Автоматизация документооборота – одно из ключевых направлений региональной информатизации, поскольку внедрение СЭД повышает прозрачность и эффективность работы государственного аппарата. Максимальная отдача возникает, когда единая СЭД пронизывает все уровни управления, от аппарата Губернатора до муниципальных образований, обеспечивая доставку документов в электронном виде и сквозной контроль исполнения.

При этом надо понимать, что такие системы не создаются враз, по мановению руки, а строятся постепенно, вместе с развитием информационно-коммуникационной инфраструктуры, модернизацией законодательства в части работы с электронными документами и изменению отношения людей к СЭД. Именно так и происходило в Забайкальском крае – одном из самых молодых субъектов федерации.

Путь к электронному документообороту

Сегодня можно сказать, что в большинстве регионов переход к электронному документообороту произошел, поскольку СЭД дошли до муниципального уровня. Оглянувшись назад, мы увидим, что путь от бумаги к "цифре" занял десять лет, от первых внедрений СЭД в управлениях делами и канцеляриях в органах региональной власти до подключения администраций городских и сельских поселений. В этом смысле ситуация в Забайкальском крае показательна, но не уникальна – примерно такими же темпами шла региональная информатизация по всей России. Внедрение в Забайкальском крае СЭД "ДЕЛО" началось в 2004 году с двадцати рабочих мест, а сегодня в системе работает более тысячи человек.

Сразу расставим точки над "И": десять лет назад СЭД (в т.ч. ДЕЛО) уже могли поддерживать работу большого количества пользователей в распределенной среде, а их функциональные возможности позволяли организовать работу без использования бумажных документов. Конечно, сейчас системы стали мощнее, интеллектуальнее, удобнее и функционально богаче. Но – подчеркиваю – технически можно было полностью автоматизировать документооборот и в начале нулевых годов. Что же мешало?

Документооборот – не техническая, а социальная система. Во главе угла здесь не сервера, базы данных, сканеры, принтеры и программы, вовсе нет. Главное в документообороте – это взаимодействие людей, их привычки, реальные и мнимые опасения, уровень компьютерной грамотности, и доверие к ИТ в принципе. Вот как раз этого десять лет назад и не было! Люди элементарно были не готовы к переменам.

Поэтому нельзя было просто закупить сразу много лицензий и приказать всем работать в СЭД. Требовалось время, чтобы это произошло эволюционным путем, без резких потрясений.

Основные вехи развития СЭД в Забайкальском крае

Губернаторский контроль

По сути СЭД – это учетная система, которая позволяет навести порядок в работе с документами и наладить операционное управление, в чем-то аналогично системе управления ресурсами на промышленном предприятии. Поэтому о результатах внедрения СЭД можно судить по тому, как в организации действует контроль исполнения поручений.

Контрольное управление Губернатора Забайкальского края работает в СЭД "ДЕЛО" с 2011 года. Непосредственно контролем с использованием СЭД занимаются пять сотрудников управления. Они отслеживают общее количество поручений, стоящих на контроле по факту выполнения. Важной составляющей контроля, которой уделяется особое внимание, является заполнение отчета исполнителями (краткое содержание отчета и прикрепленные файлы). То есть, ведется контроль исполнения в содержательной части, не просто галочки в системе.

Смотрят в контрольном управлении и общие статистические показатели – сколько поручений выполнено в первоначально установленный срок, сколько с нарушением срока, по скольким поручениям информация не представлена. Это позволяет судить об уровне исполнительской дисциплины подразделений и отдельных сотрудников или руководителей.

Цифры и факты (по состоянию на ноябрь 2014 года)

На текущий момент в СЭД "ДЕЛО" контролируется исполнение 5119 поручений Губернатора Забайкальского края, из них выполнено 3913 поручений (76% от общего количества). В первоначально установленные сроки выполнено 2873 (73%) поручения, не представленных документов нет, на рассмотрении у руководства находится 90 документов, срок исполнения остальных – 1070 документов не подошел.

Иначе говоря, на одного сотрудника контрольного управления приходится около тысячи поручений. Едва ли такая эффективность могла бы быть достигнута без помощи СЭД!

В бизнесе сейчас стала популярна тема общих центров обслуживания, когда в рамках холдинга сервисные подразделения выносят в отдельную структуру, начиная с обработки первичных документов для бухгалтерии. В госуправлении такой функцией можно считать контроль исполнения – вместо того, чтобы организовывать контрольные отделы в каждом подразделении, можно получать точные и актуальные данные из Контрольного управления. Разумеется, этот механизм может работать эффективно только если вся информация о документах и поручениях заносится в СЭД.

