Проблема классификации совещаний нашла отклик в комментариях к материалу Немного о совещаниях. Поэтому предлагаю разобраться, для чего нужна классификация совещаний.
Для начала рассмотрим классификации более подробно.
По периодичности проведения совещания могут быть одиночными, регулярными и серийными.
Каждое одиночное совещание имеет свои уникальные параметры (тема, повестка, место, время), согласуется и всегда проходит все этапы жизненного цикла.
Регулярные совещания связаны одной темой. Периодичность проведения и состав участников согласуются один раз и остаются неизменным. В качестве примера можно привести совещания по статусу проекта.
Серийные совещания тоже имеют одну тему и одну цель. А вот время проведения каждого совещания серии определяется и согласуется отдельно.
По основной задаче одиночные совещания – это информационные совещания. Они служат для доведения информации «сверху вниз». Регулярные – являются оперативными и нацелены на получение информации «снизу вверх». Серийные совещания – проблемные совещания – служат для коллективной выработки решений по какой-либо проблеме.
По степени формализма все совещания носят формальный характер, т.е. имеют свои правила и процедуры проведения, которые помогают достичь поставленной цели. И лишь одиночные совещания могут проходить в неформальной обстановке и носить характер случайной встречи.
Вышеперечисленные классификации помогают определить регламент и процедуры проведения совещаний.
Есть и другие классификации, некоторые из них приведенные ниже. Они влияют на подготовку проведения совещания: на выбор инструмента проведения и необходимого оборудования.
Место проведения. Для местного совещания, проводимого в офисе компании, достаточно забронировать помещение, оснащенное необходимым оборудованием. А для выездного надо заранее позаботится о том, чтобы оборудование в назначенный час оказалось в назначенном месте.
По способу проведения совещания могут быть очными (off-line), как большинство местных совещаний, или on-line. Для проведения оn-line-совещаний надо определить формат – будет это аудио- или видеоконференция, – организовать площадку и выбрать инструмент проведения, который позволит предоставить удаленным участникам доступ к материалам. А кроме, определить уровень доступа. Для открытого совещания заранее разослать участникам реквизиты для подключения, а для закрытого – еще и сообщить пароли.
Так, выбор того или иного вида совещания по представленным классификациям влияет на способ проведения самого совещания и параметры, определяемые на этапе подготовки.