Выпуск 6.
Система автоматизации делопроизводства и документооборота "ДЕЛО" версия 8.5 - старый знакомый, новые возможности. Часть 1.

Здравствуйте.

Думаю, стоит познакомить читателей с некоторыми наиболее яркими представителями мира электронного документооборота.
Вообще систем множество, но всех основных представителей мы постепенно рассмотрим.

Начнем с системы "ДЕЛО" - готового коробочного продукта, достаточно простого в настройке, позволяющего буквально за пару недель перейти от бумажного документооборота "по-старинке" к смешанному "бумажно-электронному".

Коробочность системы "ДЕЛО" обуславливает её ориентацию на принятые и утвержденные в типовой инструкции по делопроизводству и других нормативных документах правила работы с документами.

На сайте разработчика доступна бесплатная трехмесячная версия для тестирования. Жителям Беларуси могу предоставить CD с системой.

Статью разбил на два выпуска чтобы не перегружать информацией.

Приятного чтения.
М.К.

Весной этого года ЭОС выпустил новую версию 8.5, в которой появился ряд новых интересных и полезных возможностей. Поэтому ниже я постараюсь рассмотреть подробнее систему "ДЕЛО" с учетом новых возможностей версии 8.5.

О системе "ДЕЛО"

ЭОС уже около десяти лет специализируется в области автоматизации делопроизводства и электронного документооборота, на счету компании масса реализованных проектов, основной продукт - система "ДЕЛО".

"ДЕЛО" в полной мере учитывает как традиции, стандарты и культуру отечественной школы делопроизводства и архивного дела, так и передовые западные методики управления документами, в "ДЕЛО" использованы новейшие информационные технологии ведущих мировых и отечественных производителей.

Многие проекты по внедрению "ДЕЛО" достаточно подробно описаны на сайте разработчика в разделе "Опыт внедрения".

Система создана в результате обобщения многолетнего опыта разработки и эксплуатации десятков подобных систем в крупнейших учреждениях бывшего СССР и стран СНГ. Поэтому она полностью соответствует требованиям действующих делопроизводственных стандартов, а также поддерживает правила (в том числе неформализованные) и приемы, используемые в делопроизводственной практике отечественных предприятий и учреждений.
При этом разработчики заинтересованы в поддержании актуальности системы "ДЕЛО" на всем постсоветском пространстве и совместно с региональными партнёрами адаптируют "ДЕЛО" под специфику местных условий.

Поэтому "ДЕЛО" - продукт российской разработки успешно находит себе дорогу к сердцу пользователей и в Беларуси, и на Украине, и в Казахстане.

Основные функции системы "ДЕЛО"

Основной целью разработки системы "ДЕЛО" являлось достижение максимальной преемственности правил и приемов бумажного делопроизводства, что позволяет обеспечить безболезненный переход от традиционных к современным технологиям.

Система "ДЕЛО" позволяет создать в организации полноценный электронный документооборот и одновременно автоматизировать работу с бумажными документами. Это комплексное решение, реализующее смешанный, бумажно-электронный, документооборот и автоматизирующее все аспекты документационного обеспечения управленческой деятельности современных предприятий и организаций.
"ДЕЛО" поддерживает полный жизненный цикл документа в организации от создания проекта документа до списания в дело и передачи в архив.

"ДЕЛО" поддерживают следующие функциональные возможности:

Работа над проектами документов
Возможности системы по подготовке документов позволяют автоматизировать весь процесс создания документа. Работа с проектами документов подразумевает выполнение следующих действий:
- создание регистрационной карточки (РК) проекта документа, в том числе и "во исполнение" распорядительного документа;
- изменение проекта с сохранением предыдущих версий
- согласование проекта документа;
- утверждение проекта документа;
-регистрация документа, созданного на основе проекта.

При работе с проектом выполняется последовательная или параллельная маршрутизация, контролируются сроки рассмотрения и срок подготовки проекта в целом.

Регистрация документов
Для каждого документа в "ДЕЛО" формируется регистрационно-контрольная карточка (РК), в которую заносятся сведения о документе. Регистрироваться могут как поступившие извне, так и созданные внутри организации документы: письма, приказы, распоряжения, договоры, акты и прочее.

Состав реквизитов РК: корреспондент, краткое содержание, дата создания, регистрационный номер документа, подпись, тематика, гриф доступа, отметка о наличии приложений, номенклатура, состав документа, резолюция и др. Некоторые реквизиты, например, резолюции и отчеты об их исполнении, адресаты, корреспонденты могут иметь множественное значение.

Основной единицей хранения в системе "ДЕЛО" остается РК документа, полнота реквизитов которой обеспечивает возможность формирования статистических и аналитических отчетов по различным информационным срезам, легкость при поиске.

При получении электронного документа по электронной почте, его регистрация осуществляется в автоматизированном режиме. Для поступившего в результате обмена между двумя системами "ДЕЛО" документа, большая часть реквизитов РК формируется автоматически.

