Документы являются неотъемлемой частью любой компании. Ежедневно их создают, редактируют, ищут, согласуют, подписывают.

За годы работы документов в компании становится очень много. И в них надо как-то ориентироваться.

Приведу несколько советов о том, как лучше называть документы, чтобы по названию была понятна их суть, их легко можно было искать и однозначно идентифицировать.

1. Основной смысл – в названии. Название должно отражать основной смысл документа и быть понятным любому пользователю.
2. Уникальное название. У каждого документа есть свои реквизиты. Их включение в название документа делает его уникальным и облегчает поиск.
3. 50 первых знаков. Основной смысл должен укладываться в 50 первых знаков. Часто название документа обрывается при показе в списках. Например, при отображении результатов поиска документов.
4. Шаблоны названий для однотипных документов:
   • Название проектных документов должно содержать название проекта, название задачи, смысл документа. Например, «Проект А. Анализ Б. Сводные результаты опроса»;
   • Названия документов, имеющих четкую регистрацию, должны формироваться по единому шаблону. Например, «Договор № <номер> от <дата> с <Наименование организации> <тема>», «Приказ № <номер> от <дата> <тема>».
5. Нет сокращениям. Не желательно использовать сокращения и аббревиатуры кроме общепринятых.
6. Первая буква – заглавная. Название документа должно начинаться с заглавной буквы без ведущих пробелов. Это обеспечит корректный сортировку документов в списке, например, внутри папки.

От того, как назвать документ, зависит, насколько удобно будет с ним работать в дальнейшем. Особенно, если через какой-то промежуток времени с документом будет работать не его автор, а другой сотрудник компании.

Практические рассуждения об уровне автоматизации документооброта в России от руководителя проектов внедрения одной из отечественных компаний.

1. Как вы оцениваете уровень автоматизации задач по работе с документами в российских организациях? Можно ли говорить о том, что переход от традиционных бизнес-процессов к СЭД, в том числе от использования бумажных документов к электронным, в значительной степени завершен? Есть ли существенные различия в уровне проникновения современных технологий электронного документооборота в разных отраслях экономики, а также в коммерческом и государственном секторах?

На мой взгляд, уровень автоматизации задач по работе с документами сильно зависит от размеров и класса предприятия. Крупные холдинговые компании в большинстве своем уже имеют те или иные системы электронного документооборота, и уже достаточно давно прошли этап первоначального внедрения системы. Потенциал для внедрения систем среди средних компаний гораздо шире, многие из них еще не используют СЭД или используют ее лишь для отдельных узких процессов. Что касается госсектора, то автоматизация внутренних процессов органов государственной и муниципальной власти с каждым днем набирает обороты, все новые и новые субъекты анонсируют проекты внедрения СЭД.

2. Актуальны ли вопросы эффективности СЭД/ECM-проектов для заказчиков? Какое значение они имеют для них с точки зрения влияния на общую эффективность бизнес-деятельности?

Да, вопросы эффективности, в первую очередь, экономической эффективности, очень актуальны для заказчиков. Заказчикам важна не столько стоимость системы, сколько сроки ее окупаемости. Все чаще на этапе presale на основании данных заказчика анализируется и рассчитывается экономическое обоснование проектов внедрения СЭД.

3. Какие критерии могут быть использованы для оценки эффективности таких проектов? Как на практике заказчики выполняют такую оценку?

Помимо очевидных факторов, таких как, сокращение материальных и временных затрат, повышение степени прозрачности процессов и упрощения контроля и т.п., для оценки эффективности могут быть использованы и такие критерии, как:

●   повышение взаимозаменяемости сотрудников;

●   обеспечение конфиденциальности документооборота, в т.ч. приказов;

●   формирование новой культуры работы с документами, снижение вероятности возникновения репутационных рисков;

●   создание предпосылок для перехода к безбумажному документообороту и электронному архиву всех документов;

●   общая оптимизация методологии работы с документами.

4. Какое влияние на общую эффективность СЭД/ECM-систем оказывает ИТ-инфраструктура организации, включая используемые ею средства оцифровки бумажных документов и получения твердых копий электронных документов.

Использование средств оцифровки документов, сервисов обмена юридически значимыми документами, средствами распознавания штрих кодов и т.д. – это как раз те детали, которые позволят сделать процесс  эффективнее. Именно с помощью технологий возможно избавление пользователей от рутинной работы..

6. Какие направления повышения эффективности СЭД/ECM-проектов (как на стадии внедрения, так и эксплуатации систем) вам представляются наиболее целесообразными и перспективными? (Снижение затрат, повышение отдачи...?)

Основными направлениями повышения эффективности я считаю снижение затрат на внедрение за счет снижения стоимости обучения пользователей, применение гибких методологий ведения проектов, разработки отраслевых бизнес-решений, позволяющих закрывать основные бизнес-потребности с минимум модификаций базового функционала, развитие мобильных решений и развитие обмена документами между предприятиями в электронном виде.

7. С какими сложностями сталкиваются организации в решении задач повышения эффективности СЭД/ECM-проектов? Какие меры, с вашей точки зрения, могут помочь в преодолении этих сложностей?

Я считаю, что главная сложность – нежелание руководителей высшего звена менять сложившуюся модель работы. Таким образом, руководитель, не работающий в системе (или работающий с помощью референта), при этом контролирующий большую часть  потока официальных документов - одна из  главных причин снижения эффективности СЭД.

8. Сегодня российский ИТ-рынок находится в состоянии некоторой неопределенности в связи со сложностью общей экономической и политической ситуации в мире. Ощущаете ли вы и ваши заказчики проблемы в этой связи? Какие советы вы хотели бы дать клиентами в этих условиях?

Тема повышения эффективности СЭД наиболее актуальна в эпоху нестабильной экономической ситуации, когда доходность бизнеса сокращается и важно добиться максимально эффективного использования ресурсов и максимально эффективного управления контентом предприятия. Поэтому повышение эффективности уже существующих корпоративных СЭД является одним из перспективных направлений деятельности ИТ-компаний, внедряющих СЭД.

