Затянутые, неэффективные совещания по пустяковым вопросам – давний предмет острых шуток сатириков, вспомним хотя бы Маяковского:

Исколесишь сто лестниц.
Свет не мил.
Опять:
"Через час велели прийти вам.
Заседают:                    
покупка склянки чернил
Губкооперативом".

И тем не менее, совещания остаются одной из основных форм коллективной работы, потому что только в процессе живого обсуждения получается принимать большинство решений. То, что при этом могут использоваться видеоконференции или где-то все еще селекторная связь, сути не меняет – все участники «здесь и сейчас», пусть даже и виртуально.

Об том, как проводить эффективные совещания, написаны тонны литературы и мегабайты блогов. Но без подходящего инструмента все эти рекомендации так и остаются благими советами.

Главные проблемы в организации и проведении совещаний

• Субъективный фактор. Если руководитель любит произносить многочасовые речи, как Фидель Кастро, то наука здесь бессильна. Мы оставим за скобками все, что касается человеческих качеств и управленческих навыков участников.




• Планирование совещаний: согласование даты, времени, места и списка вопросов. Из подручных средств обычно используется Outlook, но не стоит этим ограничиваться.




• Подготовка материалов и предварительное ознакомление с ними участников совещания. В этот процесс вовлечено множество людей, документы имеют свойство меняться до самой последней минуты и тем не менее, они должны быть согласованы и весьма желательно, чтобы участники совещания могли с ними заранее ознакомиться. Учитывая объемы информации и интенсивность совещаний, это огромная головная боль для руководителей.




• Информационная поддержка в ходе совещания. Часто бывает, что срочно нужна какая-то важная цифра или документ, без которого нельзя принять решение. И вопрос откладывается до следующего совещания. Оперативная доставка нужных данных могла бы ускорить принятие решений.




• Протоколы — оформление результатов совещания. Обсудить и решить вопросы это полдела. Нужно еще надлежащим образом это решение оформить и утвердить.




• Самое главное — контроль исполнения. Увы-увы, очень много решений, принятых на совещаниях самого разного уровня так и остаются на бумаге. Обязательно нужна стыковка информационных потоков совещаний и текущих бизнес-процессов, чтобы принятые решения отразились в конкретных поручениях, были поставлены на контроль и исполнены.

Чем поможет ECM

Прежде всего, стоит позаботится об информационном обеспечении совещаний, тогда они и станут эффективнее. Для этого нужно упорядочить и автоматизировать процессы подготовки документов, что есть классическая задача для ECM, нужно только задать правильный контекст — иметь возможность связывать документы с предстоящими или с прошлыми совещаниями, отслеживать статус их готовности и добавить процедуру ознакомления участников с ними.

Второй очевидный блок функций связан с оформительскими задачами: автоматизация составления повестки совещания, списка участников, письменных оповещений, протокола, принятых решений и других документов, требуемых регламентом. Как мы понимаем, при помощи ECM вполне можно избавить секретарей и всех, кто занят подготовкой совещаний от большой доли рутинной работы.

Во время совещания очень может пригодиться мобильный клиент ECM – любой документ, который вдруг понадобился в тот же момент будет у вас на столе. (Если помечтать, то хорошо бы иметь возможность тут же поделиться им с другими участниками.)

Ну и классика жанра: контроль исполнения. На основании протокола (желательно автоматически) создаются поручения, ставятся на контроль, исполняются и на одном из следующих заседаний можно будет увидеть, выполнены принятые решения или нет.

Что не может ECM

Ни одна система не всемогуща, и у ECM есть свои ограничения. Для управления совещаниями нужен блок планирования, управления временем, чем ECM, в общем-то, не занимается.

Выход — либо интеграция вашей ECM с некой системой управления календарями и планирования, может даже управления проектами. Либо выбрать ECM на такой платформе, где эти функции уже встроены. Не думали про SharePoint? Вполне подходящее решение.

Управление совещаниями в EOS for SharePoint

Вот, например, одна из реализаций такого подхода от компании ЭОС — в ECM-системе EOS for SharePoint есть модуль управления совещаниями.

Не будем здесь вдаваться в технические подробности, отметим только, что в этом решении автоматизируются специфические задачи, связанные с совещаниями, а интеграция с СЭД, использование единых принципов при работе с задачами и возможность просматривать совещания на «рабочем столе», позволяют пользователям работать в единой информационной среде.

