Отправляет email-рассылки с помощью сервиса Sendsay

Всё о документообороте

Рассылка закрыта

Вы можете найти рассылки сходной тематики в Каталоге рассылок.

←   Декабрь 2014   →
 1
 2
 3
03.12.2014
11:13:02
18:31:14
 4
 5
 6
 7
 8
08.12.2014
02:01:10
06:07:19
 9
10
11
11.12.2014
02:03:30
05:00:24
12
13
14
15
16
17
18
19
19.12.2014
16:31:30
22:30:59
20
21
21.12.2014
03:30:39
21:00:29
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
Автор
Mikou

Статистика

750 подписчиков
+1 за неделю
←   Все выпуски   →

EOS for SharePoint будет прирастать порталами


Все о документообороте

Сайт рассылки
 



EOS for SharePoint будет прирастать порталами
2014-11-05 23:09

Среди "молодых" продуктов компании ЭОС наиболее динамично развивается EOS for SharePoint – продукт, созданный на базе платформы Microsoft SharePoint для автоматизации документооборота и решения управленческих задач. Молодым этот продукт можно называть лишь с некоторой долей условности – компания ЭОС разработала систему восемь лет назад при поддержке корпорации Microsoft, взяв за основу свой двадцатилетний опыт в электронном документообороте. На текущий момент реализовано более ста проектов EOS for SharePoint и спрос продолжает стремительно расти.

SharePoint – уникальная платформа

Пожалуй, нет другой столь же многогранной и разноплановой платформы, как SharePoint. Достаточно сказать, что SharePoint входит по меньшей мере в четыре Магических квадрата Гартнер, занимая в трех из них лидерские позиции, и в одном очень близкую к лидерской. Это квадраты по горизонтальным порталам, управлению веб-контентом, управлению корпоративным контентом и социальному ПО для рабочих мест.

SharePoint аккумулирует в себе все необходимые функции для построения корпоративных решений по управлению документами и информацией в различных аспектах, что и объясняет повышенный интерес к нему со стороны разработчиков.

Неудивительно, что аналитики выделяют SharePoint в отдельную категорию, как, например, это сделано на сайте AIIM – профессиональной ассоциации специалистов по управлению информацией.

Зачем нужен корпоративный портал

Цель всех корпоративных порталов – управление информацией и предоставление ее сотрудникам. Информация – это документы, новости, объявления, веб-формы и другой контент. Кроме того, порталы содействуют формированию корпоративной культуры, повышению эффективности бизнес-процессов, автоматизации обработки внутренних заявок и распространению систем корпоративного самообслуживания.

Единый поиск по всей корпоративной информации также логичнее всего реализовать на портале, и здесь же развернуть сервисы обучения и тестирования персонала, что обеспечивает максимально быстрое введение в работу новых сотрудников и позволяет вести учет рабочего времени. Для поддержки проектной деятельности можно использовать возможности рабочих групп, обычно присутствующие в порталах.

SharePoint появился в 2001 году и в очень скором времени стал самым заметным явлением не только на рынке ECM, сформировав вокруг себя целую экосистему партнерских решений с основным фокусом на корпоративных порталах.

Первоначально EOS for SharePoint была просто СЭД на новой популярной платформе, которая позволяла выполнять привычные функции делопроизводства. Но имея под рукой такие богатые возможности самой платформы, грех было бы остановиться только на автоматизации традиционных бюрократических процедур. Заказчики требовали большего, при том что собственной экспертизы часто было недостаточно для создания продвинутых решений на SharePoint. Поэтому специалистам ЭОС пришлось расширить свою квалификацию и взяться за решение смежных задач. Партнеры ЭОС также принимали участие в проектах.

"В 60% случаев при внедрении EOS for SharePoint мы делали те или иные разработки по корпоративному порталу, благо у нас уже была набитая рука в этом плане," – говорит Юрий Осипов, заместитель начальника управления маркетинга ЭОС.

От СЭД к многофункциональному продукту на платформе SharePoint

Постепенно под влиянием требований заказчиков, возможности продукта EOS for SharePoint стали наращиваться. Сначала появился модуль управления совещаниями, который задействует функции календарного планирования, уведомлений о событиях, управления документами и задачами.

На конференции "Осенний документооборот – 2014" компания ЭОС представила новую разработку – хранилище файлов для EOS for SharePoint, фактически электронную библиотеку, чтобы использовать преимущества платформы для работы со всеми документами, а не только с официальными. (Об этом будет рассказано подробнее в отдельном посте.)

