Отправляет email-рассылки с помощью сервиса Sendsay

Всё о документообороте

Рассылка закрыта

Вы можете найти рассылки сходной тематики в Каталоге рассылок.

←   Январь 2014   →
 1
 2
 3
 4
 5
 6
 7
07.01.2014
15:31:14
18:32:40
 8
 9
10
11
12
13
13.01.2014
02:01:50
13:31:11
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
27.01.2014
10:31:20
14:30:56
28
29
29.01.2014
19:30:50
21:30:34
30
30.01.2014
13:31:19
23:30:36
31
31.01.2014
16:32:24
21:30:43
Автор
Mikou

Статистика

750 подписчиков
+1 за неделю
←   Все выпуски   →

Статья "Организация работы с обращениями граждан: закон есть, но проблемы остаются" от Янковая В.Ф.


Все о документообороте

Сайт рассылки
 



Статья "Организация работы с обращениями граждан: закон есть, но проблемы остаются" от Янковая В.Ф.
2014-01-30 10:38 Янковая В.Ф.

В.Ф. Янковая, зам. директора ВНИИДАД, канд. ист. наук, доц.

Порядок рассмотрения обращений граждан регулирует­ся Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О по­рядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»* (далее - Закон). Закон развивает положения ст. 33 Конституции Российской Федерации, предоставляющей гражданам право обращаться лично, а также направлять пись­менные индивидуальные и коллективные обращения в органы государственной власти и органы местного самоуправления. Также Закон определяет порядок рассмотрения обращений граждан в органах власти. Органы государственной власти и органы местного самоуправления уже давно применяют по­ложения Закона на практике, и многие органы власти имеют локальные нормативные правовые акты, определяющие по­рядок рассмотрения обращений с учетом своей ведомственной специфики и порядок ведения делопроизводства по обраще­ниям граждан.

В 2010 и 2013 г. в Закон «О порядке рассмотрения обра­щений граждан Российской Федерации» были внесены измене­ния, существенным образом изменившие ряд важных положе­ний Закона. Изменения 2010 г. были вызваны принятием Федерального закона от 27.07.2010 № 210-ФЗ «О порядке предоставления государственных и муниципальных услуг», а изменения 2013 г. были вызваны решением Конституционно­го Суда Российской Федерации. Эти изменения носят прин­ципиальный характер, меняя некоторые сложившиеся пред ставления о том, какие документы относятся к категории документов «Обращения граждан», что, в свою очередь, меня­ет некоторые сложившиеся приемы работы с этой категорией документов.

* Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (в ред. от 29.06.2010, 27.06.2010, 07.05.2013).

* * *

Рассмотрим те изменения, которые были внесены в Закон. Начнем с тех, которые были внесены в связи с принятием Фе­дерального закона от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг».

В связи с принятием данного Закона изменения коснулись тех статей, в которых речь идет об обращениях граждан, сделанных в электронной форме: это ст. 4 и 7.

В статье 4 изменения внесены в определение понятия «об­ращение гражданина», которое теперь может быть не только в письменной или устной форме, но и в форме электронного документа:

«обращение гражданина ... - направленные в государ­ственный орган, орган местного самоуправления или долж­ностному лицу в письменной форме или в форме электрон­ного документа предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления».

Конечно, обращение в форме электронного документа остается по форме воспроизведения письменным обращени­ем, но главное здесь - форма представления документа и способ передачи (по информационно-коммуникационным каналам).