В заключение

Будьте осторожны: автоматизация подготовки совещаний не отметает вопроса об их целесообразности. Классики в этом вопросе вообще категоричны:

«Совещания — это симптом плохой организации. Чем меньше совещаний, тем лучше.» — Петер Друкер, «Эффективный руководитель».

Еще раньше практически ту же мысль высказал Владимир Маяковский –

Мечтой встречаю рассвет ранний:
"О, хотя бы
ещё                  
одно заседание 
относительно искоренения всех заседаний!"

Оставаясь реалистами следует признать, что совсем от совещаний нам не избавиться. Пусть они хотя бы проходят эффективнее!

«Где этот проклятый файл?» – вот, пожалуй, основной повседневный вопрос бизнес-пользователей, который очень точно характеризует уровень управления документами в организациях.

Приведу несколько ключевых выводов из недавнего аналитического исследования (DOCURATED, State of Document Management Report, July 2014):

• 2/3 руководителей считают управление документами приоритетной задачей и готовы инвестировать в такие проекты;




• Сложность поиска информации и недостаточная поддержка мобильности остаются главными проблемами;




• 68% организаций используют более 5 репозиториев для хранения информации;




• 77% организаций используют файл-серверы в качестве основных хранилищ документов;




• 79% документов все еще хранятся на собственной инфраструктуре несмотря на всю шумиху с облаками;




• Несмотря на все усилия по консолидации, число репозиториев в компаниях растет и информационный хаос только увеличивается.

Значит, следует признать, что все плохо? Может поставить на технологии ECM жирный крест и поискать новые подходы? Пожалуй, столь радикальное решение не будет полезным, потому что ECM весьма успешно справляется со многими задачами и приносит компаниям ощутимую пользу. Посмотрим, что можно сделать, чтобы улучшить ситуацию.

Файловые хранилища по-прежнему лидируют

Очевидно, что ни тяжелые ECM, ни отечественные СЭД не смогут в обозримом будущем претендовать на роль основных хранилищ контента. Причина скорее всего в том, что для размещения в них документов требуется выполнить слишком много действий по заполнению карточки. Конечно, это имеет целью облегчить в будущем поиск документа, но для пользователи избегают лишней работы. ECM будут востребованы когда документы должны быть привязаны к очень структурированным бизнес-процессам – управление закупками, договорами, контроль качества и т. д.

В остальных случаях, когда речь идет просто о коллективной работе по разным вопросам и нет четких классификаторов, по которым можно атрибутировать документы, скорее всего пользователи предпочтут менее формальный способ хранения информации — что мы и наблюдаем.

Интересно отметить, что единственной системой из мира ECM здесь оказался SharePoint, на который приходится 9% корпоративных репозиториев. Несомненно, это некий индикатор «продвинутости», потому что в среде SharePoint управлять процессами коллективной работы и при этом обмениваться документами можно на порядок лучше, чем при работе с файловой системой, пусть даже и в облаке.

SharePoint и документооборот

В наших реалиях есть еще одно преимущество от использования SharePoint: можно в одной среде организовать официальный документооборот, например с помощью EOS for SharePoint и одновременно поддержать слабоформализуемые процессы в рабочих группах. Плюс ко всему можно еще построить единую корпоративную библиотеку документов тоже на SharePoint. В общем, можно подстрелить даже не двух, а целую кучу зайцев:)

Единое хранилище — недостижимый идеал

Как мы видим, практически нет организаций, которые обходились бы одним репозиторием документов. Более половины компаний используют от 5 до 7 реаозиториев, а некоторые и более 10.

Конечно, такое изобилие возникает не по злому умыслу айтишников, которым просто нравится изучать разные системы. Обычно это отражает историю развития организации – внедрение разных бизнес-приложений, может быть слияния и поглощения, сохранение унаследованных систем, когда миграция кажется слишком сложной. Так что, «зоопарк» систем – это практически неизбежно в любой крупной компании.

Разумеется, следует стремиться к консолидации ресурсов и уменьшению сложности ИТ, но не стоит это возводить в абсолют. Если у вас несколько хранилищ контента, обеспечьте сквозной поиск и доступ к этой информации для всех сотрудников. Это может оказаться дешевле и проще, чем проект по миграции на единую ECM. (Иногда такие проекты тянутся годами, стоят миллионы долларов и не окупаются.)