Материалы интервью использованы в обзоре «Как повысить эффективность реализации СЭД/ЕСМ-проектов» PC Week

Подробнее на нашем ресурсе тема рассмотрена автором здесь

Свой или чужой?

Вот уже 15-й год моя компания разрабатывает ПО. Сидим в Питере, специализируемся на системах управления корпоративным контентом (ECM), флагманский продукт — STOR-M, на базе которого строятся электронные архивы, электронные библиотеки и корпоративные базы нормативно-технических документов. Мы, как и многие российские компании, основным рынком сбыта которых является Россия, шкурно заинтересованы в поддержке своих продуктов на государственном уровне. Сегодня много говорят и пишут об импортозамещении, поддержке российских разработчиков, возможно за их же счет (десятина с продаж ПО). Хочу поделиться своим видением ситуации, обсудить возникшие вопросы.

Как это сделано у них?

• Государственная закупка ПО. Опыт США «Buy American Act и Trade Agreements Act»
• Поддержка национальных разработчиков ПО: опыт Китая
• Бразильский опыт поддержки национальных разработчиков программного обеспечения

Но прежде чем защищать “своих”, надо определить их и установить систему распознавания Friend or Foe.
 

Любопытный случай

Решив воспользоваться удобным моментом и обуздать волну повышенного внимания к российскому программному обеспечению, мы написали очередной пресс-релиз на тему импортозамещенияи, как обычно, разослали и развесили его на всех отраслевых площадках. 

Некоторое время спустя пришло письмо от PR-специалиста компании ЭЛАР с требованием убрать из текста упоминание продукта немецкой компании Saperion AG. Сообщение было продублировано на некоторых форумах, где была размещена наша новость. Дабы не нарушать конфиденциальность переписки, вот копия сообщения с форума Федерального Архивного Агентства: 


Любое заблуждение основывается на недостатке или ложной информации. Чтобы не заблуждаться самим и не путать людей, мы решили разобраться в ситуации, благо история вопроса давняя и информационный шлейф по данному продукту(-ам) достаточно длинный. Особо долго искать не пришлось — вот информация с Портала госзакупок о закупке от Общества с ограниченной ответственностью «Газпром информ»

Читаем название закупки: “Оказание услуг по стандартной технической поддержке программного обеспечения SAPERION системы «Электронный архив ОАО «Газпром» для нужд ООО «Газпром информ»” (681/ГИнформ/14-2.1-3235/26.06.14/ЗЭПГОС). В тендерной документации прямо указано, что Участник должен иметь право на дистрибуцию и оказание технической поддержки от производителя базового программного обеспечения SAPERION «Saperion AG», предьявить документы, подтверждающие право Участника на дистрибуцию и оказание технической поддержки от производителя базового программного обеспечения SAPERION «Saperion AG», показать Сертификаты сотрудников Участника, выданные производителем программного обеспечения SAPERION, на право выполнения работ по его установке, настройке и технической поддержке.

Комментарии, как говорится, излишни. Понятно, что немецкий SAPERION на российском рынке имеет место быть, а корпорация “Электронный архив”, предвосхищая сегодняшнюю ситуацию на рынке, попыталась заранее среагировать, зарегистрировав соответствующее “отечественное” программное обеспечение.
 

Отечественный софт, что же за зверь такой?

Прежде чем спорить с партнерами по рынку и отстаивать свою позицию, необходимо было определить предметную область. Как оказалось, тут много белых пятен и нерешенных пока проблем и казусов. 
Задача поддержки отечественного программного продукта, как минимум при проведении госзакупок, руководством страны ставилась перед соответствующими министерствами еще в начале 2012 года. Сейчас, в связи с санкциями, пошла какая-то движуха. Так, в спешном порядке профессиональными ассоциациями (Руссофт, НАИРИТ, АРПП “Отечественный софт” и другими) предлагаются в Госдуму различные определения и критерии “отечественного производителя и его софта”. 

Давайте рассмотрим предлагаемые к принятию на законодательном уровне базовые понятия:
 

1. Российский производитель.

а. российское юридическое лицо — налоговый резидент Российской Федерации, в котором не менее чем 51 (пятьдесят один) процент долей в уставном капитале или акций, производных инструментов и других инструментов корпоративного контроля принадлежит:
— российским гражданам или российскому гражданину, постоянно проживающим на территории Российской Федерации и не имеющим двойного гражданства,
— Российской Федерации,
— субъекту Российской Федерации,
— российскому муниципальному образованию,
— российской публично-правовой компании (государственной корпорации, государственной компании и так далее),
— российскому государственному или муниципальному унитарному предприятию и учреждению; и/или
б. российское юридическое лицо, которое является российским государственным или муниципальным унитарным предприятием и учреждением, российской публично-правовой компанией (государственной корпорацией, государственной компанией и так далее); и/или
в. Российская Федерация, субъект Российской Федерации, российское муниципальное образование; и/или
г. физическое лицо – гражданин и налоговый резидент Российской Федерации постоянно проживающий на территории Российской Федерации и не имеющий двойного гражданства; и/или
д. физическое лицо – гражданин и налоговый резидент Российской Федерации и индивидуальный предприниматель, постоянно проживающий на территории Российской Федерации и не имеющий двойного гражданства»;
 

2. Российский ИТ-продукт

Исключительные права во всем мире и на весь срок принадлежат российскому производителю (см. выше). Продукт не содержит компонентов, которые требуют лицензионных отчислений иностранным компаниям или их дочерним обществам, зарегистрированным на территории РФ.
Источник — сайт Ассоциации Руссофт www.russoft.ru/letter.pdf
 

Мое мнение

— Тотальное импортозамещение — это плохо, конкуренция должна иметь место. У потребителя должен быть широкий выбор. Кто-то любит продукцию Автоваза, а кто-то предпочитает и имеет возможность купить “немца” так должно быть и с программным обеспечением.
— Отсутствие сильных конкурентов ослабляет разработчика и замедляет развитие рынка. Незачем бежать, некого догонять и перегонять. Я благодарен своим зарубежным и российским конкурентам. Одни нас учат: так, с компанией EMC Documentum у нас совместная академическая программа: курс по “Управлению корпоративным контетом (ECM)”, который я читаю бакалаврам и магистрам кафедры автоматики и процессов управления СПбГЭТУ “ЛЭТИ”. Более комплексного учебного курса я пока не встретил ни у одного российского поставщика ECM-решений. Об этом я рассказывал в своей статье “Как преподается электронный документооборот в техническом ВУЗе”. Другие конкуренты показывают куда копать и где рыба.
— Поддержка на госзакупках национальных разработок нужна. Я уверен, что продукт моей компании не хуже более раскрученных зарубежных и мы подтверждаем это не только пресс-релизами, но и реализованными проектами. 
 

