12/02/2009 Выпуск 9. «Айкидо для руководителя»: Строим управленческий учет. Виды управленческого учета. Система управленческой отчетности

Добрый день, дорогой читатель!

Цитата дня:
«В наше время мы страдаем не столько из-за недостатка информации, сколько от избытка ненужной, бесполезной информации, не имеющей никакого отношения к выходу из кризисных ситуаций. Найдите возможности отделить бесполезное от важного, и вы почувствуете, что владеете ситуацией..» Джефф О`Лири «Принципы центуриона. Уроки боя для лидеров на линии фронта».

Тема сегодняшнего выпуска является продолжением разговора об управленческом учете, который был инициирован письмом Елены. Елене руководство поручило задание – внедрить в холдинге управленческий учет. С чего начать?  Сегодня мы хотим поговорить о видах управленческого учета.

 Сразу оговоримся, что описанные виды управленческого учета могут считаться как собственно самостоятельным управленческим учетом, принятым на предприятии, так и его составной частью. При постановке задачи внедрения управленческого учета, каждый руководитель видит управленческий учет по-своему. Один руководитель считает, что управленческий учет – это анализ затрат, другой руководитель считает, что это учет по МСФО, третий руководитель считает, что управленческий учет – это работа с перечнем управленческих отчетов, четвертый считает, что управленческий учет – это по сути составление бюджетов,  бюджетный контроль и анализ исполнения бюджетов.

Откроем секрет: все они правы. Помните про притчу о трех слепых мудрецах и слоне?

Жили-были три слепых мудреца. В меру своих ограниченных возможностей познавали они мир, исследуя буквально все, что попадалось им под руку. И попался им как-то под руку слон. Обрадовались тогда мудрецы и тут же стали его исследовать.
Первый из них наткнулся на бок слона и воскликнул: "Слон подобен огромной стене!" Второй, подержавшись за хобот, воз-разил: "Слон - это большая змея!"
Третий же обследовал хвост, а потому уверенно заявил: "Что вы, друзья? Слон мне больше напоминает веревку".
Они бы еще долго спорили, но ведь не зря же их прозвали мудрецами. По своему, надо сказать, большому жизненному опыту, мудрецы догадались, что каждый из них столкнулся лишь с малой частью реального слона. Конечно же, все трое правы. Правда, только в пределах той области, с которой они непосредственно столкнулись. Осознав это, мудрецы сложили свои представления о слоне, но даже это знание не могло быть полным.

Итак, рассмотрим различные представления управленческого учета, при это не забывая, что они не являются взаимоисключающими, а скорее являются взаимодополняющими частями учетной системы компании.

Если у вас статьи вызвали отклик, вопросы или есть желание поделиться своим опытом, то пишите aikido@alfalavista.ru

Успеха и процветания Вам лично и Вашему бизнесу.

Ведущая рассылки,
Наталья Ильина
www.alfalavista.ru
http://alfalavista.livejournal.com

Анонс

В ближайшем выпуске рассылки «Эффективные информационные системы» будет затронута тема «Как написать грамотное техническое задание». http://subscribe.ru/catalog/industry.comp.effsystem

Управленческий учет: Что значит «Управленческий учет как система отчетности»?

«Человек, лишенный информации, не может нести
ответственность; человек, которому предоставлена
информация, не может ее на себя не взять»
Ян Карлзон

Оговоримся сразу, что управленческий учет всегда включает в себя разного рода отчетность, то есть перечень отчетов, необходимых и достаточных для принятия управленческих решений.

Итак, что это может быть за отчетность? Отчетность как набор отчетов подразделяется на  оперативную и итоговую за период  отчетность.

Оперативная отчетность

Оперативная отчетность обычно представляет собой ежедневные сводки данных по
-         производству, в том числе по качеству и браку,
-         отгрузке,
-         продажам,
-         заказам в производство,
-         планируемым продажам,
-         остаткам на складах,
-         заявкам на оплату,
-         остаткам на расчетных счетах.

В сфере услуг отчетность строиться обычно по заказам, по проектам, по загрузке персонала. Возможен вариант ночного формирования отчета по итогам предыдущего дня, которое может служить основанием для проведения утреннего оперативного совещания.

Оперативная отчетность бывает двух видов: развернутая и аналитическая. Развернутая отчетность строится с фамилиями конкретных исполнителей и более подробной аналитикой для ежедневного мониторинга руководителем подразделения текущей деятельности, аналитическая отчетность строится по основным аналитическим разрезам и предоставляется топ-менеджменту.

