Вопрос 24. А где можно найти список всех комбинаций клавиш программы Microsoft Word

Самый простой и быстрый способ найти список стандартных комбинаций клавиш программы — воспользоваться справкой. Для этого нажмите кнопку F1, чтобы отобразить окно справки, после чего выполните поиск фразы «комбинации клавиш».

Таким образом вы сможете просмотреть список стандартных комбинаций клавиш, которые существовали на момент установки программы. Как вы уже знаете, программа Microsoft Word поддерживает возможность назначения новых комбинаций клавиш, а также изменения стандартных комбинаций. Поэтому в вашей версии программы реальный список комбинаций клавиш может отличаться.

Впрочем, вы можете не полагаться на случай, и отобразить список всех комбинаций клавиш, которые используются программой Microsoft Word на вашем компьютере. Для этого необходимо воспользоваться пунктом МАКРОСЫ раскрывающегося списка кнопки МАКРОСЫ раздела МАКРОСЫ ленты ВИД (можно просто нажать комбинацию клавиш ALT+F8). В результате перед вами отобразится диалог МАКРОС. В этом диалоге нужно выбрать пункт КОМАНД WORD из раскрывающегося списка МАКРОСЫ ИЗ, после чего найти макрос LISTCOMMANDS и нажать кнопку ВЫПОЛНИТЬ (рис. 4.9). Перед вами отобразится новый документ, содержащий перечень всех возможных команд программы Microsoft Word, и комбинаций клавиш, которые назначены для быстрого выполнения этих команд.

Рис. 4.9. Выполнение макроса ListCommands

Вопрос 25. А существует ли какой-нибудь быстрый способ создания таблиц?

Создавать таблицы в Microsoft Word очень просто — достаточно воспользоваться раскрывающимся списком кнопки ТАБЛИЦА раздела ТАБЛИЦЫ ленты ВСТАВКА. Но можно сделать еще проще.

Чтобы быстро создать таблицу, вам достаточно ввести в новой строке текстового редактора строку вида:

+__+___+_________+______+

Количество знаков + определяет количество колонок, из которых будет состоять таблица. При этом количество колонок будет равно сумме всех символов + минус 1.

Знаки подчеркивания определяют размер колонок таблицы — сколько знаков подчеркивания вы установили, столько пробелов будет можно ввести в одной строке столбца таблицы.

Это был первый простой способ. А вот второй — преобразование уже напечатанного текста в таблицу. Для этого вам нужно вначале напечатать текст, содержащийся в таблице. Причем, новая строка таблицы будет определяться новой строкой текста. Чтобы определить столбцы таблицы, нужно поставить между текстом один из следующих знаков-разделителей: точка с запятой, табуляция, или даже любой символ. То есть, количество строк таблицы будет определяться количеством абзацев текста. А количество столбцов таблицы определяется максимальным количеством знаков-разделителей в абзацах текста.

Введя нужный текст, выделите его, и воспользуйтесь командой ПРЕОБРАЗОВАТЬ В ТАБЛИЦУ раскрывающегося списка кнопки ТАБЛИЦА области ТАБЛИЦА вкладки ВСТАВКА. Перед вами появится одноименный диалог, в котором нужно указать разделитель столбцов, а также определить количество строк и столбцов, и автоподбор ширины столбцов.

Вопрос 26. Даже из блокнота можно создать дневник, в который при открытии будет помещаться текущая дата и время. А можно ли в Microsoft Word быстро вставить дату и время?

Да, вы правы, в блокноте можно создать текстовый файл, при каждом открытии которого в последнюю строку файла будет добавляться текущая дата и время. Для этого достаточно в первой строке пустого текстового файла ввести строку .LOG. После чего закрыть текстовый документ и заново его открыть.

В Microsoft Word такой возможности нет. Но вы все равно можете вставить в документ текущую дату и время в тот момент, когда это вам понадобится. Для этого достаточно воспользоваться специальными полями.

Отобразите раскрывающийся список кнопки ЭКСПРЕСС-БЛОКИ раздела ТЕКСТ ленты ВСТАВКА, и выберите из него пункт ПОЛЕ. Перед вами отобразится диалог с перечнем всех полей, которые можно вставить. Выберите из него поле DATE (для вставки даты) или поле TIME (для вставки времени).

Существует и более быстрый способ вставки нужного поля. Достаточно лишь воспользоваться следующими комбинациями клавиш:

• ALT+SHIFT+D. Вставить в текущее место документа дату. Вставленное поле будет иметь код { DATE \@ "dd.MM.yyyy" }.
• ALT+SHIFT+T. Вставить в текущее место документа время. Вставленное поле будет иметь код { TIME \@ "h:mm am/pm" }.

Дата и время, вставленные таким образом, будут обновляться при каждом открытии документа. Если же вам нужно, чтобы дата и время постоянно оставались такими, какими они были на момент вставки, тогда просто преобразуйте вставленное поле в обычный текст. Для этого установите курсор мыши на поле и нажмите комбинацию клавиш CTRL+SHIFT+F9.