Отчет по исполнению поручений Губернатора ежемесячно рассылается в исполнительные органы государственной власти и в органы местного самоуправления Забайкальского края для рассмотрения и принятия мер и для устранения нарушений, допущенных исполнителями, а также поощрения, либо привлечения к дисциплинарной ответственности тех или иных сотрудников.

В течение двух лет продолжается контроль исполнения резолюций Губернатора со статусом «особый контроль», который осуществляется только в электронном виде. Эта форма работы позволяет обеспечить прямую связь Губернатора с исполнителями и максимально сократить сроки исполнения данных им указаний и поручений.

В настоящее время Контрольным управлением прорабатывается вопрос использования такой формы контроля за исполнением Федеральных законов, протоколов из аппарата полномочного представителя Президента РФ и главного федерального инспектора по Забайкальскому краю.

Избавиться от бумаги не так-то просто

СЭД используется для поддержки смешанного электронно-бумажного документооборота, потому что пользователи, особенно высокого ранга, еще не готовы совсем отказаться от бумаги.

Тем не менее в Забайкальском крае отмечают, что общее количество бумажных документов сократилось, однако, подготовка и подписание финальных версий исходящих, организационно-распорядительных и нормативно-правовых документов происходит в традиционном виде, на бумаге.

Теоретически, можно сократить использование бумажных документов законодательными и нормативными актами регионального уровня, но требуется совместная проработка данного вопроса ключевыми органами исполнительной власти, регулирующих документооборот. А это процесс объективно небыстрый.

Заманить руководителей в СЭД!

Губернатор и заместители лично не работают в СЭД, делегируя свои функции помощникам и секретарям. Время руководителя слишком дорого, чтоб тратить его на рутинные действия в системе, которые приходится выполнять каждому пользователю вне зависимости от ранга. Это объективный факт, с которым приходится считаться.

Если спуститься на уровень ниже, до руководители ИОГВ и их заместителей, то здесь наблюдается соотношение 50/50 – половина из них уже работает в СЭД. Есть поручение губернатора, чтобы к 1 января 2015 года в СЭД работали 100% руководителей любых структурных подразделений.

Личный пример руководителя имеет огромный мотивирующий эффект – даже у самых консервативно настроенных сотрудников не остается аргументов против работы в СЭД. Поэтому разработчики прикладывают максимум усилий, чтобы сделать работу руководителей максимально удобной и эффективной, возлагая надежду на планшеты и мобильные приложения. В Забайкальском крае пока изучают возможности мобильных приложений ЭОС.

МЭДО ускоряет движение документов

Забайкальский край стал вторым регионом в Сибирском федеральном округе, подключенным к МЭДО после Новосибирской области, где находится офис представителя Президента РФ. Департаментом информатизации и связи края (ДИС) реализована возможность пересылки документов на федеральный уровень посредством СЭД по защищенным каналам связи с гарантированной доставкой. Благодаря МЭДО, время пересылки документа из СЭД ИОГВ до адресата на федеральном уровне либо в другом регионе составляет несколько секунд.

Под взаимодействием СЭД в МЭДО понимается обмен электронными сообщениями, в том числе, электронными документами и уведомлениями – информацией о ходе рассмотрения и исполнения документов. В отличие от электронной почты, такая схема позволяет отслеживать не только отправку и получение документов, но и ход их обработки в органе власти – адресате документа.

Полезный опыт, который можно перенять

При сегодняшнем уровне развития инфраструктуры процесс перехода к электронному документообороту уже не займет десяти лет, систему можно развернуть в более короткие сроки. Но по-прежнему, проектам по внедрению СЭД требуется методологическое и организационное обеспечение, и здесь как раз может пригодиться опыт, полученный Забайкальским краем, тем более что заказчик готов им делиться – в крае в мае 2014 года прошла очередная межрегиональная конференция «Технологии и тенденции развития электронного взаимодействия: региональные СЭД, межведомственный электронный документооборот (МЭДО) и оказание государственных услуг», организатором которой стало Правительство Забайкальского края при поддержке компании ЭОС.

Резюмируя достижения и опыт, приобретенный в ходе внедрения СЭД в органах власти региона, можно сказать следующее:

• Автоматизируемые процессы должны быть сквозными, пронизывать все уровни управления, от Губернатора до муниципалитетов.


• Придется вносить изменения в регламенты и в другие нормативные документы.


• Крайне важно, чтобы руководители лично работали в СЭД.


• Реализация контрольных функций может стать драйвером проекта.


• Интеграция с МЭДО – обязательно!


• Нельзя недооценивать человеческий фактор: пользователей нужно обучать и разъяснять им преимущества электронного документооборота по сравнению с бумажным. Одними приказами проблему не решить.

