуга). Пользователям предоставляется ИТ-инфраструктура, в частности: сетевое оборудование, хранилища и мощности дата-центра.

Именно когда требуется масштабируемость, все больше предпринимателей выбирают аренду инфраструктуры для решения бизнес-задач.

Переход на IaaS, несомненно, даёт бизнесу множество преимуществ. Если вам нужно для этого обоснование, ниже приведено несколько пунктов, которые стоит учесть.

1.  Доступ к оборудованию корпоративного уровня при сравнительно небольших вложениях

Это именно то, что упоминается в первую очередь, когда речь заходит о преимуществах IaaS.  Подобная инфраструктура позволяет небольшим компаниям, даже при ограниченном бюджете,  получить доступ к оборудованию корпоративного  уровня. И, что самое главное, при этом не требуются существенные инвестиции. 

Это позволит вам не только улучшить показатели эффективности бизнеса, но и избежать непредвиденных расходов. Вместо того чтобы выбирать между хостингом и содержанием собственного сервера, вы получаете доступ к распределенной информационно-вычислительной среде как к сервису.

Пока что данные технологии больше нацелены на малый бизнес, но благодаря своей масштабируемости и экономической эффективности они могут применяться и на крупных предприятиях по всему миру.

2. Больше никаких дополнительных расходов на ненужные вам сетевые ресурсы

Модель IaaS основана на схеме «оплата по факту использования», что похоже на  схему, применяемую провайдерами других моделей облачных сервисов. Таким образом, вы не обязаны платить за заведомо ненужные вам компьютерные ресурсы.

Вы полностью контролируете настройку сервисов под конкретные потребности вашего бизнеса. Более того, при использовании IaaS, если вы можете обходиться силами собственной ИТ-службы, вам не придется обращаться в дорогостоящую службу сетевой технической поддержки.

Сотрудничество с IaaS-провайдером подразумевает простое разделение ответственности: вы отвечаете за развертывание и установку приложения, а сервис облачных решений за необходимые обновления  аппаратного обеспечения, убытки от разрывов связей, и устранение неполадок с оборудованием.

Если, к примеру, случится так, что видеоролик вашей компании станет суперпопулярным в сети и посещаемость сайта увеличится, с ростом заказов на 500% вам нужно будет всего лишь позвонить своему провайдеру и попросить  увеличить вычислительную мощность. Конечно, каждая компания имеет свои особенности, поэтому в последнее время нам все чаще встречаются такие термины, как, например, «гибридные облачные вычисления».

3. Интероперабельность (способность к взаимодействию)

Модели IaaS, SaaS и PaaS – это три разные формы облачных вычислений, но, несмотря на это, они легко совместимы друг с другом в так называемом «стеке» (термин введён Национальным Институтом стандартов и технологий США).

Поскольку облачная ИТ-инфраструктура способна масштабироваться параллельно с развитием бизнес-приложений и платформы, для компании будет целесообразно направлять все большую часть бюджета на развитие в ИТ в облаках, вместо использования необлачных схем.  

Для лучшего понимания представьте, что «стек» – это транспортная сеть, инфраструктура – это дорога, а платформа – машина, которая ездит по дороге; тогда люди и товары, перевозимые на машине, – это программное обеспечение, а также обмен и хранение информации в облаках.

4. IaaS использует облачные серверы для вашего вебсайта и внутрикорпоративной сети

В случае с IaaS все веб-сервисы и приложения находятся в облачном центре обработки данных и доступны в любое время [что гарантирует сервис, обеспечивающий это профессионально]. В традиционных установках крупные внутрикорпоративные базы данных чаще всего находятся на территории предприятия. Это требует отслеживания, контроля и, конечно, защиты данных. Первый же вариант дает в этом преимущества, применимые в том числе и к e-mail сервисам, содержащим конфиденциальные данные относительно бизнеса, работников и клиентов.

