Каждому должностному лицу - участнику делопроизводственного процесса предоставляется свой личный "кабинет" - аналог рабочего стола, где в папках разложены документы, находящиеся в компетенции только данного сотрудника, и которые либо ждут начала исполнения (в папке "Поступившие"), либо приняты сотрудником к исполнению (в папке "На исполнении"), либо переданы подчиненным с указанием контрольного срока исполнения (папка "На контроле").

Для удобства отслеживания поступления документов в кабинет пользователя в состав системы "ДЕЛО" входит специальная программа "Монитор кабинетов", загружающаяся в системный Tray при загрузке Windows либо при входе в систему "ДЕЛО".

"Монитор кабинетов" сканирует папки - Входящие, На исполнении, На контроле, На визировании и другие, и оповещает должностное лицо о наличии не прочтенных или новых документов.

"Монитор кабинетов" способен работать с кабинетами пользователя, даже при наличии у него нескольких кабинетов. Программа оповещает путем вывода на экран текстового сообщения или звуковой команды, при наличии мультимедийного оборудования. Имеется возможность задавать определенный интервал времени для сканирования основных папок документов на наличии непочтенных или вновь поступивших.

В следующих версиях будет реализована возможность, дополнительно к выше перечисленным достоинствам, передавать сообщения пользователю по каналам электронной почты, через SMS на мобильный телефон или пейджер.

Технологии масштабирования системы

Система "ДЕЛО" позволяет обеспечить поддержку делопроизводства и документооборота сколь угодно большой организации. В качестве примера можно привести Центральный Банк России, использующий "ДЕЛО" во всех своих учреждениях по всей стране, суммарно свыше 7500 рабочих мест - самый крупный проект внедрения системы электронного документооборота в СНГ.
Для обеспечения масштабирования системы используются следующие технологии.

Работа в Интернет/интранет сетях
Для предоставления доступа к документам в "ДЕЛО" реализован Web-интерфейс. Он обеспечивает простой и эффективный доступ к документам с любого локального или удаленного компьютера через сеть Internet (intranet).

Распределенный электронный документооборот
Система позволяет осуществлять автоматизированный обмен юридически правомочными электронными документами между организациями или территориально удаленными подразделениями. При этом соблюдаются все нормы отечественного делопроизводства. Конфиденциальность и подлинность документов обеспечиваются сертифицированными криптосредствами.

Поддержка больших массивов документов
Система хранения данных позволяет работать множеству пользователей с большими количествами документами. Реальные, практически подтвержденные возможности - свыше 4 000 000 документов, свыше 500 одновременно работающих пользователей на один сервер. При этом существует однопользовательская версия системы, работающая с условно-бесплатной системой управления базами данных (СУБД).

"ДЕЛО" масштабируемая система - она поддерживает централизованную, распределенную и децентрализованную схему организации делопроизводства:
- систему можно установить на одном компьютере и тем самым обеспечивать централизованную регистрацию и контроль исполнения документов;
- поддерживается многопользовательский режим и обеспечивается централизованное управление единым делопроизводственным процессом;
- если в учреждении существуют подразделения с самостоятельным делопроизводством, то "ДЕЛО" поддерживает взаимодействующие делопроизводственные процессы этих подразделений.

Взаимодействие с другими системами

В наше время, когда в каждой организации используется множество различных программ, большое значение имеет возможность их интеграции либо просто обмена данными между ними. Система "ДЕЛО" поддерживает весь необходимый "джентльменский набор" средств для интеграции и обмена данными с другим программным обеспечением.

Интеграция с пакетом Microsoft Office
"ДЕЛО" тесно интегрировано с пакетом Microsoft Office, что позволяет:
- регистрировать документы непосредственно из редакторов или почтовой программы; создавать документы на базе шаблонов Microsoft Office и данных регистрационных карточек "ДЕЛО";
- выгружать отчеты в Microsoft Word для дальнейшего оформления или редактирования;
- проверять орфографию в полях РК используя средства Microsoft Office.

Интеграция с подсистемой "Архивное ДЕЛО"
"Архивное ДЕЛО" - ещё одна разработка компании ЭОС - многопользовательская подсистема, предназначенная для автоматизации подготовки к передаче дел в архив, ведения и учета архивных документов. "ДЕЛО" и "Архивное ДЕЛО" интегрированы в части ведения номенклатуры дел, отслеживания изменений в организационной структуре организации, а также импорта-экспорта электронных документов.

API-интерфейс
Система "ДЕЛО" предоставляет возможность контролируемого доступа к хранимым данным в режиме их чтения другими программами. Такие программы при необходимости могут быть разработаны собственными силами заказчика, если требуется расширение потребительских свойств системы, например:
- для вывода данных системы в наиболее удобной форме отчетов;
- для формирования запросов требуемого вида на поиск и отбор данных;
- для доступа к данным системы через Internet/intranet;
- для экспорта данных системы в другие базы данных и т.п.

