Отправляет email-рассылки с помощью сервиса Sendsay

Всё о документообороте

Рассылка закрыта

Вы можете найти рассылки сходной тематики в Каталоге рассылок.

←   Июль 2014   →
 1
 2
 3
03.07.2014
17:30:37
20:00:50
 4
 5
 6
 7
 8
 9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
18.07.2014
19:30:52
22:30:40
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
29.07.2014
12:00:56
15:30:40
30
30.07.2014
11:01:00
16:31:04
31
Автор
Mikou

Статистика

750 подписчиков
+1 за неделю
←   Все выпуски   →

Запись блога "Как грамотно определить критерии подсчета эффекта от внедрения СЭД?" от Ия Тарасова


Все о документообороте

Сайт рассылки
 



Запись блога "Как грамотно определить критерии подсчета эффекта от внедрения СЭД?" от Ия Тарасова
2014-07-10 15:58 Ия Тарасова

Прежде чем ответить на данный вопрос выясним, что же такое эффект. Эффект – это результат, полученный в ходе реализации процесса или выполнения операции. Эффект может быть как положительным, так и отрицательным. При этом необходимо четко отличать понятие эффект от эффективности. Эффективность – результативность операции или процесса, определяемая путём соотношения полученного эффекта и понесённых затрат. Эффективность – всегда относительная величина.

Рассмотрим порядок определения критериев для подсчета эффекта от внедрения системы электронного документооборота (СЭД). Эффект от внедрения СЭД, может быть как количественный (прямой экономический эффект), выраженный в рублях, так и качественный эффект, выраженный в словесном описании. Например, минимизация рисков, сокращение потерь документов, улучшение имиджа компании, прозрачность информации, формирование единого информационного пространства для организаций с распределенной структурой, повышение исполнительской дисциплины и т.д. При этом качественный эффект так или иначе может быть трансформирован в количественный эффект.

Для оценки результатов (а значит и эффекта) внедрения СЭД, необходимо отталкиваться от целей и задач, ради достижения которых эта СЭД и была внедрена. При этом отталкиваться необходимо от бизнес-процессов, бизнес-задач, охватываемых СЭД, так как именно для их решения и внедряется система. В качестве примеров можно выделить такие задачи, как управление договорами, проектный документооборот, финансовый архив, классическое делопроизводство, управление совещаниями, управление тендерами и другие. Критерии для оценки эффекта необходимо группировать для каждой бизнес-задачи отдельно. При этом необходимо оценить выделенные критерии до начала внедрения СЭД и сравнить их с показателями, полученными после внедрения. Критерии для каждого бизнес-процесса можно выделить по схеме: Проблема -> Цели и задачи внедрения –> Достигнутые результаты внедрения - > Эффект-> Показатели -> Критерии.

Если цели внедрения достигнуты, то эффект получим положительный и он будет соответствовать поставленным целям. Приведем в таблице примеры (по разным бизнес-процессам).

Проблема до внедрения СЭД

Цели и задачи внедрения

Результаты внедрения

Эффект

Показатели

Высокая себестоимость пересылки документов между филиалами

Снижение затрат на обмен документами между филиалами

Обмен документами с филиалами в электронном виде

Сокращение затрат на обмен документами.

Дополнительный эффект – повышение скорости принятия управленческих решений.

·  Сокращение бумажного ДО;

·  Снижение затрат на транспортные услуги и/или курьерскую доставку;

·  Сокращение времени передачи документов

Большое количество  «лишних» копий бумажных документов при их согласовании

Снижение затрат на копирование

Согласование в электронном виде и/или централизованное хранение документов в СЭД

Сокращение затрат на бумажный ДО

·   Сокращение бумажного ДО

·   Снижение расходов на бумагу, копирование

Длительный процесс согласования <Наименование конкретного вида документа>

Сокращение сроков согласования документов

Согласование в электронном виде, с возможностью распараллеливания ряда согласующих

Сокращение сроков согласования

·   Изменение времени согласования

Трудоемкость контроля за исполнением поручений

Повышение исполнительской дисциплины

Автоматическое формирование отчетов по контролю исполнения поручений

Сокращение времени на диспетчерскую работу, высвобождение времени трудовых ресурсов для решения более интеллектуальных задач

·   Снижение себестоимости функции по контролю исполнения поручений

 

Длительное время проведения совещаний

Сокращение времени на подготовку и проведение совещаний

Автоматическое формирование повестки, протокола совещания. Накопление корпоративной базы знаний принятых решений.

Упрощение организации и подготовки к совещаниям, повышения качества проведения совещаний.

·   Сокращение времени топ-менеджеров для выполнения более важных стратегических задач

Далее подсчет показателей сводится к простым математическим подсчетам разницы значений критериев до и после внедрения. В приведенных примерах могут быть использованы такие критерии для расчета:

№

Критерии

1

Общее количество созданных документов за год, шт.

2

Среднее количество страниц в документе, шт.

3

Количество исходящих документов, шт.

4

Среднее количество страниц в исходящем документе, шт.

5

Среднее количество страниц в <наименование документа>, шт.

6

Среднее количество снимаемых копий с документа (с учетом процесса согласования), шт.

7

Среднее время на выяснение текущей ситуации по исполнению документов и поручений, час.

8

Среднее время на подготовку к совещаниям, час.

9

Среднее время поиска <наименование документа> (по видам, если выделяется задача по конкретному виду документов), час.

10

Среднее время согласования <наименование документа> (отдельно по видам документов)

11

Средняя стоимость листа бумаги формата А4, руб.

12

Средняя стоимость печати листа бумаги формата А4, руб.

В каждом конкретном случае критерии выделяются индивидуально и могут быть изменены, дополнены в зависимости от поставленных целей и решаемых задач в рамках внедрения СЭД. Для оценки выделенных критериев могут быть использованы непосредственно прямые замеры или экспертная  оценка (например, путем проведения анкетирования). При этом критерии могут быть (как и сам эффект) качественные и количественные.

Подводя итог, еще раз выделим главную мысль. При выборе критериев подсчета эффекта от внедрения СЭД необходимо отталкиваться от целей и задач, которые ставятся при автоматизации того или иного бизнес-процесса. Конечно, это нетривиальная задача, и чем точнее будут сформулированы цели, тем точнее можно будет определить критерии и оценить эффект от внедрения СЭД.

Другие статьи на тему оценки эффективности СЭД.
 



 
 
С пожеланиями успехов,
Михаил Кузьмин
  
В избранное