Отправляет email-рассылки с помощью сервиса Sendsay

Технология эффективного управления

Рассылка закрыта

Вы можете найти рассылки сходной тематики в Каталоге рассылок.

←   Апрель 2009   →
 1
 2
 3
 4
 5
 6
 7
 8
 9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
Автор
Георгий Журавлев

Статистика

311 подписчиков
-1 за неделю
←   Все выпуски   →

Что такое структура компании? Это запутанный предмет, или простой, но жизненно важный?


Консалтинговая компания  BUSINESS Tech 

 

Здравствуйте уважаемые подписчики!

Одной из главных проблем в компаниях является хаос и замешательство. Сотрудники бывает, что сотрудники задают глупые вопросы, типа – где взять то, где взять это, короче говоря, не работают сами и мешают работать другим. Иногда, возможно Вы в это не поверите, но тоже самое делают руководители. И возможно бывает так, что Вам кажется, что для того, чтобы просто выполнять свою работу, нужно иметь ангельское терпение. Конечно, не у всех так. Но я это наблюдаю достаточно часто. Одним из решений этой проблемы и многих других является создание разумной структуры компании, так называемой «оргсхемы» или «организующей схемы».

Я встречал очень разные взгляды на этот предмет. Кто-то считает, что ничего такого не требуется (при том, что у людей, которые так говорят редко компании работают нормально). Кто-то считает, что все что должно быть, это отдел продаж, склад, бухгалтерия, которая занимается еще и кадровыми вопросами. Иногда, когда я общаюсь с кем-нибудь, у кого компания устроена именно так, бывает удивительным, как ей вообще удается работать, так как количество функций, которые должны быть, но не выполняются, просто огромно. В этом случае компания либо будет прихрамывать, либо старший руководитель будет перегружен (обычно и то и другое). Еще бывает, что приходится увидеть такую структуру компании (в графическом виде), что при одном взгляде на нее становится жутковато. Переплетение линий, квадратиков, кружочков, и т.д., каждый из которых что-то значит, но что он значит сразу не понятно. Бррррр. Как говорится, без поллитры не разберешся. В этом случае, либо компания станет похожа на эту схему, и теперь уже в компании черт ногу сломит. Либо схема благополучно отправляется в какой-нибудь ящик и никого больше не донимает (и это более хороший вариант, если это именно такая структура компании – перепутанная и хаотичная). Тем не менее структура очень важна. Но она должна быть именно ОРГАНИЗУЮЩЕЙ схемой. То есть она должна способствовать большей упорядоченности, понятности, и эффективности работы всей компании. Этому критерию соответствует оргсхема, которую разработал Рон Хаббард.

Я уже не раз ссылался на его работы в области управления, но для новых читателей поясню. Этот человек разработал самую обширную технологию управления и построения для компаний и организаций. Что это значит? Это значит, что она включает в себя ВСЕ, что нужно для того, чтобы компании процветали и работали очень эффективно. В мире есть множество разных технологий менеджмента. Одни, как например, ISO (расшифровывается как «International Standard Organization», думаю в переводе не нуждается) касается в основном качества продукции, услуг и обслуживания. Другая, такая как  Lean Management (на русский язык обычно переводится как «Бережливое производство». От англ. lean – постный, худощавый) касается в основном минимизации издержек в производстве. Есть еще множество других методик. И хороших и плохих, но они касаются только чего-то одного, какого-то одного важного момента, например, качество, производство, маркетинг, персонал, PR, финансы или еще что-нибудь. И только технология управления Рона Хаббарда включает в себя все эти моменты (можете сами проверить). Поэтому я часто ссылаюсь именно на эту технологию.  

Для того, чтобы кратенько ознакомить Вас с оргсхемой Рона Хаббарда, переиздаю в этом выпуске мою статью, которую я написал в 2005 году. А в дальнейших выпусках постараюсь осветить этот вопрос поподробнее.

 

КОРПОРАТИВНОЕ УСТРОЙСТВО

Существует громадное количество возможных схем устройства компаний, но, конечно, не каждая система приносит результат.

Так как у начинающих бизнесменов (а все мы когда-то ими были, не правда ли?), несмотря на полученное образование, обычно отсутствует точное представление том, как должен быть устроен бизнес, какие функции должны выполняться и т.д., мы можем увидеть, что более 90% появившихся фирм прекращают свое существование ещё в первый год своей работы.

В этом практически не помогает громадное количество существующей бизнес-литературы по этому вопросу. Даже с годами опыта и дополнительного общения, ситуация не всегда изменяться к лучшему. Вы, читатель, возможно, такое наблюдали. Чтобы это исправить, конечно, понадобиться что-то больше чем один выпуск рассылки, но все же, я предоставлю ниже некоторые данные, которые Вам помогут.

