Отправляет email-рассылки с помощью сервиса Sendsay

Всё о документообороте

Рассылка закрыта

Вы можете найти рассылки сходной тематики в Каталоге рассылок.

  Февраль 2005   →
 1
 2
 3
 4
 5
 6
 7
 8
 9
09.02.2005
03:04:42
08:05:57
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
25.02.2005
00:40:08
00:46:52
26
27
28
Автор
Mikou

Статистика

750 подписчиков
+1 за неделю
←   Все выпуски   →

Всё о документообороте


Информационный Канал Subscribe.Ru

Всё о ДОКУМЕНТООБОРОТЕ

Ведущий рассылки
Михаил Кузьмин

Выпуск 1. Электронный документооборот,
как основа системы управления

 

Добрый день.
Хочется начать с основных понятий электронного документооборота.
Так сказать: "Что?" "Зачем?" и "Почему?"
В качестве такого вводного материала, думаю, подойдет одна из моих статей.
Ввиду достаточно большого объёма разобью её на 2-3 выпуска.

Пишите! :)
М.К.


Электронный документооборот,
как основа системы управления.

Часть 1.

На одном из семинаров случилось услышать примерно такую фразу: "у нас документооборот обеспечивают девочки". Вообще-то, "девочками" можно обеспечить все, что угодно. Другое дело, сколько потребуется девочек, как организовать их работу и во что это выльется организации? Думаю, что лет 30-50 назад, так и поступали.

С другой стороны, "бездушная" система электронного документооборота при гораздо меньших затратах на внедрение и на поддержку способна принести большую пользу любой организации. Причем, не только с точки зрения поддержки работы с документами, автоматизации делопроизводства, но также и как основа системы эффективного управления организацией.

Давайте рассмотрим подробнее возможности систем электронного документооборота и причины столь высокого интереса к ним в последнее время.

Бумажные проблемы

Где можно найти письмо, которое вы высылали примерно год тому назад кому-нибудь из партнёров? Или попробуйте выяснить, какой объем занимает архив бумажных документов и сколько ресурсов ежегодно уходит на его поддержку? Наконец, подумайте над тем, как часто вашей организации приходится терпеть плохого сотрудника только потому, что он многое знает, и передача дел новому может привести к большим потерям?

Ещё пример, ваши сотрудники вместе готовят какой-то контракт. Идет обсуждение с поставщиком, вносятся изменения в текст, приходится хранить несколько файлов с различными вариантами контракта. Наконец все готово, а потом выясняется, что на самом деле был подписан не последний вариант, была взята не та "рыба" и юрист контракт не читал, а поставщик с некоторыми его пунктами не согласен.

Если вам знакома хотя бы одна из подобных ситуаций, то, возможно, система электронного документооборота (СЭД) - это выход. Описанные проблемы могут встретиться в государственной структуре, на промышленном предприятии и в адвокатской конторе.

Основные недостатки "бумажного документооборота" - сложность редактирования, неудобный поиск, затрудненный доступ к большим объемам информации. Большую часть времени при работе с документами составляет пересылка, размножение и поиск, плюс затраты на бумагу, оборудование и расходные материалы.

Факт и статистика

Несмотря на достаточно большой парк вычислительной техники во многих организациях, компьютеры в большей своей массе продолжают использоваться как усовершенствованные печатные машинки.

По данным отечественных и западных консалтинговых компаний, с задачей поиска нужных документов связаны порядка 30% перемещений сотрудников по офису, и в общей сложности этот процесс отнимает у них около одного месяца в год; 15% бумажных документов безвозвратно теряются; на согласование документов уходит 60-70% рабочего времени, сам же процесс "творческой" работы с документом составляет на более 20-30% времени.

Как результат вышесказанного - 20-30% поставленных задач вообще не решаются.

Зачем нужны системы электронного документооборота?

В любой организации документооборот либо есть, либо его нет. Если организация может существовать в условиях неформального управления ("начальник сказал - сделали"), то, очевидно, никакого документооборота в ней нет.

Если же вводится определенный формализм в управлении компанией и в организации всевозможных деловых процессов, то рано или поздно возникает необходимость хотя бы часть управленческих механизмов переводить на упорядоченную документарную основу (например, собирать визы в договоре, регистрировать входящие и исходящие письма, чтобы потом можно было найти концы, и т. д.). В результате возникает документооборот. Если им не управлять, то через некоторое время начинаются проблемы.

