Отправляет email-рассылки с помощью сервиса Sendsay

Скорая помощь бизнесу

Подписаться Бесплатная «Серебряная» новостная рассылка . Подписчиков 56 RSS
←   Декабрь 2017   →
 1
 2
 3
 4
 5
 6
 7
 8
 9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31


За последние 60 дней ни разу не выходила


Сайт рассылки: http://basicsob.ru/public
Открыта: 01-02-2017
Адрес автора: business.school.bus-owner@subscribe.ru

Автор
Детаник

Статистика

56 подписчиков
0 за неделю
←   Все выпуски   →

Скорая помощь бизнесу Рекомендация 165


 224;2017-12-14
  от Евгении Сухаревой
Инструменты руководителя: в продолжении темы посланий и коммуникации.

Мы продолжаем тему о «наборе» «инструментов руководителя». 
(Перечень инструментов был приведён в «Рекомендации №158 по Hubbard Management System».)
 
В прошлой рекомендации был рассмотрен такой инструмент как ПОСЛАНИЯ. И давались некоторые данные и рекомендации в отношении работы с посланиями и системы коммуникации в организации.

Хочу остановиться ещё на некоторых важных моментах, имеющих отношения коммуникации вообще. Почему? На самом деле то, насколько рационально вы относитесь к обработке своей коммуникации, определяет эффективность и качество вашей работы и жизни в целом! Вы можете удивиться и подумать, что это слишком «сильное» заявление. Но давайте посмотрим. В Hubbard Management System есть целый раздел данных, который посвящён тому, как повысить эффективность чего-либо, устранив определённые вещи, которые мешают, отвлекают или поглощают время. Есть даже такой термин – дев-т. «Дев-ти: сокращение от английского developed traffiс – “излишнее движение”. Дев-ти не означает обычное и нужное движение (поток людей или сообщений по коммуникационным линиям). Это слово означает необычное и ненужное движение – необходимость в очень большом количестве действий там, где было нужно одно правильное действие». (Hubbard Management System)

Итак, какое отношение это имеет к коммуникации?

Конечно могут быть разные ситуации и варианты. 
Самое очевидное, что вместо понятного сообщения вы получаете непонятное и вынуждены прояснять, что человек имел в виду.
Либо вы можете получить непонятный ответ и т.д.     

Но сейчас я хочу обратить ваше внимание на определённые реалии нашего времени. Определённый «продукт технического прогресса», который с одной стороны помогает нам мгновенно получать нужную информацию и быть на связи «со всеми» и со всем миром. Но с другой стороны и во многих ситуациях просто пожирает наше время и эффективность. Я имею в виду всевозможные и многочисленные мессенджеры. Если раньше была только электронная почта и sms-сообщения, то сейчас есть большой «набор», причём у каждого человека – свои «пристрастия». И порой даже сложно «угадать», «чем» человек пользуется. Пишешь ему пишешь по электронной почте. Потом уже начинаешь звонить и выяснять, что же «случилось». Куда он «пропал». И получаешь ответ, типа «почту смотрю редко. Перешёл на Телеграмм/Viber/What'sUp/FB….» и т.д.

То есть если раньше было некое согласие «с электронной почтой», то сейчас «результат не гарантирован» в плане получения ответа. Это порой и приводит к дев-ти и потере времени.

Опять же при всех действительных плюсах мгновенной коммуникации… обращали ли вы внимание на то, что мессенджеры просто пожирают ваше время. Например, вы на работе, у вас есть план действий на день (или должен быть :)) Вы занимаетесь своей работой, определённой конкретной вещью. Допустим вам нужно составить какой-то важный отчёт или спланировать программу действий на следующий месяц, подготовиться к важной встрече. И при этом вас периодически «манят» звуки, приходящих в мессенджеры сообщений… Вы переключаете внимание, отвечаете. Ещё «лучше», когда (чтобы ответить на пришедшее сообщение) вам нужно получить самому какую-то информацию или что-то сделать. Вы бросаете то, чем занимались… Потом мучительно вспоминаете, на каком месте вы остановились… Насколько эффективна ваша работа при таком режиме? Никогда не возникало ощущения в конце дня, что «не понятно, куда делось время»? Или ощущение, что весь день выполнял роль «справочного бюро» или «разруливателя проблем»? Своего рода «OK Google»? А было ли такое, что когда вы выключали свой телефон или планшет, чтобы «спокойно поработать», то потом приходилось «объясняться», почему не сразу ответил?

Конечно, на коммуникацию нужно отвечать! Но как это сделать более оптимальным?

В Hubbard Management System есть рекомендация отвечать на письменную коммуникацию два раза в день. Выделять на это время и отвечать. Конечно, есть тип срочной коммуникации, которая требует срочного и быстрого ответа. Но! Тогда у вас должен быть помощник, который фильтрует ваш поток коммуникации. А это далеко не всем нам доступно, к сожалению. 

Что-же делать? Могу дать такую рекомендацию: 

-    Определите для себя порядок, как вы отвечаете на коммуникацию и придерживайтесь его. Определите, сколько раз в день вы будете отвечать на коммуникацию.  Да, может быть и так, что два раза в день для вас это мало. Но тогда просто решите, в каком режиме вы это делаете. Раз в три часа, раз в два часа – и придерживайтесь этого. Главное, не прерывайте то, что вы делаете, чтобы сделать «прыжок» в мессенджер.
-    Сделайте так, чтобы все рабочие циклы шли по какой-то одной линии коммуникации. Лучше всего – электронная почта (плюс, возможно если есть, внутренняя почта компании). Поскольку тогда сохраняется вся «история и хронология» событий! Вы не будете терять важную информацию, рыская по всем мессенджерам.
-    Сделайте известным эти правила и порядок для всех, с кем вы работаете, и кому важно быть с вами на связи. 
-    Определите способ связи, когда происходит действительно что-то горящее, срочное, непредвиденное. Но честно используйте эту линию для такого рода обстоятельств, а не для решения обычных рабочих вопросов. 
-    Обрабатывайте личную коммуникацию в личное время.

И вы заметите, что магическим образом у вас будет больше времени, вы не будете терять важную информацию и будете чувствовать себя менее «задёрганным».

Желаю вам успехов и процветания!

  
 Татьяна Денисенко;business.school.bus-owner@subscribe.ru
В избранное