Накопленная практика внедрения корпоративных порталов в заказных проектах также требовала формализации и обобщения, ибо уникальные разработки всегда обходятся заказчикам дороже, чем типовые решения, кастомизируемые под конкретные задачи, а компания ЭОС всегда ориентировалась на массовый рынок, не на единичные разработки. С этой точки зрения анонс модуля "Корпоративный портал" в составе продукта EOS for SharePoint представляется весьма разумным ходом, который, скорее всего, понравится заказчикам. Выпуск нового модуля запланирован в 2015 году.

Таким образом, EOS for SharePoint будет представлять единую информационную среду предприятия, полное решение по управлению документами, и другой информацией, задачами и коллективной работе. "Вошел, авторизовался и у тебя все под рукой," – говорит Юрий Осипов.

Корпоративный портал EOS for SharePoint: что обещают разработчики

Основных приоритета два: функциональность и современный удобный интерфейс. Функциональные блоки портала позволят автоматизировать все традиционные задачи по работе с корпоративной информацией вне документооборота. Прежде всего, распространение информации, ведение баз знаний и создание различных систем корпоративного самообслуживания на основе обработки заявок.

Традиционно, в шапке портала размещается логотип компании, средства навигации по разделам портала, центральный баннер, чтобы выводить какие-то важные внутренние новости, например, "20 лет ЭОС".

Информационные блоки компонуются по желанию клиента, могут включать Мои совещания, корпоративные новости, дни рождения сотрудников и другую информацию. Если прокрутить экран вниз, то мы увидим всякие полезные информеры – пробки на дорогах, погоду, курсы валют, объявления, блок полезных веб-ссылок, настроенный под ваш отдел и т.д. и т.п.

Внешний вид портала может настраиваться в соответствии в брендбуком заказчика, используя корпоративные цвета, шрифты и прочие визуальные элементы оформления. Также к порталу могут быть предусмотрены и другие дизайны шаблонов, с другим расположением элементов, в зависимости о настроек пользователя.

Из портала в СЭД и обратно

Отдельно стоит сказать об интеграции портала с СЭД. Встроенный в панель управления переключатель позволяет легко переходить из портала в СЭД и обратно, по одному клику.

Ведь как бы не был удобен и уютен наш портал, с официальными документами и поручениями руководства приходится работать в СЭД. Быстрое переключение и единый стиль интерфейса сделают эти переходы необременительными для пользователей.



Шесть из шестидесяти одного
2014-11-06 19:22
Только шесть субъектов России потратили 100 % средств, направленных на становление информационного общества в регионах, следует из данных сайта zakupki.gov.ru по состоянию на середину октября. Это Иркутская и Калужская области, Камчатский край, Республика Калмыкия, Свердловская и Тамбовская области. Кроме того, почти завершили освоение еще два региона – Амурская область и Москва (95 и 94 % соответственно). В подавляющем большинстве из 61 региона, получившего субсидию на информационное общество, средства пока не освоены даже наполовину. Средний по всем регионам процент потраченных средств по состоянию на октябрь составляет 33%. Однако время еще есть, установленный срок освоения этих бюджетов — 1 июня 2015 года. Также стоит учесть, что объем средств сильно разнится в зависимости от региона. Об этом пишет Экспертный центр Электронного государства: http://d-russia.ru/tolko-shest-regionov-iz-61-polnostyu-osvoili-dengi-na-informacionnoe-obshhestvo-v-2014-15-gg.html

EDSIGN: Как сделать электронную подпись удобной и наглядной
2014-11-07 17:34

Ни одна конференция по СЭД не проходит без того, чтобы обсудить вопросы использования электронной подписи. "Осенний документооборот" не стал исключением – ибо без электронной подписи построить настоящий электронный документооборот едва ли возможно. Дело не только в юридической значимости, важно обеспечить еще доверие к системе, а также удобство работы. Именно на эти аспекты сделан упор в решении EDSIGN, которое позволяет работать с электронной подписью (ЭП) в привычной для пользователя среде и легко вписывается в автоматизированные бизнес-процессы. Но обо всем по порядку –  рассказывает Дмитрий Матвеев, ведущий специалист управления маркетинга ЭОС

Немного истории

Давайте обратимся к истории: первый закон об электронной подписи был принят в России в 2002 году (1-ФЗ от 10.01.2002 "Об электронной цифровой подписи"). Несмотря на все его несовершенство, это был важный шаг на пути к переводу бизнес-процессов в электронный вид. Ведь ЭП используется не только в электронном документообороте, есть множество других, может быть даже боле важных задач – дистанционное банковское обслуживание, биржевая торговля, электронные торги в госзакупках, сдача отчетности в ФНС и фонды и т.д.

