Компания Cognitive Technologies начала внедрение электронного документооборота на базе ПО "ЕВФРАТ-Документооборот" в аппарате президента и правительства Чеченской Республики.

На начальном этапе проекта электронный документооборот планируется внедрить в основных подразделениях аппарата: приемных президента и председателя правительства, управлении делопроизводства и архива, управлении государственной службы и кадров, отделе по контролю за исполнением указов, распоряжений и поручений президента и правительства Чеченской Республики.
Таким образом, предполагается автоматизировать работу со всеми входящими/исходящими и внутренними документами и связанными с ними поручениями, а также контролировать процесс их исполнения на любой стадии, включая создание, согласование, утверждение, текущую отчетность об исполнении и последующее списание в архив.
Переход на современные ИТ управления документооборотом поможет навести порядок в работе с документами и обеспечит комплексный контроль за исполнением решений президента и правительства.

Источник: http://pcweek.ru/?ID=475877

Завершен проект развертывания системы электронного документооборота на базе ПО LanDocs на 16 предприятиях Группы компаний "Волготанкер"

Специалисты холдинга ЛАНИТ и ГК "Волготанкер" завершили проект развертывания системы электронного документооборота на базе ПО LanDocs на 16 предприятиях Группы компаний "Волготанкер".
В июне 2004 года специалисты ЛАНИТ и ГК "Волготанкер" завершили 1-й этап проекта внедрения системы электронного документооборота на базе ПО LanDocs. В рамках этого этапа система была внедрена на 40 рабочих местах в двух офисах - в Москве и Самаре. В ходе опытной эксплуатация системы была отработана как технология электронного документооборота внутри офисов, так и технология обмена документами (и справочной информацией) между ними с помощью компоненты LanDocs: XML-ПОДСИСТЕМА ОБМЕНА. Для обеспечения доступа сотрудников к корпоративному хранилищу документов через Интранет или Интернет в каждом офисе была установлена компонента LanDocs: ИНТЕРНЕТ ДОСТУП.

В ходе опытной эксплуатации, заказчик высказал ряд пожеланий по развитию системы, которые были реализованы специалистами ЛАНИТ:
- LanDocs: XML-ПОДСИСТЕМА ОБМЕНА была усовершенствована в части возможностей согласования документов между удаленными офисами;
- реализован механизм настройки типовых листов согласования документов в зависимости от их видов;
- усовершенствован механизм задания и расчета сроков исполнения заданий и напоминаний об их приближении.

После завершения опытной эксплуатации специалисты ГК "Волготанкер" приступили к развертыванию системы еще на 14 предприятиях, расположенных по всей России - в Самаре, Санкт-Петербурге, Астрахани, Ростове-на-Дону, Ярославле, Уфе, Благовещенске, Рыбинске. Все 14 предприятий и офисы в Москве и Самаре были связаны с помощью компоненты LanDocs: XML-ПОДСИСТЕМА ОБМЕНА в единый контур электронного документооборота. В итоге, с декабря 2004 года система электронного документооборота LanDocs функционирует на 16 предприятиях ГК "Волготанкер", охватывая в общей сложности более 170 рабочих мест.

В настоящее время с помощью системы автоматизирована обработка входящих, исходящих, внутренних, нормативно-распорядительных документов, автоматизирован контроль исполнения поручений. Значительно сократилось время согласования документов.

Результаты внедрения системы в очередной раз подтвердили тот факт, что система электронного документооборота LanDocs является готовым решением как для отдельных предприятий, так и для территориально распределенных корпораций. По мнению Арсена Иванова, заместителя директора департамента систем управления документами ЛАНИТ, "залогом успешного перехода ГК "Волготанкер" на систему электронного документооборота явились изначально высокая деловая культура пользователей системы, стандартизация документационного обеспечения в ГК "Волготанкер" и надежное программное обеспечение LanDocs".

Источник: http://landocs.ru/Text.aspx?dir=NewsByID&ID=340997&DataHolder=340351

"Объединенные Кондитеры" автоматизируют канцелярию на базе DocsVision

Компания Digital Design начала проект по внедрению системы электронного документооборота на базе программной платформы DocsVision в ООО "Объединенные кондитеры". Это ведущее кондитерское объединений страны, в которое входят 15 фабрик, в том числе крупнейшие московские фабрики - "Красный Октябрь", "Рот Фронт" и концерн "Бабаевский".

Управляющая компания "Объединенные кондитеры" с момента создания компании в 2001 году планировала автоматизировать делопроизводство. Как только в организации было создано подразделение, отвечающее за документационное обеспечение, "Объединенные кондитеры" начали поиск программного продукта, наиболее подходящего для автоматизации компании. В качестве основных требований к продукту были указаны: возможность мониторинга всех документационных потоков, контроль исполнительской дисциплины по документам и поручениям.