5. Усовершенствованная сетевая инфраструктура при меньшем количестве оборудования

Помимо всего прочего, IaaS предполагает наличие лучшего пропускного канала по сравнению с тем, что может обеспечить оборудование в вашем здании.

При использовании модели IaaS ваши серверы находятся в облаке, а это значит, что при подключении к ним важна пропускная способность канала дата-центра, а не скорость сети в вашем офисном здании. Все вычисления также осуществляются в центре обработки данных, поэтому нет необходимости в высокоскоростном соединении в офисе.

Кроме того, некоторые IaaS-провайдеры позволяют компаниям устанавливать свои собственные платформы и операционные системы, или же предлагают модель PaaS.

Через модель облачных вычислений, которая доступна как предприятиям малого бизнеса, так и крупным организациям, компании получают еще больше возможностей для хранения данных.

В целом, если у вас есть перспективный бизнес, и вы хотите действовать практично и с умом в отношении хранения данных, их безопасности и сетевых гарантий, различные модели облачных вычислений, представленные выше, могут оказаться как раз тем, что вам нужно.

Все, что мы писали в предыдущих главах, так или иначе, касалось операций с электронными документами. Мы разобрались, как организовано подключение к оператору электронного документооборота (ЭДО), как применяется электронная подпись, что представляет собой работа с электронными бухгалтерскими документами и как выглядит процедура проведения камеральной и выездной налоговой проверок при ЭДО. Но помимо задач обработки документов перед нами стоит задача как-то их хранить. К бумажным архивам мы все давно привыкли, но когда речь заходит о том, как хранить электронный документ, то возникает множество вопросов. Именно этим вопросам посвящена новая глава нашего виртуального учебника.

В роли эксперта: Иван Агапов, аналитик Synerdocs.

Важные моменты

На самом деле, хранение электронных документов (ЭД) по законодательству не значительно отличается от хранения бумаги. Оно регламентируется аналогичными нормативными актами. Общие положения содержит закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», а требования конкретно по бухгалтерским документам вы найдете в законе № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Эти законы не делают принципиальных различий между бумажным и электронным документом, тем не менее, следует учитывать важные нюансы.

Где хранить? Хранение ЭД потребует от вас содержания определенной технической инфраструктуры. Вам придется решать, где хранить документы, на каких носителях, локально или в облаке. Также придется учитывать, что современные физические носители имеют свойство стареть, как и все материальное в этом мире. Оптические и полупроводниковые накопители имеют свойство терять контент со временем, магнитные диски изнашиваются. Посмотрите, на чем мы переносили файлы каких-то 10 лет назад? Большинство из нас еще пользовались 3,5-дюймовыми дискетами. А сейчас уже сложно найти в компьютере дисковод, который смог бы их прочитать.

Как воспроизвести? Просто сохранить ЭД – недостаточно. Нужно еще иметь возможность адекватно воспроизвести информацию, прочитать ее, получить данные об электронной подписи (ЭП). Трудность заключается в том, что форматы электронных документов имеют свойство меняться. Например, основной формат текстовых документов совсем недавно был .doc (расширение файлов, созданных в Word), а теперь уже .docx. Появляются новые редакторы, в том числе бесплатные и облачные, сложно говорить о том, как сегодняшние форматы будут совместимы с ними завтра.

Ответственность за хранение и воспроизведение ЭД, согласно букве закона, лежит на налогоплательщике. Например, касаемо бухгалтерских документов, такое требование прописано в  п. п. 1 и 2 ст. 29 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Как обеспечить длительное хранение? Существует достаточно серьезная проблема с документами длительного или постоянного срока хранения. Как хранить электронный документ 50 или 75 лет? Как обеспечить его читаемость в течение всего срока хранения? Какая инфраструктура для этого потребуется? Как обеспечить юридическую силу таких документов?

