УПРАВЛЕНИЕ НА ОСНОВЕ СТАТИСТИК ч. I

В этом выпуске я расскажу Вам об одном очень удобном методе контроля компании и прогнозирования будущих результатов и ситуаций.
Часто руководитель не располагает данными, на основе которых принятие правильных решений было бы возможным. Обычный результат такого положения дел – ошибки и уменьшение компании.
Если кто-то не может найти реальную причину того, что происходит в компании, он будет действовать на основе того, что, как он думает, является реальной причиной, либо будет делать так, как считается правильным, или как учили в институте или еще как-нибудь, но скорее всего он наломает дров.
И по всей вероятности, видя результаты, будет склонен их объяснять, причем какими-нибудь внешними причинами. Почему доход низок? Ну конечно потому, что (далее упоминается что-либо из следующего списка) кризис, не дают кредит, не хватает оборотки и т.д. И особенно мне нравится – «потому что клиенты не покупают!» Понимаете? Объяснения, объяснения, объяснения…
Но если посмотреть повнимательнее, то можно заметить, что все эти объяснения никакого результата, кроме собственного успокоения не приносят.
Такое может произойти, если не получается найти действительную причину происходящего, потому что действительная причина ВСЕГДА находится в той области, на которую ВЫ можете повлиять САМОСТОЯТЕЛЬНО!
Если не можете, значит эта не та причина.
Как же ее найти?
Одним из методов, каждый из которых очень хорошо дополняет другие, является принцип и система управления на основе статистик. Это пожалуй самый основной метод, который используется для того, чтобы понимать что происходит, находить реальные причины и прогнозировать будущее.
В чем суть?
Для начала нужно понять, что здесь имеется в виду под словом «статистика».
«Статистика – это количество или объем чего-то в сравнении с более ранним количеством или объемом того же самого. Это относится к количеству сделанной работы или ее денежной стоимости» Л. Рон Хаббард.
Кстати, хочется отметить, что эта методика разработана Роном Хаббардом еще в конце пятидесятых годов двадцатого века. Очень забавно что маленькую частичку этой технологии «разработали еще раз» в конце двадцатого века в Гарварде. О чем и рассказали всем желающим, переименовав статистики Рона Хаббарда в «Ключевые показатели эффективности» и «Сбалансированные показатели эффективности».
Но продолжим. Статистика – это числовой показатель. Примером статистики может быть доход, количество предоставленных услуг и т.д.
Скажем в январе доход был равен 1’185’000 (каких-нибудь единиц. Единицы измерения подставьте сами). В феврале он составил 1’197’000 единиц, а в марте 1’068’000. В подсчете самих цифр нет ничего необычного. Необычное заключается в том, что с этим делать.
Во-первых, отдельное значение статистики ничего Вам не говорит. 1’068’000 единиц дохода в марте – это возможно много, а возможно мало, но представьте, что это считается вполне нормальным уровнем дохода. Руководитель, который не знаком с управлением на основе статистик, скорее всего не обратит на это внимание и будет думать, что все в порядке.
А руководитель, который управляет на основе статистик, сделает скорее всего примерно следующее:
1. Посмотрит на статистики и увидит, что
А) в феврале статистика дохода была растущей;
Б) в марте она немного упала
2. Посмотрит на недельные статистики, т.е. на доход за каждую неделю,  а если их нет, он подсчитает их, а потом посмотрит
3. Увидит, что, к примеру, на неделе с 2-го по 9-е марта статистика продолжала быть растущей, а потом начала понемногу падать.
4. Он будет смотреть на другие статистики, анализировать, расследовать и т.д. до тех пор пока не увидит со всей точностью – ЧТО ИМЕННО БЫЛО ИЗМЕНЕНО перед тем, как статистика пошла вниз.
5. Исправит это (изменит это обратно).
К примеру, в конце февраля поменялся дизайн сайта или сменился человек на должности руководителя отдела продаж.
Это только пример, но я думаю, Вы согласитесь, что если действовать примерно так, то шансов увеличить доход намного больше, что занимаясь объяснениями, оправданиями и жалуясь на жизнь.
Точно также можно узнать причину каких-то положительных результатов.