Приготовьтесь к росту объемов информации

То, что объемы информации растут, уже никого не удивляет и почти не беспокоит. А зря!

Да, стоимость систем хранения данных постоянно снижается и мы можем позволить себе библиотеки документов практически неограниченного размера. Но разве это избавляет нас от других проблем?

Во-первых, стоит подумать о масштабируемости ваших ECM – насколько они готовы обрабатывать на порядок большие объемы, чем это скорее всего предполагалось при внедрении. И это еще полбеды. Более серьезная проблема связана с использованием этой информации, с ее организацией и классификацией. Есть риск, что с системой станет крайне неудобно работать. Ведь одно дело выбрать нужный элемент из списка в десять позиций и совсем другое, когда их окажется тысяча. С ростом объемов данных начнут разрастаться и справочники, будут увеличиваться выборки документов при поиске и т. д.

Как от этого застраховаться? Избегать жестких коробочных решений. Причем гибкость нужна на всех уровнях — от возможности поменять форму карточки и добавить несколько атрибутов до изменения бизнес-логики и добавления новых управляющих элементов. Фактически, вам нужна платформа для разработки, но такая, чтобы с ней можно было справится при необходимости собственными силами. В этом контексте опять весьма неплохо смотрится SharePoint.

Хранить вечно. Или таки нет?

Из результатов исследования мы видим, что люди настроены хранить свой контент долго — пять, десять лет и более. Весьма вероятно, что глубина хранения будет только возрастать по мере роста емкости хранилищ.

Это только усугбляет вышеупомянутые проблемы, связанные с ростом объемов информации. Кроме того, стоит подумать и об управлении жизненным циклом документов и научится избавляться от данных, которые утратили свою актуальность и полезность.

Как понимаете, на файловых хранилищах не получится реализовать сколько-нибудь эффективные подходы по управлению документами. Поэтому их эра все-таки должна подойти к концу и ECM в неком новом обличье — с мобильностью, облаками, улучшенной юзабилити, поиском и классификацией должны стать стандартом де-факто для всех без исключения организаций.

На горизонте ECM нет другого такого продукта, который бы вызывал столь оживленные дебаты вот уже тринадцать лет – ведь первая версия SharePoint Portal Server вышла в 2001 году. С тех пор было написано бесчисленное количество статей, выпущено множеств продуктов и – самое главное – сформировалась армия пользователей “шарика”, как его уменьшительно называют.

Для многих российских организаций знакомство с SharePoint происходит благодаря выбору системы документооборота EOS for SharePoint, а не самой платформы как таковой. С точки зрения бизнеса это абсолютно разумно: выбирается решение, которое поможет наладить управление документами и процессами, с умеренной стоимостью владения и возможностями самостоятельной поддержки.

Бывает и наоборот: в компании уже используется SharePoint и тогда выбор СЭД на той же платформе – логичный ход. Но это уже другая история. Давайте пока посмотрим на ситуацию, когда заказчик вместе с отличной СЭД получает еще и передовую платформу, на которой многое можно сделать. Как этим неожиданным «богатством» лучше распорядиться?

Что ни возьми, все — платформа. Чем отличается SharePoint?

Сегодня эпитет «платформа» применяется практически к любому ПО, обладающему достаточным количеством настроек и параметров и теоретически допускающем возможность разработки собственных модулей. При таком подходе продавец может не кривя душой обещать реализовать любые фантазии клиента (умалчивая, насколько это может быть хлопотно и дорого).

Но, как правило, платформой нельзя начать пользоваться из коробки. Сначала вам придется потратить много усилий, чтобы настроить ее под ваши задачи. Вот здесь-то и проявляется разница: SharePoint, возможно, является самой пользовательски-ориентированной платформой ECM, полагаясь только на его базовые функции уже можно начать работать в команде – делиться файлами, обсуждать, комментировать, вести личные сайты и проч.

Пожалуй, феноменальный успех SharePoint объясняется именно этим – высокой готовностью к использованию из коробки вкупе с богатыми возможностями по развитию бизнес-решений на его основе.

Организации нужна не только СЭД...