И надо сказать, многие их этих задач были успешно решены. Сегодня мало кто носит в банк платежные поручения на бумаге, с середины 2014 года ФНС больше не принимает отчеты по НДС ни в бумажном виде, ни на флешках, только с электронной подписью через специализированную систему. Очень сильно повлияли на распространение ЭЦП электронные торги. С каждым годом использование ЭП увеличивается и ожидается, что в 2015 году уже 15 млн. пользователей будут применять электронную подпись.

Новый Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи", принятый три года назад заметно изменил правила игры, введя электронные подписи разных уровней – простая, квалифицированная и усиленная квалифицированная. Но все эти новшества задели скорее специалистов по ИБ и разработчиков, но никак не обычных бизнес-пользователей. Большинство реализованных сценариев с использованием электронной подписи относится к подтверждению различных транзакций, фактически к подтверждению действий пользователя в системе, которые могут иметь последствия во внешнем мире – подписание платежного поручения, например.

Электронный документооборот и электронная подпись

Попытки внедрить электронную подпись в документооборот пока нельзя признать успешными, поскольку массовым это явление еще не стало. Люди все еще предпочитают подписывать документы на бумаге, и этому есть два объяснения. Во-первых, сила традиций и привычки; во-вторых – несовершенство и неудобность предлагаемых способов использования электронной подписи. (Прошу заметить: законодательство из числа "тормозов прогресса" можно исключить. Осталось очень мало видов документов, которые закон обязывает подписывать на бумаге.)

Проблема в том, что большинство хорошо отработанных сценариев использования электронной подписи ориентировано на транзакционные задачи, где от пользователя требуется лишь подтвердить свое окончательное решение. Например, выставить заявку на электронной торговой площадке. В этом случае подписывается весь пакет документов, бывает, что в заархивированном виде, одним файлом.

При автоматизации документооборота приходится решать другие задачи. Здесь документ может многократно передаваться между участниками бизнес-процесса и при этом с ним выполняются различные действия, требующие внесения изменений с удостоверением кто и когда это изменение сделал. То есть, в отличие от банковской платежки, любой организационно-распорядительный или нормативный документ в процессе подготовки остается "живым".

Возьмем самый простой пример – исходящее письмо. Сначала напомним, как это происходит в бумажном виде. Давайте оставим за скобками процесс согласования и будем считать, что текст уже готов. Тогда документ распечатывается на бланке и его подписывает руководитель. Затем письмо передается на регистрацию, где ему присваивается номер и проставляется дата, что, как правило, вписывается вручную. Одного взгляда на документ достаточно, чтобы понять, кем он подписан и когда зарегистрирован.
edsign 1

И это еще самый простой пример! В случае с договорами подписей будет как минимум две и точно также нужна регистрация.

Теперь попробуем переложить эту историю в электронный вид. Допустим, документ поступает на подпись руководителю через СЭД. А что дальше? Если руководитель подпишет файл своей электронной подписью, то потом нельзя будет вписать номер и дату, не нарушив ее целостность. (И не забываем, что целостность карточки документа в СЭД тоже надо обеспечить.) Кроме того, пользователю надо показать, что документ подписан и зарегистрирован, не требуя от него слишком сложных действий.

В 2009 году компания ЭОС, поняв проблематику рынка, стала предпринимать шаги в этом направлении.  Было придумано хорошее решение – система EDSIGN, которое позволяет работать с электронной подписью быстро, просто и удобно.

EDSIGN – электронная подпись, понятная для пользователей

Посмотрим, как же работает EDSIGN. Все действия пользователя выполняются в удобной среде Word и Excel, где можно создавать электронные подписи на электронных документах. Причем, соблюдая в дальнейшем определенный алгоритм, в документы можно вносить дополнительную информацию после подписания, не нарушая целостность первой ЭП.
edsign 2

Допустим, документ подписал руководитель и его нужно зарегистрировать. Какие действия следует выполнить?

·       Сначала настраивается шаблон документа, в котором определяются поля, заполняемые в разное время разными сотрудниками – основной текст, регистрационный номер, дата и другие, если нужно.

Электронный документ создается по данному шаблону
Документ поступает к руководителю, который подписывает его своей ЭП.