В процессе выбора программного продукта был проведен анализ представленных на рынке систем документооборота, в частности, рассматривались такие системы, как "Евфрат-Документооборот", LanDocs, "Компани медиа".

Предпочтение было отдано программной платформе автоматизации бизнес-процессов и документооборота DocsVision, продукту компании Digital Design. Система DocsVision полностью ориентирована на продукты Microsoft, удобна для внедрения, не дорогостоящая и поддерживает все необходимые для компании функции документооборота, такие как работа с внешними и внутренними документами, работа с организационно-распорядительными документами, регистрация договоров.

Договор с компанией Digital Design был подписан в январе 2005 года. Все работы по внедрению системы DocsVision будут закончены в апреле 2005 года. В ходе проекта система документооборота на базе DocsVision будет внедрена на 25 рабочих местах - в канцелярии и секретариате компании. Стоимость работ по проекту составляет около 600 тысяч рублей.

Внедрение автоматизированной системы документооборота на базе программной платформы DocsVision позволит увеличить эффективность работы ООО "Объединенные кондитеры", в частности, система обеспечит прозрачность документооборота и контроль процесса прохождения документов на всех стадиях жизненного цикла.

"Мы рассчитываем, что внедрение системы DocsVision позволит оптимизировать процесс делопроизводства, так как программа позволяет не просто автоматизировать делопроизводство, но и ввести электронный документооборот. Мы получим возможность сократить некоторые документопотоки, полностью отказавшись от бумажных документов", - говорит Мария Трегубова, заместитель начальника общего отдела УК "Объединенные кондитеры", - "Так как наша компания включает в себя более десятка региональных предприятий, для нас крайне важно получить возможность распространения своего "стандарта" работы и на структурные подразделения объединения. И мы рассчитываем, что системы DocsVision предоставит нам такую возможность".

Источник: http://docflow.ru/full_news.asp?param=40505

Новая программа "СофтИнтегро"

В Донецке (Украина) состоялся семинар "Современные информационные технологии в области обучения: "ДокМенеджер" - простое решение сложных задач", который проводился совместно корпорацией Инком и компанией СофтИнтегро. Семинар проводился на базе Донецкого Национального Университета (ДонНУ).

ДонНУ является одним из ведущих ВУЗов Донецкой области как в сфере обучения, так и в области использования информационных технологий. В общей сложности в ДонНУ обучается около 27 000 студентов, которые в процессе получения знаний имеют возможность работать с самыми последними достижениями в среде ИТ.

В современном мире конкуренция сильна не только в коммерческой области, но и в области образования. Оказывается мало набрать талантливых преподавателей, подготовить блестящую учебную программу. Необходимо еще и обеспечить высокий уровень качества "обслуживания" студентов: чтобы не приходилось простаивать в очередях для сдачи обходных листов; чтобы не приходилось бегать по этажам в поисках необходимого человека для получения подписи и т.п.

Система электронного документооборота "ДокМенеджер" обеспечивает контроль исполнительской дисциплины по различным поручениям руководства; предоставляет удобные средства для автоматизации рутинных процедур - ведение личных дел студентов, контроль успеваемости, поиск прослушанных/сданных студентом предметов. А система "ДокМенеджер BPMS" поможет решить задачи управления учебным процессом без привлечения программистов.

На семинаре компания "СофтИнтегро" объявила о начале специальной программы "ДокМенеджер для ВУЗов", направленной на расширение технических возможностей ВУЗов по формированию технологической базы, обеспечивающей выработку студентами практических навыков для решения следующих задач:
- управление предприятием на основе процессной модели;
- моделирование, анализ и реинжиниринг БП;
- разработка мер по повышению качества работы предприятия;
- анализ работы различных подразделений компании;
- управление делопроизводством компании;
- организация делопроизводства в компании;
- контроль исполнительской дисциплины;
- архивное хранение документов.

Источник: http://docflow.ru/full_news.asp?param=40358

"Оптима" снизила стоимость OPTiMA-WorkFlow для учебных заведений

Компания "Оптима" объявляет о снижении цены на свою систему электронного документооборота и управления потоками работ OPTiMA-WorkFlow. С 1 марта любое учебное заведение или организация, работающая в сфере образования, сможет приобрести систему OPTiMA-WorkFlow с 35%-скидкой. Таким образом, "Оптима" идет навстречу учебным заведениям, которые в последнее время проявляют значительный интерес к автоматизации управления внутренним делопроизводством с использованием docflow-систем.

