Эффективные информационные системы   События 12.05.09 Запускается партнерская программа “Вместе - к успеху!" Заставь кризис работать на себя Подробнее   12.05.09 Дистанционное обучение «Азы продаж» Подробнее 12.10.08 Бесплатную treal версия CRM от лидера SalesForse подключи уже сегодня  Подробнее   Новости 20.04.09 "Коучинг для успеха" Мы рады предложить одну из лучших услуг Школы успеха - индивидуальные коуч-консультации.   10.11.08 "Построй свою стратегию продаж" 12.10.08 "Заставь кризис работать на себя!"   04.02.09 Запущен бесплатный сервис консультации On-line Подробнее Поддержка Рассылка: effect@alfalavista.ru  Консультация: Online@alfalavista.ru Партнерам и клиентам: info@alfalavista.ru   www.alfalavista.ru Москва: +7 (495) 646-14-86   О нас   Услуги   Продукты   Контакты   Статьи   Консультация   Вопрос-ответ             Выпуск 12. Эффективные информационные системы: Какая она – идеальная информационная система? Рады приветствовать в рассылке Эффективные информационные системы! Поздравляем с весенними праздниками! Продолжаем тему "Идеальная информационная система", сегодня мы предлагаем пораасуждать на тему: Какая она - идеальная информационная система?   «Настоящая любовь как приведение, о котором все говорят, но мало кто видел» Франсуа де Ларошфуко Все ИТ-директора компаний, а также генеральные директора и просто директора,  мечтают об идеальной информационной системе, которая будет полностью удовлетворять бизнес, которая будет безотказна и которую можно будет показывать другим ИТ-директорам, как образец совершенства информационной мысли. "Передо мной явилась ты, Как мимолетное виденье, Как гений чистой красоты" А.С.Пушкин Давайте для начала попробуем сформулировать требования к идеальной информационной системе. Итак, идеальная информационная система должна: -         Охватывать все основные бизнес-процессы компании Данное качество идеальной информационной системы позволит обеспечить полноту и существенность данных в информационной системе, когда именно зафиксированная в информационной системе информации является основанием всех управленческих отчетов и управленческих решений, а пропуск или искажение данных в информационной системе может привести к неверной оценке ситуации и принятию неверных управленческих решений. "Один крокодил. Два крокодила. Три крокодила..." Мультфильм «Приключение капитана Врунгеля» Действительно, нельзя информационную систему назвать идеальной, если часть учета ведется «на коленке», а в систему вбиваются только какие-то сводные цифры. Либо ситуация, когда в системе ведется только бухгалтерский учет. Нет документов - нет деятельности, по крайней мере по данным информационной системы. Или другая ситуация - каждый ведет свой учет, как может, а затем в момент совместных совещаний обнаруживается, что данные по отгрузке, по реализации, по себестоимости - у каждого свои. "У вас все дома? А? Ну и ладно" Мультфильм «Падал прошлогодний снег» Очень часто, особенно в производстве, учитывается только результат деятельности, который можно посчитать, например, готовая продукция на складе. А вот, сколько чего потратили на производство, в каком объеме - учет этих операций не ведется, тем более - учет незавершенного производства. Или  другая ситуация - в информационной системе показывается наличие материалов на складе, а в реальной жизни - их отсутствие.  Бывает такая картина, что по системе материалов - много на складе, а использовать их нельзя, потому что их свойства не достаточны для использования. Например, это реально утиль, который уже давно заржавел, а числится как хорошие полноценные болты. Так вот, идеальная информационная система позволит вести учет достаточный для полноценной оперативной деятельности. В частности, у таких болтов появляется признак "неликвид", что позволяет запустить механизм работы с неликвидами, а также отделить пустое от твердого. -         Быть надежной Что за информационная система, данным которой не доверяешь? Но, не смотря на всю очевидность довода, очень часто данные в системе имеют какой-то процент ошибок, который бывает связан с объективными или субъективными факторами. Так, например, в ситуациях переливки данных из одной системы в другую происходят разного рода трансформации первичных данных, иногда - даже перекодировки, некорректность работы которых очень часто приводит к объективным искажениям информации. Например, в торговых точках учет ведется на Рарусе. А в головной компании данные сливаются в 1С. Для обеспечения своевременности, система посылает пакеты данных, которые могут теряться, либо удваиваться. Система