Пункт 3 статьи 7, которая и устанавливает право граж­данина обращаться в орган государственной власти, орган местного самоуправления, к должностному лицу в электрон­ной форме, в связи с принятием Федерального закона «Об ор­ганизации предоставления государственных и муниципальных услуг» также изложен в новой редакции. Сравним первона­чальную и ныне действующую редакции данного пункта За­кона:


ФЗ № 59-ФЗ в ред. от 02.05.2006

ФЗ № 59-ФЗ в ред. от 02.07.2013

«3. Обращение, поступившее в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу по информа­ционным системам общего поль­зования, подлежит рассмотрению в порядке, установленном настоя­щим Федеральным законом»

«3. Обращение, поступившее в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в форме электронного обращения, подлежит рассмотрению в порядке, установленном на­стоящим Федеральным законом. В обращении гражданин в обяза­тельном порядке указывает свои фамилию, имя, отчество (последнее при наличии), адрес электронной почты, если ответ должен быть направлен в форме электронного документа, и почтовый адрес, если ответ должен быть направлен в письменной форме. Гражданин вправе приложить к такому обращению необходимые документы и материалы в электронной форме либо направить указанные документы и материа­лы или их копии в письменной форме»

При этом положение Закона не содержит никаких указаний относительно придания юридической значимости обращению в электронной форме. Напомним в связи с этим положения Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», п. 4 ст. 11 которого говорит:

«В целях заключения гражданско-правовых договоров или оформления иных правоотношений, в которых участву­ют лица, обменивающиеся электронными сообщениями, обмен электронными сообщениями, каждое из которых под­писано электронной подписью или иным аналогом собствен­норучной подписи отправителя такого сообщения, в поряд­ке, установленном федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или соглашением сторон, рассматривается как обмен документами»*.

Таким образом, обмен электронными сообщениями, кото­рые не подписаны электронной подписью или иным аналогом собственноручной подписи (кстати, законодательство Рос­сийской Федерации не объясняет, что такое «аналог собствен­норучной подписи»), нельзя рассматривать как обмен доку­ментами. Вместе с тем Закон обязывает орган власти или должностное лицо, рассмотревшее обращение в электронной форме, дать на него ответ и направить ответ в форме электрон­ного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, или в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении (ст. 10, п. 4 Закона «О порядке рас­смотрения обращений граждан Российской Федерации»).

Из этого можно сделать только один вывод: Федеральный закон «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» обязывает органы власти, органы местного само­управления, должностных лиц (а в соответствии со ст. 2 Закон распространяется и на государственные и муниципальные учреждения, и на иные организации, на которые возложено осу­ществление публично значимых функций) работать с обраще­ниями граждан, не имеющими юридической значимости, ведь гражданин, направляя обращение в электронной форме, не имеет возможности подписать его электронной подписью.

* Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (в ред. Федеральных законов от 27.07.2010 № 227-ФЗ, от 06.04.2011 № 65-ФЗ, от 21.07.2011 № 252-ФЗ, от 28.07.2012 № 139-ФЗ, от 05.04.2013 № 50-ФЗ, от 07.06.2013 № 112-ФЗ, от 02.07.2013 № 187-ФЗ).

Понимая это, органы власти при рассмотрении электрон­ных обращений вынуждены прибегать к различным приемам, позволяющим выйти из этой весьма непростой ситуации: они либо сообщают гражданину по электронной почте (если граж­данин не указал почтовый адрес, по которому должен быть дан ответ) о том, что обращение рассмотрено, подготовлен ответ на обращение и гражданин может получить его лично, пред­ставив документ, удостоверяющий личность, или направляют гражданину электронный образ ответа на обращение, т. е. фак­тически его копию. Получается, что в первом случае орган власти вынужден вступать с гражданином в дополнительную переписку, не предусмотренную Законом, что создает допол­нительную нагрузку на работников органов власти. Во втором случае орган власти на юридически не значимый документ дает юридически не значимый ответ. Если же гражданин в своем электронном обращении указал свой почтовый адрес, по кото­рому орган власти направляет ответ на обращение, то и в этом случае мы имеем более чем странную ситуацию, когда на не значимый в юридическом отношении документ (поскольку от­сутствует возможность идентификации лица, направившего обращение в электронной форме) орган власти направляет юридически значимый ответ (официальный документ).