Например, теряются документы, а потом, когда они уже не нужны, обнаруживаются на самом видном месте. Или руководитель подписывает договор, в котором указана неверная сумма и вдобавок нет визы непосредственно отвечающего за его выполнение. Ситуации, знакомые практически всем.

Очевидно, что, наводя порядок, руководители компаний находят организационные решения тех или иных проблем документооборота, примерно соответствующие уровню задач каждой компании. Часто придумывают разумную схему размещения файлов на сервере, чтобы документы все же можно было найти, и используют электронную почту как базовое средство передачи документа на согласование и для контроля исполнения.

Однако эти частичные меры работают только до определенного момента. Дальше, когда компания ставит перед собой все более сложные задачи и вдобавок растет в размерах, таких средств хранения информации, обеспечения взаимодействия и контроля выполнения поручений начинает не хватать. Возникают две возможности: либо внедрить в компании классический бумажный документооборот, что выглядит уже как "каменный век", либо внедрить электронную систему. Обычно выбор делается однозначно в пользу второго пути.

Основные задачи, решаемые системами документооборота

Системы документооборота обычно внедряются, чтобы решать определенные задачи, стоящие перед организацией, например, следующие наиболее часто встречающиеся:
- обеспечение более эффективного управления за счет автоматического контроля выполнения, прозрачности деятельности всей организации на всех уровнях, повышение исполнительской дисциплины сотрудников;
- поддержка системы контроля качества, соответствующей международным нормам;
- обеспечение и поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям;
- достижение кадровой гибкости за счет большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности хранения всей предыстории его деятельности;
- протоколирование деятельности предприятия в целом (внутренние служебные расследования, анализ деятельности подразделений, выявление "горячих точек" в деятельности);
- оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля;
- исключение бумажных документов из внутреннего оборота предприятия, экономия временных и материальных ресурсов;
- обеспечение интеграции с другими системами и реализации принципа однократного ввода информации;
- реализация возможности доступа к информации практически из любой территориально удаленной точки при условии наличия соответствующих прав доступа;
- исключение необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива;

Функции систем электронного документооборота

Основные функции СЭД:
- регистрация документов в автоматизированном режиме, в том числе снабженных электронной цифровой подписью (ЭЦП) и криптозащитой;
- сканирование и распознавание бумажных документов с помощью встроенной OCR-технологии;
- прикрепление к регистрационной карточке электронного образа документа;
- разграничение прав доступа к прикрепленным файлам электронного образа документа;
- работа над проектами документов: создание проекта документа, согласование проекта документа, утверждение проекта документа,
регистрация документа, созданного на основе проекта;
- предоставление каждому должностному лицу - участнику делопроизводственного процесса - своего личного виртуального рабочего места в СЭД (в одних системах это так называемый "виртуальный кабинет", в других - аналог электронного почтового ящика) в результате достигается доступ должностного лица только к документам, относящимся к его компетенции;
- рассылка электронных документов и поручений по ним по сети,
последовательная или параллельная маршрутизация движения документов;
- контроль исполнения документ и поручений, формирование различных сводок и отчетов по исполнительской дисциплине сотрудников;
- полнотекстовый и атрибутивный поиск электронных документов, включая удаленный полнотекстовый поиск с использованием Web технологий;
- отправка по электронной почте электронных исходящих документов, защищенных ЭЦП и шифрованием с помощью сертифицированных средств;
- автоматическое формирование реестров рассылки бумажных документов для службы экспедиции организации;
- архивное хранение электронных документов организации, автоматическая и интерактивная загрузка документов в хранилище из СЭД, хранение и классификация изображений документов, их текстовых эквивалентов и регистрационных карточек;
- многоуровневая защита документов от несанкционированного доступа, гибкое разграничение прав доступа пользователей к функциям систем;
- возможность обмена данными и взаимодействия с другими системами.

Данный функциональный набор, можно сказать, является "базовым" и на 70-90% присутствует практически в любой СЭД, при этом, конечно, каждая система имеет свои индивидуальные особенности.

(-продолжение в следующем выпуске-)
Любое письмо может быть опубликовано в рассылке, если нет явного запрета на публикацию.
Для публикации адреса электронной почты, указывайте его в тексте письма.

С пожеланиями успехов,
Михаил Кузьмин
alldoo@tut.by

http://subscribe.ru/
http://subscribe.ru/feedback/		 Подписан адрес:
Код этой рассылки: comp.soft.review.kouzmin		 Отписаться
В избранное