Отправляет email-рассылки с помощью сервиса Sendsay

Всё о документообороте

Рассылка закрыта

Вы можете найти рассылки сходной тематики в Каталоге рассылок.

←   Октябрь 2014   →
 1
01.10.2014
14:00:25
16:30:54
 2
02.10.2014
11:00:52
15:45:19
 3
03.10.2014
16:30:52
20:30:32
 4
 5
 6
 7
 8
 9
09.10.2014
10:01:06
22:30:20
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
23.10.2014
14:21:46
22:16:25
24
25
26
27
28
29
29.10.2014
03:31:17
18:56:38
30
31
Автор
Mikou

Статистика

750 подписчиков
+1 за неделю
←   Все выпуски   →

Запись блога "Checkin: борьба с человеческим фактором" от Евгений Синельщиков


Все о документообороте

Сайт рассылки
 



Запись блога "Checkin: борьба с человеческим фактором" от Евгений Синельщиков
2014-10-15 11:11 Евгений Синельщиков

Внедрение СЭД бывает разным. Для одних это похоже на нашествие пришельцев  с другой планеты, для других это радостное событие, позволяющее выстроить эффективную работу с документами. Такое развитие событий, в большинстве случаев, зависит от человеческого фактора и степени организованности самого процесса внедрения со стороны вендора и заказчика. Для борьбы с человеческим фактором при внедрении СЭД можно воспользоваться чек-листом.

Занимаясь внедрением СЭД, наша команда столкнулась с все возрастающим воздействием на свою работу "человеческого фактора" (ЧФ), который проявлялся при внедрении, как со стороны участников команды, так и заказчика. В связи с тем, что у каждого из наших заказчиков собственные требования и условия внедрения СЭД, решение проблемы ЧФ стало для нас критичным.

Во-первых надо понимать, что сам процесс внедрения сопряжен с достаточно большим количеством технических и организационных решений, как со стороны вендора, так и заказчика. Это приводит к необходимости проводить постоянные согласования, которые могут возвращать процесс внедрения на несколько шагов назад, что приводит к появлению ЧФ.

Со стороны вендора, обычно участвует команда по внедрению, которая все эти решения реализует на материально-технической и организационной базе Заказчика. Заказчик представлен отделом IT или наиболее продвинутым пользователем, обладающим правом принятия решений.

Команда, как правило, занимается непосредственно установкой, адаптацией и технической поддержкой СЭД. В команде, есть сотрудник (ки), отвечающий за установку и настройку софта, которые могут работать по следующим вариантам:

  1. Оптимистический - подключился удаленно, установил, запустил - все работает, идет процесс допиливания.
  2. Реалистический - пришел, установил, запустил - все работает через раз, но не у всех и не так как задумывалось, пилим.
  3. Пессимистический - пришел, установил, запустил - работает, всем все равно как это работает
  4. Харизматический - пришел, что вспомнил установил/подключил/настроил. Все остальное - если вспомнит Заказчик.

Как ни странно, в процессе такой работы отсутствует механизм контроля за внедрением со стороны Заказчика, т.к. он (или его сотрудники) не обладает необходимым объемом знаний для адекватной оценки происходящего. Наиболее полную информацию по работе программы получают сотрудники на обучении, которое проводит вендор. Понять, что и когда делается командой по внедрению достаточно сложно. По идее, всей информацией, на каждом этапе внедрения обладает руководитель команды. Если команда работает только над одним проектом, то дополнительный контроль особо не нужен, но если одна команда реализует одновременно несколько проектов, то понять где и что было сделано иногда затруднительно.

В этой связи целесообразно использовать чек-лист, разработанный на основе учебных пособий по СЭД, используемых для обучения сотрудников компании заказчика. По своей сути, чек-лист - это структурированный опросник, который позволяет проверить:

  1. Качество работы команды по внедрению СЭД - важен для руководителя команды и Заказчика при приеме результатов работы;
  2. Проверку работоспособности СЭД -  позволяет избежать досадных ошибок, продиктованных человеческим фактором;
  3. Наличие всех необходимых элементов и функций СЭД, заявленных при обучении сотрудников компании - очень важен для команды по внедрению, т.к. сотрудник, прошедший обучение по учебным пособием ожидает от системы именно то, что он увидел, прочитал или изучил;
  4. Устранить ЧФ  при выполнении процедуры согласования изменений для внедрения СЭД (возврат назад по этапам, итерации).

Например, нами была разработан чек-лист для внедрения СЭД, позволяющий проверить установку, настройку и функционирование базовых и дополнительных модулей системы (базовый модуль + канцелярия).

В состав чек-лист для проверки работоспособности элементов СЭД входят следующие разделы:

1. Desktop и Web версии СЭД;

2. Работа с документами на уровне пользователя;

3. Работа с задачами и заданиями с использованием типовых маршрутов

4  и тому подобное.

С точки зрения команды внедрения, чек-лист - ненужный инструмент, на который они затрачивают много времени и бумаги. К сожалению, человеческий фактор - это неумолимый набор событий, приводящий к потери доверия клиента и его сотрудников. Особенно это становиться заметно, когда галочки в чек-листе ставят для проформы.

Кроме этого, подобный инструмент позволяет оценить степень эксплуатационной готовности СЭД, что важно, так как процесс внедрения может быть сильно растянут по времени.