У матросов есть вопросы

Как вы считаете: 

1. Будут ли считаться отечественными компании, которые в целях защиты бизнеса вывели свои активы за рубеж?
2. Будет ли создан реестр отечественных программных продуктов в отраслевых ведомствах? Как это будет происходить?
3. Как компании будут доказывать “отечественность” поставляемого решения и кто будет принимать соответственное решение?
4. Как компании будут доказывать “неотечественность” конкурентных решений, как в нашем случае с Саперионом? Возможна ли апелляция к существенной переработке исходно зарубежного ПО для определения страны происхождения, как это происходит в случае с товарами?
5. А что, если компания при разработке своего софта использовала маленькую платную забугорную библиотеку или проприетарную СУБД?
6. Станет ли драйвером развития отечественного ПО внесение соответствующих поправок в законы, закрепляющие поддержку отечественных производителей ИТ при проведении закупок товаров, работ или услуг (без пересмотра уже состоявшихся)?
7. И последнее, что хотелось услышать, коллеги. Какой продукт выпускаете вы? Готовы ли вы заместить им какой-либо зарубежный аналог и нужна ли вам для этого поддержка (государства, бизнеса, кого-то еще)?

Как и все прошедшие 15 лет я привык полагаться на себя, коллег, партнеров и клиентов и не особо надеяться на помощь государства, но если она придет хотелось бы, чтобы она оказалась реальной, эффективной и своевременной.

Три последних десятилетия ученые и эксперты предсказывали нам появление безбумажного офиса. Однако сейчас, даже после стольких монументальных технологических достижений, мы оказались ненамного ближе к безбумажному офису, чем были, когда в начале 80-ых Стиви Рей Вон впервые исполнил «Texas Flood» в баре «Antone’s» в Остине, а я еще был студентом Техасского университета. Между прочим, я вернулся в Остин. Мне потребовалось 30 лет, но я это сделал.

В первые годы появления компьютеров было множество пересудов на тему, каким же будет этот «офис будущего». В те времена офисные работники проводили целые дни среди бесконечных рядов картотечных шкафов, перебирая несчетное количество папок и мечтая о дне, когда поиск нужной информации будет занимать считанные секунды. Они представляли себе удобную и свободную от бумажной волокиты, созданную с помощью компьютеров, рабочую обстановку.

Итак, настал 2014… получили ли мы безбумажный офис? Едва ли. И, я открою вам маленький секрет, большинство организаций никогда не станут полностью безбумажными, по крайней мере, не в ближайшее время. И, что еще важнее, безбумажный офис не должен быть нашей конечной целью как таковой. И вот почему.

Мотивы, стоящие за идеей создания безбумажного офиса

Спросите себя, почему идея создания безбумажного офиса вызвала так много шума? Отчасти это связано с возможностью защиты окружающей среды за счет сокращения вырубки лесов. Я живу в городе, где в продуктовых магазинах запрещено использовать полиэтиленовые пакеты, так что полностью поддерживаю экологический аспект данного вопроса, однако, это далеко не главный двигатель идеи безбумажного офиса. Основная же причина состоит в том, что компании постоянно сталкиваются с потребностью увеличить эффективность работы, оптимизировать бизнес процессы и снизить затраты.

Когда в 80-ых многие организации стали переходить с бумажных на электронные документы, произошло первоначальное снижение количества используемой бумаги. Но правда в том, что сегодня мы используем даже больше бумаги, чем во времена «Pet Rock» (прим.: популярный в 80-ых годах в Америке питомец-камень). Давайте посмотрим на статистику:

●   каждый день во всем мире производится миллиард фотокопий (Источник: Forrester Research);

●   ежегодный прирост количества используемой бумаги в средней компании составляет 25%. (Источник: Gartner);

●   только лишь в США насчитывается более четырех триллионов печатных документов. И это число ежегодно увеличивается на 22% или примерно на 880 миллиардов печатных документов. (Источник: Coopers и Lybrand).

Хаос в контенте все еще безраздельно властвует, даже в электронных документах

В нашем мире «неотложности» информация нам нужна именно в тот момент, когда она нужна — и не секундой позже. К сожалению, переход от бумажного к электронному документообороту не решил проблемы хаоса в контенте и не избавил нас от потребности в быстром поиске документов.

Зачастую компании, только что перешедшие с бумажной системы хранения документов на цифровую, как и прежде переживают периодические стадии застоя. Мы все еще ломаем голову, пытаясь вспомнить, в какой именно папке сохранили тот проклятый контракт. Появление облачных систем хранения данных и приобретающие все большую значимость мобильные приложения обещают новые возможности для повышения эффективности управления информацией. Но даже просто перемещение старых дурных привычек в облако или попытка найти документ, похороненный в хаотичном беспорядке папок на крошечном экране смартфона, это, скорее всего, не то будущее, на которое мы рассчитываем.

Компании с эффективной системой управления информацией, неважно, работают ли они в облаке или с собственными системами, все же находятся на значительно более высоком уровне производительности по сравнению с теми, кто все еще полагается на дедовский метод использования картотек и папок.

Давайте смотреть на вещи реально и больше ориентироваться на «менее бумажный» офис, чем просто на «безбумажный»

Связано ли это с созданием дополнительных раздаточных материалов для выставки, с потребностью распечатать контракт, чтобы получить «живую подпись», или просто с тем, что некоторым людям в офисе удобнее просматривать и редактировать печатный документ, но большинство организаций никогда не будут действительно безбумажными, по крайней мере, не в ближайшем будущем.

