Организация работы с документами - ключевая задача управления в любом учреждении: от офиса небольшого предприятия до федерального ведомства или крупной корпорации.

Деятельность любого предприятия регулируется действующим законодательством, приказами и распоряжениями руководства, условиями заключаемых договоров, установленными правилами ведения тех или иных (например, торговых) операций и т.д. Все эти "регуляторы" оформляются в виде документов - зафиксированных текстов законов, приказов, договоров. Исходя из этого можно сказать, что вся деятельность любого предприятия заключается в последовательном исполнении документов, а успех их исполнения определяет благополучие предприятия.

Успех же исполнения документа во многом зависит от следующего.
Во-первых, от того, насколько ясно в нем изложена информация, включая ее оформление и размещение. Например, если текст приказа набран мелким шрифтом, пункты приказа не отделены друг от друга, фамилии исполнителей не выделены в отдельную группу, то некоторые его позиции могут быть просто не восприняты. Поэтому существует целый ряд стандартных правил по подготовке, составлению, оформлению и изготовлению документации - или, говоря иначе, правил по документированию.

Во-вторых, необходимо обеспечить своевременность исполнения документа, т.е. должна быть достигнута такая организация работ, при которой документ незамедлительно передавался бы исполнителю (или от исполнителя к исполнителю), а для самого исполнителя существовали бы стимулы к исполнению документа в срок. В России на протяжении нескольких веков и по сей день одним из таких стимулов считается контроль исполнения. Причем контроль возлагается на сотрудника, который непосредственно в исполнении документа участия не принимает и, более того, может абсолютно не разбираться в той области знаний или производства, которую затрагивает исполнение документа.

Естественно, такой формальный контроль может преследовать только одну цель: отследить момент нарушения сроков исполнения документов. Это достигается путем заведения на каждый документ регистрационной карточки - своеобразного паспорта документа, в котором прописываются основные его данные (реквизиты), включая фамилии исполнителей и сроки исполнения. Регистрационные карточки группируются в картотеки, и работа контролера сводится к периодическому просмотру карточек в картотеке, напоминанию исполнителям о близости сроков исполнения, докладу руководству о срывах сроков и. т.д. Помимо этого система регистрации документов позволяет фиксировать последовательность передачи документа одним исполнителем другому, что позволяет снизить вероятность утери документа. По-видимому, последнее свойство дало название всей системе правил организации исполнения документа - документообороту.

Документооборот и документирование и составляют понятие делопроизводства. Система делопроизводства предполагает, как уже отмечалось, наличие определенных норм. До недавнего времени работа с документами осуществлялась преимущественно посредством перемещения бумажных документов и ведения множества бумажных или компьютерных регистрационных журналов и картотек. Массовое появление персональных компьютеров в офисе и объединение их в сети создает принципиально новую технологическую среду для эффективного управления документооборотом.

В соответствии с отечественными нормативными требованиями документооборот организации охватывает движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или списания в дело. Основными этапами обработки документов в организации являются прием, регистрация, рассмотрение, передача, отправка, информационно-справочная работа, оперативное хранение, контроль исполнения, систематизация, формирование дел, составление описей, передача в архив и т.д.

Для обеспечения единого порядка обработки документов в организациях предусматривается создание (наряду с делопроизводственным персоналом подразделений) централизованных делопроизводственных служб (управление делами, секретариат, канцелярия, общий отдел и т.п.).

Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) содержит совокупность требований к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях, общественных организациях. Эти требования конкретизируются в инструкциях по делопроизводству ведомств и предприятий.

Необходимо отметить, что подходы к организации делопроизводства в России и на Западе в корне различаются.
В России предполагается централизация обработки документов с целью осуществления единого контроля их прохождения и исполнения. Документы сначала докладываются в зависимости от степени важности вплоть до руководства организации, и при этом формируется соответствующее управленческое решение. Затем решение постепенно спускается по инстанциям - до конкретных исполнителей, все более детализируясь.

При традиционном бумажном документообороте исполнение документа, включая вынесение по нему резолюции, связано с передачей оригинала документа или его копии одним должностным лицом другому. При этом любое перемещение документа, действие над документом фиксируется соответствующими службами (например, канцелярией) и сотрудниками (делопроизводителями) путем внесения соответствующих записей в регистрационную карточку документа либо регистрационный журнал. С момента регистрации регистрационная карточка документа попадает в картотеку и остается там до списания документа в архив.

