Возвращаемся к теме оптимизации рабочего времени. У каждого из нас есть свои секреты, рецепты, приемы, как эффективнее построить взаимодействие с коллегами, партнерами, клиентами, руководством. Именно на уровне взаимодействия с другими людьми мы и наше время становимся особенно уязвимы. Своим опытом корпоративной эффективности сегодня делится Виктория Крупская, менеджер по работе с клиентами, работающая в одном из рекламных агентств Киева:
«Работа в Рекламном Агентстве сопряжена с очень точным планированием, т.к. иначе можно "влететь" в очень большие штрафы. Например, если рекламный ролик будет не подготовлен к сроку размещения на ТВ и т.п.
Помимо этого, все сроки должны быть согласованы между различными подразделениями и сторонами, как то Клиент, Креативный отдел, Производственный отдел (или подрядчик), Медийный отдел. Для того, чтобы не было сбоев, мы используем следующие методы, которые могут экстраполироваться на любую организацию.
все встречи назначаются по Outlook, участники встречи их либо подтверждают, либо отклоняют. (Я была очень удивлена, когда узнала, что редко кто использует эту функцию). Экономит массу времени и сил, что бы собрать всех, более того, программа за 15 мин оповещает, что скоро должна состояться встреча. Если к тебе несанкционированно подходят и отвлекают, ты просишь назначить встречу по аутлуку – очень помогает, человек потом просто зря не приходит к тебе, а сразу назначает встречу
Если нужно что-то оперативно согласовать прямо сейчас, то мы без проблем созваниваемся по внутренним телефонам, не бегая по этажам в надежде, что нужный человек на месте.
Все сообщения по проекту пишутся по эл. почте с копией на руководителя отдела/звена, иногда включаются и работники других подразделений (которые как-то могут повлиять на процесс или должны знать об изменениях), что бы потом не обсуждать повторно вопрос с участниками работ.
Для исключения "непонимания или недопонимания" задания, мы пишем любому подразделению точное "тех. задание", которое включает в себя следующие пункты: коротко ситуация на данный момент, цели задания, задача, ограничения, пожелания, рекомендации, сроки, прикрепляем чертежи или копии ранее утвержденных документов. Если задание написано недобросовестно и требует доработок, то оно не принимается в работу до тех пор, пока не будет достаточной информации по нему.
Любые "я не понимаю" или "недостаточно информации" не принимаются, принимается точный список вопросов и необходимых документов.
После этого организовывается встреча-обсуждение брифа, где все участники могут задать любые вопросы, если тех-задание всем понятно и сроки устраивают всех, то этот документ подписывается всеми участниками, соответственно они несут ответственность за соблюдение их.
Для составления точных графиков сроков мы используем программу Microsoft Project, очень простая и удобная. Если ранее разработанные сроки по каким-то причинам сдвигаются, то не нужно перенабирать весь план, ты меняешь дату и все последующие этапы проекта обновляются.
За 1 день до "сдачи" работы я пишу "напоминалку" человеку, который в данный момент занимается работой по моему проекту.
Если по работе у тебя или клиента возникают комментарии/корректировки, то их мы прописываем и пересылаем с копией на руководителя (в графиках сроков заносится всегда время на доработку, если ее нет, то супер, если она есть, то мы без проблем дорабатываем)
В нашей компании есть такое лицо как ТРАФИК, который отвечает за распределение работ и соблюдением сроков в креативном отделе. Потом эту практику (позиция ТРАФИКА, профессиональный планировщик) перенял наш Клиент (крупная корпорация), как я знаю вполне успешно».
ВОПРОС ВСЕМ: Каковы особенности тайм-менеджмента у профессионалов в той области, в которой вы работаете. Ждем ваших рассказов про ТМ программистов, рекламистов, кочегаров, плотников и всех прочих профессий. Разумеется, рассказов, основанных на вашем личном опыте.
Ждем ваших ответов и новых вопросов по адресу ostrelkova@improvement.ru. Не забывайте указывать свое имя, профессию, город, в котором вы живете.
С наилучшими пожеланиями,
Редактор рассылки
Ольга Стрелкова.
Развернутую коллекцию ТМ-материалов вы можете изучить на сайте «Организация времени» www.improvement.ru