Предварительно изучив процессы создания и перемещения документов в учебных заведениях, сотрудниками "Оптимы" было разработано специализированное программное решение на базе собственной системы электронного документооборота OPTiMA-WorkFlow. Следует отметить, что разработанное решение является тиражируемым и может быть внедрено не только в учебных заведениях, но и в любой другой организации, работающей в сфере социального обслуживания, например, в больницах.

Учитывая весьма ограниченный бюджет на информационные технологии в учебных заведениях, а также социальную важность их деятельности, "Оптима" решила предоставить этим заказчикам 35%-скидку на приобретение всех редакций системы OPTiMA-WorkFlow.

Сегодня система OPTiMA-WorkFlow распространяется в двух редакциях - "Small Business Edition" (SBE) и "Enterprise Edition" (EE).

В первую редакцию входят административные приложения и сервера баз данных, а также лицензии на установку системы OPTiMA-WorkFlow на 10 рабочих местах сотрудников. Помимо этого, заказчик, сделавший выбор в пользу пакета "SBE", может рассчитывать на услуги по обучению администратора-технолога системы, а также ее дальнейшей сервисной поддержки в процессе эксплуатации. Стоимость пакета "Small Business Edition" составляет $3950.

Вторая редакция системы - "Enterprise Edition" - отличается от версии "Small Business Edition" увеличенным до 25 количеством лицензий на рабочие места сотрудников, а также расширенным набором административных и серверных компонент. Система OPTiMA-WorkFlow в редакции "Enterprise Edition" стоит $11950.

Кроме того, заказчики, которые уже приобрели систему OPTiMA-WorkFlow и планируют ее дальнейшее расширение, могут отдельно докупить необходимое количество лицензий на рабочие места по цене $250 за лицензию.

Таким образом, учитывая 35%-скидку на систему OPTiMA-WorkFlow для учебных заведений, стоимость пакета Small Business Edition составит $2567, Enterprise Edition - $7767, а одна лицензия обойдется заказчику в $162.

Условия предоставления скидки распространяются не только на прямые закупки системы OPTiMA-WorkFlow в компании "Оптима", но и ее покупке через партнерскую сеть компании.
Информация о системе электронного документооборота и управления потоками работ OPTiMA-WorkFlow

Система OPTiMA-WorkFlow является собственной разработкой компании "Оптима" и предназначена для управления процессами создания, обработки, тиражирования, хранения документов и иных информационных объектов, а также для организации автоматизированного выполнения основных процедур современного делопроизводства.

Основная концепция автоматизации документооборота, примененная в системе OPTiMA-WorkFlow, состоит в том, что управлению и планированию подлежат, в первую очередь, технологические процессы - потоки работ - в ходе которых создаются и обрабатываются документы. Это позволяет рассматривать автоматизацию делопроизводства как эффективное средство выполнения предприятием или организацией своей основной функции - производственной и управленческой деятельности.

Система передает документ от исполнителя к исполнителю, как "эстафету", перекладывая его с одного "виртуального" рабочего стола на другой, сохраняя все версии документа. OPTiMA-WorkFlow позволяет описать правила, регламенты обработки и исполнения документов, обеспечить контроль результатов, выявляя отклонения от графика работы с документом и прогнозируя дальнейший ход событий.

Источник: http://docflow.ru/full_news.asp?param=40350

Московский международный институт эконометрики, информатики, финансов и права (ММИЭИФП) обучает студентов работе с электронными документами в системе ЕВФРАТ-Документооборот

Московский международный институт эконометрики, информатики, финансов и права (ММИЭИФП) создан в 1995 году. ММИЭИФП - динамично развивающееся высшее учебное заведение, которое специализируется на предоставлении полного спектра образовательных услуг. Институт предоставляет высшее образование по программам подготовки бакалавров, специалистов, магистров, а также послевузовское образование по самым востребованным и престижным экономическим специальностям, информатике и юриспруденции.

В настоящее время все больше организаций, которым по роду деятельности приходится работать с бумажными документами, рассматривают возможность использования систем электронного документооборота. Системы электронного документооборота находят применение в деятельности различных организаций государственного сектора, промышленности, сферы услуг, образования и т.д. Понимая то, что выпускникам ММИЭИФП в будущем придется работать с такими системами, руководство института приняло решение включить в образовательный процесс курсы, посвященные электронному документообороту.