Вопрос 27. Подскажите, как можно создать закладки в Microsoft Word? А то почему-то ничего не получается?

Скорее всего создать закладку у вас не получается по одной причине — вы указываете неправильное имя для закладки. Дело в том, что имя любой закладки в Microsoft Word обязательно должно начитаться с символа! А вы, наверное, решили начать имя закладки с цифры?

Но давайте по порядку. Для того чтобы создать закладку в Microsoft Word, вам необходимо установить курсор мыши в то положение, к которому вы будете переходить с помощью данной закладки. После этого воспользуйтесь кнопкой ЗАКЛАДКА области СВЯЗИ ленты ВСТАВКА, чтобы отобразить одноименный диалог (комбинация клавиш CTRL+SHIFT+F5). В этом диалоге просто введите имя новой закладки, которое начинается с символа (!), и нажмите кнопку ДОБАВИТЬ. Теперь сохраните документ, и впредь всегда сможете использовать созданную закладку. Как? А вот сейчас мы и научимся это делать.

Сразу перейти к ранее созданной закладке можно несколькими способами. Например, вы можете отобразить диалог ЗАКЛАДКА (с помощью которого мы создавали закладку), после чего выбрать в нем нужную вам закладку и нажать кнопку ПЕРЕЙТИ. Кроме того, вы можете отобразить диалог НАЙТИ И ЗАМЕНИТЬ и воспользоваться вкладкой ПЕРЕЙТИ (комбинация клавиш CTRL+G). На этой вкладке в списке ОБЪЕКТ ПЕРЕХОДА выберите элемент ЗАКЛАДКА, после чего воспользуйтесь появившемся раскрывающимся списком ВВЕДИТЕ ИМЯ ЗАКЛАДКИ, чтобы определить закладку, на которую вы хотите перейти.

Также обратите внимание на еще одну возможность. По умолчанию все закладки, которые вы создаете, невидимы. Однако вы можете визуализировать их — фразы, на которые вы устанавливали закладки, будут заключены в квадратные скобки. Для этого отобразите диалог ПАРАМЕТРЫ WORD и перейдите на вкладку ДОПОЛНИТЕЛЬНО, после чего в группе ПОКАЗЫВАТЬ СОДЕРЖИМОЕ ДОКУМЕНТА установите флажок ПОКАЗЫВАТЬ ЗАКЛАДКИ.

Вопрос 28. Я часто создаю таблицы, одна из ячеек которых содержит в себе значение, подсчитываемое на основе значения других ячеек. Можно ли как-нибудь автоматизировать подсчет в такой ячейке?

В этом вам также могут помочь уже знакомые нам поля. Вам достаточно просто создать поле с определенной формулой. Для этого установите курсор мыши на ячейку, значение которой зависит от других ячеек таблицы. После этого воспользуйтесь командой ПОЛЕ списка ЭКСПРЕСС-БЛОКИ области ТЕКСТ ленты ВСТАВКА, чтобы отобразить диалог ПОЛЕ.

В списке ПОЛЯ этого диалога выберите значение =(FORMULA) (по умолчанию выбрано именно оно) и нажмите кнопку ФОРМУЛА. Перед вами появится диалог ФОРМУЛА, в котором нужно ввести нужную вам формулу подсчета значения. Примеры формул мы рассмотрим чуточку позже, а пока что давайте представим, что формулу мы уже ввели.

В результате в нашей ячейке появится поле с формулой (переход между кодом формулы и результатом подсчета по формуле выполняется с помощью комбинации клавиш ALT+F9). Результатом же выполнения нашей формулы будет значение 0. Не огорчайтесь — мы еще не закончили, поэтому вычисления по формуле еще не произведены. Если вы уже заполнили все ячейки таблицы нужными значениями, тогда установите курсор на ячейку с формулой (точнее, на само поле, добавленное в эту ячейку) и нажмите клавишу F9. Или же воспользуйтесь командой ОБНОВИТЬ ПОЛЕ контекстного меню ячейки с формулой. После этого Microsoft Word выполнит подсчет по формуле и отобразит в ячейке результаты вычисления. В дальнейшем, если вы измените значения отдельных ячеек таблицы, не забудьте опять обновить поле, чтобы изменился и результат подсчета по формуле.

А теперь давайте перейдем к формулам. Как правило, все формулы имеют вид =ФОРМУЛА(ОПЕРАТОРЫ). Операторы определяют ячейки, над которыми должно произойти вычисление. Вы можете не только самостоятельно указывать отдельные номера ячеек, но и использовать предопределенные значения:

LEFT — значения всех ячеек, расположенных слева от ячейки с формулой;
RIGHT — значения всех ячеек, расположенных справа от ячейки с формулой;
ABOVE — значения всех ячеек, расположенных выше от ячейки с формулой;
BELOW — значения всех ячеек, расположенных ниже от ячейки с формулой;

Если вы хотите самостоятельно указать ячейки, значения которых необходимо использовать в формуле, тогда вам сначала придется определить, какое же имя присвоено нужным вам ячейкам. Так, имя A1 соответствует ячейке первой строки первого столбца таблицы. Именем A2 окрестили ячейку второй строки первого столбца таблицы. Имя B1 присвоено ячейке первой строки второго столбца таблицы. И т.д. То есть, число в имени соответствует номеру строки, а буква — номеру столбца.