В пятницу, 14 ноября, депутатами в Госдуму РФ был внесен законопроект «О внесении изменений в федеральный закон 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг», предусматривающий, как сказано в пояснительной записке, «совершенствование механизма внедрения на территории Российской Федерации универсальных электронных карт (УЭК)». В субботу законопроект был направлен в Комитет Государственной Думы по конституционному законодательству и государственному строительству. В частности, проект предусматривает отказ от обязательной выдачи УЭК и предполагает выдачу карты исключительно по заявлению гражданина. Об этом пишет Экспертный центр Электронного государства http://d-russia.ru/obyazatelnost-vydachi-universalnyx-elektronnyx-kart-mozhet-byt-otmenena.html.

В материале также сообщается, что, по данным ОАО «УЭК» (оператор проекта выпуска и внедрения УЭК) на 5 ноября 2014 года, только в 20 регионах УЭК используется для оплаты проезда и в 16 – для идентификации заявителей при оказании услуг в МФЦ. Лишь в одном регионе количество поданных заявлений на получение УЭК превышает 100 тысяч (Тульская область), в 12 регионах – более 10 тысяч, в остальных число заявлений не превышает 10 тысяч. С начала 2013 года в РФ выпущено чуть больше 370 тысяч УЭК. По информации, размещенной на сайте ОАО «УЭК», в организацию поступило около 529 тысяч заявок на получение УЭК. Таким образом, добровольно готовы использовать УЭК менее 0,6 % населения страны.

Информатизация ключевых процессов в столичном здравоохранении позволила вдвое сократить срок ожидания пациентами нужного специалиста, кроме того, более 80 % посетителей поликлиник теперь попадают к врачу в пределах пяти минут от назначенного времени. Об это рассказал заместитель главы Департамента информационных технологий города Москвы Владимир Макаров, представляя ситуационный центр Единой медицинской информационно-аналитической системы (ЕМИАС) на конференции «IT&MED: ИТ-помощь медицине». http://dit.mos.ru/presscenter/news/detail/1422795.html

В Ханты-Мансийском автономном округе – Югре с 2006 года проводится работа по обучению граждан базовым навыкам работы с персональным компьютером и пользованию государственными электронными услугами. За эти годы обучение прошли более 75 000 человек, из них свыше 20 000 – людей пенсионного возраста. За текущий год 920 югорчан освоили основы компьютерной грамотности, из них 753 пенсионера. По окончанию курсов все слушатели получили сертификат «Паспорт электронного гражданина», который действует в 70% стран мира. http://www.depit.admhmao.ru/wps/portal/it/home/vse_novosti/new/1bfc5a3b-de65-47ec-b8f3-b51faed3af8e

12 ноября 2014 г. в рамках CNews FORUM прошло вручение премии за лучшие мобильные приложения, созданные отечественными разработчиками. В номинации «Лучшее мобильное приложение для госсектора» победа досталась приложению «Активный гражданин», разработанному Департаментом информационных технологий города Москвы. Приложение позволяет жителям Москвы влиять на развитие города, участвуя в опросах Мэра и Правительства столицы. http://dit.mos.ru/presscenter/news/detail/1427038.html

Опубликовано постановление правительства, предписывающее федеральным органам исполнительной власти и государственным внебюджетным фондам с 1 января 2015 года использовать для межведомственного электронного обмена единый электронный сервис (СМЭВ версии 3.0) и запрещающее им самостоятельную разработку новых сервисов. В пилотном внедрении СМЭВ 3.0 участвуют федеральные органы власти, Тюменская, Ярославская, Новосибирская области, Москва, Мордовия, Башкортостан, Татарстан, Приморье. http://d-russia.ru/s-2015-goda-federalnye-organy-vlasti-perejdut-na-edinyj-elektronnyj-servis.html

Скоро в EOS for SharePoint появится новый модуль – Хранилище файлов, который позволит пользователям организовать свои подборки документов и публиковать их непосредственно в системе EOS for SharePoint.

Далеко не все электронные документы попадают в СЭД – презентации, маркетинговые материалы, рабочие заметки, черновики, аналитические отчеты, разнообразные таблицы Excel, фотографии (по работе, даже не личные фотоальбомы), схемы, сохраненные веб-страницы, документация на софт и оборудование. В общем, все те файлы, с которыми нам приходится ежедневно работать.

Поэтому неудивительно, что многие компании сталкиваются с проблемой ведения этой базы документов, обычно пытаясь решить вопрос путем создания общих папок на файл-сервере. Организация каталогов, логичная и понятная структура базы, удобный поиск и управление доступом – все это довольно сложно настроить и поддерживать без использования каких-то прикладных средств. Причем доступом и выделением квот на сервере обычно занимается ИТ-подразделение, и бывает, что заявки на предоставление доступа новому сотруднику выполняются долго, да гибкость всей системы очень ограничена, поскольку доступ персонализированный, а не ролевой. К тому же система в целом оказывается слишком хрупкой – порядок держится на соблюдении договоренностей о размещении файлов в нужных папках, что целиком зависит от дисциплины пользователей. С другой стороны, помещать каждый документ в СЭД слишком хлопотно – придется заполнять его карточку, присваивать ему регистрационный номер и т.д.