работает ненадежно. Клянусь своей треуголкой! Мультфильм «Приключения Мюнхгаузена» Или другая ситуация, пресловутый «человеческий фактор», когда у сотрудника имеется некоторая свобода выбора в момент ввода данных. Он может ошибиться случайно, введя не ту цифру или выбрав не то значение, либо умышлено, когда ему данные ввести необходимо, а полной информацией он не обладает. Например, бухгалтер может не знать код бюджетной строки и ввести первое попавшееся значение. А если мы не увидим этот рассвет, то опоздаем на всю жизнь Мультфильм «Паровозик из Ромашково» Надежность вводимой информации должна обеспечиваться точностью (безошибочностью) данных, а также их непротиворечивостью. -         Работать безотказно Если все бизнес-процессы компании «завязаны» на информационную систему, то ее сбой может привести к парализации бизнеса, пусть  даже и кратковременной. Причем чем сильней интеграции бизнеса с информационной системой, тем ее сбои могут нести более печальные последствия. "Паровозик из Ромашково опять опаздывает..." Мультфильм «Паровозик из Ромашково» Так, со времени начала автоматизации бухгалтера забывают, как проводится расчет и как необходимо проверять данные. Они начинают им слепо доверять, а на вопрос руководителя о несуразностях в отчете, говорят, что «это машина посчитала». А программисты тоже люди, иногда они, исправляя какой-то расчет, могут внести ошибку в хорошо отлаженную систему, которая может проявиться самым неожиданным образом. - Ой, дедушка, птицы летят!.. - Это порядок. - Смотри, и домовенок летит!.. - А вот это непорядок. Мультфильм «Приключения домовенка» Или другая ситуация, в момент, когда необходимо отгружать продукцию или представлять управленческую отчетность в головной филиал, система может перестать работать. Причем, чем важнее процедура, которую ждешь от системы, тем дольше и серьезней ее неработоспособность (Закон Мерфи). "Знаешь, сколько стоит его время? Тысяча фунтов одна минута!" Мультфильм «Алиса в стране чудес» Так, задержка отгрузки может послужить причиной штрафов за простой вагонов железной дороги. А несвоевременное формирование таможенных документов может стать серьезной проблемой при отгрузке продукции на экспорт с учетом множества перевалок. -         Обеспечивать однозначность данных Данное качество системы позволит быть уверенным, что контрагент ООО «Солнышко» не может также скрываться под псевдонимом «Солнышко», ООО СОЛНЫШКО или еще как-то. То есть вы абсолютно уверены, что анализируя информацию по данному контрагенту, вы сможете увидеть всю историю, все взаимодействия с ним, причем не только вашего офиса, но и всех филиалов вашей географически распределенной компании. "Э э-э, дорогой! Какой такой павлин-мавлин? Не видишь - мы кушаем..." Мультфильм «Приключения Мюнхгаузена» Давайте приведем пример. В некоторой компании велись данные по контрагентам в нескольких справочниках и нескольких программах. При этом никто не был уверен в том, что контрагент один и тот же, поскольку название могло не совпадать, либо наоборот, название совпадает, а какие-то другие реквизиты - не совпадают. "Казнить нельзя помиловать" Мультфильм «В стране невыученных уроков» Обеспечивает данное качество единая справочная система, данные в которую заносятся по определенному жесткому алгоритму, включающему в себя ряд контролей, а вслед за контролем - определенных действий пользователя, не допускающих возможность регистрации данных, которые впоследствии могут привести к неоднозначности в системе. "Запомни: лучше день потерять, потом за пять минут долететь!" Мультфильм «Крылья, ноги и хвосты» К этому же качеству относится не только работа со справочной системой. Однозначность данных должны обеспечить и алгоритмы использования данных в различных отчетах. К примеру, в некоторой системе, информацию о выручке компании можно было получить несколькими способами, причем все эти способы давали совершенно различные значения. И одни отделы использовали в своих расчетах одни цифры, другие - другие. А были сотрудники, которые пытались их сводить. Но хуже была ситуация, когда несоответствие выяснялось в кабинете генерального директора во время анализа деятельности. «По квитанции корова рыжая одна, брали мы ее одну, сдавать будем одну, чтоб не нарушать отчетности»  Мультфильм  «Простоквашино» Или другая ситуация, в некоторой компании себестоимость продаж рассчитывали несколько разных отделов - экономисты и коммерсанты. И никто не могу понять, почему их данные различались в разы. Конечно, ценность программиста возрастает неимоверно в таких случаях, так только он