Определились с именами? В таком случае просто подставьте имена нужных вам ячеек, написав их через точку с запятой (чтобы выбрать только выбранные вами ячейки) или двоеточие (чтобы выбрать диапазон ячеек от первой, указанной вами, до последней). Например, A1;B4;C3 или A1:B4.

С операторами более-менее разобрались. Но вместо операторов в некоторых функциях нужно указывать выражения. То есть, просто какое-либо математическое выражение с использованием имен ячеек. В выражениях можно использовать следующие операции: + - * / % ^ = < <= >= < >. Например, А1*В2-С2+10.

Теперь давайте посмотрим на таблицу ниже, чтобы разобраться с возможными функциями. А разобравшись, посмотрите на несколько примеров: =SUM(LEFT), =AVERAGE(А1:B2), =MAX(В2;А3).

Таблица 4.5. Основные формулы, которые можно использовать в ячейках таблицы

AVERAGE
 Среднее значение для ячеек.
COUNT
 Число значений в указанном диапазоне.
MAX
 Максимальное значение в указанном диапазоне.
MIN
 Минимальное значение в указанном диапазоне.
SUM
 Сумма всех значений.
ABS(выражение)
 Абсолютное значение указанного выражения.
MOD(x,y)
 Остаток от деления первого числа на второе.
INT(x)
 Округлить дробное число до целого.
PRODUCT
 Выполнить произведение для ячеек.
ROUND(x,y)
 Округлить значение x до числа знаков, указанное в y.
SIGN(x)
 Возвращает -1, если x — отрицательное число, или 1, если положительное.
IF(x,y,z)
 Если условие x верно, тогда выполнить выражение y. Иначе выполнить z. В качестве условия можно использовать выражения с участием знаков сравнения. Например, A1 > B2.

Но что делать, если результат одной ячейки зависит от значений ячеек, некоторые из которых находятся в других таблицах? Оказывается, что такой случай также был учтен при разработке текстового процессора Microsoft Word. И решить такую задачку вам помогут закладки. Да, да, те самые закладки, которые мы научились создавать в предыдущем вопросе.

Просто выделите те числа, которые должны участвовать в подсчете значения по формуле, и назначьте им различные закладки с различными именами. Например, выделите первое число, которое не находится в основной таблице, и присвойте закладке на него имя OP1. После этого выделите второе число, и присвойте закладке на него имя OP2. А теперь созданные имена можно применять в формулах. Например, =SUM(A1;B1;OP1;OP2).

Вопрос 29. Уверен, Word такую возможность не поддерживает, но все же спрошу. Мне нужно сделать два одинаковых блока текста в файле, один в начале, а другой в конце. При этом необходимо, чтобы изменения в одном блоке текста автоматически применялись и к другому блоку. Вот!

Вы очень недооцениваете программу Microsoft Word. Для нее сделать то, что вам нужно — раз плюнуть. Для этого просто выделите блок текста, который нужно дублировать. После этого зажмите клавиши SHIFT+CTRL и с помощью левой кнопки мыши переместите выделенный блок текста на новое место. Программа продублирует выделенный блок текста. Да так, что все изменения, которые вы будете производить с первым дублем, будут автоматически появляться во втором дубле (иногда через некоторое время).

Вопрос 30. Мне нужно вставить алфавитный указатель в свой документ. Как мне это сделать?

Надеюсь, вы еще не успели написать свой документ? Дело в том, что процесс создания алфавитного указателя состоит из двух этапов. На первом этапе нужно указать все слова, которые будут входить в алфавитный указатель. А на втором — добавить сам алфавитный указатель. Так вот, первый этап гораздо проще проводить непосредственно во время создания документа.

Чтобы добавить элемент в указатель, необходимо выделить нужный элемент, после чего нажать комбинацию клавиш ALT+SHIFT+X. Это приведет к отображению диалога ОПРЕДЕЛЕНИЕ ЭЛЕМЕНТА УКАЗАТЕЛЯ. Если вы нажмете кнопку ПОМЕТИТЬ этого диалога, тогда в указатель войдет только слово на текущей странице документа. Если же вы нажмете кнопку ПОМЕТИТЬ ВСЕ этого диалога, тогда в указатель войдут все страницы документа, где встречается выделенное вами слово.

После того, как все слова, которые должны быть в алфавитном указателе, определены, осталось дело за малым — разместить созданный нами алфавитный указатель. Для этого установите курсор мыши на том месте, с которого должен начинаться алфавитный указатель, после чего в области ПРЕДМЕТНЫЙ УКАЗАТЕЛЬ ленты ССЫЛКИ нажмите кнопку ПРЕДМЕТНЫЙ УКАЗАТЕЛЬ. Перед вами отобразится финальное диалоговое окно — УКАЗАТЕЛЬ.

Продолжение следует