Принимая во внимание данный факт, стремление стать «менее бумажным» кажется гораздо более разумным подходом к ведению бизнеса, и, помимо всего прочего, позволит устранить неоправданную сверхпотребность в бумаге как в основном средстве управления информацией. Это обеспечит быстрый доступ к документам, и поможет сотрудникам работать эффективнее, и, что, возможно, самое главное, позволит компаниям принимать оптимальные решения и лучше обслуживать клиентов, оперативно реагируя на их потребности

Самое время оставить фантазии о безбумажном офисе и направить свои усилия на создание гораздо более практичной «менее бумажной» среды, а сделать это можно относительно быстро в любой организации. Нам нужно научиться использовать всю ценность информации таким образом, чтобы это было одновременно максимально эффективно и выполнимо.

А ваша компания делает что-нибудь, чтобы стать «менее бумажной»? И если да, то повлияло ли это как-то на ваш бизнес?

Перевод: Ксения Саушкина

До сих пор у специалистов нет определенного мнения, по каким же критериям можно оценить масштаб проекта внедрения ECM-системы. Но попробуем разобраться в вопросе, какой же проект можно считать крупным.

Основополагающими критериями, определяющими масштаб ЕСМ-проекта, в первую очередь можно считать:

●   количество автоматизируемых пользователей – в общем случае более 500 пользователей. Верхняя граница не имеет значения, в большинстве случаев, чем больше пользователей – тем сложнее проект;

●   характер автоматизируемых процессов, их сложность и «нетипичность».

Например, в одной компании мы можем автоматизировать множество бизнес-процессов, но они все простые, типовые. В таком случае, рекомендуется лишь разбить проект на этапы, тогда будет проще организовать процесс внедрения.

А в другой организации будет всего лишь пара процессов, но сложные, в новых областях знаний. Автоматизируются нестандартные процессы, влияющие на работу всего предприятия. Как следствие, большое количество заинтересованных лиц.

●   ожидаемый бизнес-эффект от внедрения – например, бизнес-процессы в организации кардинальным образом меняются и оптимизируются, происходит значительное удешевление выполняемых операций, ожидается максимальное снижение рисков и т.д.;

●   сложная (разнородная) структура предприятия и наличие удаленных структурных подразделений, которые необходимо объединить в единое информационное пространство;

●   сроки внедрения – достаточно длительный процесс внедрения (от полугода и больше).

При подготовке к реализации крупного проекта нужно учитывать, что возникают риски, о которых на небольших проектах даже не задумываются или же последствия их почти не оказывают влияния на проект. Риски, возникающие на крупных проектах, имеют значительное влияние на ход проекта и его результат из-за масштаба и большого количества вовлеченных людей. Например, на проекте со 100 пользователями проведение обучения не составляет большой сложности, поэтому не рассматривается как риск. На проекте в несколько тысяч пользователей обучение становится сложной задачей, которая требует серьезных усилий как со стороны заказчиков, так и со стороны исполнителей.

Соответствие лишь одному критерию не означает, что проект относится к категории крупных. Проект должен отвечать как минимум 3-ем вышеперечисленным пунктам, чтобы говорить о его масштабности.

Оценка масштаба проекта производится с целью расчета трудоемкости и рисков внедрения. Обычно такая оценка проводится экспертным путем. Существуют зарубежные стандарты оценки масштабов проверки, но расчет по ним достаточно трудоемок и часто не учитывает особенности реально внедряемой системы. Точность экспертной оценки проекта возрастает при наличии выработанной технологии внедрения и собираемого опыта внедрения и оценки проектов, а также и с увеличением количества проведенных проектов внедрений.

Мы верим, что предыдущие главы убедили вас в том, что электронные документы – это просто, доступно и понятно. Теперь осталось только внедрить новую практику обмена в свою работу. Заключительную седьмую главу серии «Бухгалтер и электронный документ» мы хотим посвятить двум важным темам, о которых, пожалуй, говорят именно тогда, когда электронный обмен уже запущен. Первая тема – что делать с бумажными документами, которые все еще поступают в компанию. Вторая тема – как происходит обмен электронными данными на международном уровне.

Как быть с оставшейся бумагой

Не все ваши контрагенты смогут перейти на обмен так же быстро, как и вы, поэтому вполне возможна ситуация, когда вы будете одновременно принимать и электронные, и бумажные документы. Она не должна вызывать проблем, хотя и потребует внимательного подхода к организации документооборота.

Сегодня мы можем назвать два наиболее жизнеспособных варианта управления разными потоками документов. Первый – использование системы электронного документооборота (СЭД). Данный способ подойдет крупным и средним компаниям, в которых либо уже стоит СЭД, либо идет ее внедрение.

Функциональности СЭД более чем достаточно для того, чтобы полностью закрыть проблемы с документооборотом. Поступивший бумажный документ сканируется и распознается, затем поступает на обработку, бумажный же оригинал хранится в архиве со специальной наклейкой – штрих-кодом – и ждет своего часа. Все операции с данными документами, учет и другие процессы осуществляются в электронном виде. То есть, по факту, вся работа с бумажным документом ограничивается регистрацией и занесением в СЭД секретарем. Таким образом, задача эффективного управления двумя потоками документов решается полностью.

Второй способ, подходящий для тех организаций, которым полновесная СЭД не нужна или недоступна – это электронная регистрация документов с сохранением бумажного архива. Сами по себе электронный и бумажный архивы друг другу не мешают: компания продолжает принимать документы в двух видах, просто в журналах учета по конкретным документам делается отметка, в каком виде он хранится, в каком конкретно шкафу находится бумажный оригинал. Также в электронном виде ведутся книги покупок и продаж – их всегда можно распечатать, если такая потребность возникнет. В этом варианте вы продолжаете работать с бумагой, так как работали раньше, только теперь хранение и обращение к документам систематизируется.

Также на рынке существуют решения, которые помогают легко управлять «гибридным» хранением, например, Межкорпоративный финансово-учетный документооборот от DIRECTUM. С их помощью можно не только хранить документы на разных носителях, но быстро искать их, готовить к проверкам и выемкам, анализировать данные.