один имеет доступ к священным знаниям о том, как же оно там внутри работает. -         Что, докаркался? -         А ты домяукалась? Мультфильм  «Хитрая ворона» -         Поддерживать возможность ввода данных только один раз в систему Очень часто в компаниях имеются разные системы, которые не связаны или слабо связаны между собой. Так, в одной строительной компании учет материалов для строительства ведется в одной версии 1С «Торговля и склад», а бухгалтерский учет - в другой 1С «Бухгалтерия». И никак эти системы не связаны между собой. А почему? Бухгалтерии нужна одна аналитика, а менеджерам по закупкам и проектным менеджерам -  другая. А во время бухгалтерской отчетности все вместе: и бухгалтера, и менеджеры по закупкам, и технологи из производственного департамента, - занимаются поисковыми работами и сведением данных, часть которых оказывается, непонятным образом, неопознана. "Эй, я же сказал -  полетели, а не побежали..." Мультфильм «Крылья, ноги и хвосты» Или другая ситуация, когда дочерняя компания оказывает услуги по перевозке только головной компании, или в основном - головной компании, и бухгалтерия дочерней и головной компании занимаются ежедневным вводом пачки документов, а затем сверкой этих данных, поскольку почему-то они всегда не совпадают.  "А я здесь, типа, работаю" Мультфильм «Масяня» -         Обеспечивать последовательность данных Последовательность данных обеспечивается, когда алгоритмы и форма представления данных сохраняются от периода к периоду с одной стороны, а алгоритмы расчетов имеют период действия, что позволяет воспроизводить расчеты, актуальные на период действия. Это обязательно для расчетов «задним числом», что бывает необходимо, когда бухгалтерия работает с данными прошлого периода, а менеджеры - с данными текущего периода. "Сейчас мы их проверим, сейчас мы их сравним..." Мультфильм «Золотая антилопа» Также возникают ситуации, когда важно получить картину на какую-то дату в прошлом. Это может возникнуть, например, для выдачи отчетов за прошлый период. Бывает так, что данные и алгоритмы меняются кардинальным образом и «собрать» отчетность за прошлый период не представляется возможным. Самое неприятное происходит в момент, когда необходимо выдать отчетную форму или документ «задним числом» именно в той форме, в которой он был актуален на тот период, например, в суд или в налоговую службу, а система этого не позволяет. -         Обеспечивать оперативность работы Данное свойство системы обеспечивает данным информационной системы оперативность, Обеспечивая с одной стороны приемлемую производительность, а с другой стороны - возможность работы в режиме on-line. Если персонал не работает с информационной системой в режиме on-line, а вводит данные от случая к случаю, то это приводит к большому числу проблем - от ненадежности данных, до накопления документов для ввода в систему и авральной работе в отчетный период. Но очень важно, чтобы и система позволяла всем работать в режиме on-line. Но иногда запуск какого-то отчета может «подвесить» всю систему и большое количество пользователей не могут работать. Щас спою! Мультфильм «Жил-был пес» Или другая ситуация, кто-то ждет данные, а кто-то их уже ввел, а информационная система, когда еще передаст с места на место. Ее внутренняя жизнь, связанная с переливками данных, может существенно задерживать процессы, что может приводить, например, к потере нетерпеливого клиента, который устал ждать, или к  представлению неверной информации, когда говорят, что товар есть на складе, а его реально уже там нет, просто система не обновила данные. -         Идентифицировать все действия пользователя Очень часто возникают ситуации, когда кто-то что-то сделал, и оно сломалось. То есть один ввел корректные данные, а они оказались исправленными, или только что была выверенная цифра, а теперь она другая. И начинается мучительное выяснение - кто, что делал. Система должна обеспечить четкую регистрацию всех действий пользователей. А более идеальная система («сверхновая звезда») обеспечит ситуацию, когда поддерживается версионность документов, то есть пользователь не изменяет данные, а всегда формирует новую версию документа, которая становится актуальной. - Это не я написал письмо. Там нет моей подписи - Тем более! Значит, ты задумал что-то неладное! Мультфильм «Алиса в стране чудес» -         Быть прозрачной Любая информационная система пользователям представляется «черным ящиком», в который что-то вводится, а он считает. И это было бы неплохо, если бы не  смена людей, работающих с системой, и не внесение в нее