Выпуск 2. Электронный документооборот,
как основа системы управления

Электронный документооборот,
как основа системы управления.

Часть 2.

Системы автоматизации делопроизводства и
электронного документооборота

Два термина "делопроизводство" и "документооборот" означают не одно и тоже, поэтому и системы автоматизации делопроизводства (САД) и системы электронного документооборота (СЭД) изначально также отличаются по своему назначению и функциям.

Делопроизводство - это термин, применяемый в конторской практике для обозначения формального набора правил работы с документами. Существуют системы изначально ориентированные именно на автоматизированную поддержку правил делопроизводства: централизованная регистрация и контроль исполнения документов, внесение резолюцию, списание исполненных документов в дело, формирование отчетов по документообороту и исполнительской дисциплине, реестров и описей.

Документооборот - движение документов в организации. Соответственно системы электронного документооборота предназначены для поддержки движения документов, совместной работы сотрудников с ними, хранение созданных документов в электронном архиве. Системы документооборота позволяют построить (или использовать предварительно подготовленный) маршрут движения документа в организации и отправить документ по маршруту. Например, договор в процессе визирования проходит через юридический и финансовый отделы, а затем поступает на подпись директору.

Изначально системы электронного документооборота ориентированы не столько на работу с документами, сколько на выполнение некоторых
"работ". К работам могут быть привязаны документы, но не документы являются базовым объектом этих систем. Любую работу можно представить в виде некоторого маршрута, либо предопределенного и неизменного для пользователя (так называемая "жесткая маршрутизация"), либо настраиваемого ("свободная маршрутизация").

В последнее время наметилась тенденция к стиранию границ между САД и СЭД (в основном применительно к отечественным разработкам): системы, изначально созданные для автоматизации делопроизводства, "обрастают" функциями поддержки полноценного электронного документооборота и совместной работы с документами в электронном формате; и, наоборот, системы электронного документооборота обзаводятся некими "виртуальными канцеляриями".

Электронные архивы

Электронный архив - это частный случай системы документооборота, ориентированный на эффективное хранение и поиск информации (никакие другие функции СЭД в электронных архивах могут и не присутствовать).

В ряде случаев электронные архивы позволяют осуществлять архивную обработку документ в соответствие с "Основными правилами работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь".

Кроме использования в качестве самостоятельного продукта, электронные архивы часто входят в состав СЭД либо предоставляют возможность интеграции с ними.

Базовая единица

Базовой единицей информации в теории управления документами является непосредственно документ. Понятие электронного документа включает в себя не просто файл (набор символов, слов, таблиц, диаграмм, изображений и мультимедийных данных), а целую совокупность таких файлов разных типов - составных частей документа, правила их обработки, связи с другими электронными документами, информацию о маршруте движения документа и многое другое.

Обязательным является наличие у документа регистрационной карточки (РК) - своеобразного паспорта документа - набора реквизитов документа (вид документа, регистрационный номер, краткое содержание и другие атрибуты, в общем случае регламентируемые ГОСТами, но они могут отличаться в конкретных случаях). В таком виде документ становится базой построения системы электронного документооборота - системы, организующей полный жизненный цикл документа, начиная от регистрации и заканчивая списанием в архив.

Полнота реквизитов РК обеспечивает возможность формирования статистических и аналитических отчетов по различным информационным срезам, легкость при поиске.

Электронный документооборот и управление организацией

Традиционно управление организацией основывается на использовании документов: приказов, распоряжений, планов, протоколов и др. Поэтому о документообороте сегодня следует говорить как об основе системы управления предприятием.

Естественно, в наше время документооборот может и должен быть электронным. Да, на протяжении веков основной единицей делопроизводства или документационного обеспечения управления был бумажный документ, но это объясняется в первую очередь именно отсутствием альтернативных технологий.

Уже вполне созрели и технические возможности, и нормативная база для построения эффективной системы управления на основе электронного документооборота. Многие организации и предприятия накопили достаточное количество вычислительной техники, проложили километры локальных или распределенных сетей, используют большое разнообразие системного и прикладного программного обеспечения и баз данных.

Системы электронного документооборота, как один из базовых элементов информационной инфраструктуры организации, позволяет использовать все эти ресурсы для достижения эффективного управления, а также получения дополнительных преимуществ от накопленной информации.

Некоторые возможности СЭД по управлению организацией:
- прослеживаемая цепочка поручений с верхнего до самого нижнего уровней;
- формирование оперативной отчетности;
- контроль исполнительской дисциплины;
- возможность оперативной оценки ситуации по исполнению определенных распоряжений или документов, например, определенных вышестоящих инстанций или по определенному проекту;
- полноценная информационная база для работы руководителей и исполнителей (вся необходимая информация под рукой);
- обеспечение оперативного взаимодействия сотрудников любых уровней;
- разграничение и контроль доступа исполнителей различных уровней к документам и распоряжениям вышестоящих руководителей.

