Отправляет email-рассылки с помощью сервиса Sendsay

Всё о документообороте

Рассылка закрыта

Вы можете найти рассылки сходной тематики в Каталоге рассылок.

←   Май 2014   →
 1
01.05.2014
01:03:32
06:01:18
 2
 3
 4
04.05.2014
02:30:43
10:08:48
 5
 6
 7
07.05.2014
13:31:20
18:31:14
 8
 9
10
11
12
12.05.2014
02:20:12
16:31:56
13
14
15
15.05.2014
12:30:48
16:30:56
16
17
18
19
20
20.05.2014
12:02:03
20:30:52
21
22
23
24
25
26
27
28
28.05.2014
18:30:59
22:30:38
29
29.05.2014
18:38:39
22:30:17
30
31
Автор
Mikou

Статистика

750 подписчиков
+1 за неделю
←   Все выпуски   →

Запись блога "Нужна ли информация в ECM пользователю?" от Виктор Золотов


Все о документообороте

Сайт рассылки
 



Запись блога "Нужна ли информация в ECM пользователю?" от Виктор Золотов
2014-05-08 12:59 Виктор Золотов

А если да, то доступна ли?

Обратимся к достаточно известному исследованию IDC по рынку северной Америки:
IDC
Предмет исследования – деятельность информационного работника. Именно ему нужна информация во всем ее многообразии. Другим категориям работников информация нужна в крайне ограниченном виде.

Рассуждая на уровне теории, мы приходим к выводу – в России довольно много людей можно отнести к «информационным работникам». При этом эмпирические наблюдения не подтверждают теоретический вывод. Создается ощущение, что у нас значительное число людей не выполняют строго определенные функции скорее не потому, что они заняты творческим и интеллектуальным трудом, а в силу низкого уровня организации труда.

Но даже если отечественные производительные силы не относятся к информационным работникам в каноническом понимании этого термина, то, теоретически, им все равно нужна информация, чтобы преодолевать хаос и дезорганизацию бизнеса.

Рассмотрим пример для внесения практического смысла. Типичный руководитель 2-3 уровня крупной компании получает на согласование важный договор. Что ему доступно в СЭД в типовом случае? Тело документа, минимальные метаданные, замечания предыдущих согласующих.

Чтобы ему хотелось получить? Сведения об инициаторе (позиция в компании, аналогичные его действия, уровень квалификации и т.д.), сведения о контрагенте (состояние взаиморасчетов и их история, уровень доверия, история хозяйственных отношений и т.д.), расширенные существенные сведения по контракту (бюджетное окружение, назначение хозяйственной операции и т.д.) и еще много всего. При этом в крупной компании даже СЭД, зачастую, не одна, не говоря уже о прочих системах – есть и CRM, и учетная система, и другие.

Это яркий пример, когда информационный работник, в условиях слабой организации бизнеса, с одной стороны тонет в поступающей информации (почта, СЭД, мгновенные сообщения, звонки и т.д.), а с другой стороны, когда это требуется, – должен потратить огромные усилия на получение нужной информации.

Еще наблюдение в контексте доступа к информации. Почему люди слабо пользуются СЭД?

  • Они не знают, что там есть. Причины разные, но результат один – не пользуются тем, что есть, в итоге и занесению информации перестают уделять внимание.
  • Знают, что есть, но сложно/неудобно искать. В итоге не ищут вовсе, что повышает риски. Например, в карточке «Контрагента» есть сведения об уровне доверия, но при согласовании договора до этих сведений несколько нелогичных кликов, в итоге эта информация игнорируется.
  • Знают/догадываются что есть, но все в разных системах. И не везде есть доступ.

В итоге подобные системы «гаснут», как минимум не развиваются. Поскольку поддержки снизу нет – это не удобно, а сверху нет поскольку не ясны задачи.

Вывод. Информация нужна, но не доступна. Теоретически.

Если опираться на исследование IDC и затраты на поиск (разных видов) информации в объеме 9,5 часов в неделю, то можно сделать интересные экономические выводы: при увеличении эффективности механизмов/способов поиска на 10%, мы даем прирост к производительности труда информационного работника на 2,4%. А этот тип работников, не будем забывать, самый высокооплачиваемый.

Хороший повод задуматься… Но задумывается ли бизнес?

[Репост]



Запись блога "ECM-платформа как инструмент структурирования корпоративной информации за пределами учетной системы" от Максим Кайнер
2014-05-08 13:11 Максим Кайнер

Сейчас многие западные и российские коллеги, педалируют темы информационного хаоса и управления информацией (Information Governance). Темы подогреваемые, связанные с большими данными, но, по сути, не новые. Кроме того, на них можно посмотреть и с другой стороны. Давайте – на примерах.

Как мы получаем счета на оплату

Счет может представлять собой как бумажный, так и электронный документ (скан, pdf и так далее). Невольно могут плодиться копии одного и того же счета. При большом количестве контрагентов и частых взаимодействиях с ними, а также в ситуациях, когда документы перевысылаются по причине ошибок в данных счета, получаем мини-хаос, причем в той области, которая требует максимальной четкости, так как данные из счетов уже поступают в учетную (ERP) систему, то есть должны быть структурированными.

Отдельное решение, автоматизирующее захват, регистрацию, проверку и согласование счетов, может помочь справиться с проблемой структурирования информации за пределами учетной системы, в которую уже попадут только необходимые верные данные.

Что, если взглянуть шире?

Узких решений, которые помогают структурировать информацию до ее занесения в учетную систему, может быть несколько. К примеру, ту же функцию исполняет программное обеспечение по автоматизации согласования договоров. Аналогично дела обстоят с HRM-системой, в которой собирается информация о сотрудниках, в том числе резюме (учтем, что некоторые дизайнеры присылают резюме в виде иллюстраций-инфографик, а веб-программисты – выкладывают в сети в виде landing pages).

Такие системы априори работают с неструктурированной информацией, то есть – в условиях информационного хаоса. Причем они, среди прочего, структурируют информацию для целей использования в учетной системе.

«Зарождение» ECM-платформы

Уже сама по себе интеграция нескольких внешних решений с учетной системой – непростая задача. Также стоит принять во внимание, что внешние решения могут взаимодействовать между собой, обмениваться данными, опираться на одинаковые или подобные бизнес-процессы.

Это дает основание как минимум задуматься над тем, чтобы построить решения на единой платформе для упрощения и удешевления автоматизации. Единая платформа позволит обеспечить масштабируемость, гибкую настройку и развитие системы.

ECM-платформа как раз может стать дополнением учетной системы, создав вокруг фильтр, проходя сквозь который, данные будут структурироваться. Система управления корпоративным контентом уместна здесь, так как вне систем, работающих с учетными данными, существует множество (до сотен Гб) информации, имеющей ценность, требующей обработки и накопления. При взаимодействии с этими данными могут быть актуальны функции захвата, преобразования, версионности, управления знаниями, совместного доступа, все это – с привязкой к workflow. Как раз классическая, по определению Gartner, ECM-система отвечает озвученным требованиям.

На базе одной ECM-платформы возможно построить эффективные узкие решения и для согласования счетов, и для согласования договоров, и для сбора информации о персонале, и для прочих прикладных задач.

При этом выгоды возникнут не только благодаря автоматизации бизнеса, но и за счет того, что число пользователей учетной (читай – дорогой) системы можно будет сократить, перенеся часть функционала в ECM-систему.

Здесь же появятся возможности для внедрения фишек и надстроек, а также для перехода к полноценному управлению информацией (IG) в западном понимании.
 



 
 
С пожеланиями успехов,
Михаил Кузьмин
  
В избранное