Что же происходит в этот момент? Происходит следующее: в документе появляется информация о подписавшем и факсимиле подписи. Таким образом мы визуализируем подпись. Когда кто-то такой документ получит, он уже сможет сразу увидеть – ага, подпись есть! И при необходимости проверить ее действительность (об этом ниже).

{·      Далее документ попадает на регистрацию. Регистратор, получив подписанный руководителем документ, вносит необходимую информацию в соответствующие поля и после этого документ подписывает своей электронной подписью, чтобы подтвердить выполненные действия.

Подпись регистратора в документе не отображается, но при необходимости можно посмотреть все электронные подписи, это довольно просто.
После того, как документ подписан, его можно отправить адресату, разослать на ознакомление, опубликовать на портале – по электронной почте или посредством СЭД.
edsign 3

Документ EDSIGN хранится в формате присоединенной электронной подписи. Данный формат обеспечивает хранение исходного текста документа и всех его электронных подписей в одном файле. Если продолжить аналогию с бумажным документом, то это будет соответствовать тому, что вместе прошиты все страницы документа и что все они скреплены каждой из электронных подписей документа.



Добро пожаловать читать! DOC.ICT-ONLINE.RU теперь в Сети
2014-11-17 18:22
Недавно в Интернете появилась еще одна площадка, посвященная рынку СЭД и его игрокам. Редакция «Инфокоммуникации онлайн» (информационные сайты по ИТ-тематике ICT-Online.ru, spbIT.ru) выпустила новое специальное приложение «Российский рынок систем электронного документооборота: специфика, тренды, перспективы, практика и цифры». К участию в проекте приглашены пользователи СЭД, ИТ-директора предприятий, лидирующие игроки и эксперты рынка. Приложение расположено на отдельно выделенном поддомене портала ICT-Online.ru - по адресу doc.ict-online.ru.
Выпуск DOC.ICT-Online.ru обусловлен актуальностью направления электронного документооборота для отечественной ИТ-отрасли: на данный момент российский рынок СЭД находится в стадии бурного развития. С одной стороны, для него характерны общемировые тенденции перехода к использованию новых перспективных технологий, включая мобильность, облака и т.д. С другой - нельзя не отметить его специфику, которая обусловлена особенностями отечественного делопроизводства в условиях сложившейся вертикальной иерархии управления. В результате, по многим критериям, системы электронного документооборота в России практически идентичны западной концепции ЕСМ.
«Наша команда обладает профессиональной экспертизой по теме СЭД: мы ведем тематические проекты с 2010 года и наработали опыт в этом направлении. В частности, это специальный раздел, посвященный СЭД, на ICT-Online.ru, тематическое сообщество в ЖЖ. Таким образом, мы освещаем все основные события, мероприятия и тренды на рынке СЭД в России», - говорит главный редактор проекта «Инфокоммуникации онлайн» Александр Янкевич.
У специального приложения «Российский рынок систем электронного документооборота: специфика, тренды, перспективы, практика и цифры» несколько основных тематик. Так, раздел «Российский рынок, поставщики» включает, например, круглые столы «Рынок СЭД - текущее состояние и перспективы» и «Инициативы Минкомсвязи», а также обзор «СЭД в России равно ЕСМ? Есть ли преимущества у российских разработчиков СЭД?».
В разделе «Потребители и внутренние заказчики СЭД» опубликованы обзоры «Пирамида Маслоу заказчика СЭД/ЕСМ - реальные и мнимые потребности конечных пользователей СЭД», «Коробка» или проект», «Оценка эффективности систем электронного документооборота», «Мобильный доступ к ЕСМ – тренд или необходимость?», а также круглый стол «Заказчики СЭД/ЕСМ: что внутри?», где приведены реальные практики использования СЭД и ECM-систем - от делопроизводителей до топ-менеджмента. На страницах еще одного раздела, «Зарубежный опыт» опубликован круглый стол «Рынок СЭД - соответствие мировых трендов развитию российского рынка», обзоры «Зарубежный опыт электронного взаимодействия» и «Специфика рынка СЭД стран ближнего зарубежья. Выход российских компаний на рынок СНГ», а также - интервью с экспертами, проекты внедрения, рекомендации, в том числе, интервью с представителями компаний IBM и «ЛАНИТ».
Партнерами специального проекта выступили компании «ЛАНИТ», WSS-Consulting, «ДоксВижн», ЭОС, «Бизнес ИТ».
 



 
 
С пожеланиями успехов,
Михаил Кузьмин
  
В избранное