 



Статья "По следам конференции «Без бумаги к 2020»" от Иван Агапов
2014-10-30 17:30 Иван Агапов

23-го октября я был на очередной конференции «Без бумаги к 2020», которая была посвящена переходу на обмен электронными документами в B2B- и B2G-секторах. Сегодня я поделюсь с вами интересной информацией с этой конференции. О самой конференции и о том, какие доклады были можно посмотреть тут.

Как подключить контрагентов к обмену?

С этим вопросом сталкивается практически каждая компания, которая решила перейти на обмен электронными документами со своими контрагентами. Вот и в каждом докладе конференции прозвучала эта тема. Количество подключенных компаний насчитывает от нескольких штук до 20% от общего числа контрагентов абонента. Цифры не впечатляют, правда?

Само подключение к Оператору ЭДО достаточно простое и прозрачное, но есть связанные проблемы, например:

  • контрагенты не хотят работать по-новому;
  • от контрагента требуется решить организационные вопросы старта работы (электронная подпись, соглашения об обмене и т.п.);
  • контрагенту интересно работать не только с одной компанией, но и со своими контрагентами;
  • отсутствие распространённого роуминга и другое.

Значительная часть проблем решается сразу, но это необходимо донести до контрагентов. Для этого организуется массовое подключение контрагентов, типовые мероприятия по их подключению:

  • размещение информации о проекте ЭДО на сайте (портале) компании и Оператора ЭДО;
  • обучение сотрудников компании по вопросам ЭДО и взаимодействию с клиентами;
  • обзвон контрагентов силами компании или Оператора ЭДО. Контрагентов может обзванивать и консультировать колл-центр Оператора ЭДО;
  • информационные письма в конвертах с бумажными документами;
  • рекламная продукция Оператора ЭДО в конвертах с бумажными документами.

Сейчас скорость подключения контрагентов к ЭДО может быть медленной, но упорство в этом вопросе приносит свои результаты, и доля компаний, работающих с ЭД, постоянно растёт.

Что делать если мои отраслевые документы необходимо передавать в бумаге?

В различных отраслях существуют специфические документы, которые согласно отраслевым НПА необходимо передавать в бумажном виде. Это «лечится» внесением изменений в данные НПА, для инициации таких изменений можно воспользоваться помощью соответствующих сообществ, например, 0paper или АСИ, они реально помогают с переводом отраслевых документов в электронный вид.

О таких примерах рассказали на конференции:

  1. Максим Тюремских из «Протек» рассказал о переводе в электронный вид протокола согласования цен. Данный документ актуален для фармацевтической отрасли. Сейчас его можно использовать в электронном виде.
  2. Анна Климова из «Проктэр энд Гэмбл» рассказала о переводе в электронный вид документов валютного контроля, данные документы создаются и используются в рамках контроля за внешнеэкономической деятельностью. С августа текущего года данные документы в полной мере можно использовать в электронном виде.

Когда будет роуминг?

В рамках одной из сессий конференции обсудили актуальный для клиентов вопрос роуминга.

Дискуссия на тему роуминга была очень живой, и все клиенты сходятся, что нужен роуминг, и его отсутствие мешает им масштабировать обмен ЭД по контрагентам. Сначала операторы, представленные на круглом столе, начали рассказывать, что они ждут реальных обращений контрагентов и т.п., но аудитория с этим не согласилась, т.к. реальная потребность есть и обращения есть. Клиенты уже слышали обещания Операторов ЭДО о том, что роуминг будет, им необходим роуминг сейчас или конкретные сроки его реализации, потребность у клиентов есть.

По опыту нашего оператора (Synerdocs) роуминг реален, но его запуск в продуктивную эксплуатацию в части случаев затягивают сами Операторы ЭДО. Реальную ситуацию по роумингу можно посмотреть тут. Рынок должен в ближайшее время «выдавить» ситуацию в сторону увеличения количества продуктивных каналов роуминга, ждём и делаем со своей стороны всё от нас зависящее.

Можно ли хранить не бумажный оригинал документа, а его электронную копию?

Множество различных видов документов сейчас можно перевести в электронный вид, но как быть с теми документами, которые уже созданы на бумаге и их очень много. Например, у крупных компаний возможна ситуация, что накопилось несколько миллионов бумажных оригиналов документов и их необходимо хранить, это вызывает проблемы:

  • документы занимают огромное количество мест и единиц хранения;
  • у документов различные сроки хранения и их необходимо отслеживать;
  • сложно найти необходимые документы (единицы хранения);
  • сложно обеспечить защиту данных, содержащихся в этих документах.

По действующему законодательству нельзя все эти документы перевести в электронный вид с сохранением их юридической значимости, а бумажные оригиналы уничтожить. Такая возможность позволила бы заинтересованным компаниям сэкономить много миллионов рублей (например, телеком отрасль, со слов одного из докладчиков, тратит порядка 0,5 млрд.руб в год на хранение бумажных договоров с клиентами). А пока остаётся инициировать и ждать изменения в законодательстве РФ, чтобы обрубить этот бумажный «хвост». Подробнее смотрите доклад от Вымпелкома

Вместо заключения вот вам ролик от «Без бумаги к 2020», который нам показали на конференции.
 



 
 
С пожеланиями успехов,
Михаил Кузьмин
  
В избранное