Оперативная отчетность строиться обычно в сопоставлении с плановыми данными или в сравнении с лимитами, но возможен сопоставительный анализ данных в сравнении с предыдущим периодом (месяц прошлого года, …). Обычно в отчете данные формируются за предыдущий день и нарастающим итогом с начала месяца. К оперативной отчетности также относится отчетность за неделю.

В современной практике автоматизация оперативной управленческой информации бывает затруднительна. Это объясняется тем, что наибольший прогресс в вопросах автоматизации достигнут в автоматизации бухгалтерии, но регистрация бухгалтерских данных в большинстве своем не оперативна, не имеет достаточный набор аналитики, а используемые программные средства в большинстве своем, не поддерживают возможность оперативного сбора информации нарастающим итогом. Формирование такого рода отчетов может вызывать проблемы быстродействия и даже работоспособности некоторых программ. Поэтому распространена практика ручного или «полуручного» сбора оперативной информации ответственными сотрудниками.

Ряд современных программных средств сразу закладывают возможность оперативного формирования отчетов на любой момент времени и в любом разрезе, а также снабжают рабочее место монитором основных показателей деятельности. К таким программам относится решение CRM от SalesForce, позволяющее получать информацию по маркетингу и продажам.

Существует также практика «незаметного контроля», когда во время ночного дежурства специалистами по поддержке информационной системы запускается перечень отчетов, в которых закладывается ряд ограничений. Некоторые «продвинутые» информационные системы позволяют осуществлять такой контроль автоматически при вводе данных либо при автоматическом запуске по таймеру.

В случае нормальной ситуации эти отчеты выходят пустыми, а в случае нахождения ошибки, либо в случае достижения показателем порогового значения – выдается соответствующее сообщение. В соответствие с регламентом эскалации инцидентов специалист по поддержке инициирует определенные мероприятия. Так например, в случае непустого отчета, согласно должностной инструкции, дежурный отправляет его ответственному сотруднику.

Пример контролируемых событий:
-         производство за день имеет отклонение, превышающее 5% от планового показателя,
-         запланированная отгрузка на день не была произведена,
-         менеджер по продажам не зарегистрировал ни одной операции,
-         на складе достигнут критичный лимит остатка материала по позиции,
-         данные по документам не совпадают с данными по сформированным по ним бухгалтерским проводкам,
-         …

Если разработана и автоматизирована система ежедневных ключевых показателей деятельности предприятия, то при достижении пороговых значений определенного показателя также инициируется событие, которое приведет к принятию оперативного управленческого решения.

Итоговая отчетность

Итоговая отчетность формируется за период, чаще всего за месяц. Аналитика, по которой формируется управленческая отчетность за период, обычно шире, чем аналитика оперативной отчетности. Обычно итоговые управленческие отчеты формируются по
-         реализации,
-         производству, в том числе по качеству и браку,
-         продажам,
-         движению денежных средств,
-         себестоимости и анализу затрат,
-         прибыли,
-         балансу,
-         продажам,
-         финансовой деятельности (по кредитам, займам, инвестициям),
-         анализу ДЗ и КЗ,
-         остаткам готовой продукции,
-         остаткам материалов,
-         маркетингу,
-         логистике,
-         персоналу. 

Отчетность за период может быть двух видов:
-         с использованием оперативной информации и плановых данных по той информации, по которой обработка еще не завершена,
-         с использованием окончательных выверенных данных за отчетный период (отчетность стыкуется с бухгалтерской информацией).

В практике довольно часто основанием управленческой информации служит бухгалтерская информация. Это несет за собой достоверность данных с одной стороны, которые обеспечивается дополнительной выверкой и бухгалтерским контролем во время подготовки бухгалтерского отчета. А с другой стороны ведет к существенному увеличению сроков подготовки управленческой информации. Для сокращения времени на получение управленческой отчетности за период стремятся сократить дату окончания бухгалтерского отчета на предприятии. Для тех компаний, которые отчитываются раз в квартал, такой подход может быть существенно неудобным. 

Также имеет право на жизнь и другая практика. В соответствие с ней первичный учет осуществляется в определенных рамках. Как пример, данные по финансам (в том числе, по реализации готовой продукции) за отчетный месяц могут изменяться только до 3 числа следующего за отчетным месяцем, данные по производству – только до 1 числа следующего за отчетным месяца и так далее. После наступления указанного срока информационная система блокирует возможность внесения изменений. Это позволяет использовать эти данные как окончательные и позволяет строить, основываясь на этих данных, управленческую отчетность.