После того как специалисты института провели тщательное исследование рынка систем электронного документооборота, их выбор остановился на системе ЕВФРАТ-Документооборот. Использование системы электронного документооборота ЕВФРАТ-Документооборот позволяет повысить эффективность управления организацией, отделом, департаментом, улучшить исполнительскую дисциплину, съэкономить время на всех этапах деятельности сотрудников. Система ЕВФРАТ-Документооборот была установлена в специально оборудованном компьютерном классе. В настоящее время в институте преподается два курса:
- основы электронного обмена данными и электронный документооборот (ОЭОД и ЭДО);
- основы электронного документооборота (ЭОД).

Курсы предназначены для студентов, которые учатся по специальностям "Финансы и кредит" и "Менеджмент". Руководство института считает, что навыки работы с системой электронного документооборота ЕВФРАТ-Документооборот могут стать конкурентным преимуществом выпускников ММИЭИФП при последующем устройстве на работу.

Источник: материалы компании "Cognitive Technologies", http://www.cognitive.ru

"Дикая Орхидея" налаживает эффективную работу с документами путем внедрения системы электронного документооборота ЕВФРАТ-Документооборот

"Дикая Орхидея" - сеть престижных магазинов женского белья. Компания работает уже более 10 лет и является признанным лидером на рынке.

Офисным сотрудникам компании "Дикая Орхидея" приходится работать с большим количеством документов, поэтому руководством компании было принято решение об автоматизации процесса работы с ними. Специалистами компании был проведен тщательный мониторинг систем электронного документооборота и их выбор остановился на системе ЕВФРАТ-Документооборот. Основными критериями выбора систем стали возможности по хранению и поиску документов.

В настоящее время ЕВФРАТ-Документооборот находится в стадии опытной эксплуатации. В компании "Дикая Орхидея" рассчитывают, что в результате внедрения системы будут полностью исключены потери документов и максимально упростится поиск документов сотрудниками компании.

Источник: материалы компании "Cognitive Technologies", http://www.cognitive.ru

ЕВФРАТ - Документооборот снова лучший

На сайте CIO-World издательского дома "Компьютерра" 9 февраля был опубликован обзор систем электронного документооборота

За последние годы система ЕВФРАТ-Документооборот неоднократно признавалась лучшей системой документооборота в рейтингах и обзорах опубликованных различными СМИ, так и по мнению независимых маркетинговых агентств. В опубликованном в сентябре рейтинге РБК система победила в абсолютной номинации и была названа "Самой технически совершенной системой". 9 февраля 2005 года на сайте ИД "Компьютерра" было опубликовано сравнение возможностей СЭД, в котором система ЕВФРАТ-Документооборот подтвердила свои лидирующие позиции как самая функционально-развитая система на российском рынке. В настоящее время система является оптимальным выбором по критерию цена-качество и ориентирована на использование, как в относительно небольших организациях, так и на крупных предприятий и в государственных учреждениях.

Электронный документооборот постепенно входит в жизнь большинства российских компаний и государственных ведомств. Спрос, как известно, рождает предложение, и в настоящее время на рынке представлено множество систем, как отечественных, так и зарубежных. В данном материале рассмотрены исключительно российские разработки. Оставшуюся долю рынка занимает ряд малораспространенных продуктов, а также локализованные версии иностранных систем. Кроме того, существует довольно большое количество компаний, предлагающих проектные решения по реализации централизованного электронного документооборота.

Обязательные задачи, решение которых должна обеспечивать любая система электронного документооборота - это непосредственная работа с регистрационными карточками, контроль исполнения, ввод и вывод документов, их поиск, а также организация защищенной работы в сетевом режиме. Ниже приводится подробная классификация функций систем, по которым и производился сравнительный обзор. Эта классификация является устоявшейся и принята большинством экспертов по системам документооборота. Возможности систем были разделены на три группы: канцелярия, управление электронными документами и деловыми процессами, администрирование системы.

Сравнение систем

Продукт "ЕВФРАТ-Документооборот" является более гибким и более масштабируемым за счет использования объектно-ориентированной СУБД "НИКА" (разработка Cognitive Technologies), и объединяет в себе простоту внедрения и использования (внедрение возможно без привлечения специалистов разработчика). Система обладает наиболее развитой функциональностью в стандартной комплектации и в настоящее время ориентирована не только на относительно небольшие организации, но и на крупные предприятия и государственные учреждения.

С полной версией обзора рынка систем электронного документооборота и делопроизводства вы можете познакомиться на сайте www.cio-world.ru.

Интервью с экспертом - Михаилом Потапенко, руководителем направления электронного документооборота компании Cognitive Technologies.

- В чем специфика внедрения системы электронного документооборота в государственных учреждениях?