Если мы посмотрим на задачу документационного обеспечения управления более широко, панорамным обзором, то увидим, что собственно в СЭД попадает только малая часть документов, используемых сотрудниками в ходе бизнес-процессов. И это отнюдь не следствие их нерадивости, просто далеко не все документы имеют статус официальных и должны регистрироваться – прайс-листы, описания продуктов, наброски писем, предварительные расчеты, публикации из прессы, аналитические отчеты, и куча другой полезной информации, которая используется в процессе, например, работы с договорами.

Увы, все это в большинстве организаций хранится на общих дисках и обычно называется «файловой помойкой», что есть, согласитесь, не слишком позитивная характеристика для ценного информационного ресурса.

Конечно, можно все документы складывать в СЭД, но зачем излишний формализм, когда есть способ лучше? Корпоративный портал на SharePoint будет значительным шагом вперед в организации более разумного и удобного хранилища информации.

Так решили в компании «Термекс», когда определяли требования к будущей системе. Говорит Антон Крупнов, руководитель ИТ-проектов: «При выборе системы мы отталкивались не от платформы, ее наличия или отсутствия, а от задач. Нам предстояло реализовать большое количество взаимосвязанных задач портала и СЭД. Мы нашли и то, и другое – подходящую платформу и адекватное прикладное решение на ней.

Существует мнение, сформированное многими разработчиками ПО, что корпоративный портал – это некий информационно-справочный ресурс с элементами базы знаний и социальной сети. То есть, например, не знаешь в каком кабинете сидит тот или иной сотрудник, когда день рождения у главного бухгалтера или тебе нужна типовая форма служебной записки – в этом тебе поможет корпоративный портал. И всё. Мы же под корпоративным порталом подразумеваем инструмент для коллективной работы и реализации бизнес-процессов. Поэтому каждый сотрудник, заходя в систему, сразу попадает на персональную страницу, где описаны все его задачи, стадии их выполнения и другая первоочередная информация. Мы считаем недостаточным просто разместить на портале, например, регламент согласования договоров, для нас важно запустить на портале бизнес-процесс согласования договоров со всеми участниками. И здесь EOS for SharePoint, как прикладное решение с готовыми механизмами, экономит нам массу времени и денег.»

Кстати, кроме автоматизации документооборота и построения портала в Термекс при помощи SharePoint решили еще задачу по управлению заявками на ИТ-услуги, выполнили интеграцию с 1С в части синхронизации справочника контрагентов и обмена другой информацией.

Важно: Внедрение возможно своими силами

Многие заказчики выбирают путь внедрения EOS for SharePoint своими силами, от поставщика берут только лицензии и обучение. Так поступили «Термекс», «Калужский двигатель», «ММП им. В.В.Чернышева» и другие.

Надо сказать, что это в целом нетипично для рынка – обычно системы внутри настолько сложны, что проще заказать внедрение силами интегратора, чем разбираться самим. С SharePoint ситуация в принципе другая – обычно поддержка платформы ложится на плечи ИТ-службы заказчика, которая с этой задачей успешно справляется.

1 сентября стало Днем знаний не так уж давно, в 1984 году, тридцать лет назад. Этот праздник прочно ассоциируется у нас с нарядным первоклассниками, встревоженными родителями, учителями, утопающими в цветах. Школа, линейка, первый звонок, уроки, оценки, дневники, тетрадки, – как будто знания начинаются и заканчиваются в школе, в лучшем случае – в институте. В 80-х так действительно и было, знания принадлежали только школьникам и студентам, а те, кто уже отучился – просто работали на своей работе.

С тех пор многое изменилось. Сегодня мы говорим об экономике знаний, знания стали главным движущим фактором развития индустрии и общества, соответственно, и процесс их создания и передачи стал перманентным, мы все в нем участвуем. Особенно, те, кто работает в области управления информацией, в ECM/EIM, то есть мы с вами, дорогие коллеги!

В такой день хочется поговорить не о рутинных задачах документооборота, а коснуться более высоких материй, управления знаниями – но сугубо в практическом аспекте!

Корпоративные хранилища знаний и СЭД

Можно ли считать СЭД корпоративным хранилищем знаний? И да, и нет. «Да» потому что в СЭД исправно сохраняются все документы, относящиеся к хозяйственной и иной деятельности организации. То есть, потенциально СЭД может быть очень ценным источником знаний о рынке, бизнесе, производстве, управлении, кадрах, заказчиках, партнерах – потому что все эти документы в ней есть. А «Нет» потому что извлечь из системы документооборота информацию в нужном контексте, чтобы ее действительно можно было назвать знаниями, довольно трудно, потому что общепринятые реквизиты редко отражают содержательную часть документа – СЭД заточены на сиюминутные задачи, на поддержку бизнес-процессов, а не на хитроумные аналитические запросы.