Обмен документами с зарубежными контрагентами

Если с электронными документами в России все достаточно понятно (стараниями проекта «Бухгалтер и электронный документ»), то стоит выйти за пределы страны – появляется ряд совсем не простых вопросов. Например, как строить обмен электронными документами с зарубежными компаниями?  С точки зрения сервиса обмена, не имеет значения, в какой стране был создан документ, и в какую страну отправлен – интернет для всех един. Загвоздка в том, чтобы обеспечить легитимность документа – выдержать формат, если к нему есть особые требования в одной из стран, и гарантировать валидность электронной подписи.

Если компании обмениваются документами, которые не требуется предоставлять какой-то третьей стороне, то им достаточно будет заключить двустороннее соглашение об обмене. Так, например, они вполне могут обмениваться прайсами, договорами, спецификациями и любыми другими документами, от которых не зависит налоговый учет.

Если же компании обмениваются документами, связанными с налоговым учетом, то им надо будет решать вопрос с тем, какими подписями они пользуются. Основная загвоздка в том, как принимать электронные подписи, выданные за рубежом. Напомним, в России по ФЗ-63 «Об электронной подписи»  условия следующие:

1.  Электронные подписи, созданные в соответствии с нормами права иностранного государства и международными стандартами, в Российской Федерации признаются электронными подписями того вида, признакам которого они соответствуют на основании настоящего Федерального закона.
2.  Электронная подпись и подписанный ею электронный документ не могут считаться не имеющими юридической силы только на том основании, что сертификат ключа проверки электронной подписи выдан в соответствии с нормами иностранного права.

Чтобы установить, что иностранная электронная подпись легитимна и «создана в соответствии с нормами права иностранного государства и международными стандартами» необходимы услуги посредника – доверенной третьей стороны (ДТС), которая будет отслеживать изменения текущего законодательства стран, и выдавать заключения о действительности зарубежной ЭП. C технической точки зрения, ДТС представляет собой набор служб, требования к которым изложены в международных рекомендациях Х.842.

На сегодняшний день действующие ДТС предоставляют возможность проверять подписанные данные (сервис валидации). Схема взаимодействия выглядит примерно таким образом:

ДТС фиксируют  факты, подтверждающие свершение действий в рамках электронного взаимодействия. В случае отказа одной из сторон от собственных действий, третья сторона может выступить своего рода свидетелем. При необходимости ДТС  могут документально подтвердить факт подписания, отправки документов в своей юрисдикции. Так, если все  этапы проверки будут легитимными в рамках своей юрисдикции, то и вся проверка будет считаться легитимной.

Стоит отметить, что страны Таможенного союза уже одобрили концепцию «Интегрированной информационной системы внешней и взаимной торговли таможенного союза». При этом Белоруссия и Казахстан уже создают свои ДТС. В России ДТС может стать Минкомсвязи, согласно Постановлению от 24 июля 2014 г. №698.

Заключение

Давайте вернемся в предыдущие выпуски серии статей «Бухгалтер и электронный документ». В течение 7 глав вы узнавали о подключении к оператору, об электронной подписи,  о работе с бухгалтерскими документами,  о проверках в ФНС, как хранить документы и что такое роуминг. Все это время мы убеждали вас в том, что работа с  электронными документами – это то, что делает бухгалтера современным. Тем не менее, как вы видите, в практике еще достаточно пробелов. Но особенность любой практики в том, что она сама по себе способна решать вопросы, нерешенные в теории. Лучший способ раз и навсегда разобраться во всем – начать обмен электронными документами самому.

«Что вы мне опять показываете? Вспомните, что я вам сделать поручал!» – такие возмущения руководители компаний разного масштаба обрушивают на своих сотрудников каждый день. Но виноваты ли сотрудники в том, что каждый раз делают не то, что было поручено?

Конечно, блокнот – верный спутник любого эффективного сотрудника на совещании. Каждая сказанная руководителем мысль должна быть записана, чтобы выполнить поручение точно и в срок. И собственную мысль блокнот поможет сохранить, чтобы не отвлекала от разговора с руководителем.

Так было всегда. Но мир переменился. Теперь блокноты только вредят бизнесу. Вы спросите почему? Давайте разберемся.

Итак, в понедельник руководитель прочитал почту, окунулся в проблемы и «на горячую» собрал сотрудников в своём кабинете. Обдумывать и ждать некогда, нужно делать. Опытный руководитель на ходу формулирует задачи. Сотрудники спешат записать поручения в свои блокноты. Кто-то успевает задавать вопросы.

Руководитель хочет скорее получить результат, быстро объясняет задачу с разных сторон. Много говорит. А, может, наоборот. Всего три емких слова – и в путь.

Хороший сотрудник старается услышать и понять каждую фразу. Надеемся, что наш сотрудник аудиал и хорошо запоминает то, что слышит.

Дальше он старается поскорее записать всё, что услышал, к себе в блокнот. Никто не видит, что на самом деле происходит на страницах. И, конечно, никто не будет ждать, когда сотрудник каллиграфическим почерком опишет все нюансы задачи.

Всё. Совещание окончено. Пора за работу. В лучшем случае руководитель попросит сотрудника повторить услышанное и на ходу бросит пару замечаний. Какие детали поручения успели попасть в блокнот? Какая цепочка действий нужна для решения задачи? Эта картина может сильно различаться в головах участников совещания.

Но это только начало истории.

Пройдёт день, сотрудник разгребёт текущие задачи и примется за поручение из блокнота. Стоп. Не очень разборчиво написано, и логика немножко потеряна. Ладно, это всё подождёт ещё день–два.

Прошло время, совсем скоро нужно будет показывать руководителю результаты исполнения поручения. Времени мало. Сотруднику нужно вспомнить хотя бы что-то и сразу начинать делать.

И, наконец, день отчета! Результат выводит руководителя из себя. Он ждал совсем другого!

Но давайте ещё раз задумаемся, какой путь искажений прошло это поручение?

