Отправляет email-рассылки с помощью сервиса Sendsay

Всё о документообороте

Рассылка закрыта

Вы можете найти рассылки сходной тематики в Каталоге рассылок.

←   Сентябрь 2014   →
 1
 2
02.09.2014
13:01:21
17:30:43
 3
 4
 5
 6
 7
 8
 9
10
11
12
13
14
15
16
16.09.2014
15:30:45
17:30:28
17
18
19
19.09.2014
16:30:26
20:00:43
20
21
22
23
24
25
26
26.09.2014
17:30:17
20:30:16
27
28
29
29.09.2014
12:00:57
22:00:24
30
Автор
Mikou

Статистика

750 подписчиков
+1 за неделю
←   Все выпуски   →

Статья "Обмениваемся финансово-учетными документами в электронном виде" от Елена Дмитриева


Все о документообороте

Сайт рассылки
 



Статья "Обмениваемся финансово-учетными документами в электронном виде" от Елена Дмитриева
2014-08-22 13:40 Елена Дмитриева

Объемы финансово-учетных документов в некоторых организациях грандиозны: до 80% от общего объема. Cчета-фактуры, товарные накладные, акты приемки-сдачи работ необходимо своевременно согласовывать, подписывать, сверять с контрагентами, готовить к налоговым проверкам.

Не секрет, что до сих пор многие работают с бумагой, но сегодня набирает обороты и тема юридически значимого обмена финансово-учетными документами в электронном виде. Это направление развивается с двух сторон:

●    со стороны государства подготовлена законодательная база и утвержден формат формализованных документов для обмена в электронном виде;

●    наблюдается достаточный интерес со стороны предприятий, у которых финансово-учетные документы составляют значительную часть.

Грамотная организация этого процесса находится на стыке нескольких систем: учетной системы, СЭД или ECM-системы, сервиса обмена.

Для того чтобы организовать обмен достаточно наличия учетной системы (например, 1С) и сервиса обмена. В этом случае документ, например, счет-фактура, формируется в 1С в формализованном виде (по формату ФНС) и напрямую передается в сервис обмена. Такой способ обмена больше подходит для небольших организаций. Но за «бортом» остаются договоры, дополнительные соглашения,  акты и т.д.

Если требуется организовать электронное согласование, а также хранение, то связки «учетная система + сервис обмена» уже не достаточно. Связующим звеном в этом случае выступает ECM-система.

Работаем с финансово-учетными документами в электронном виде

Готовим документы к отправке

Первичные документы формируются в учетной системе. Они автоматически экспортируются в ECM-систему и отправляются на согласование. Как правило, для этого настраиваются типовые маршруты – так легче контролировать бизнес-процесс. Согласованные документы подписываются электронной подписью. Если формируемый документ является неформализованным, например «договор», то он может создаваться непосредственно в ECM-системе.

Созданные в системе документы образуют электронный архив, информацию из которого в дальнейшем можно использовать в операционной деятельности. Длительность хранения регулируется в соответствии с политикой хранения, определенной законодательством и внутренними правилами организации.

Согласованные и подписанные документы мгновенно отправляются контрагентам через сервисы обмена. По итогам рассмотрения контрагентами приходит уведомление о подписании или отказе в подписании.

Еще проще работать с входящими документами

Первичные учетные документы, поступившие от контрагента через сервисы обмена, согласовываются и утверждаются в ECM-системе. Результатом рассмотрения и обработки может быть:

●    подписание либо отказ в их подписании;

●    отправка уведомлений об уточнении для счетов-фактур.

Подписанные документы автоматически заносятся в учетную систему.

Подготовка к аудиторским и налоговым проверкам

Электронный архив позволяет сотрудникам оперативно делать выборку документов, истребованных ФНС в рамках камеральных и встречных проверок. Все объекты идентифицируются в электронном архиве по основным реквизитам (вид, дата, номер, контрагент) – это делает поиск удобным и быстрым.

Сформированные комплекты документов отправляются в электронном виде через сервис отправки налоговой отчетности в ФНС, что предусмотрено законодательством и стало уже обычной практикой. Так, сокращаются временные и трудовые затраты на подготовку к проверкам.

Эффективность использования

На основе данных из учетной системы, а также информации по созданию, согласованию документов, ECM-система может проводить анализ эффективности процессов и выводить информацию в виде показателей эффективности, помогать обнаруживать «узкие» места в процессах.

При переходе на электронный обмен руководители оценят:

●    сокращение прямых издержек на печать, хранение, доставку и уничтожение документов;

●    снижение стоимости процессов согласования и подписания;

●    повышенную контролируемость внутренних процессов.

Для сотрудников бухгалтерии имеет значение:

●    снижение трудоемкости подготовки к проверкам;

●    исключение доначисления НДС и налога на прибыль в связи с отсутствием или некорректным заполнением подтверждающих документов;

●    сокращение сроков доставки и получения;

●    упрощение контроля возврата;

●    быстрый доступ к данным.

В профессиональной среде принято говорить, что только лишь за счет повышения скорости документооборота по сделкам прибыль повышается в среднем на 10%. Если добавить сюда все остальное: снижение затрат на расходные материалы, оптимизацию труда делопроизводителя, сокращение расходов на пересылку и тому подобное – проценты возрастают в десятки раз.  Ниже приведена статистика по данным сервиса Synerdocs.

Описание: C:\Users\Pitomtseva_EV\Desktop\Synerdocs.png



Статья "ТОП-7 самых популярных отговорок от обмена электронными документами" от Карина Кассис
2014-09-08 13:33 Карина Кассис

В области электронного документооборота речь часто заходит о мотивации. Операторы ЭДО мотивируют клиентов и контролирующие органы; крупные и средние компании - своих контрагентов. Мы собрали самые популярные ответы компаний, не желающих переходить на обмен электронными документами. Часть из них, действительно, похожа на отговорки, другая – обнажает проблемные места. И вот что получилось.