Достоинства и недостатки

Как и все в нашем мире системы документооборота имеют свои достоинства и недостатки, которые, по большому счету, являются продолжением достоинств.

Это одинаково справедливо для всех систем:
- большие громоздкие системы, представляющие собой своеобразный "конструктор" для создания системы электронного документооборота или архива под конкретного заказчика, имеют высокую стоимость, долго и трудно внедряются, но зато позволяют реализовать все, что душе угодно;
- коробочные решения, внедряются легче, стоят значительно меньше, но ограничены возможностями заложенными в систему при разработке.

Итак, собственно, основные достоинства "ДЕЛО":
- система "ДЕЛО" относится к классу готовых "коробочных" решений, что определяет достаточную простоту и краткость сроков её внедрения, сопровождения и невысокую стоимость;
- "ДЕЛО" имеет достаточно богатые функциональные возможности, изложенные выше, и предназначена не только для делопроизводственных служб, но и для автоматизации деятельности непосредственных участников документооборота - руководителей, специалистов - всех сотрудников организации, работающих с документами;
- поддерживается полноценное делопроизводство бумажных и полностью электронных документов, что позволяет реализовать в организации систему смешанного, бумажно-электронного документооборота: высокоэффективного безбумажного делопроизводства в особо загруженных участках управленческой деятельности и, при необходимости, сохранение на отдельных участках полноценного бумажного документооборота;
- "ДЕЛО" открытая система, она имеет широкие возможности по интеграции и обмену данными с другими системами;
- поддерживается комплект "дополняющих технологий: средства ЭЦП, интеграция со средствами сканирования и распознавания документов - ABBYY FineReader, интеграция со средствами поточного ввода документов, взаимодействие с электронными архивами - собственным: "Архивное ДЕЛО" или сторонними, через интерфейс ODMA.

Основные недостатки системы "ДЕЛО", как обратная сторона достоинств:
- "ДЕЛО" - "коробочное" решение, со своими достаточно жестко определенной логикой функционирования и набором данных, и заставить систему работать по-другому или изменить внешний вид интерфейсных форм можно очень незначительно; конечно, можно заказать заказную доработку системы под конкретного заказчика, но при этом сразу повышается её стоимость и растягиваются сроки внедрения;
- система ориентирована на поддержку стандартов и традиций в области делопроизводства и архивного дела, и поэтому актуальна, в первую очередь, именно для организаций, в которых делопроизводственные процессы построены с ориентацией на эти самые стандарты и традиции;
- минимальный набор дополнительных сервисных средств, а также функциональности не имеющей прямого отношения к автоматизации делопроизводства, документообороту и архивному делу, например, средств поддержки публикаций на Web-сайтах, средств настройки формата экспорта/импорта данных, конструктора отчетов и других; справедливости ради, стоит отметить, что большинство систем российской или белорусской разработки также не предоставляют подобного.

Различие систем "ДЕЛО"

Существует три вида систем "ДЕЛО":
- "ДЕЛО-Предприятие" - сетевая многопользовательская версия;
- "ДЕЛО-Секретарь" - полнофункциональная однопользовательская версия "ДЕЛО", работающая на платформе бесплатной СУБД MSDE;
- бесплатная функционально-органиченная версия "ДЕЛО-Старт", позволяющая заменить бумажный журнал регистрации электронным с возможностью поиска и формирования отчетов.

"ДЕЛО-Старт" и "ДЕЛО-Предприятие" (3 месячная полнофункциональная версия) можно скачать с сайта разработчика http://www.eos.ru.

Ситуация в Беларуси или какую систему выбрать?

На рынке систем автоматизации делопроизводства и электронного документооборота присутствуют и другие системы, российских, белорусских и западных разработчиков.
Вопрос же о выборе системы документооборота для конкретной организации решается, прежде всего, исходя из потребностей и возможностей самой организации.
Что для одних очень хорошо, для других, может быть, и не очень. И наоборот.
Поэтому сейчас очень актуальна тема обмена данными между системами документооборота. Чтобы каждая организация могла выбрать для себя подходящую систему, поддерживающую при этом определенные правила обмена данными с системами документооборота других организаций и других разработчиков (в том числе, с использованием ЭЦП).
Выработкой таких правил сейчас занимаются две основные белорусские организации в области делопроизводства, документооборота и архивного дела - Белорусский научно-исследовательский центр электронной документации (БелНИЦЭД) и Комитет по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь. Ближайшее время, ожидается утверждение универсального формата обмена данными между системами.

Безусловно, эта работа ведется при поддержании постоянного контакта с разработчиками систем автоматизации делопроизводства и электронного документооборота.

Пользователи же, со своей стороны, получат возможность свободного выбора между системами автоматизации делопроизводства и документооборота, исходя из собственных потребностей и возможностей.