1. Руководитель перед сотрудниками фонтанировал идеями, не фиксировал их в четкие задачи. Произнёс все мысли подряд без критического осмысления. Хотя, разумеется, руководителю удалось сэкономить время на обдумывание и запись.
2. Сотрудник услышал поток сознания в кабинете руководства, воспринял тоже всё, как смог. На ходу интерпретировал в голове в какую-то последовательность действий. Никто не проверит, в какую именно, ведь это всё в голове.
3. Потом сотрудник в спешке записал полученные мысли в блокнот. Использовал сокращения, спецсимволы и замысловатые картинки. Они казались такими понятными на совещании, но потеряли всякий смысл уже через день.
4. Наконец, прошло время, и сотрудник прочитал из блокнота свои записи. Но те мысли уже далеко, в голове новые задачи. Он вспомнил, что удалось вспомнить, и принялся выполнять.

Всего два человека породили целую серию искажений. А что в итоге? Несколько дней оплаченной работы потеряно для компании. Это простой, но не очевидный источник убытков.

Что делать?

Советую обязательно записывать поручения в простых (и обычно бесплатных) системах, которые позволяют работать с текстом одновременно с разных компьютеров, ноутбуков или смартфонов.

Руководителю очень важно записать поручение своими руками. В этот момент уже отсекается множество «шумов», то есть бесполезных поручений, которые, если задуматься, просто не нужны сейчас для компании.

По записанному тексту руководителю гораздо проще ответить хотя бы самому себе на два важнейших вопроса: зачем нам вообще нужно это поручение, и что именно мы ждём в результате его выполнения.

Сотрудник видит перед глазами текст, слышит его прочтение и может задать конкретные вопросы ещё до начала работ.

А дальше важно здесь же, на месте, спросить сотрудника, какие шаги он планирует предпринять, чтобы получить результат. И сразу становится ясно, возникло понимание задачи или ещё нет.

Эти шаги сотрудник своими руками записывает на своём ноутбуке или смартфоне в той же системе, в которой только что прочитал текст поручения. Теперь у него есть собственное руководство к действию. Руководитель не должен отбирать хлеб у сотрудника и записывать шаги за него.

Поручение записано в системе. Теперь его гораздо проще проверять. Его уже не забыть, и, главное, мы заранее определили для себя, какой именно ждем результат.

Систем для одновременной работы с поручением для руководителя и сотрудника много. Это большинство CRM-систем, это любимый мною бесплатный сервис Trello.com для электронных досок задач. Даже в бесплатном сервисе Google-документы можно работать над поручениями вместе.

Конечно, все эти способы системной работы с поручениями – только вершина айсберга. Ни одна программа не приживается без простой и понятной каждому методологии командной работы. Но это другая тема.

Расскажите, а как вы используете блокноты для работы с поручениями, может быть, у вас есть интересные находки?

Новое в законодательстве

Электронные документы в уголовном судопроизводстве

Новые изменения затронут особенности применения электронных документов в судах. Рассматривается возможность использования в качестве доказательств в суде электронных документов, не имеющих бумажные копии.

Президент России подписал закон, вносящий изменения в Налоговый кодекс РФ

21 июля 2014 года Президент России подписал Закон N 238-ФЗ, который внес изменения в главу 21 Налогового кодекса РФ. О продвижении законопроекта мы писали ранее.

Новый механизм взаимодействия налогоплательщиков и инспекций

В первом чтении депутатами Госдумы был одобрен законопроект N 529630-6 «О внесении изменений в часть первую Налогового кодекса РФ». Проект предполагает введение механизма налогового мониторинга на территории России.

В Госдуму внесен законопроект, уравнивающий бумажные и электронные документы

В конце июня Правительство России внесло в Госдуму законопроект, отменяющий ограничения на использование электронных документов при взаимодействии физических и юридических лиц с органами государственной власти.

Сертификат ключа проверки ЭП будет содержать ИНН

Президент Российской Федерации В. Путин подписал поправки в Федеральный закон от 06.04.2011 N 63 «Об электронной подписи». Изменения направлены на повышение эффективности электронного взаимодействия налогоплательщиков с налоговыми органами.

Специализированных операторов связи больше не будет

В мае 2014 года в Приказ ФНС РФ от 27.12.2013 N ММВ-7-6/658@ были внесены изменения, согласно которым срок действия договоров, заключенных между ФНС и специализированными операторами связи, завершающихся 01.07.2014, был продлен до 01.10.2014.

ФНС и другие ведомства

Минкомсвязь рекомендует PDF/A

Эксперты совета по вопросам электронного документооборота при Минкомсвязи России определили формат электронного документа для межведомственного обмена. Им стал PDF/А, с размещением реквизитов электронного документа в XML-файле.

Минфин РФ наделяет ФНС новыми полномочиями

Минфин России подготовил проект Постановления Правительства РФ «О внесении изменения в Положение о ФНС».

ФНС России утвердила план мероприятий по стимулированию перехода на ЭДО

Документ подготовлен в рамках реализации пункта 7 раздела IV Дорожной карты «Совершенствование налогового администрирования», утвержденной распоряжением Правительства Российской Федерации от 10.02.2014 № 162-р.

Трансграничному электронному документообороту быть

Министерство будет вправе подтверждать подлинность зарубежных электронных подписей при трансграничном электронном документообороте, таким образом, выполнять функции доверенной третьей стороны.

Электронные документы

Электронную первичку необходимо подписывать квалифицированной электронной подписью

Минфин РФ считает, что подтверждать расходы компании первичкой, заверенной простой или неквалифицированной электронной подписью, некорректно.

Форму первички утверждает руководитель организации

Налоговые органы не вправе требовать, чтобы компания использовала в работе унифицированные формы первичной документации.

О регистрации электронного счета-фактуры в книге продаж

В письме от 28.07.2014 N ЕД-4-2/14546 специалисты ФНС России пояснили, как регистрировать электронный счет-фактуру в книге продаж.

Проверить корректность заполнения счетов-фактур можно на сайте ФНС РФ

Федеральная налоговая служба России запустила новый онлайн-сервис «Проверка корректности заполнения счетов-фактур».

