Все знают, что прозрачность рабочих процессов очень важна как для командной работы, так и бизнеса в целом — она напрямую влияет на результаты. Её недостаток значительно снижает эффективность. Но на практике, особенно в малом и среднем бизнесе, руководители не придают этому большого значения. Почему это происходит?

ЧТО ТАКОЕ ПРОЗРАЧНОСТЬ И ЗАЧЕМ ОНА НУЖНА?

Прозрачность — несколько абстрактное понятие. Основная сложность заключается в том, что не совсем понятно, как её измерять.

Представьте, что команда работает над большим и комплексным проектом, в рамках которого взаимодействует множество различных отделов: от дизайна до финансов. Вам нужно организовать конференцию для клиентов и продумать все до мелочей — разработать фирменный стиль, программу мероприятия, договориться с площадкой, подрядчиками и так далее. До дня Х осталось две недели, но очередной планерке становится понятно, что очень многое еще не сделано.

ФРАГМЕНТАЦИЯ ИНФОРМАЦИИ: ПОЧЕМУ ОНА ПРОИСХОДИТ

Зачастую это происходит из-за фрагментации информации, которая валится со всех сторон. Например, (1) руководитель предложил внести изменения в согласованную программу по электронной почте; (2) коллега, с которым общались по Slack, оставил свои комментарии по поводу дизайнов; (3) подрядчик отредактировал смету в документе Google.

Естественно, многоканальное общение серьезно влияет на скорость и эффективность работы как отдельных сотрудников, так и целых отделов — растягивается время на реализацию проектов, происходит неравномерная загрузка подчиненных, переплата фрилансерам из-за смещенных дедлайнов. Вместо того, чтобы сосредоточиться на процессах и работе, сотрудники пытаются найти нужную информацию и объясняют «на пальцах», на какой стадии находится проект.

ПРОЗРАЧНОСТЬ НАПРЯМУЮ ВЛИЯЕТ НА ПРОДУКТИВНОСТЬ?

Прозрачность бизнеса подразумевает, прежде всего, «открытость» в компании. Её суть состоит не в чрезмерном контроле за работой сотрудников, а в том, чтобы лучше понять механику работы различных команд, их сильные и слабые стороны.

Прозрачность нужна для того, чтобы иметь целостную картину по всем процессам в организации. Но как её достичь и на что стоит обратить внимание?

Компания Wrike провела исследование о продуктивности, в ходе которого выяснилось, что треть сотрудников недовольны организацией рабочего процесса. 34% респондентов посещают 6 и более и совещаний каждую неделю, а нехватка информации является причиной стресса на рабочем месте.

Главные причины снижения продуктивности у сотрудников — это параллельная работа над слишком большим количеством задач (60%) и ожидание действий со стороны других лиц (49%).

СОВЕТЫ ПО ПОВЫШЕНИЮ ПРОЗРАЧНОСТИ

Правильное управление позволит создать команду, которая работает на принципах доверия. Так с чего следует начать?

Мы составили список рекомендаций, которые помогут удержать прозрачность бизнеса на нужном уровне.

1. Интегрируйте инструменты, чтобы обмен данными происходил автоматически. Например, Slack можно синхронизировать с документами Google — коллегам мгновенно будут приходить уведомления о том, что в файлы вносились изменения.

2. Пользуйтесь платформой для управления проектами, которая станет единым источником достоверной информации (например, Wrike). Представьте, что у вас запланировано важное совещание с командой, на котором вы планируете обсудить релиз нового продукта. Вы можете заранее составить адженду и упомянуть через платформу всех коллег, которые примут в нем участие. Таким образом, все сотрудники будут «на одной волне» и будет понятен статус задач, которые находятся в работе.

3. Используйте решение для управления ресурсами, чтобы отслеживать загруженность команды — это предотвращает профессиональное выгорание, которое напрямую влияет на продуктивность и эффективность сотрудников.

4. Один из необходимых инструментов прозрачности – постоянная обратная связь. Неважно, прошел ли корпоратив или завершился долгожданный проект — всегда нужно делать ретроспективу. Она поможет понять, в каком направлении нужно двигаться и что можно улучшить.

А как вы достигаете прозрачности рабочих процессов? Поделитесь с нами в комментариях!

Автор статьи Яна Котруца, Regional Marketing Manager в Wrike