Отправляет email-рассылки с помощью сервиса Sendsay

Скорая помощь бизнесу

Подписаться Бесплатная «Серебряная» новостная рассылка . Подписчиков 56 RSS
←   Декабрь 2017   →
 1
 2
 3
 4
 5
 6
 7
 8
 9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31


За последние 60 дней ни разу не выходила


Сайт рассылки: http://basicsob.ru/public
Открыта: 01-02-2017
Адрес автора: business.school.bus-owner@subscribe.ru

Автор
Детаник

Статистика

56 подписчиков
0 за неделю
←   Все выпуски   →

Скорая помощь бизнесу Рекомендация 164


 218;2017-12-06
  Сегодня я публикую рекомендацию Евгении Сухаревой. Читайте!

Инструменты руководителя: как избавиться от «испорченного телефона».

Продолжаем тему о «наборе» «инструментов руководителя». Перечень инструментов был приведён в «Рекомендации №158 по Hubbard Management System». 

Одним из инструментов в этом списке, который достаточно часто вообще не рассматривается и не расценивается как «инструмент управления» и использование которого зачастую пренебрегают, является такой инструмент как ПОСЛАНИЯ (в том числе электронные послания).

В Hubbard Management System даётся такое определение:

«ПОСЛАНИЕ: это письменное сообщение, в особенности официальная коммуникация. Когда вы пишете послание, адресуйте его ПОСТУ, а не человеку. На послании поставьте дату. Направляйте его только посту, указывайте также отдел, секцию и организацию, в которых он находится [примечание: при необходимости, конечно, если у вас большая организация]. 
В верхней части послания указывайте все промежуточные точки [примечание: если послание должно быть направлено через руководителей]. Пометьте стрелкой первого получателя. Подпишитесь своим именем, а также укажите ваш пост, от которого вы пишете послание [примечание: если вы выполняете функции нескольких постов].
Послания и электронные сообщения должны быть написаны настолько ясно, чтобы любой другой человек в организации мог прочитать их и понять. Отправитель берёт ответственность за оба конца коммуникационной линии. Пишите своё сообщение так, чтобы оно приводило к исполнению или ответу без последующих вопросов или дополнительного прояснения. И в электронных сообщениях и в посланиях, передаваемых по коммуникационным линиям на большое расстояние, запрещено передавать клеветнические, оскорбительные сообщения».

В Hubbard Management System системе письменной коммуникации на самом деле придаётся достаточно большое значение! Именно технология посланий позволяет руководителями и свести к минимуму любые искажения их распоряжений и приказов. И помогает отслеживать, выполнили ли сотрудники поставленные задачи. 

Хочу немного остановиться на такой части технологии письменной коммуникации, как система трёх корзин и коммуникационный центр организации.     

Периодически я слышу вопросы (или даже утверждения) – что «в наш век электронных средств связи», век гаджетов, электронной почты, Интернета и т.д. как-то «негоже» пользоваться разными бумажками и коммуникационными корзинками.

Естественно, что не нужно доходить ни в одном вопросе «до фанатизма» и отвергать «научный прогресс» и веяния времени. Тем не менее есть моменты, на которые я хочу обратить ваше внимание в связи с системой коммуникации в организации, а также на то, почему «старые, добрые» «бумажки» имеют ценность в век электронных коммуникаций.

Как показывает опыт – электронная почта не может полностью заменить бумажный документооборот. С одной стороны – совершенно однозначно – есть такие документы, которые (в том числе в соответствии с требованиями законодательства) должны существовать в бумажной форме. Поэтому заявления, что «у нас в компании вообще нет бумаг», – просто несостоятельны. Либо стоит обратить пристальное внимание на юридическую и бухгалтерскую сферы вашей деятельности (чтобы потом не было «мучительно больно»). 

Другой важный момент: часть документов – как показывает опыт – на самом деле не стоит переводить в электронную форму как бы не настаивали на этой идее ваши сотрудники, обосновывая это тем, что у них есть электронная почта (внешняя и даже «внутренняя» (внутри компании)). Почему? Потому что лучше контролировать определённые документы, приказы и поручения именно в бумажном виде. Бумага даёт «массу». Ведь на самом деле один из инструментов руководителя – смотреть, не завалена ли коммуникационная корзинка сотрудника неотвеченными, необработанными посланиями. Всё-таки бумажную «версию» документа как-то посложнее уничтожить, чем электронную. Ну и совесть может «проснуться». А определённые программы, боевые планы, служебные записки для руководителя вообще более «выгодно» вести в бумажном виде, потому что тогда «видно», что с ними «происходит», отслеживать их «маршрут», «движение», то есть работу с этими документами. Проще увидеть заваленную коммуникационную корзину вашего сотрудника, которая стоит у него столе, чем то, что «происходит» у него в компьютере. 

Конечно, внутренняя почта, электронная почта и т.д. облегчают работу компании и её сотрудников. Но как руководитель вы просто можете принять определённые правила и объяснить сотрудникам, что часть документов должны быть оформлены в бумажном виде. Например, есть различные заявления, договора и т.д., заявки на финансовое планирование – на самом деле, когда это написано, подписано и хранится, то это порой очень помогает, когда надо восстановить «истину» и т.д. В том числе и для самого сотрудника.

Понятно, что если в компании «три» человека, которые сидят на «трёх квадратных метрах», то они могут «пережить» какое-то время и без общего коммуникационного центра, просто имея на своих столах «систему трёх корзин». Но поверьте, что когда компания начинает расти, и в ней уже не «три человека», то правильно организованный коммуникационный центр компании реально будет упорядочивать и работу и документооборот в компании.

Ещё один момент – он связан с одним из инструментов, который мы уже рассматривали – «файлы данных». Это «память» организации – её прошлое, которое, на самом деле, определяет будущее! Как это связано с системой коммуникации? Дело в том, что когда переписка, имеющая отношение к клиентам, партнёрам, программам продвижения, улаживанию каких-то ситуаций и т.д. осуществлялась разными людьми и разными способами (а их сейчас может быть много), то эта информация может быть просто утеряна и в следующий раз (когда возникнет подобная ситуация или нужно будет решать вопрос с тем же поставщиком/клиентом), вы просто не будете знать, что происходило раньше. Важная информация будет утеряна. Поэтому лучше всего, если у вас будут правила, как вносить информацию в CRM систему. Либо все сотрудники пользуются какой-то единой системой коммуникации, когда все сообщения (отправляемые из разных программ) могут быть сохранены «для будущих поколений». Здесь вам нужно уже проконсультироваться с техническими специалистами. И моя задача – просто обратить внимание на эти моменты!

Главное – внимательно отнеситесь к налаживанию системы письменной коммуникации в организации. Это поможет вам сохранить время и «нервы»,  поскольку: 

    а). Вероятность возникновения ситуаций, когда люди «не помнят», что вы им говорили или искажают ваши указания до неузнаваемости может быть сведена к минимуму.
    б). Вы можете сохранить «историю» работы с клиентами, сотрудниками, историю улаживания ситуаций и др., и избежать проблем в будущем.
   в). Вы сможете отслеживать, как ваши сотрудники выполняют ваши задания, обрабатывают письменные сообщения, работают с клиентами. Как они, по факту, выполняют свои функции (если ориентироваться на критерий, завалена у них коммуникационная корзина или нет). 
    
Желаю вам успехов и процветания!

 
 Татьяна Денисенко;business.school.bus-owner@subscribe.ru
В избранное