Далее возможны варианты – параллельного с бухгалтерским отчетом сбора управленческой информации. Но наиболее эффективным является процесс формирования управленческой информации (управленческой прибыли) максимально рано, например на 5 число, в то время как окончательная бухгалтерская отчетность собирается на 15 или даже 20 число следующего за отчетным месяца. 

В этот период экономистами осуществляется дополнительный контроль данных, позволяющий выявить ошибки и несоответствия, которые исправляются в текущем периоде в бухгалтерском учете. Такая управленческая информация носит название «ожидаемой», большая часть данных в ней является фактическими данными, но недостающая информация заменяется плановой.

Вторым этапом уже после закрытия периода в бухгалтерском учете осуществляется вторая итерация подготовки управленческой информации. Сразу оговорюсь, что обычно такой не весь перечень управленческих отчетов готовится таким образом, а определенный набор.

Практика регулирования сроков предоставления данных, в том числе и для бухгалтерской отчетности, позволит с одной стороны навести порядок со сбором первичных документов и регистрации их в системе, а с другой стороны позволит постепенно сократить время формирования отчетности.

Формирование итоговой управленческой информации обычно автоматизируется. При этом нередко предоставляется либо возможность ручной корректировки данных в управленческих отчетах, либо возможность регистрации управленческих (виртуальных) документов, как документов-оснований. Такое использование управленческих документов позволяет вносить регламентированные корректировки управленческой информации в случае, если такая корректировка сформирует более полную и четкую картину действительной ситуации. Подробней об этом поговорим в теме  «Управленческий учет как учет по МСФО».

В связи с требованием максимального сокращения времени получения управленческой информации большое внимание уделяется процедурам автоматической проверки данных. Для возможности контроля данных в отчетах с одной стороны разрабатываются подробные инструкции, отражающие последовательность действия для проверки тех или иных цифр в отчете, а с другой стороны применяется способ построения отчетов с разной степенью глубины данных, позволяющих любую цифру «развернуть» вплоть до документа-основания.

Часто бывает, что управленческая отчетность совпадают по форматам представления, но при этом отчетность по международным стандартам формируют раз в квартал, а управленческую отчетность формируют ежемесячно.

В случае получения отчетной информации в холдинге итоговую отчетность компаний холдинга консолидируют в единую форму отчетности, учитывая доли владения. Консолидация итоговой информации подробно будет раскрыта в теме «Управленческий учет как учет по МСФО».

Процесс формирования управленческой отчетности необходимо регламентировать, а отчетные формы – описать, указав периодичность их получения, а также способ сбора данных в эти формы и возможность контроля данных. Дополнительно разрабатывается система автоматических контролей, которая также регламентируется и описывается.

АльфаЛаВиста – эксперт в области бесстрессового управления, построения эффективных систем управления бизнесом, совершенствования процессов предприятия, построения корпоративных информационных систем, автоматизации.  Лучшее для лучших

Академия современного бизнеса,
партнер рассылки,
предлагает пройти дистанционный курс

Продажи нового поколения.

Курс состоит из четырех ступеней. Каждая ступень содержит лекции, задания для размышления и практические задания. Курс включает в себя не только тему продаж, но и темы личностного развития и темы бизнеса. В рамках занятий в группах проходят конкурсы и реальные задания. Слушатели знакомятся с современными CRM системами и современными технологиями продаж.

Для того, чтобы стать слушателем дистанционного курса, необходимо регулярный доступ к электронной почте, желание и возможности на практике применять полученные знания.

Осуществляется набор на Ступень 1. «Азы продаж».

Первая ступень проходит совершенно бесплатно. Включает в себя 20 занятий. Набор ограничен. Занятия начинаются с 15 марта 2009года. Для желающих просьба прислать заявку на адрес academia.biz.sales@gmail.com, на обратный адрес будет выслана анкета и условия обучения.

Справка. Джефф О`Лири «Принципы центуриона. Уроки боя для лидеров на линии фронта». Обеспокоенный поразившим Америку моральным разложением и обилием рвущихся к власти беспринципных лидеров, полковник в отставке Джефф О’Лири приводит центуриона Древнего Рима в качестве примера сильного, честного и мужественного руководителя, морально и физически закаленного в боях и изнурительных тренировках. О’Лири наглядно демонстрирует, как принципы, сделавшие центуриона эффективным лидером, не раз выдерживали проверку временем и подтверждали свою значимость на протяжении всей человеческой истории.