- Специфика внедрения в государственных учреждениях заключается в том, что эти структуры принципиально подготовлены к использованию систем электронного документооборота. В этих учреждениях уже есть сложившиеся правила по делопроизводству и документообороту, которые определяются как соответствующим ГОСТом, так и внутренними инструкциями и положениями. В большинстве случаев руководство понимает преимущества упорядоченного делопроизводства, и все дополнительные возможности, которые дает использование электронного документооборота, для него очевидны. Но при этом коллектив государственных учреждений, в большинстве случаев, немолодой, и при внедрении СЭД могут возникнуть ряд проблем, связанных с обучением сотрудников работе с системой.

При работе с коммерческими организациями складывается обратная ситуация. Для них характерен более молодой, а следовательно, более "компьютерно-грамотный" персонал. Но в большинстве организаций просто нет сложившихся понятий о делопроизводстве и документообороте, нет подготовленной методической базы. В основном, все делопроизводство сводится к учету входящей и исходящей корреспонденции и к учету финансовой документации на уровне бухгалтерии. Все остальные процессы носят спонтанный характер, привязанный к конкретному событию. В итоге работа по внедрению СЭД в коммерческих организациях начинается с упорядочивания бизнес-процессов.

- Всегда ли заказчик осознает, что ему нужно?

- Нет. Эта проблема наиболее характерна для коммерческих организаций, то есть заказчик редко знает, что он хочет получить от СЭД. Большинство видят в использовании СЭД только автоматизацию работы канцелярии (учет входящей и исходящей корреспонденции), а также возможность осуществления контроля за исполнением поручений, выданных сотрудникам, но как это происходит в СЭД, мало кто из них себе представляет. Не всегда также есть понимание того, какие преимущества дает компании автоматизация документооборота. Поэтому сейчас важно проводить активную образовательную работу, чем и занимаются многие производители СЭД.

- Как встречает внедрение персонал компаний? Какие существуют методы решения возникающих при этом проблем?

При внедрении СЭД проблемы с сотрудниками возникают практически в любой организации, и они более или менее типовые. Во-первых, проблема, связанная с недостаточной степенью активности руководства компании, которое, в первую очередь, должно быть заинтересовано во внедрении подобной системы. Внедрение СЭД - дело не одного дня. В зависимости от степени готовности организации внедрение может длиться от одного до нескольких месяцев. В итоге очень часто весь запал руководства, который возник на этапе принятия решения о внедрении СЭД, постепенно сходит на "нет", и оно перестает контролировать процесс внедрения. Это, в свою очередь, приводит к снижению уровня дисциплины рядовых сотрудников. В итоге процесс внедрения затягивается. Причина этого кроется часто еще и в том, что большинство первых лиц организации непосредственно не работают с системой - за них эту работу выполняют секретари-референты.

Вторая проблема - это зачастую низкая заинтересованность рядовых сотрудников. Несмотря на то, что использование СЭД существенно упрощает работу рядовому сотруднику (автоматизация целого ряда бизнес-процессов, система уведомлений и напоминаний о стоящих задачах, быстрый и удобный доступ к архиву документов), СЭД для сотрудников - еще и некое "зло". По сути, СЭД является фискальной системой, позволяющей руководству в любой момент времени получить информацию о степени радивости своих подчиненных. Подчиненные понимают, что система делает их работу прозрачнее, и это иногда приводит к "саботажу". Кроме того, чтобы работать с СЭД, ее, как и любой другой новый программный продукт, необходимо изучить, а это все требует дополнительных времени и усилий, которые сотрудники не очень стремятся выделять из своего рабочего графика. В коммерческих структурах это усугубляется тем, что темпы работы, степень занятости и активности сотрудников очень высокие, и изучение новых технологий откладывается на "потом". В госструктурах жизнь размереннее, но там зачастую менее "компьютерно-грамотный" и не очень молодой персонал, и для них новая программа - это новая головная боль.

На мой взгляд, для того чтобы процесс внедрения СЭД в организации шел более успешно, необходима, в первую очередь, активная позиция руководства в течение всего процесса. Должны быть также разработаны и доведены до подчиненных соответствующие приказы и распоряжения, обязывающие сотрудников, например, с такого-то числа предоставлять всю отчетность только средствами СЭД. В обязательном порядке должен быть разработан поэтапный план внедрения СЭД в бизнес-процессы организации, а также должен быть налажен контроль со стороны руководства за претворением в жизнь этого плана. Только в этом случае можно рассчитывать на успех.

Источник: материалы компании "Cognitive Technologies", http://www.cognitive.ru

С пожеланиями успехов,
Михаил Кузьмин alldoo@tut.by

Сайт рассылки http://alldoo.at.tut.by