Чисто технически нет никаких препятствий, чтобы СЭД по совместительству стали еще и системами управления знаниями. Для этого надо дополнить состав реквизитов документа классифицирующими признаками, чтобы поместить его в соответствующий тематический раздел. Идеально, если эти реквизиты будут заполняться автоматически на основании содержания документа. И оснастить систему средствами построения такснономии, интеллектуального поиска, выявления паттернов, и т. д.

И здесь весьма удачно может выступить SharePoint, платформа, в которой уже есть многие базовые функции, нужные для эффективного управления знаниями – продвинутый поиск, возможности для классификации информации, профили пользователей, чтобы искать не только файлы, но и людей, обладающих знаниями. А при помощи EOS for SharePoint можно решить все задачи документооборота.

Управление знаниями – повышение ROI

«Мы внедрили СЭД и у нас теперь все хорошо – все исполнители под контролем, документы не теряются, поручения исполняются. Мы и так потратили много денег, зачем нам еще какое-то управление знаниями? Сотрудники сами должны знать что делать, а кто не справляется – уволим!» – так рассуждают некоторые заказчики, считая управление знаниями чем-то из области фантастики, далеким от реальной жизни. На самом деле в управлении знаниями гораздо больше экономической целесообразности, чем кажется на первый взгляд, использование этих инструментов в составе СЭД может значительно повысить отдачу на уже вложенные инвестиции.

Для примера приведу несколько ситуаций, где управление знаниями может сделать СЭД более эффективной:

• Руководитель получает документ на рассмотрение, а система готовит его краткую аннотацию, поднимает всю историю вопроса, если документ не первичный, выдает список исполнителей, кто занимался этим или подобными вопросами, чтобы руководителю было легче принять решение.




• Исполнитель получает очередное задание, а система автоматически подбирает похожие документы, чтобы ему было легче подготовить ответ. (А может даже автоматически сгененрит проект ответа по образу и подобию прежних документов.)




• Система постоянно мониторит весь массив документов и подает сигналы в случае каких либо отклонений или новых событий. Например, о росте числа жалоб клиентов по какому-либо виду продукции или по региону.




• Система контролирует базу нормативных документов на непротиворечивость и актуальность, автоматически отслеживая все перекрестные ссылки. Таким образом, при внесении изменений в один документ сразу будет видно, что еще следует изменить.

Подобных задач в повседневной работе встречается множество и сейчас они решаются вручную, с большими затратами времени. Поэтому часто бывает, что после внедрения СЭД сроки рассмотрения, согласования и подготовки документов не изменяются – потому что мы оптимизируем только процесс доставки документа участникам бизнес-процесса и контрольные функции, но никак не сам процесс работы с документом, а именно это и есть источник затрат.

Как же увеличится ROI если мы добавим к СЭД управление знаниями? Общая эффективность возрастет за счет экономии времени на работу с документами и на поиск информации в системе, выдавая нужную информацию пользователю в упреждающем порядке. Также повысится качество документов – за счет автоматического контроля на соответствие нормативным документам и ранее принятым решениям.

Новая предметная область — новые знания

На самом деле процесс «интеллектуализации» СЭД идет давно, с тех пор как стали появляться отраслевые и профессиональные решения на основе СЭД. Потому что каждое такое решение требует погружения в новую предметную область и адаптации типовой системы к новым требованиям, добавления новых реквизитов, справочников и т. д.

Например, в арсенале компании ЭОС есть решения для госучреждений, банков, строительных компаний, производства, топливно-энергетического комплекса, медицинских учреждений, учебных заведений и пр.

Заказчики сегодня не ограничивают постановку задачи по автоматизации документооборота рамками канцелярии, им требуются полные решения, а значит внедренцам приходится погружаться а отраслевую и профессиональную специфику – и самим получать новые знания.

Выигрывают на этом поле гибкие платформы, прежде всего вышеупомянутый SharePoint, платформа, на которой ЭОС строит свои самые передовые решения.