На вопрос «как хранить ЭД 50 или более лет с обеспечением их юридической силы?» сегодня существуют только теоретические ответы. Все-таки, история электронного документооборота в России пока не может похвастаться многолетней практикой, поэтому мы попросту еще не дожили до того дня, когда мы можем фактически проверить существующие решения. Поэтому на текущий момент мы рекомендуем всем абонентам переводить в электронный вид только те документы, чей срок хранения не превышает 15-20 лет. В этом случае их хранение будет прогнозируемым и гарантированным.

Способы хранения документов

Не важно, много ли у вас электронных документов и как бурно идет обмен, в любом случае вы столкнетесь с необходимостью организации хранения. Рассмотрим несколько вариантов того, как вы можете создать собственный электронный архив.

Локальный архив. Это довольно доступный способ хранения. Не имеет значения, с помощью чего вы проводите обмен – через электронную почту или через оператора ЭДО –  вы просто складываете все электронные документы к себе в папку компьютера. Если у вас в компании есть локальная сеть, то вы можете попросить администратора создать для ЭД специальную сетевую папку и даже настроить права доступа к ней.

Большой минус этого типа хранения ЭД в том, что вы не можете гарантировать его безопасность (к вашим локальным дискам не так уж и сложно получить доступ) и надежность, вам придется самим контролировать сроки хранения, обеспечивать средства воспроизведения (держать под рукой редактор, в котором документ создан) и проверки электронной подписи (ваш криптопровайдер). И как только ваш архив разрастется, вы столкнетесь с серьезными трудностями при поиске и обеспечении доступа к документам.

Специальный электронный архив. И тут к вам на помощь могут прийти специализированные решения – системы электронного документооборота (СЭД, ECM) или электронные архивы. Изначально они создавались для нужд внутреннего обмена, что никак не мешает использовать такие программы для хранения внешних документов. СЭД представляет собой полноценное решение для управления документами, хранит их в базе данных (или файловом хранилище), обеспечивает оперативный доступ к ним, сохраняет связи, позволяет управлять доступом и безопасностью.

Фактически, данный вид хранения полностью решает все возможные проблемы содержания электронного архива: все документы хранятся на ваших серверах, многие СЭД обеспечивают вам средство просмотра, контролируют сроки хранения, позволяют получить данные об электронной подписи. Выгружать и загружать документы в СЭД не составляет никаких трудностей. Некоторые решения уже интегрированы со средствами обмена – электронной почтой или операторами ЭДО. Например, документы, полученные в сервисе Synerdocs, могут быть автоматически загружены для хранения в СЭД DIRECTUM.

Если у вас нет практики внутреннего электронного документооборота, то такие решения могут быть для вас избыточными. Они стоят своих денег, но не каждая небольшая компания готова эти деньги платить. Для многих лучше подходит хранение в облаке.

Хранение в облаке. Это наиболее перспективный и потенциально популярный способ хранения документов. Если вы уже пользуетесь услугами оператора ЭДО, то все переданные с его помощью документы могут храниться прямо в сервисе. Вы всегда сможете к ним обратиться, сервис обеспечит  просмотр и предоставит данные о сертификате ЭП – был бы только доступ в интернет.

Некоторые операторы хранят переданные документы по умолчанию. Например, в Synerdocs вы всегда сможете найти переданные акты и счета-фактуры в течение всего срока их хранения – оператор просто обеспечивает для вас дополнительную функциональность в качестве бонуса. Если же требуется более четко обозначить политику хранения, разграничить права доступа, ключевые гарантии – то с оператором просто заключается отдельное соглашение, в котором все положения по хранению прописываются отдельно. В этом случае оператор полноценно берет на себя обязанности электронного архива.

Для законодательства в принципе не важно, какой способ хранения вы выбрали. Контролирующие органы не будут обязывать вас использовать то или иное решение, для них важнее то, как соблюдаются регламенты передачи документов, выдерживаются ли требования к формату и какой сертификат ЭП используется для подписания.