Форма декларации по НДС скоро изменится

Специалисты ФНС РФ подготовили проект приказа, содержащий новые форму и формат налоговой декларации по НДС.

Появился формат электронного УПД

Опубликован Проект ведомственного приказа ФНС об утверждении форматов универсального передаточного документа и универсального корректировочного документа.

В последнее время на западных блогах, в том числе и на таком авторитетном ресурсе, как AIIM, стала популярной тема полномасштабного управления информацией (Information Governance). Термин пока для нас не совсем понятный и привычный. Статья Деборы Джунк «8 Myths About Information Governance», в которой приводятся самые распространенные заблуждения относительно Information Governance, приподнимает завесу тайны и даёт нам более глубокое понимание полномасштабного управления информацией.

1. Полномасштабное управление информацией – это всего лишь замысловатое название процесса управления официальной документацией.

В основе традиционного делопроизводства лежит работа с бумажными архивами, в которых когда-то хранилось множество Отчетов действительно с большой буквы. Семьдесят пять лет спустя мы видим, что большая часть документации представлена уже не в бумажной форме, и почти все коммуникации автоматизированы. В связи с этим серьёзное беспокойство вызывает информационная безопасность. Действительное положение дел таково, что мы относимся к хранению информации в цифровой форме по принципу «с глаз долой, из сердца вон», и именно это является причиной накопления огромного количества информации, которая, будь она в бумажной форме, была бы давно уничтожена.

В ответ на сложившуюся ситуацию сформировалась такая дисциплина, как полномасштабное управление информацией, “… комплексный, скоординированный подход организации к управлению рисками и соблюдению правовых норм и требований относительно информации, повышающий её ценность”. (Комментарий североамериканского правового центра «The Sedona Conference» по вопросам полномасштабного управления информацией, декабрь 2013).

2. Для того чтобы начать, нужно будет разработать масштабный проект системы управления информацией.

Бездействие – ваш враг, и вы должны сделать все возможное, чтобы победить его. А это значит, просто сделать хоть что-то. Это может быть выявление и устранение каких-то явных проблем, например, перегрузки почты. Или решение такого насущного вопроса, связанного с управлением информацией, как покупка дополнительного пространства для хранения данных. Возможно, вы захотите пересмотреть свои позиции и решите, что имеет смысл просто избавиться от ненужной информации. Также это может быть разработка концепции по внедрению полностью сформированной системы управления информацией, реализацию которой нужно проводить постепенно, начиная с небольшой группы и дорабатывая детали, поскольку в дальнейшем это затронет и остальную часть организации.

Важно понять, что вы можете совершать какие-то небольшие шаги, ориентируясь при этом на долгосрочные цели по внедрению полномасштабной системы управления информацией в вашей компании.

3. Управление информацией – работа ИТ-департамента.

Информационные Технологии как дисциплина, конечно, тесно связаны с управлением информацией, но они лишь его малая часть. И в своих бесчисленных комментариях эксперты сошлись на том, что для обеспечения всестороннего управления информацией действительно «нужна целая деревня» (прим. «Нужна целая деревня» – книга Хиллари Клинтон, опубликованная в 1996 г.).

Так кто же должен руководить процессом управления информацией? Обычно это делает инициатор проекта. Это может быть как ИТ-департамент, так и юридический отдел или ревизионно-контрольный отдел. Независимо от того, кто выступает инициатором, все в итоге сводится к личной ответственности. Управление информацией касается каждого.

4. Я могу просто купить дополнительное пространство для хранения данных и не волноваться об управлении информацией.

Конечно, приобрести дополнительное пространство для хранения данных довольно легко, особенно когда начальная закупочная цена всё продолжает снижаться. Однако здесь не учитывается то, что реальная стоимость дополнительного пространства для хранения данных не равна цене закупки. В зависимости от того, какие цифры вы берете, действительные затраты средств за год могут в 5-7 раз превысить стоимость аппаратных средств. Более того, помимо этого необходимо учитывать и нематериальные расходы, связанные с падением производительности и упущенными возможностями.

Получается как в поговорке «скупой платит дважды». У нас есть два варианта: мы можем либо не спешить и попытаться сдержать увеличение объема пространства для хранения данных (и избежать, таким образом, преждевременной покупки), либо дальше продолжать наращивать информационный избыток и в следующем году столкнуться все с той же проблемой.

5. Покупка ECM-системы решит проблему полномасштабного управления информацией

В определенный момент, вам, возможно, захочется освоить более структурированные и автоматизированные способы управления контентом, и ECM – это именно то, что нужно. Однако, как и в случае с любыми другими технологическими покупками, вам необходимо все тщательно взвесить. Очевидно, что в первую очередь нужно обратиться к вашим явным проблемам, например, к неспособности быстро найти информацию, и, определив регламент работы с документами, тегами метаданных и разработав общие правила, убедиться, что ваша основная информационная структура надежна. В конечном счете, все это понадобится для ECM. Единственная причина провала внедрения корпоративных систем – это отсутствие планирования.

6. Мои сотрудники будут протестовать, если я навяжу им правила управления информацией.

Может быть, кто-то и поворчит, но большинство сотрудников будут рады наконец-то понять, что им нужно делать со всей этой информацией. Многие потратили годы, прилагая огромное количество усилий, чтобы организовать информацию, правда, делая это «в качестве подстраховки» или, в худшем случае, чтобы «спасти свою шкуру».

7. Моя компания слишком невелика, чтобы придавать значение полномасштабному управлению информацией.

Нет такой компании, которая была бы слишком мала. Вы, конечно, можете утверждать, что малым и средним организациям гораздо сложнее управлять информацией. Они располагают меньшим количеством выделенных ресурсов, а для осуществления ИТ-функций пользуются услугами сторонних компаний или облачными сервисами. Многие из них считают, что находятся вне ведома контролирующих органов, но, как, например, убедились работники здравоохранения, правила HIPAA (Прим.: федеральный закон США, который устанавливает правила в отношении того, кто может просматривать и получать медицинскую информацию человека) одинаково распространяются как на большой, так и на малый бизнес. Говоря о малом бизнесе, стоит также привести в пример компанию Fazio Mechanical, которая стала жертвой крупной утечки данных в прошлом году.