Не случайно в ряде регионов органы власти, работая с электронными обращениями граждан, пытаются осущест­влять проверку лица (идентификацию лица), направившего обращение в электронной форме, через обращение к базам данных региональных управлений ФМС, МВД и др., с кото­рыми заключаются соответствующие соглашения.

Общий вывод в связи с данным положением Закона: норма Закона «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», дающая право гражданам обращать­ся в орган власти с обращениями в электронной форме, про­тиворечит норме Федерального закона «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», заставляет органы власти или выходить за рамки правового поля, или вынуждает их создавать различные варианты вы­хода из этой ситуации, что приводит к дополнительной ра­боте и соответственно дополнительным временным и трудо­вым затратам.

Статья приведена с сокращением. Полный текст читайте в источнике.



Запись блога "Совемещение двух СЭД" от Дамир Мухутдинов
2014-01-30 11:51 Дамир Мухутдинов

Вопрос: В нашей организации программисты написали программу, которая автоматизирует документооборот. Работать в ней неудобно, но мы (кадры и методисты) работаем в ней уже несколько лет, т.к.  этого требует руководство. От этой системы нам отказаться нельзя. А на днях пришел приказ "свыше" о внедрении другой системы. Подскажите, пожалуйста, как быть: дублировать всю информацию из нашей программы в новую? Или вести только административный документооборот (вх. и исх. переписку, приказы по основной деятельности, распоряжения директора филиала)?

Проблема совмещения двух систем, а иногда трех – конечно, очень трудоемкая для сотрудников, которым приходится в них работать. И зачастую, это происходит по причине приказа «свыше». Головной организации очень удобно, когда все дочерние организации работают в единой системе и регистрация происходит в единой системе.

Скорее всего приказ «свыше» затронул не весь ваш документооборот, а лишь организационно-распорядительную документацию (входящую и исходящую корреспонденцию, приказы и распоряжения). В таком случае головная организация не обяжет вас регистрировать следующие документы: служебные записки, заявления, поручения, листы согласования, технологии, регламенты и внутренние распоряжения. А эти виды документов в некоторых организациях достигают 90% от всего документооборота. Тогда, конечно же, дублировать вашу внутреннюю документацию в новую систему нет смысла, ведите только административный документооборот.

Возможно ваши обе программы имеют разный функционал, и вам будет удобно в новой программе выполнять какие-то специфические функции для работы со входящими (например, пересылка документов с учетом электронных подписей в головную организацию или захват со сканера и т.д.). 

Дополнительно я предлагаю рассмотреть несколько вариантов, которые помогут оптимизировать работу:

  1. Самый рискованный и длительный, а иногда и дорогостоящий вариант – доработать внутреннюю неудобную программу. Риски понятны: может ничего не получиться, процесс доработки может сильно затянуться и длиться несколько лет. Помимо рисков, вам, конечно же, придется регистрировать некоторые документы в двух системах. Но силами программистов можно сделать интеграцию, чтобы минимизировать неудобства совмещения двух систем. 
  2. Полностью перейти на новую систему, которую вам спустили с головной организации. Хорошо изучив ее функции, возможно, вы сможете убедить ваше руководство в целесообразности этого. Некоторое время вам в любом случае придется дублировать информацию, как всегда делается при переходе с одной системы на другую. Риски: вам могу отказать в большом количестве лицензий новой программы, отказать в доработке системы, оптимизации системы под свои нужды (даже собственными силами). Но это очень хороший вариант, который вам позволит уйти от двойной регистрации и работы в разных интерфейсах.
  3. Внедрить хорошую систему для автоматизации внутреннего документооборота, в которой вам приятно и удобно будет работать. Рекомендую в процессе выбора системы поднять вопрос об интеграции с системой, которую спустили «свыше», чтобы минимизировать действия по регистрации документов в разных системах.

Все эти варианты требуют решимости и хорошей проработки. Успехов вам!

 
 
Еженедельный дайджест ECM/e-Gov-новостей
 
 
С пожеланиями успехов,
Михаил Кузьмин
  
В избранное