Существует возможность формирования реквизитов карточки регистрируемого документа путем построчного сканирования текста документа с помощью портативной цифровой ручки C-Pen. Так, рутинная процедура заполнения реквизитов организации-корреспондента, - наименования организации, ее адреса, - сводится к сканированию данной информации с бланка, регистрируемого документа. Таким же образом формируется текст, краткого содержания документа.

Контроль исполнения
В системе реализован контроль исполнения документов. На контроль может ставится, как исполнение резолюций, так и исполнение документа в целом. При этом автоматически отслеживаются сроки исполнения, особо выделяются контролируемые документы и документы с истекшими сроками исполнения. Возможно формирование напоминаний исполнителям и сводок об исполнении контрольных документов.

Обработка и хранение документов
К карточке может быть "прикреплено" любое число файлов, содержащих собственно документ в компьютерной форме представления (например, факсимильное изображение бумажного документа, текст, аудио или видеоматериал и т.д.). Эти файлы могут поступать по линиям связи или создаваться в организации с использованием текстовых редакторов, например, Microsoft Word, сканеров, микрофонов или других устройств, подключаемых к компьютеру.

Если входящий документ поступает в бумажном виде, из среды системы обеспечивается вызов пакета "ABBYY FineReader", а по получении его электронного образа - возврат в систему "ДЕЛО" с одновременным прикреплением документа к РК. Пользователь системы, осуществивший прикрепление файла документа, устанавливает права доступа к файлу на уровне грифа секретности, а также защиту от редактирования.
Кроме того, каждый из прикрепленных файлов может быть подписан электронно-цифровой подписью (ЭЦП).

Расширение состава реквизитов карточки документа
Карточка содержит состав реквизитов, полностью отвечающий требованиям делопроизводства. Для отражения ведомственной или отраслевой специфики, состав полей карточки может быть расширен за счет дополнительных реквизитов. Новые поля могут создаваться пользователями самостоятельно без какого-либо программирования. Дополнительные реквизиты могут быть разных типов: строковые, числовые, даты. В дальнейшем эти реквизиты могут использоваться для поиска документов в системе и при формировании отчетов.
Обеспечивается возможность контроля данных, вводимых в созданные реквизиты.

Поточный ввод документов
Поточный ввод документов позволяет решить проблему массового ввода электронных образов бумажных документов в систему. При регистрации документов на первых листах или на отдельных чистых листах (листах разделителях) печатается назначаемый системой уникальный штрих-код. В процессе сканирования и распознавания на отдельном рабочем месте, оборудованным высокопроизводительным сканером, система анализирует штрих-код и обрабатывает отсканированные документы в соответствии с указанной в нем информацией. В результате электронные образы документов, полученные, в заданном формате, автоматически прикрепляются к соответствующим РК.

Движение документов
В системе существует несколько механизмов организации движения документов. Каждый механизм обеспечивает оптимальное выполнение того или иного делопроизводственного процесса. При работе над проектом документа карточка автоматически пересылается по последовательному или параллельному маршруту между заранее определенными согласующими или утверждающими должностными лицами. В процессе пересылки проекта учитывается характер вынесенных виз, контролируются сроки рассмотрения. После вынесения резолюции готовый документ доводится до сведения исполнителей и контролируются сроки исполнения поручений.
В "ДЕЛО" реализовано так же множество других механизмов движения документов - внутренняя адресация, пересылка электронных документов внешним организациям, полный контроль всех видов движения бумажных документов и прочее.

Обеспечение юридической полноценности
В процессе согласования или утверждения проекта документа пользователь может заверить рассматриваемый документ электронно-цифровой подписью (ЭЦП). Это позволяет обеспечить юридическую правомочность созданных электронных документов. Система "ДЕЛО" интегрирована с сертифицированными в Республике Беларусь средствами ЭЦП и шифрования данных.
Для интеграции с криптосредствами "ДЕЛО" поддерживает интерфейс Microsoft CryptoAPI.

Отправка документов
Система позволяет формировать реестры рассылки для экспедиции учреждения, осуществлять надпечатку конвертов, отправлять документы с помощью систем электронной почты. Документы, отправляемые с помощью электронной почты, могут быть защищены шифрованием и заверены ЭЦП.

Поиск и справочно-аналитическая работа
По мере функционирования системы в ней накапливается информационная база документов учреждения. Система обеспечивает поиск документов в этой базе по сочетанию любых реквизитов РК, а также поиск по тексту документа.
Реализован комбинированный поиск: одновременно по сочетанию реквизитов регистрационных карточек и полнотекстовый поиск по содержанию самих документов.
При необходимости, сложный поисковый запрос может быть сохранен и использован неоднократно. Отобранные в результате поиска документы можно хранить в персональных папках пользователей или распечатать в виде перечня.

Работа с взаимосвязанными документами
Поддерживается возможность установления ссылок между РК документов или проектов документов, связанных тематически, отменяющих или дополняющих друг друга и т.д. Это позволяет просматривать цепочки взаимосвязанных документов. Ссылки могут устанавливаться и на документы, хранящиеся вне системы документооборота. Таким образом, документ системы "ДЕЛО" может ссылаться на внешние информационные материалы или документы, хранящиеся в других информационных системах.

-продолжение в следующем выпуске-