Отправляет email-рассылки с помощью сервиса Sendsay

Всё о документообороте

Рассылка закрыта

Вы можете найти рассылки сходной тематики в Каталоге рассылок.

←   Сентябрь 2014   →
 1
 2
02.09.2014
13:01:21
17:30:43
 3
 4
 5
 6
 7
 8
 9
10
11
12
13
14
15
16
16.09.2014
15:30:45
17:30:28
17
18
19
19.09.2014
16:30:26
20:00:43
20
21
22
23
24
25
26
26.09.2014
17:30:17
20:30:16
27
28
29
29.09.2014
12:00:57
22:00:24
30
Автор
Mikou

Статистика

750 подписчиков
+1 за неделю
←   Все выпуски   →

Запись блога "Мотивируем знание, умение или навыки у сотрудников при внедрение СЭД" от Евгений Синельщиков


Все о документообороте

Сайт рассылки
 



Запись блога "Мотивируем знание, умение или навыки у сотрудников при внедрение СЭД" от Евгений Синельщиков
2014-09-26 18:30 Евгений Синельщиков

Как правило, руководство компании, при внедрении СЭД пытается решить задачу – как мотивировать сотрудников, чтобы они использовали СЭД вместо бумажного документооборота? Очевидный ответ – выпустить приказ и заставить всех использовать только СЭД, а непокорных прилюдно «выпороть».

Большинство руководителей поступают именно так, не задумываясь о последствиях. По оценкам экспертов, внедрение СЭД подобным образом, снижает эффективность работы сотрудников на 40-50%. Сразу возникаем вопрос, а в чем измеряется эффективность сотрудников? Причем эффективность текущая или ожидаемая?

Большинство команд по внедрению сталкиваются с ситуациями, когда в компании существует идеологическое непонимание целей и задач СЭД коллективом, решившим выйти сообща на пенсию, не допустив «прозрачность» собственной работы и измерения ее эффективности. В этом случае следует ожидать бурное проявление «оптимизма» по отношению к самому процессу внедрения и использования СЭД. Это означает, что все измеряемые показатели использования СЭД будут отражать бурную активность без изменения показателя эффективности от внедрения системы. Возникает закономерный вопрос – что нужно сделать, чтобы сотрудники, проявляющие бурный «оптимизм» начали генерировать эффективную активность в рамках СЭД?

Давайте рассмотрим сам процесс внедрения СЭД и мотивации сотрудников при помощи существующего в системе образовании модели ЗУН: З – знания, У – умения, Н –навыки:

  1. Знания – формируются сотрудниками компании вендора при помощи обучающих семинаров. Результатом проведения таких мероприятий служит наличие у обучаемых четкого представления о самой системе, ее возможностях по отношению к текущим бизнес-процессам компании. Как таковые знания сами по себе бесполезны, но становятся полезными, если научить их применять.
  2. Умения – возможность применить полученные знания при работе с СЭД относительно функциональных обязанностей при реализации бизнес-процессов в компании. Нарабатывается сотрудниками в процессе проведения практических занятий.
  3. Навык – совокупность отработанных знаний и умений, позволяющих решать поставленные перед сотрудником задачи в рамках СЭД. Нарабатывается в процессе решения практических задач.

Таким образом, на каждом этапе внедрения существует свой уровень ЗУН, позволяющий эффективно использовать СЭД. Чем выше уровень ЗУН каждого отдельного сотрудника в компании, тем выше отдача от СЭД для компании в целом. Т.е. стратегическая задача при внедрении СЭД – повысить мотивацию сотрудников до уровня, достаточного для приобретения ими эффективного уровня ЗУН для использования СЭД.

Рассмотрим первые 3 этапа внедрения  СЭД и основные принципы мотивации сотрудников на примере DIRECTUM:

  1. «Обучение рабочей группы». Основная цель - создание работоспособной команды по внедрению внутри компании:
    1. Результат: (З) сформированы устойчивые знания о системе, ее функциях и возможностях по отношению к бизнес-процессам;  (У) умеет различать основные элементы системы по функциональным группам; (Н) оперирует сформировавшимся набором инструментов и понятий для достижения базовых целей и задач СЭДа.
    2. Цели мотивации: (З) может своими словами объяснить цели и задачи внедрения СЭД, оперирует специфическими терминами системы; (У) может описать решаемые им задачи на рабочем месте с позиции СЭД; (Н) сформулированы явные преимущества для себя при внедрении СЭД.
  2. «Проектирование системы» Основная цель - реализация функций делопроизводства и организационной деятельности компании:
    1. Результат: (З) понимание целей и задач функционирования своего рабочего места в рамках отдела/компании/холдинга; (У) результативность работы и генерация положительного эффекта при достижении поставленных целей и задач; (Н) оперирование информационными потоками в рамках бизнес-процессов рабочего места.
    2. Цели мотивации: (З) передача корректной информации о своей работе разработчикам модели «как есть»; (У) формирование предметной области для своих функциональных обязанностей в рамках структурного подразделения; (Н) устойчивый контакт с разработчиками модели «как есть» для внесения необходимых изменения при внедрении СЭД (модель «как надо»).
  3. «Настройка и адаптация системы». Основная цель - перенос и закрепление операционной деятельности сотрудников компании в СЭД:
    1. Результат: (З) знание основ работы СЭД, как программного комплекса с набором типовых сценариев при отработке бизнес-процессов компании; (У) проведение поэтапного внесение изменений в ходе своей работы с системой для отработки основных событий; (Н) оценка работы СЭД с позиции имеющегося бумажного документооборота по основным бизнес-процессам компании.
    2. Цели мотивации: (З) основные принципы решения практических задач на основе функциональных возможностей СЭД; (У) получение положительного результата с наименьшими затратами по времени и ресурсам; (Н) управление функциями рабочего место для повышения производительности.

Не секрет, что на мотивацию сотрудников при внедрении СЭД затрачиваются минимальные материальные средства. Руководство компании считает, что подобное резкое изменение ЗУН сотрудников входит в их должностные инструкции.

Результат обучения и цели мотивации отвечают за два разных направления в работе сотрудников, прошедших обучение. По результатам обучения, сотрудники должны знать программный продукт, но при этом не должны эффективно его применять. Научить сотрудника эффективному применению СЭД можно только, если будет мотивация в обучении, понятная не только руководителю, но и самому сотруднику. 
 



 
 
С пожеланиями успехов,
Михаил Кузьмин
  
В избранное