Конечно, перед тем как предпринять какое-то важное действие, Вы, скорее всего, взвешиваете все «за» и  «против». Но в обычной ситуации, если не используется управление на основе статистик, изменение дизайна сайта вызвавшее падение дохода осталось бы скорее всего без внимания. Просто новый дизайн кому-то пришелся по вкусу, потому что он выглядит современнее. Будет что-нибудь в этом духе.
Ну ладно, со статистикой дохода или прибыли все достаточно просто, так как доход сразу выражается какой-то цифрой. Как же быть с тем подразделениями и сотрудниками, чья работа на первый взгляд не выражается никакими цифрами?
На самом деле для любого подразделения и сотрудника можно и нужно сформулировать статистику. Если Вы будете управлять на основе статистик только сбытом, то, конечно, эффективность сбыта повысится, но с другими подразделениями ничего хорошего не произойдет.
Поэтому, если Вас интересует вся компания, то имеет смысл разобраться с этим получше.
Итак, что же измеряет статистика, если это заранее не выражается в цифрах?
Статистика измеряет количество произведенного продукта. Но для того, чтобы понять, что это значит, нужно знать, что в данном случае понимается под словом «продукт».
Так как принцип управления на основе статистик разработал Л. Рон Хаббард, то имеет смысл процитировать Вам его же определение этого слова. Оно в принципе не сильно отличается от обычного значения этого слова, но только очень точное. Так как для точных действий нужно точное понимание, мы это определение разберем по косточкам, иначе Вам будет трубно внедрить систему управления на основе статистик.
«Продукт – это высококачественная вещь или услуга в законченном виде, переданная человеку или группе, для которых она является полезной, в качестве обмена на что-либо ценное. Если вещь или услуга не была обменена или не обладает обменной ценностью, то это вообще не продукт» Л. Рон Хаббард.
Я дал Вам это определение, а теперь мы его немного проанализируем.
Первое, что сказано в определении, это что продуктом является «высококачественная» вещь или услуга.
Значит, если качество низкое, это вообще не продукт. К примеру, представьте, что бухгалтер делает много ошибок в отчетности, не вовремя ее отправляет, а также не вовремя отправляет налоги, да еще и не ту сумму. В результате на компанию налагают штрафы. Такого человека трудно назвать бухгалтером, и прежде всего потому, что то, что он делает, имеет слишком низкое качество.
Другой пример. У компании есть директор. Что бы не являлось продуктом директора, если компания, которой он руководит еле сводит концы с концами и сокращается, то можно сказать, что у этого директора нет продукта, он его не производит, так как результат его труда имеет низкое качество.
Я приведу еще парочку негативных примеров, а потом перейду к чему-нибудь более приятному.
Далее представьте, что мы рассматриваем кирпичный завод, и хотим посмотреть производит ли этот завод продукт или нет. Мы для начала формулируем продукт завода. Скорее всего это было бы что-то вроде такой формулировки : «Качественные кирпичи полностью соответствующие государственным стандартам». По определению, если вещь не была обменена, то она продуктом не является. Мы смотрим и видим, что последняя отгрузка была несколько месяцев назад и все эти месяцы производство не останавливалось, так что склад уже переполнен. Каким бы высоким не было качество кирпичей, у этого завода нет продукта, так как чтобы кирпичи со склада стали продуктом нужно их кому-нибудь передать, обменяв на что-нибудь ценное (например на деньги).
Еще один пример. Я думаю, что никто бы даже не подумал назвать продуктом половинку автомобиля. Придя в автосалон, Вы покупаете автомобиль и будете очень удивлены, если обнаружите, что в этот автомобиль забыли установить двигатель. Также как автомобиль без двигателя не является автомобилем (и продуктом), не будет продуктом и недостроенный дом, недовезенный товар, «почти» поставленный на пост сотрудник, который «почти» обучен работе на этой должности, потому что он будет «почти» заключать сделки, или «почти» производить установку оборудования, или, как в случае с директором, у которого компания еле сводит концы с концами, он будет принимать «почти» правильные решения и его компания будет «почти» «жизнеспособной и расширяющейся организацией» (это кстати точная формулировка продукта исполнительного директора, как ее сформулировал Рон Хаббард).
Как Вы видите, если вещь или услуга не закончена, ее сложно назвать продуктом.
