Прощание с простором

По аналитическим оценкам экспертов рынка коммерческой недвижимости, только осенью 2008 г. цены и арендные ставки снизились на 25–40%, а в 2009 г. они могут подешеветь еще на 20–40%. В последнем квартале спрос на офисы значительно сократился. «На рынке аренды в октябре 2008 г. также резко увеличилась суммарная площадь экспонируемых объектов – на 57% по сравнению с сентябрем, а в ноябре она возросла еще на 6%, – говорит Денис Колокольников, генеральный директор компании RRG (консалтинг в сфере коммерческой недвижимости). – С октября началось уменьшение цен и в сегменте аренды, и в сегменте продажи. За октябрь снижение цены предложения на рынке купли-продажи составило 2,6%, за ноябрь она снизилась еще на 2,3% до значения 6313 долл. за кв. м. Средняя арендная ставка в конце осени по сравнению с докризисными летними месяцами оказалась ниже на 19%».

Ситуация связана с тем, что многие компании в виде антикризисных мер сократили штат сотрудников, а также стали более взвешенно подходить к вопросу использования офисного метража. Некоторые решили выживать в кризисе с помощью радикальных мер: переезда в помещение меньшей площади или сокращения размеров собственного помещения, сдав излишки в субаренду. «Эта тенденция отразилась на организации пространства, – говорит Александр Бандуркин, партнер компании «Астарта престиж», производителя систем перегородок. – Клиенты стремятся планировать офисы более компактно, при этом сохраняя количество рабочих мест и функциональные зоны».

В тесноте, да не в обиде

Из-за высоких арендных ставок коммерческой недвижимости российские компании и ранее не отличались расточительностью в вопросах использования площадей. Однако, чтобы произвести впечатление на клиентов и партнеров, под зону ресепшн все чаще отводили просторные помещения. При этом отделка также должна была удивить посетителя дороговизной и стилем. Кризис заставляет пересматривать ориентиры. Например, компании-аутсорсеры – PR-агентства, тренинговые, консалтинговые фирмы – в планировке вообще могут отказаться от фронт-офиса. «В основном мы проводим выездные встречи на территории заказчика. Так удобнее обеим сторонам: клиент не отвлекается от своей работы, а наши менеджеры имеют наглядное представление о деятельности компании-партнера, – говорит Сергей Пархоменко, генеральный директор PR-агентства «Идеи&Решения». – Для гостей в офисе есть приватная зона, где можно побеседовать и попить чаю».

Фирмы, которые принимают у себя посетителей, безусловно, не могут отказаться от фронт-офиса. Но они стремятся уменьшить его площадь. Для того чтобы выяснить оптимальный размер, надо оценить поток клиентов. Зачастую с функциональной точки зрения нет необходимости в просторной приемной, но при этом есть опасения, что маленькое помещение будет удручающе действовать на присутствующих. К решению стоит подключить дизайнера. «Зону ресепшн можно выполнить в светлых тонах с использованием зеркал или стекла, а стол секретаря расположить в противоположном по диагонали от входа углу и сделать ярким. Это визуально расширит помещение и отвлечет внимание гостей от размеров комнаты», – считает дизайнер Алена Филинова.

А вот отказаться от приемной директора – рациональный шаг для многих организаций. Помощника может заменить секретарь с ресепшн, там же могут подождать гости руководителя.

Залы для брифингов, переговоров и семинаров, которые тоже являются частью фронт-офиса, можно заменить одним помещением с многофункциональной мебелью. Она за несколько минут изменит планировку под нужное мероприятие. «Если переговорную комнату разместить рядом с кабинетом руководителя и установить между ними раздвижную систему перегородок, то изменяться сможет не только назначение, но и площадь помещения, – поясняет эксперт «Астарта престиж». – Подобным образом могут разделяться также две маленькие переговорные или переговорная и зона отдыха».

В пределах комфорта

Однако такие компании, как банки, страховые фирмы, клиники, ни при каких обстоятельствах не пожертвуют клиентской зоной. Комфортный зал ожидания для них – залог удобства посетителей, а значит, эффективной работы.