изменений. Каждое новое изменение информационной системы чревато внесением в нее неопознанных ошибок. Именно поэтому важно знать, изменение каких параметров системы - на что влияет. -         А ты кто такой? -         А я с того берега моря, на хромой блохе прилетел Мультфильм «Добрый Ээх» -         Быть расширяемой Это свойство системы обеспечивает ее масштабируемость и возможность дополнения ее новыми компонентами без снижения качеств. То есть открытие нового филиала не вносит проблем, информационная система с радостью «размножится» и предоставит тот же сервис новому члену группы. А новыми компонентами могут быть внедрение новых информационных инструментов, например, АСУТП, чертежных систем, CRM и других. - Откусишь с одной стороны - подрастешь, с другой - уменьшишься... - С одной стороны чего? И с другой стороны чего?! - ГРИБА!!! Мультфильм «Алиса в стране чудес» -         Быть гибкой При разработке системы изначально допускается возникновение нештатных ситуаций. Для этого разрабатывается определенный механизм реагирования на такую ситуацию. И тогда новая форма документа или новая схема работы не застает врасплох. "Занято, занято, мест нет" Мультфильм «Алиса в стране чудес» -         Быть жесткой Для устранения пресловутого человеческого фактора система не должна допускать лишних вольностей пользователя, поэтому ее логика должна позволять делать только то, что требуется в данный момент, без лишних раздумий. Это называется «Защита от дурака». -         Так вы что, и конфеты за меня есть будете?!.. -         АГА!!! Мультфильм 'Вовка в тридевятом царстве» Мы перечислили много свойств информационной системы. Часть из которых, на первый взгляд, кажется взаимоисключающими. Можно ли приблизиться к идеалу? Конечно, можно. Именно об этом мы поговорим в следующий раз. «И всё-таки она вертится!» (итал. E pur si muove.) Галилео Галилей               Цитата дня   "Голая рука и предоставленный самому себе разум не имеют большой силы. Дело совершается орудиями"  Френсис Бэкон Совет дня   «Мечтайте. Ощутите вкус величия. Если вы способны о чем-то мечтать, значит, вы можете это сделать. Прежде, чем ваша мечта станет реальностью, вы должны осознать, увидеть ее воплощение, какой бы она не была»   Мери Кей Эш  Управление. Теория одно, а практика - другое    - Я прочитал все четырнадцать глав твоего трактата. Хороший трактат. Но теория - одно, а практика - другое! Не мог ли бы ты показать свое искусство на практике?! - Могу. - А какое тебе нужно для этого войско? - Любое. - Тогда возьми мой гарем Вопрос-ответ.  Как не подставиться на работе? подробнее   Евгений, 15.04.2009г. «Как правильно вести себя молодому руководителю в коллективе, где его поставили вместо человека уличенного в махинациях, при этом, как выяснилось при ближайшем рассмотрении настоящий махинатор это руководитель уволенного руководителя(директор), на чье место был назначен молодой специалист, при этом исполнителем махинаций(директора) является его родственник - подчиненный молодого руководителя. При этом собственник не желает менять ситуацию» Загадка   Задача Эйнштейна Условие: 1. Есть 5 домов. 2. В каждом доме живет по одному человеку отличной от другого национальности. 3. Каждый жилец пьет только один определенный напиток, курит определенную марку сигарет и держит животное. 4. Hикто из пяти человек не пьет одинаковые напитки, не курит одинаковые сигареты и недержит одинаковых животных. Вопрос: Чья рыба? Подсказки: 1. Англичанин живет в красном доме. 2. Швед держит собаку. 3. Датчанин пьет чай. 4. Зеленой дом стоит слева от белого. 5. Жилец зеленого дома пьет кофе. 6. Человек, который курит Pallmall, держит птицу. 7. Жилец среднего дома пьет молоко. 8. Жилец из желтого дома курит Dunhill. 9. Hорвежец живет в первом доме. 10. Курильщик Marlboro живет около того, кто держит кошку. 11. Человек, который содержит лошадь, живет около того, кто курит Dunhill. 12. Курильщик Winfield пьет пиво. 13. Hорвежец живет около голубого дома. 14. Hемец курит Rothmans. 15. Курильщик Marlboro живет по соседству с человеком, который пьет воду. Это задача Эйнштейна. Считалось, что такую задачу может решить только 10% всего населения. Ждем правильные ответы по адресу: effect@alfalavista.ru   Конкурс   Конкурс: Лучший вопрос и лучшая статья. Присылайте ваши вопросы и ваши темы для обсуждения, а также ваши отзывы – что понравилось или нет, оценивая материал по 10 балльной шкале. Наиболее активных подписчиков и читателей, задавших наиболее интересные вопросы, ждут интересные призы! Спешите – призы уже ждут вас.

© Copyright 2009 AlfaLaVista.Ru