Вторая задача связана с ознакомлением сотрудников, не являющихся пользователями СЭД, с организационно-распорядительными и иными документами. Веерная рассылка приказов по электронной почте проверенный, но не самый эффективный метод – множество копий одного документа сохраняется в почтовых ящиках пользователей, что съедает дисковое пространство, да и трудно контролировать факт ознакомления каждого сотрудника с документом. Публикация на корпоративном портале – уже лучше, но не для всех случаев.

В этом случае на помощь нам приходит замечательная платформа Microsoft SharePoint, которая позволяет с помощью своих стандартных возможностей структурировать базу документов, представляющую собой набор файлов, управлять доступом, а также осуществлять удобный поиск по тексту и метаданным. Веб-приложения Office можно использовать для удобной работы с документами.

Потенциальная масштабируемость SharePoint позволяет справиться практически с большими объемами информации. Microsoft приводит пример реализованного хранилища документов на 120 миллионов файлов общим объемом 30ТБ. Конечно, в эпоху "Больших данных" и "Большого контента" такими цифрами уже никого не впечатлишь, однако для большинства организаций этого более чем достаточно.

Не останавливаться на стандартных возможностях

EOS for SharePoint расширяет стандартные возможности платформы, компенсирует некоторые неудобства (например, при публикации в обычную библиотеку SharePoint из одной карточки можно отправить только один файл) и дополняет ее новыми возможностями. В их числе:

·         Полное взаимодействие между порталом и СЭД;

·         Возможность публикации документа из карточки;

·         Удобные результаты поиска на рабочем месте;

·         Автоматическое предоставление доступа к публикуемым документам с помощью справочников;

·         Делегирование полномочий по управлению доступом.

Прежде всего, это пригодится для ведения библиотек нормативно-правовых актов, ОРД и внутренних документов. Библиотеки состоят из наборов файлов, сгруппированных по тематическим разделам или по другому принципу.

Создание наборов выполняется в ручном режиме. Естественно, наборы, как папки на файловой системе, моугт быть вложенными. Организатор контента (роль в системе) помещает набор в соответствующую библиотеку, после этого происходит автоматическое предоставление доступа (наследуется из настроек библиотеки или вышестоящего набора) и далее может быть осуществлена рассылка уведомлений на ознакомление с документами или можно начать работать с новым набором – добавлять и редактировать документы, вести поиск и т.д.

Процесс взаимодействия с СЭД

Вернемся к задаче ознакомления с документами сотрудников организации, не имеющих доступа к СЭД. Сначала документ обычным порядком проходит по фазам своего жизненного цикла в СЭД – от проекта через согласование и утверждение до регистрации. Потом файлы документа (их ведь может быть несколько – сам документ, приложения, пояснительная записка, приказ о вводе в действие и пр.) публикуются в виде набора в одной из библиотек хранилища документов. На следующем шаге выполняется рассылка на ознакомление – сотрудники получают уведомление в свой почтовый ящик и могут прочитать документ, просто перейдя по ссылке.

Рассмотрим процесс подробнее. На экране знакомый интерфейс карточки EOS for SharePoint, только на панели инструментов теперь доступна новая кнопка – "Опубликовать".

В форме публикации можно изменить вид публикуемого документа, указать файлы, которые требуют публикации, а также заполнить реквизиты набора. После запуска публикации набор создается в соответствующей библиотеке, а карточка содержит реквизиты, основную зону с файлами и вкладки.

В рабочем месте EOS for SharePoint появился новый раздел для управления наборами файлов, где можно вручную создавать такие наборы и работать с ними.

В заключение несколько слов о развитии. В ближайшее время будет добавлена возможность использования ЭЦП при публикации. Для оптимизации больших библиотек будет организована поддержка нескольких баз данных.

Глава Крыма Сергей Аксенов поручил исполнительным органам власти республики ввести в действие с 1 января 2015 года систему электронного документооборота с использованием цифровой подписи. Соответствующее распоряжение размещено на официальном портале правительства РК, передает «Новый Крым» со ссылкой на Крыминформ. http://www.newc.info/news/1647/

На ECM.ICT-Online опубликован обзор наиболее значимых проектов, прошедших в 2014 году на отечественном рынке СЭД/ЕСМ. В опросе издания приняли участие ведущие игроки отрасли. http://ecm.ict-online.ru/analytics/a112557/