В этом случае оптимизировать стремятся рабочую зону. В пример можно привести фитнес-центры, где клиентская зона – тренажерный или спортивный залы. Помещения для сотрудников здесь могут быть совсем небольшие. «Кабинет для менеджеров у нас всего 8 кв. м, в нем – шесть рабочих мест для девяти человек, – говорит Денис Демочкин, представитель спорт-центра «Zebra-fitness». – Они работают по сменам, места хватает всем. Площадь занимают только столы и тумбочки, для документов и личных вещей используем навесные полки».

Во многих случаях эффективнее отказаться от кабинетной системы и разместить сотрудников в открытом пространстве. Однако его тоже необходимо использовать рационально. «Бывает, что рабочие места расположены по принципу «сколько поместилось мебели», поэтому много квадратных метров простаивает под шкафами и тумбами, – считает Алена Филинова. – Сокращение площади в таком случае особо не притеснит сотрудников, но принесет выгоду руководству».

Решение в этом случае – грамотный выбор и расстановка мебели. Шкаф, например, лучше установить не вдоль стены, а торцом к ней. Так он займет меньше места и при необходимости отгородит зону отдыха: за ним можно поставить диван и журнальный столик. Столу эргономичности добавят навесная полка, стеллаж и брифингприставка вместо тумбочек и стола для переговоров соответственно. К тому же, по статистике, около 30% сотрудников находятся постоянно в разъездах или имеют свободный график. Дизайнеры считают, что для них не обязательно полностью оснащать рабочие места. Достаточно небольшого столика для ноутбука и мобильной тумбочки для личных вещей.

Однако к использованию открытого пространства стоит подходить с осторожностью и учитывать бизнес-процессы в компании. В качестве примера директор по развитию туристической компании «Аврора Интур» Ольга Рыбина приводит свою фирму. Ее центральный офис находится в центре Москвы и занимает около 300 кв. м. «Здание это старое, изначально поделено на кабинеты, в каждом – по 7–10 человек. Изменить что-то нельзя, да и не нужно. Важно, чтобы менеджеры, формирующие туры, и сотрудники, оформляющие путевки клиентам, сидели в разных помещениях. Для нас неприемлемо, чтобы посетители знали подробности внутренней работы», – рассказывает эксперт.

Однако если изначально помещение не разбито на кабинеты, то делать это с помощью капитальных стен, проводя ремонт, по мнению экспертов «Астарта престиж», не стоит. «Если использовать мобильные перегородки, то можно в доступном исполнении создать отдельные кабинеты для менеджеров, – поясняет Александр Бандуркин. – При этом конструкции высотой 2 м не нарушают принцип открытой планировки и позволяют использовать единую систему вентиляции и кондиционирования в помещении».

Ставка на эргономичность

Безусловно, сокращение рабочего пространства компаний – это вынужденная мера. Но психологи отмечают ряд преимуществ компактных офисов перед масштабными. «В небольших фирмах зачастую выше сплоченность коллектива, крепкий командный дух, положительная атмосфера, целеустремленность сотрудников, ориентация на результат», – считает психолог-тренер Андрей Мамонтов. Компактный open space позволяет всем сотрудникам быть в курсе происходящих событий, особенно если идет работа над общим проектом. Переговорная смежная с кабинетом руководителя – это не только постоянный контроль, но и необходимая помощь в ответственный момент. Навесные полки вместо шкафов и тумбочек позволяют нужным документам быть на расстоянии вытянутой руки и экономить как минимум 20 рабочих минут в день на хождение по офису.

Оптимизируя офисное пространство, можно параллельно найти эффективные решения перераспределения функционала сотрудников. Например, вместо личного помощника директора можно взять еще одного менеджера, а задачи первого переложить на секретаря.

«Небольшой офис скорее непривычно, чем плохо, – считает Алена Филинова. – Отсутствие кухни, например, – это возможность прогуляться в обеденный перерыв, попробовать блюда разных ресторанов, лучше узнать район». Также психологи рекомендуют пятиминутки «кофе-брейков» проводить стоя с чашками. За это время можно снять стресс, быстро обменяться оперативной информацией, проблемами и да же найти неожиданное решение.