Новые управленческие схемы

Часто в числе преимуществ западных управленческих схем отмечают высокий уровень делегирования полномочий и, соответственно, горизонтального документооборота, т. е., например, документооборота непосредственно между работниками различных подразделений, минуя руководителей. Действительно, в традиционной отечественной практике делопроизводства документы перемещаются от работника одного подразделения к работнику другого подразделения, как правило, через руководителей этих подразделений, а руководитель, например, организации, не может непосредственно адресовать документ исполнителю "через голову" вышестоящих руководителей этого работника.

Однако будет совершенно неверно делать из этого вывод, что система электронного документооборота, позволяющая решать задачу "вертикального" документооборота, не способна осуществлять документооборот "горизонтальный". Напротив, именно за счет организации "вертикально-горизонтального" электронного документооборота можно сочетать преимущества обеих схем.

Дело в том, что при бумажном документообороте схема прохождения документов "через руководителей" позволяет им контролировать деятельность своих подразделений. В случае электронного документооборота, "разрешив" прямую адресацию документов и поручений непосредственным исполнителям, всегда можно обеспечить электронное "извещение" заинтересованных руководителей о документах, поступивших на исполнение во вверенные им подразделения.

Еще более актуальна проблема перехода на более эффективные, прозрачные, управленческие схемы при документообороте, охватывающем сеть территориально распределенных учреждений (офисов). Традиционный бумажный документооборот естественным образом локализован в рамках отдельного офиса. Взаимодействие между офисами одной или различных организаций осуществляется на уровне обмена входящей/исходящей корреспонденцией. При этом документ, зарегистрированный в одном офисе, будучи направлен в другие, регистрируется в каждом из них заново, причем непосредственный контроль состояния работы с документом внутри удаленного подразделения невозможен.

Огромный управленческий эффект - в самой ближайшей перспективе - сулит переход от электронного документооборота в отдельных локальных офисных сетях к единой системе документооборота территориально распределенной системы организаций, которую можно - с точки зрения документооборота - рассматривать как единый виртуальный офис. Огромные преимущества этой схемы: однократная регистрация любого документа, возможность адресации документов непосредственно конкретным исполнителям, не зависимо от их территориального нахождения и должностной иерархии, "прозрачность" прохождения и исполнения документов во всей территориально распределенной системе управления.

Основа интегрированной информационной системы

СЭД в интегрированной информационной системе (ИИС) играет одну из основных ролей, можно сказать, является её основой. Как программный модуль для обработки документов, СЭД может быть использована, из другого программного обеспечения, для хранения, согласования и рассылки документов.

Например, приказ по кадрам или штатное расписание в электронном формате может быть передан в Microsoft Word и используя средства СЭД отправлен на согласование и утверждение. При этом будет обеспечена электронная цифровая подпись (ЭЦП) документа в электронном формате, хранение всех его версий, рассылка и передача в дальнейшем в архив, а также связь по данным с системой кадрового учета.

В этом случае при необходимости из системы кадрового учета можно будет обращаться непосредственно к утвержденному документу в СЭД или электронном архиве организации.

Подобным образом могут обрабатываться заявки, сметы, отчеты, ведомости и любая другая информация из других приложений.
Конечно, подобный уровень интеграции потребует дополнительных затрат, но позволит создать полноценную распределенную интегрированную информационную среду в организации с реализацией базового принципа однократного ввода информации.

Оценить преимущества использования ИИС позволит следующий пример.
Часто бывает, что одно подразделение готовит свои документы, например, планы, затем распечатывает их и в бумажном виде передает в другое подразделение, где их обрабатывают, вводят данные с бумаги, готовят какие-то свои документы, которые также утверждаются, распечатываются и передаются дальше. Таким образом, одни и те же данные в различных подразделениях могут по 5-6 раз вводится с бумаги.
При этом люди могут иногда ошибиться, какие-то данные не совпасть и потом все дружно, что называется "стоят на ушах" в поисках правильных цифр. Реально это может выглядеть так, в конце квартала человек 10 сводят свои документы в течение дней десяти, и по завершении (ежеквартально) чувствуют себя героями.
Внедрение ИИС позволят делать то же самое паре человек за пару дней без особого "напряга".

(-окончание в следующем выпуске-)

---

С пожеланиями успехов,
Михаил Кузьмин
alldoo@tut.by