Сроки хранения и проверка юридической силы

Сроки хранения описаны бухгалтерским и налоговым законодательством России. Вам отлично известно, что, согласно закону № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», бухгалтерские первичные учетные документы следует хранить в течение пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз. Данные нормативы распространяются одинаково на бумажные и электронные документы.

Законодательство о бухгалтерском и налоговом учете, об архивном деле устанавливает различные требования к срокам хранения документов бухгалтерского и налогового учета и отчетности. Разница в сроках хранения документов обусловлена важностью документа, его необходимостью для ведения бухгалтерского учета, для исчисления и уплаты налогов.

Каким бы ни был срок хранения электронного документа, на всем его протяжении необходимо иметь возможность четко определить его юридическую силу, центральным гарантом которой выступает электронная подпись. Тут возникает вопрос: как проверить легитимность документа после того, как срок действия сертификата ЭП истек.

Действительно, сертификат ЭП действует всего год, а большинство бухгалтерских документов, как видно на иллюстрации, хранятся минимум 5 лет. Фактически, получается, что ЭП спустя год уже будет невалидна, следовательно, легитимность документа оказывается под вопросом. Закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи» говорит о том, что при проверке подписи сертификат ЭП должен быть либо действующим, либо должны быть доказательства, что он был таковым на момент подписания.

Такими доказательствами могут быть, например, штампы времени и информация о действительности ЭП (OCSP-ответы или списки отзывов сертификатов – CRL-списки). Если взять, к примеру, наш сервис, то при передаче электронной подписи она как раз дополняется данными доказательствами. Фактически, мы делаем из квалифицированной ЭП – усовершенствованную подпись (расширенный формат ЭП), которая поможет снять все существующие на сегодняшний день опасения об обеспечении легитимности ЭД.

Большинство вопросов легитимности снимается существующими реквизитами квалифицированной ЭП, просто стоит перечитать одну из наших предыдущих глав.

У многих компаний, которые приступают к организации архивов, также возникают опасения по поводу того, что делать с ЭП от удостоверяющего центра, прекратившего свое существование. Ответ на этот вопрос найдется в законе № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Если аккредитованный удостоверяющий центр, который выдавал квалифицированные сертификаты, прекращает свое существование в определенный момент, то все данные по сертификатам, в частности списки отзывов и выпусков сертификатов, передаются в головной удостоверяющий центр. Вся эта информация сохраняется, плюс необходимые данные уже содержатся в самом формате подписи. Этого достаточно, чтобы решить вопросы с юридической силой документов с длительными сроками хранения.

Разумеется, все эти достаточно сложные процессы не будут ложиться на плечи простых пользователей электронных архивов или сервисов ЭДО.

Вместо заключения

Конечно, сегодня в России тема хранения юридически сильных электронных документов все еще находится в стадии разработки. У нас есть целый набор нормативных актов, в которых содержатся отрывочные и разрозненные рекомендации по хранению ЭД, но нет центрального документа. Закон № 125-ФЗ «Об архивном деле Российской Федерации» сильно устарел, он создавался еще до того, как получил свое развитие ЭДО.

Однако это совершенно не мешает бизнесу уже строить свою практику. Законы содержат достаточно общих указаний, а создание конкретных требований, регламентов, отражение их в соответствующих локальных нормативных актах, вы можете спокойно брать на себя. Сейчас для бизнеса нет никаких ограничений, государству не принципиально, как вы храните документы – в облаке или нет – важно лишь обеспечивать те моменты, о которых мы говорили выше. Чем шире будет распространяться эта практика, тем больше мы будем знать о различных нюансах хранения, тем меньше будет нерешенных вопросов.

В следующей главе

В следующей части нашего учебника мы расскажем вам о том, что такое роуминг операторов ЭДО, в чем его особенности, стоит ли его ждать и какие другие решения взаимодействия существуют сегодня.