Управление информацией связано не только с тем, как она хранится, но и с тем как создается, защищается, используется и удаляется. Помните, что все это – ответственность одного сотрудника, который может попасться на фишинг и стать причиной утечки данных. Это тоже является частью полномасштабного управления информацией.

8. Полномасштабное управление информацией требует слишком больших денежных затрат.

А управление финансовыми активами требует слишком больших денежных затрат? А что насчет обслуживания офиса? Информация – это тот же бизнес-актив, и дальновидные компании стремятся повысить его полезность, следуя при этом правовым нормам, выполняя требования и управляя рисками. Вы, возможно, слышали ту старую поговорку, в которой говорится, что, если вы думаете, что старость плоха, вам нужно попробовать что-то другое. Хотя действия, которые мы предпринимаем для повышения эффективности управления информацией, могут стать причиной непредвиденных расходов, неэффективное управление информацией ведет к увеличению постоянных затрат, связанных с растущими требованиями к хранению данных и непродуктивным поиском информации, не говоря уже о риске совершения правовых ошибок и утечки данных.

Фактические расходы можно снизить, если не полностью устранить, применив к управлению информацией стратегию «отсчет от нуля». Сначала сократите расходы, замедлив рост объема информации и проанализировав более критично такие временные технологические нужды как архивация почтовых сообщений или приобретение дополнительного пространства для хранения данных. Разработайте политику электронных коммуникаций и обучите ей сотрудников. Стряхните пыль со своего старого порядка хранения официальных документов, обновите его и примените по отношению к своим устаревшим бумажным архивам и хранилищам данных. Добиться успеха сейчас, не прибегая к большим затратам – это реально.

Перевод: Ксения Саушкина

Внедрение СЭД бывает разным. Для одних это похоже на нашествие пришельцев  с другой планеты, для других это радостное событие, позволяющее выстроить эффективную работу с документами. Такое развитие событий, в большинстве случаев, зависит от человеческого фактора и степени организованности самого процесса внедрения со стороны вендора и заказчика. Для борьбы с человеческим фактором при внедрении СЭД можно воспользоваться чек-листом.

Занимаясь внедрением СЭД, наша команда столкнулась с все возрастающим воздействием на свою работу "человеческого фактора" (ЧФ), который проявлялся при внедрении, как со стороны участников команды, так и заказчика. В связи с тем, что у каждого из наших заказчиков собственные требования и условия внедрения СЭД, решение проблемы ЧФ стало для нас критичным.

Во-первых надо понимать, что сам процесс внедрения сопряжен с достаточно большим количеством технических и организационных решений, как со стороны вендора, так и заказчика. Это приводит к необходимости проводить постоянные согласования, которые могут возвращать процесс внедрения на несколько шагов назад, что приводит к появлению ЧФ.

Со стороны вендора, обычно участвует команда по внедрению, которая все эти решения реализует на материально-технической и организационной базе Заказчика. Заказчик представлен отделом IT или наиболее продвинутым пользователем, обладающим правом принятия решений.

Команда, как правило, занимается непосредственно установкой, адаптацией и технической поддержкой СЭД. В команде, есть сотрудник (ки), отвечающий за установку и настройку софта, которые могут работать по следующим вариантам:

1. Оптимистический - подключился удаленно, установил, запустил - все работает, идет процесс допиливания.
2. Реалистический - пришел, установил, запустил - все работает через раз, но не у всех и не так как задумывалось, пилим.
3. Пессимистический - пришел, установил, запустил - работает, всем все равно как это работает
4. Харизматический - пришел, что вспомнил установил/подключил/настроил. Все остальное - если вспомнит Заказчик.

Как ни странно, в процессе такой работы отсутствует механизм контроля за внедрением со стороны Заказчика, т.к. он (или его сотрудники) не обладает необходимым объемом знаний для адекватной оценки происходящего. Наиболее полную информацию по работе программы получают сотрудники на обучении, которое проводит вендор. Понять, что и когда делается командой по внедрению достаточно сложно. По идее, всей информацией, на каждом этапе внедрения обладает руководитель команды. Если команда работает только над одним проектом, то дополнительный контроль особо не нужен, но если одна команда реализует одновременно несколько проектов, то понять где и что было сделано иногда затруднительно.

В этой связи целесообразно использовать чек-лист, разработанный на основе учебных пособий по СЭД, используемых для обучения сотрудников компании заказчика. По своей сути, чек-лист - это структурированный опросник, который позволяет проверить:

1. Качество работы команды по внедрению СЭД - важен для руководителя команды и Заказчика при приеме результатов работы;
2. Проверку работоспособности СЭД -  позволяет избежать досадных ошибок, продиктованных человеческим фактором;
3. Наличие всех необходимых элементов и функций СЭД, заявленных при обучении сотрудников компании - очень важен для команды по внедрению, т.к. сотрудник, прошедший обучение по учебным пособием ожидает от системы именно то, что он увидел, прочитал или изучил;
4. Устранить ЧФ  при выполнении процедуры согласования изменений для внедрения СЭД (возврат назад по этапам, итерации).

Например, нами была разработан чек-лист для внедрения СЭД, позволяющий проверить установку, настройку и функционирование базовых и дополнительных модулей системы (базовый модуль + канцелярия).

В состав чек-лист для проверки работоспособности элементов СЭД входят следующие разделы:

1. Desktop и Web версии СЭД;

2. Работа с документами на уровне пользователя;

3. Работа с задачами и заданиями с использованием типовых маршрутов

4  и тому подобное.

С точки зрения команды внедрения, чек-лист - ненужный инструмент, на который они затрачивают много времени и бумаги. К сожалению, человеческий фактор - это неумолимый набор событий, приводящий к потери доверия клиента и его сотрудников. Особенно это становиться заметно, когда галочки в чек-листе ставят для проформы.

Кроме этого, подобный инструмент позволяет оценить степень эксплуатационной готовности СЭД, что важно, так как процесс внедрения может быть сильно растянут по времени.