Когда возникает необходимость в получении справки о состоянии дел, следует обращение к картотеке, находятся соответствующие карточки документов и на основе внесенной в них информации делаются выводы о степени исполнения документов (осуществляется контроль исполнения документов).

При исполнении документа возникает два информационных потока. Первый поток связан с движением самого документа:
- документ поступает в канцелярию, где его регистрируют;
- из канцелярии документ передается руководителю для вынесения по нему резолюции;
- после вынесения резолюции и назначения исполнителей документ и его копии рассылаются исполнителям;
- исполненный документ списывается в дело.

Второй информационный поток замкнут на регистрационную карточку документа:
- в момент регистрации документа в его карточку вносятся реквизиты: регистрационный номер, присвоенный документу; информация о корреспондентах поступившего документа; краткое содержание документа; другие данные общего характера (например, состав документа, комментарий и т.н. );
- факт вынесения резолюции фиксируется путем добавления в регистрационную карточку информации об авторе резолюции, текста резолюции, фамилий исполнителей документа, срока исполнения документа, назначенного автором резолюции;
- по исполнении документа в регистрационную карточку добавляются тексты отчетов исполнителей, фактический срок исполнения документа;
- списание документа в дело сопровождается добавлением в регистрационную карточку номеров (наименований) дел, в которых будут храниться оригинал и копии исполненного документа.

Наличие двух информационных потоков является уникальной особенностью российского делопроизводства и иллюстрирует сложившийся порядок, когда одни сотрудники работают с документами, а другие - контролируют ход исполнения документов по формальным признакам.

Западный же подход к управлению характеризуется принципиально большей степенью децентрализации прав и ответственности. Это выражается в том, что должностные лица, отвечающие за решения тех или иных вопросов в организации, имеют все необходимые полномочия для работы с соответствующими документами. Например, в отличие от приведенной выше схемы документ после его получения без регистрации и занесения в картотеку будет отправлен исполнителю напрямую и дальнейшая его судьба будет зависеть только от добросовестности сотрудника. Естественно, подобная децентрализация работы с документами существенно упрощает организацию документооборота.

Приходится признать, что российская модель делопроизводства порождает ряд проблем, главная из которых - противоречие между централизованным контролем работы с документами и, по сути, децентрализованным процессом собственно исполнения документов. В результате практически невозможно централизованно отследить движение документов в организации в реальном масштабе времени: ведь это требует огромных трудозатрат не только на ведение подробных журналов и картотек в каждом подразделении (даже если они ведутся с помощью компьютера), но и на оперативное централизованное сведение соответствующей информации.

Отсутствие действенной технологии управления документооборотом на предприятии приводит в конечном счете к тому, что, как правило, в произвольный момент времени невозможно точно сказать, над какими документации работает учреждение, какова история и текущее состояние того или иного вопроса, чем конкретно заняты исполнители.

Какие же технологии необходимы для комплексной автоматизации делопроизводства?
Во многих западных компаниях она базируется на двух простых технологиях - электронной почте, позволяющей обмениваться информацией, и системе управления документами, позволяющей осуществлять единый контроль над всеми документами корпорации.

В России же общегосударственная система документооборота сложилась еще до начала компьютерной эры. Как показывает опыт, для ее реализации на современном уровне необходимо использование различных информационных технологий работы с документами.

С одной стороны, необходимость централизованного сведения данных о документах всей организации в сочетании с достаточно сложным набором реквизитов регистрационно-контрольных форм принципиально требует достаточно мощных средств управления документами. Детальный анализ показывает, что для описания обобщенной структуры данных документа требуется до нескольких десятков реляционных таблиц (в терминах реляционной СУБД). Для эффективной реализации такой системы необходима СУБД масштаба предприятия и соответствующие средства проектирования.

С другой стороны, документооборот предполагает сложные многошаговые алгоритмы прохождения документов по организации, т.е., по сути, предполагает workflow {workgroup).
В связи с этим на российском рынке наряду с разработками, созданными на базе какой-либо готовой системы одного из вышеперечисленных классов, предлагаются и оригинальные системы, предназначенные специально для автоматизации отечественного документооборота с использованием элементов упомянутых выше технологий.

В.Э. Баласанян - Генеральный директор компании ЭОС, к.т.н., член "Гильдии Управляющих Документацией".

Источник: Рынок ценных бумаг, N16 (127), август 1998 г., http://eos.ru/eos/20999