Вот первое, на что я хочу обратить Ваше внимание: четкая схема устройства организации жизненно необходима. И этому следует добавить, что она заключается не только в том, что вся компания разделена на подразделения. Она должна включать в себя информацию о том, кто за что отвечает. Это кажется элементарным, и поэтому подчас представляется удивительным, что существуют компании, в которых не существует подразделений, а название должности не подразумевает собой четкого списка обязанностей. В таких компаниях каждое дело обычно выполняется за время, намного превышающее все разумные сроки. Если оно вообще выполняется.

Может возникнуть вопрос: «Каким образом можно организовать компанию? Из каких подразделений она должна состоять? Какие функции должны выполняться?». Вы можете обнаружить, что наилучшие результаты даёт такое устройство компании, при котором она разделена на 7 отделений. Каждое отделение выполняет четко определённые функции.

Отделение 1 выполняет несколько функций. Первая функция отделения 1 – это найм персонала, все, что относиться к работе отдела кадров, начальное обучение сотрудников их основным обязанностям. Кроме того, именно это отделение отвечает за сохранность и наличие средств коммуникации с внешним миром и внутри компании между сотрудниками. Отделение 1 отслеживает результативность работы всех подразделений компании, а также каждого сотрудника. Оно собирает сведения о результатах работы других подразделений и отображает их в виде удобных для восприятия и понимания графиков, которыми будет удобно пользоваться руководству, для того, чтобы «держать руку на пульсе».

Отделение 2 проводит маркетинговые компании, проводит необходимые исследования, продает сопутствующую литературу (при её наличии), предоставляет образцы продукции и продает услуги и продукцию уже имеющимся клиентам. Отделение 2 также хранит всю информацию обо всех заключенных сделках.

Отделение 3 – это отделение бухгалтерия. Естественно она выполняет все чисто бухгалтерские обязанности, но помимо этого есть ещё несколько важных функций. Первая из них – это обеспечение точности следования политике учредителей или руководства в отношении финансов. Следующая функция – это учёт активов компании. И еще одна функция – обеспечение руководства компании всеми необходимыми данными и документами, для проведения финансового планирования (обязательно в удобном и понятном виде. Это значит, что даже если кто-то в руководстве вообще ничего не понимает в чисто бухгалтерских вопросах и методах, он все равно все поймет).

Отделение 4 – это техническое или, можно сказать, производственное отделение. Это отделение производит продукцию или предоставляет услуги компании. В это же отделение входит отдел, который обеспечивает производство всем необходимым.

Отделение 5 – это отделение квалификации. У него есть три главных обязанности. Первая обязанность – это оценка качества произведенной продукции или предоставленных услуг. Вторая обязанность заключается в обучении и повышении квалификации сотрудников. Третья обязанность этого отделения – это коррекция продукции или услуг, когда это необходимо, а также компании в целом.

Отделение 6 занимается очень активными действиями, направленными на то чтобы у компании появилось много новых клиентов. Отделение 6 делает это с помощью PR, различных акций, компаний и прочего. Очень важной функцией этого отделения является организация внешних филиалов или представительств, а также это отделение добивается того, чтобы вне организации существовало большое количество агентов компании, которые направляют в компанию первых клиентов.

Отделение 7 – это административное отделение. В нем есть подразделение или отдельный сотрудник, который подчиняется непосредственно учредителям представляет их интересы, а также следит за соблюдением их политики. В этом отделении есть офис директора и юридический отдел.

Для того чтобы сделать управление компанией более удобным, директору следует иметь двух заместителей. Первый заместитель – это заместитель директора по административным вопросам. Он отвечает за то, чтобы отделение 1 и отделение 2 работали и добивались результатов.

Заместитель директора по административным вопросам координирует работу своих отделений (1-ого и 2-ого) с остальными подразделениями компании, а также между собой, а также отчитывается за работу своих отделений перед директором.

Заместитель директора по производству обеспечивает работу 3,4,5 и 6ого отделений. Он делает то же самое, что и 3ДА, только в отношении своих подразделений.

Кроме того, следует добавить, что у каждого отделения есть руководитель. Один из следующих выпусков рассылки («Деятельность руководителя») будет содержать несколько важнейших принципов организации командных линий (т.е. таких линий по которым передаются приказы и указания, от начальника к подчиненному) компании.

Если такая схема организации правильно внедрена, и каждый сотрудник знает, где он находится и за что отвечает, из деятельности руководителей и сотрудников исчезнет громадное количество неорганизованности. Так как все функции, которые необходимы для функционирования компании, присутствуют в описанной выше схеме устройства, ее очень удобно использовать и в маленьких компаниях и в больших. Все дело в том, что с увеличением компании, с увеличением количества персонала, большие основные функции дробятся на мелкие. В очень больших компаниях есть громадное количество выполняемых функций. В таких случаях схема из семи отделений тоже полезна, так как она показывает, какие основные, большие функции должны быть в компании.

Конечно это не полные данные по корпоративному устройству. Я описал это в общих чертах.

Если у Вас есть какие-либо вопросы, задавайте их, пожалуйста, мне. Я обязательно на них отвечу.

С уважением,

Георгий Журавлев.

 

 
В избранное