Когда в кулуарах заходит речь об операторах электронного документооборота (ЭДО), коллеги часто начинают удивляться: если ФНС так сильно форсирует наш переход на ЭДО, почему же тогда она сама не создаст сервис обмена и не начнет предлагать его налогоплательщикам бесплатно? Этот же вопрос мы получаем и на открытых площадках – на форумах, в блогах и социальных сетях. Действительно, ведь ФНС совсем не скрывает своей заинтересованности в ЭДО и всячески мотивирует нас переходить на электронный обмен.

Предыстория

В 2012 году у российских налогоплательщиков появилась возможность выставлять и получать счета-фактуры в электронном виде. Как это обычно бывает, у каждой возможности есть свои ограничения. На этот раз ограничение заключалось в том, что обмениваться электронными фактурами разрешалось исключительно через операторов электронного документооборота. Устанавливая такие требования, ФНС дала развитие новому направлению бизнеса – предоставление услуг по организации межкорпоративного электронного документооборота.

Спустя два года ничего не изменилось, и многих налогоплательщиков возмущает тот факт, что за отправку электронного документа надо платить. Доводы о том, что бумага обходится дороже, мало кого убеждают, сила привычки куда сильнее.

А что было бы, если тогда, два года назад, ФНС своими силами или с помощью аутсорса разработала свой сервис обмена счетами-фактурами и предлагала использовать его на бесплатной основе?

Сервис обмена от ФНС – хорошо

Первый и самый очевидный плюс – бесплатный обмен. Сомнительный, но теоретически возможный. Сомнительный потому, что не имеет значения, кто является разработчиком сервиса, государство или коммерция, в любом случае требуются специалисты, работу которых необходимо оплачивать, а также постоянная поддержка сервиса также нуждается в финансировании. Лучший способ сделать услугу бесплатной со стороны государства – поднять налоги.

Будь у нас сервис от ФНС, не пришлось бы сейчас операторам «ломать» голову, как организовать роуминг. Такая потребность просто не могла бы появиться, и это положительный момент.

Обмениваясь документами через ФНС, как оператора, не пришлось бы приобретать системы по сдаче налоговой отчетности и представлению документов, все необходимые документы служба проверяла бы сразу, что сэкономило бы время и финансы, как налогоплательщикам, так и инспекторам.

Также в плюсы можно отнести то, что не пришлось бы тратить время на отслеживание изменений законодательства по формам и форматам электронных документов. Все изменения сразу бы проходили в сервисе, и налогоплательщикам не пришлось бы волноваться, что их документы могут не соответствовать требованиям действующих нормативных актов.

Сервис обмена от ФНС – плохо

Будь у нас один оператор в лице ФНС, сервис обмена не получил бы никакого развития, и оставался бы неизменным на протяжении многих лет, несмотря на то, что весь ИТ-мир не стоит на месте. Представьте только, что у вас больше нет права выбора, и никому неважно устраивает вас функциональность приложения или нет. Нет конкуренции – нет развития.

У плюса, что не пришлось бы приобретать системы по сдаче налоговой отчетности и представлению документов, есть и другая сторона. ФНС будет иметь доступ ко всем документам, которыми происходил обмен через сервис. Компании, которые готовы открыть свою бухгалтерию сегодня есть, но это единицы. В большинстве остаются компании, которые это не устраивает.

Нельзя забывать о том, что современный оператор ЭДО всегда может выступить третьей независимой стороной в спорных ситуациях между контрагентами и подтвердить факт передачи любого документа. В случае работы через сервис ФНС, ни о какой независимой стороне говорить не приходится.

***

Как у любого явления, у того, что ФНС не разработала свой сервис обмена электронными документами, есть плюсы и минусы.

В результате, все зависит лишь от того, каково ваше отношение к сложившейся ситуации. Иногда достаточно взглянуть на вещи под другим углом, и мир перестает быть враждебно настроенным.