1. Нет сформированной законодательной базы и судебной практики

Открывает наш ТОП фраза: «Законодательство в области ЭДО еще не сформировано». Согласиться с этим утверждением можно было года три назад, когда не было ни четких определений, ни утвержденных форматов электронных документов. Фактически, опирались только на закон об ЭЦП. Стоит признать, в последнее время нормативное регулирование области электронного обмена активно развивается. Несомненно, еще есть к чему стремиться, что исправлять и дорабатывать, но сейчас не об этом.

С перечнем необходимых в работе нормативных актов вы можете ознакомиться на сайте.

Что касается судебной практики, тут, к сожалению, прецедентов не много. Прецеденты, связанные с электронным взаимодействием, случаются редко. В большей своей части, связаны они с использованием электронной подписи.

Чем быстрее будет проникать электронный документооборот в бизнес, тем чаще мы будем говорить о соответствующих судебных прецедентах и об укреплении нормативной базы.

Общий вывод по законодательству получается такой: с той основой, которая есть сейчас, сейчас можно успешно работать.

2. Все равно не избавимся от бумаги

Пессимистично настроенные клиенты утверждают, что никакая автоматизация никогда не избавит нас от бумаги. Что тут можно ответить? «Поживем – увидим». Проводя параллель, признайтесь, как давно вы брали в руки листок бумаги и ручку для того, чтобы написать письмо своим близким?! Бумажную переписку давно вытеснили мобильные телефоны и e-mail. Чем не автоматизация?!

3. ФНС отказывается принимать электронные документы

Налоговые инспекции продолжают истребовать документы на бумаге, в том числе у компаний, которые уже перешли на обмен электронными документами. Распечатка электронных оригиналов, заверение их собственноручной подписью и печатью организации вносят лишние хлопоты в работу бухгалтеров. Почему так происходит – сказать трудно. Можно предположить, что часть инспекций просто не готова к работе с электронными документами. Контролирующим органам, как и всем нам, еще требуется время.

В подобной ситуации можно предложить чаще вести переговоры с вашей инспекцией. Контролирующие органы лояльно относятся к компаниям, работающим с электронными документами. Как показывает практика, от выстраивания процессов совместными усилиями, все только выигрывают.

4. Отсутствие роуминга между операторами ЭДО

Отсутствие роуминга уже нельзя отнести к ряду проблем рынка электронного документооборота. Не было его по разным причинам, это и отсутствие регламентов обмена, и вопросы о разделении зон ответственности между операторами, и многое другое. Сегодня мы наблюдаем другую картину. Операторы, решая задачи рынка, готовы сотрудничать между собой.

К слову, Synerdocs находится на этапе перевода роуминга в промышленную эксплуатацию с двумя операторами Корус Консалтинг и Тензор. Помимо этого, с некоторыми операторами есть договоренность об организации роуминга при появлении первого клиента, у которого будет такая потребность.

Подобные договоренности появляются не случайно. Надо понимать, для организации полноценного роуминга нужна реальная потребность. Тут прослеживается простая, всем знакомая аналогия с операторами сотовой связи. Для чего роуминг, если нет клиентов, желающих общаться с клиентами другого оператора?!

5. Все контрагенты бумажные

При автоматизации документооборота все компании можно разделить на две большие группы: те, кто имеет влияние на контрагентов и те, кто попадает под это влияние. Вполне закономерно, что фразу «Все наши контрагенты работают в бумаге» будет звучать до тех пор, пока лидеры рынка не станут первопроходцами в области электронного взаимодействия. Лидеры подтянут своих контрагентов, постепенно рынок достигнет некоторой точки невозврата. После этого работа с бумагой будет вызывать лишь воспоминания из прошлого.

6. Электронные документы нельзя отправлять «задним» числом

В процессах бумажного документооборота закрепилась практика составления документов «задним» числом. При электронном взаимодействии указать «подходящую» дату отправки невозможно. Сказать, что это просто отговорка, нельзя. Для компаний отдельно взятых отраслей, желающих перейти на обмен электронными документами, это настоящий барьер. Например, энергосбытовые компании физически не успевают выставлять счета-фактуры в срок, так как получают необходимые данные для составления документа, спустя 10-12 дней после совершения хозяйственной операции. Такова специфика их работы, регулируемая отраслевым законодательством.

Ряд других компаний не успевает вовремя принять к вычету НДС. Надеемся, что эту проблему решит принятие законопроекта, вносящего поправки в главу 21 Налогового кодекса РФ. Проект предусматривает увеличение срока принятия НДС к вычету покупателем до дня сдачи декларации. Ожидается, что закон вступит в силу не ранее 1 января 2015 года.

Поправок, продлевающих срок выставления счетов-фактур, в ближайшее время, к сожалению, не ожидается. Это говорит лишь об одном, что пора бизнесу самостоятельно выходить с соответствующей инициативой. Об этом намекает и налоговая служба России в своем письме от 10.07.2014 N ГД-4-3/13390@.

Практика выхода с инициативами уже есть, и она работает. Именно так появились форма и формат электронного акта приемки товарно-материальных ценностей (ТОРГ-1-4).

7. Есть и поважнее дела

Закрывает наш рейтинг чистой воды отговорка: «Есть дела поважнее!». С этим трудно спорить, и надо ли? Поэтому, как только закончите работу над вашими важными делами, сразу переходите на электронный документооборот!

***

А что чаще всего слышите вы от клиентов/контрагентов в ответ на предложение: «Давайте переведем обмен документами в электронный вид!?».
 



 
 
С пожеланиями успехов,
Михаил Кузьмин
  
В избранное