Обратите внимание на то, что в любой компании есть множество должностей, в обмен на чей продукт Вы не получаете чего-то вне компании. Например, продуктом отдела персонала является: «производящие штатные сотрудники, поставленные на посты и обученные шляпам» («шляпа» - это описание обязанностей человека на какой-нибудь должности). Сотрудники за этот продукт получают зарплату и благодарность других подразделений. Это значит, что некоторые продукты меняются на что-то ценное внутри компании, а некоторые вне.
Для того, чтобы внедрить систему управления на основе статистик, первым делом нужно сформулировать продукт а) компании, б) каждого подразделения и в) каждого сотрудника (точнее каждой должности).
Иногда приходится поломать голову над этим, но результат того стоит. Так как такой продукт, как «полностью внедренная и действующая система управления на основе статистик», привносит не только ясность и простоту в руководство компанией, но и рост дохода и общей эффективности.
Когда будете формулировать продукты не бойтесь ошибиться. Здесь нужна некоторая практика и будет совершенно нормально, если Вы сформулируете какой-то продукт, потом посмотрите на определение продукта, потом исправите, потом еще раз посмотрите определение, потом все почеркаете, а потом у Вас получится приемлемая формулировка. Когда у Вас хорошие формулировки для а) продукта компании, б) продукта каждого подразделения и в) продукта каждой должности, можно переходить к разработке статистик. Кстати, еще один повод для того, чтобы все почеркать и исправить – это общая согласованность. Это на самом деле не очень сложно, просто следите за тем, чтобы у Вас не получилось, как в басне Крылова «Лебедь, Рак и Щука». Каждый продукт должен вносить вклад в общее дело.
Над разработкой точной статистики или статистик для каждого продукта иногда тоже приходится потрудиться, но с практикой понимаешь, что это довольно просто.
Для того, чтобы Вы увидели взаимосвязь продукта и статистики для примера я приведу продукт и статистику отделения квалификации (см. статью этой рассылки от 10 апреля 2009 года).
Продукт – «Скорректированная организация и ее продукты».
Статистика – «Ценность сотрудника» - считается следующим образом, берется валовой доход за неделю и делится на количество сотрудником.
Валовой доход – это общая сумма всех денег, которые пришли в компанию, на расчетный счет и в кассу.
Еще несколько примеров: ценность предоставленных услуг (т.е. на какую сумму предоставлено услуг), количество предоставленных услуг, отгрузка, количество откликов на рекламу, посещаемость сайта и т.д.
Еще одна подсказка. Иногда для того,  чтобы увидеть, что происходит с каким-то продуктом, нужно несколько статистик. Так что не переживайте, если у Вас не получится сформулировать такую статистику, по которой можно увидеть все и сразу. Просто разработайте еще одну.
Если Вы все это сделаете, то Вы увидите много нового относительно Вашей компании. Вы увидите, только за счет разработки формулировок статистик и продуктов, кто действительно работает, а кто пускает пыль в глаза.
Один мой клиент, проделав вместе со мной все это, распределил продукты и статистики по всем сотрудникам, вдруг увидел, что одна сотрудница не имеет вообще ни одного продукта. Она просто «что-то» делает и выполняет «какую-то» работу.  И он увидел, что не смотря на то, что это была умная и способная девушка, она просто болталась у всех под ногами и мешала работать. Это легко исправить, если Вы уже сформулировали  продукты и статистики.
Так что, Вы точно увидите много нового, если сделаете то, что описано в этой статье. Но, тем не менее, все что на этом этапе у Вас есть, это слова на листе бумаги и более хорошее понимание происходящего и все. Я не написал, что с этим делать и как использовать. Ответы на следующие выпуски будут содержаться в следующем выпуске.
Если у Вас возникнут трудности с формулировками продуктов и статистик или Вы захотите похвастаться своими открытиями, можете написать мне или дождаться следующего дня бесплатных консультаций по телефону, и я постараюсь Вам чем-нибудь помочь, что-нибудь подсказать или просто за Вас порадуюсь.
Кстати, о бесплатных консультациях. Один такой день уже прошел. И прошел надо сказать достаточно весело. Для новых читателей поясню. В прошлом выпуске я говорил о том, как можно использовать бесплатные услуги или товары, для целей продвижения, и предложил читателям позвонить мне (я дал свой мобильный) и получить бесплатную консультацию.
Такие дни мы будем время от времени устраивать, и постараемся известить Вас заранее.
С уважением,
Георгий Журавлев.